CRM dla agencji pracy – TOP 5 funkcji

Skrót CRM pochodzi od angielskich słów Customer Relationship Management, czyli Zarządzanie relacjami z Klientami. Polega na odpowiednim zarządzaniu relacjami z obecnymi Klientami oraz prospektami. Systemy CRM umożliwiają znaczną automatyzacje w zakresie prowadzenia bazy Klientów, porządkowania kontaktów z Klientami oraz umożliwiają sprawną obsługę zapytań klientów bieżących oraz leadów (potencjalnych Klientów).

Relacje z klientami biznesowymi są kluczowe zarówno w agencji pracy tymczasowej jak i w agencji pośrednictwa pracy. Dlatego też coraz więcej agencji pracy decyduje się nie tylko na system CRM, ale również HRM, czyli na pełną automatyzację procesów rekrutacyjnych jak i tych związanych z zatrudnianiem pracowników, co poprawia konkurencyjność agencji na rynku pracy oraz wpływa na jakość i szybkość współpracy z Klientami agencji.

Przy wyborze systemu CRM warto zwrócić uwagę, czy jest on dopasowany do potrzeb agencji pracy tymczasowej (czy agencji rekrutacyjnej). Dlaczego? Odpowiedni system dla agencji zatrudnienia automatyzuje procesy na każdym etapie współpracy agencji z Klientem, nie tylko na etapie pozyskania Klienta.

>> Testuj bezpłatnie nasz innowacyjny CRM & HRM dla Agencji Pracy

Przedstawiamy TOP 5 funkcjonalności, które użytkownicy systemu HRappka z branży pracy tymczasowej cenią najbardziej.

Zagadnienia poruszane w artykule:

Zarządzanie bazą Klientów

System CRM pozwala na tworzenie listy prospektów oraz Klientów. Co więcej, umożliwia sprawne zarządzanie dodanymi kontaktami. Dzięki temu, prowadzenie nowoczesnej agencji pracy jest zwinne i sprawne. Nie musimy zapamiętywać już dat następnych kontaktów, czy ustaleń z Klientami. Możemy szybko stworzyć oferty dla Klientów (z możliwością wprowadzania własnych szablonów dokumentów) oraz zebrać zapotrzebowanie na pracowników.

Kluczową funkcją CRM-u jest również możliwość tworzenia etapów współpracy i przypisywania ich do Klientów (np: Nowy klient, Wysłana oferta, Negocjacje, Klient).

Automatyzacja procesu sprzedaży usług agencji pracy (szczególnie tymczasowej), pozwala niższym kosztem utrzymać pozytywne relacje z Klientami i zwiększyć ich zadowolenie ze współpracy. Dzięki temu mogą oni polecić usługi agencji zaprzyjaźnionym firmom lub wystawić agencji pracy pozytywne referencje, co może mieć kluczowy wpływ na rozwój firmy. Posiadanie systemu HRM i CRM w agencji pracy tymczasowej powinno w znacznym stopniu skrócić czas odpowiedzi na zapytania Klienta.

System CRM dla nowoczesnej agencji pracy przede wszystkim powinien wspierać wszystkie kluczowe procesy wewnętrzne oraz mieć przełożenie na potrzeby agencji pracy – m.in. tworzenie oferty dla Klienta, umożliwienie Klientom składanie zapotrzebowanie przez stronę oraz sprawne tworzenie procesów rekrutacyjnych.

System HR, posiadający funkcję CRM, pozwala zarządzać bazą Klientów w przyjemny i intuicyjny sposób ponieważ umożliwia:

Automatycznie uzupełnianie danych firmy na podstawie NIP, dzięki czemu wprowadzanie informacji odbywa się znaczniej szybciej. Ponadto, można pobierać dodatkowe dane, które dostarczą kompletną informację o Kliencie.
Import danych do narzędzia CRM: wystarczy zaimportować dane (na przykład bazę klientów) z przygotowanego wcześniej pliku.
Tworzenie dowolnej ilości notatek, które w każdym momencie można sprawdzić pod kątem tego, kto i kiedy dodał wpis.
Dodawanie załączników, które można przypisać do konkretnej teczki, nadać kategorię tego pliku, tworząc w ten sposób e-dokumentację. Co więcej, wysyłając załącznik, który jest np. regulaminem, można wymagać podpisu pracownika. Każdy załącznik można później zarchiwizować.
Tagowanie Klientów, które ułatwia proces wyszukiwania określonego Klienta.

Historia kontaktu

System CRM pozwala tworzyć historię kontaktu z Klientem, którą w łatwy sposób można sprawdzić. Pozwala to na szybkie zorientowanie się, co w wybranym okresie zostało z Klientem ustalone.

W ten sposób każdy, kto ma dostęp do historii może szybko ocenić potrzeby Klienta. Jest to szczególnie ważne, jeśli nastąpiła zmiana osoby, która była odpowiedzialna za kontakt z wybranym Klientem. Z systemu HRappka dostępne jest wysyłanie e maili, a wszystkie wysłane wiadomości e-mail oraz połączenia i wiadomości SMS (w przypadku integracji z dedykowaną aplikacją mobilną) są automatycznie zapisywane w historii.

system crm dla agencji pracy tymczasowej

TOP 5 funkcji systemu CRM dla agencji pracy

Praca zespołowa i mierzenie efektywności

Dzięki systemowi można zwiększyć efektywność pracy zespołowej i zautomatyzować obieg dokumentów w firmie. HRappka umożliwia zlecanie i monitorowanie zadań – zarówno poszczególnych osób, jak i grup. System pozwala również na współpracę z Klientami, między innymi dzięki checklistom. Czym są checklisty? To proste narzędzie umożliwiające kontrolę i ocenę stopnia realizacji danego zadania.

