CRM dla agencji pracy – TOP 5 funkcji

Skrót CRM pochodzi od angielskich słów Customer Relationship Management, czyli Zarządzanie relacjami z Klientami. Polega na odpowiednim zarządzaniu relacjami z obecnymi Klientami oraz prospektami. Systemy CRM umożliwiają znaczną automatyzacje w zakresie prowadzenia bazy Klientów, porządkowania kontaktów z Klientami oraz umożliwiają sprawną obsługę zapytań klientów bieżących oraz leadów (przyszłych Klientów).

Relacje z klientami biznesowymi są kluczowe w branży APT, dlatego coraz więcej agencji pracy decyduje się nie tylko na system CRM, ale również HRM, czyli na pełną automatyzację procesów rekrutacji i zatrudnienia, co poprawia konkurencyjność agencji na rynku pracy oraz wpływa na jakość i szybkość współpracy z Klientami agencji

Przy wyborze systemu CRM warto zwrócić uwagę, czy jest on dopasowany do potrzeb agencji pracy tymczasowej (czy agencji rekrutacyjnej). Dlaczego? Odpowiedni system dla agencji zatrudnienia automatyzuje procesy na każdym etapie współpracy agencji z Klientem, nie tylko na etapie pozyskania Klienta. 

Przedstawiamy TOP 5 funkcjonalności, które użytkownicy systemu HRappka z branży pracy tymczasowej cenią najbardziej.

Zarządzanie bazą Klientów

System CRM pozwala na tworzenie listy prospektów oraz Klientów. Co więcej, umożliwia sprawne zarządzanie dodanymi kontaktami. Dzięki temu, prowadzenie nowoczesnej agencji pracy jest zwinne i sprawne. Nie musimy zapamiętywać już dat następnych kontaktów, czy ustaleń z Klientami. Możemy szybko stworzyć oferty dla Klientów oraz zebrać zapotrzebowanie na pracowników (na etapie przyszłej współpracy).

Kluczową funkcją CRM-u jest również możliwość tworzenia etapów współpracy i przypisywania ich do Klientów (np: Nowy klient, Wysłana oferta, Negocjacje, Klient).

Automatyzacja procesu sprzedaży usług agencji pracy (szczególnie tymczasowej), pozwala niższym kosztem utrzymać pozytywne relacje z Klientami i zwiększyć ich zadowolenie ze współpracy. Dzięki temu mogą oni polecić usługi  agencji zaprzyjaźnionym firmom lub wystawić agencji pracy pozytywne referencje, co może mieć kluczowy wpływ na rozwój firmy. Posiadanie systemu HRM i CRM w agencji pracy tymczasowej powinno w znacznym stopniu skrócić czas odpowiedzi na zapytania Klienta.

System CRM dla nowoczesnej agencji pracy przede wszystkim powinien wspierać wszystkie kluczowe procesy wewnętrzne oraz mieć przełożenie na potrzeby agencji pracy – m.in. tworzenie oferty dla Klienta, umożliwienie Klientom składanie zapotrzebowanie przez stronę oraz sprawne tworzenie procesów rekrutacyjnych.

System HR, posiadający funkcję CRM, pozwala zarządzać bazą Klientów w przyjemny i intuicyjny sposób ponieważ umożliwia:

  • Automatycznie uzupełnianie danych firmy na podstawie NIP, dzięki czemu wprowadzanie informacji odbywa się znaczniej szybciej. Ponadto, można pobierać dodatkowe dane, które dostarczą kompletną informację o Kliencie.
  • Import danych do narzędzia CRM: wystarczy zaimportować dane (na przykład bazę klientów) z przygotowanego wcześniej pliku.
  • Tworzenie dowolnej ilości notatek, które w każdym momencie można sprawdzić pod kątem tego, kto i kiedy dodał wpis.
  • Dodawanie załączników, które można przypisać do konkretnej teczki, nadać kategorię tego pliku, tworząc w ten sposób e-dokumentację. Co więcej, wysyłając załącznik, który jest np. regulaminem, można wymagać podpisu pracownika. Każdy załącznik można później zarchiwizować.
  • Tagowanie Klientów, które ułatwia proces wyszukiwania określonego Klienta.

Historia kontaktu

System CRM pozwala tworzyć historię kontaktu z Klientem, którą w łatwy sposób można sprawdzić. Pozwala to na szybkie zorientowanie się, co w wybranym okresie zostało z Klientem ustalone.

W ten sposób każdy, kto ma dostęp do historii może szybko ocenić potrzeby Klienta. Jest to szczególnie ważne, jeśli nastąpiła zmiana osoby, która była odpowiedzialna za kontakt z wybranym Klientem. W systemie HRappka wszystkie wysłane wiadomości e-mail oraz połączenia i wiadomości (w przypadku integracji z dedykowaną aplikacją mobilną) są automatycznie zapisywane w historii.

system crm dla agencji pracy tymczasowej

TOP 5 funkcji systemu CRM dla agencji pracy

Praca zespołowa i mierzenie efektywności

Dzięki systemowi można zwiększyć efektywność pracy zespołowej. HRappka umożliwia zlecanie i monitorowanie zadań – zarówno poszczególnych osób, jak i grup. System pozwala również na współpracę z Klientami, między innymi dzięki checklistom. Czym są checklisty? To proste narzędzie umożliwiające kontrolę i ocenę stopnia realizacji danego zadania.

Oddzielnej uwagi zasługuje kalendarz w systemie, gdzie można planować spotkania. Ponadto w systemie HRappka istnieje wewnętrzny komunikator, za pomocą którego można komunikować się z innymi użytkownikami.

Organizacja pracy i dokumentów

Kolejną z kluczowych funkcjonalności systemu CRM jest organizacja pracy i przebiegu dokumentów. Realizowana jest poprzez organizację działań z danymi Klientami w ramach projektów, tworzenie ofert i umów dla Klientów oraz wydruków dowolnej treści. Projekty można dzielić na poszczególne zadania, których wykonanie można później monitorować. Dzięki temu uporządkujesz wszystkie procesy w organizacji, a gromadzenie informacji zyska odpowiednią strukturę i formę. Niewątpliwie pozytywnie wpłynie to na efektywność pracy Twojej firmy.

Rozliczenia Klientów i fakturowanie w systemie CRM dla agencji pracy

Kompleksowy system CRM umożliwia rozliczanie Klientów (również na podstawie rozliczeń pracowników) oraz wystawianie faktur. System HRappka umożliwia generowanie proform, faktur w dowolnie stworzonym szablonie oraz pozwala rejestrować dokumenty kosztowe.

Dodatkowo wykaz należności i zobowiązań pozwól ewidencjonować płatności, eksportować paczki przelewów, przygotować notę odsetkową, monity i wezwania do zapłaty. W systemie HRappka.pl dostępny jest również moduł przeznaczony do elektronicznego obiegu faktur.

CRM – jedynie początek automatyzacji w Agencji Pracy

Aby system CRM maksymalnie zwiększył efektywność agencji pośrednictwa pracy, powinien być częścią większego narzędzia HR, który integruje wszystkie procesy CRM & HR. Odpowiednio dobrane oprogramowanie powinno zaczynać się od automatyzacji relacji z klientami. Następnie:

Dzięki integracji wszystkich funkcjonalności w jednym systemie, relacje z Klientami są sprawne i kompleksowe. Włączenie Klienta w proces planowania pracy, ewidencji czasu pracy oraz rozliczenia pracownika (bez wglądu w stawki pracownika) pozwala nie tylko zwiększyć efektywność współpracy, ale również uniknąć nieporozumień, na które branża APT, ze względu na swoją specyfikę, jest wyjątkowo narażona.

Co więcej, HRappka jest systemem chmurowym, a to oznacza, że dostęp do niej możliwy jest z dowolnego urządzenia, z każdego miejsca na świecie. Dzięki HRappce prowadzenie nowoczesnej agencji pracy jest jednocześnie proste i kompleksowe. 

profil Klienta w module CRM

profil Klienta w module CRM

CRM dla Agencji Pracy

  • Zarządzanie współpracą
  • Widget zapotrzebowania
  • Tworzenie ofert i umów
  • Rozliczanie Klienta
  • Portal dla Klientów
TESTUJ BEZ OPŁAT
HRappka to system dla Twojej firmy!

CRM w systemie HRappka umożliwia sprawne zarządzanie relacjami z Klientami agencji zatrudnienia (agencji pracy tymczasowej oraz agencji rekrutacyjnych). To świetne rozwiązanie dla Twojej firmy, które wspiera na każdym etapie współpracy z Klientami. HRappka dostępna jest z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu oraz posiada dedykowaną aplikację mobilną na telefony z systemem Android.