Dane do umowy o pracę – wzór

Pracodawca, który zatrudnia pracownika, musi uzyskać od niego podstawowe dane osobowe w celu nawiązania stosunku pracy. Kodeks Pracy nie reguluje w jaki sposób przyszły pracodawca powinien zbierać informacje niezbędne do nawiązania stosunku pracy. W większości przypadków dane zbierane są za pomocą kwestionariusza osobowego. Kwestię danych osobowych, których pracodawca może żądać reguluje art. 221. § 1. Kodeksu Pracy, obejmują one:

  1. Imię
  2. Drugie imię
  3. Nazwisko
  4. Adres zamieszkania
  5. Numer ewidencyjny PESEL(w przypadku braku numeru PESEL podaje się rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość)
  6. Dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny (podaje się jeśli jest to konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy)
  7. Wykształcenie (podaje się jeśli jest to konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, np. zwiększenie podstawy urlopu)
  8. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia (podaje się jeśli nie zostały podane w kwestionariuszu osoby ubiegającej się o zatrudnienie, gdyż nie było podstawy prawnej do ich żądania)
  9. Numer rachunku bankowego (jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych)
  10. Osoba, którą należy zawiadomić w razie wypadku (jeżeli pracownik wyrazi zgodę na podanie danych osobowych takiej osoby)
  11. Inne dane osobowe (podaje się, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa)

Ważne! Tworząc kwestionariusz osoby, powinniśmy wymagać jedynie danych osobowych, których rzeczywiście potrzebujemy.

Natomiast zabronione jest wymaganie danych dyskryminujących, takich jak:

  • orientacja seksualna,
  • wyznanie,
  • stan zdrowia,
  • stan cywilny,
  • przekonania polityczne,
  • planowanie rodziny.

Przykładowa ankieta do zatrudnienia w systemie HRappka.pl

System HRappka pozwala na generowanie spersonalizowanych ankiet i wysyłkę ich do kandydatów oraz pracowników. Ankieta do zatrudnienia (kandydat uzupełnia w niej dane do zatrudnienia) tworzona bezpośrednio z poziomu systemu bez wątpienia znacząco usprawni proces zatrudniania kandydatów i zbierania niezbędnych danych. Stworzenie ankiety jest proste i intuicyjne. Poniżej przykładowa ankieta wygenerowana w systemie:

Po wypełnieniu ankiety odpowiedzi zapisywane są na koncie pracownika, dzięki czemu zbieranie danych osobowych jest szybkie i efektywne. Co więcej, dzięki temu, że system HRappka działa w chmurze, pracownicy działu kadr i płac mają dostęp do wszystkich niezbędnych dokumentów zawsze wtedy, kiedy tego potrzebują.

Kwestionariusz osobowy a RODO

Już ponad 3 lata obowiązuje rozporządzenie 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE z dnia 27 kwietnia 2016 r, czyli RODO.

To ogólne rozporządzenie dotyczące ochrony danych osobowych, wymusza na firmach należytą sumienność dbania o bezpieczeństwo przetwarzanych danych. RODO, rozszerzą katalog informacji, które możemy uzyskać w kwestionariuszu osobowym o adres poczty e-mail j oraz numer telefonu kandydata. Co więcej, zgodnie z RODO, możemy wymagać podania adresu korespondencyjnego, natomiast nie możemy wymagać adresu zamieszania (zgodnego art. 221. § 1.). Przy czym podanie pracodawcy informacji o miejscu zamieszkania przez pracownika jest o tyle uzasadnione, że pracodawca musi je znać, aby dopełnić swoje obowiązki wynikające z przepisów prawa. Przykładem czynności prawnej wymagającej znajomości adresu zamieszkania jest zgłoszenie pracownika do ZUSu. Dlatego też informacja ta nadal znajduje się na kwestionariuszu osobowym.

Aktualizacja i przechowywanie danych

Pracownik zobligowany jest do aktualizowania swoich danych w trakcie zatrudnienia. Niezaktualizowanie danych może skutkować:

  • nieuwzględnieniem przy przyznawaniu świadczeń pracowniczych,
  • pominięciem przy przyznawaniu uprawnień pracowniczych,
  • możliwością nieotrzymania informacji o dochodach.

Pracodawca ma możliwość do zobowiązania pracownika do zaktualizowania swoich danych osobowych. W tym celu może zastosować polecenie lub stosowną procedurę. Odmowa ze strony pracownika narusza podstawowe obowiązki pracownicze. W sytuacjach skrajnych pracodawca może nawet wypowiedzieć umowę o pracę.

Art. 94§ 9a Kodeksu Pracy zobowiązuje pracodawcę do prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Natomiast art. 94§ 9b nakłada na pracodawcę obowiązek przechowywania tych akt przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (chyba, że odrębne przepisy mówią inaczej).

W celu sprawnego zarządzania dokumentacją pracowniczą warto korzystać z bezpiecznego systemu do prowadzenia kompleksowych akt pracowniczych. Wykorzystanie dedykowanego systemu  pozwoli znacząco zminimalizować koszty generowania i archiwizacji dokumentacji pracowniczej oraz zwiększyć bezpieczeństwo danych, co jest bardzo istotne z punktu widzenia RODO.

Wypróbuj system HRappka.pl przez 14 dni za darmo.

Dowiedz się więcej:

Usprawnij kadry i płace w Twojej firmie z HRappka.pl!

  • Zarządzanie dokumentacją i procesem zatrudnienia
  • Zarządzanie czasem pracy i pracownikami
  • Sprawne rozliczanie pracowników