Oddzielnej uwagi zasługuje kalendarz w systemie, gdzie można planować spotkania. Ponadto w systemie istnieje wewnętrzny komunikator, za pomocą którego można komunikować się z innymi użytkownikami.

W HRappce dostępna jest również konfiguracja uprawnień, dzięki czemu każdy pracownik i klient może mieć dostęp jedynie do danych, których potrzebuje. Pozwala to nie tylko na efektywniejszą pracę, ale również na zachowanie bezpieczeństwa danych.

Organizacja pracy i dokumentów

Kolejną z kluczowych funkcjonalności systemu CRM jest organizacja pracy i przebiegu dokumentów. Realizowana jest poprzez organizację działań z danymi Klientami w ramach projektów, tworzenie ofert i umów dla Klientów. Projekty można dzielić na poszczególne zadania, których wykonanie można później monitorować. Dzięki temu uporządkujesz wszystkie procesy w organizacji, a gromadzenie informacji zyska odpowiednią strukturę i formę. Niewątpliwie pozytywnie wpłynie to na efektywność pracy Twojej firmy.

Zarządzanie pracownikami tymczasowymi

W odpowiednim programie, można zautomatyzować kluczowe elementy dot. zarządzania zasobami ludzkimi w agencji pracy: prowadzenie akt osobowych, generowanie dokumentów, planowanie grafików pracy, ewidencjonowanie czasu pracy. Do wielu procesów może mieć wgląd klient, któremu w systemie HRappka możemy założyć konto Klienta. Rozwiązania CRM & HRM, dopasowane do potrzeb agencji powinny również pilnować limitów pracy pracowników tymczasowych u pracodawców – użytkowników.

Rozliczenia Klientów i fakturowanie w systemie CRM dla agencji

Kompleksowy system CRM umożliwia rozliczanie Klientów (również na podstawie rozliczeń pracowników) oraz wystawianie faktur. W naszym systemie dostępne są funkcjonalności umożliwiające generowanie proform, faktur w dowolnie stworzonym szablonie. Istnieje również możliwość rejestrowania dokumentów kosztowe.

Dodatkowo wykaz należności i zobowiązań pozwól ewidencjonować płatności, eksportować paczki przelewów, przygotować notę odsetkową, monity i wezwania do zapłaty. W systemie HRappka.pl dostępny jest również moduł przeznaczony do elektronicznego obiegu faktur.

CRM – jedynie początek automatyzacji w Agencji Pracy

Aby system CRM maksymalnie zwiększył efektywność agencji pośrednictwa pracy, powinien być częścią większego narzędzia HR, który integruje wszystkie procesy CRM & HR i umożliwia również zarządzanie zasobami ludzkimi. Odpowiednio dobrane oprogramowanie powinno zaczynać się od automatyzacji relacji z klientami. Następnie:

na podstawie generowanych ofert i kontraktów tworzyć rekrutacje, a następnie umożliwić intuicyjne zarządzanie rekrutacją pracowników
umożliwiać sprawne wybranie odpowiednich kandydatów
automatyzować proces wdrożenia pracownika poprzez tworzenie procesów onboardingu, które mogą być wielokrotnie udostępniane pracownikom poprzez portal pracowniczy
automatyzować proces zatrudnienia cudzoziemców (generowanie oświadczeń / zezwoleń na pracę, przypomnienia)
sprawnie generować umowy i dokumenty potrzebne do zatrudnienia
umożliwiać ewidencję czasu pracy (warto, by system posiadał również konto dla Klienta agencji, który będzie mógł wprowadzić lub zaakceptować wpisy grafikowe lub rozliczenie pracownika)
rozliczać pracowników oraz Klientów (na podstawie rozliczenia pracowników)
umożliwiać samoobsługę pracowniczą, poprzez dostęp pracowników do ich danych (osobowych, umów, pasków płacowych) oraz umożliwiać wysyłkę zgłoszeń (np. godzin pracy, nieobecności, czy potrzeby wystawienia dokumentów).

Dzięki integracji wszystkich funkcjonalności w jednym systemie, relacje z Klientami są sprawne i kompleksowe. Włączenie Klienta w proces planowania pracy, ewidencji czasu pracy oraz rozliczenia pracownika (bez wglądu w stawki pracownika) pozwala nie tylko zwiększyć efektywność współpracy, ale również uniknąć nieporozumień, na które branża APT, ze względu na swoją specyfikę, jest wyjątkowo narażona.

Co więcej, HRappka jest systemem chmurowym, a to oznacza, że dostęp do niej możliwy jest z dowolnego urządzenia, z każdego miejsca na świecie. Dzięki HRappce prowadzenie nowoczesnej agencji pracy jest jednocześnie proste i kompleksowe.

profil Klienta w module CRM

Dowiedz się więcej: