Umowa o pracę — wzór 2023 / 2024

Pracodawca, który zamierza zatrudnić pracownika na podstawie stosunku pracy, zobowiązany jest do podpisania z nim umowy o pracę. Powinny znaleźć się w niej informacje zarówno o pracodawcy (nazwa firmy, NIP, adres, osoba reprezentująca), jak i pracowniku (imię, nazwisko, miejsce zamieszkania). Umowę o pracę zawiera się na czas próbny, określony lub nieokreślony.

Dane do umowy zbierane są najczęściej przy pomocy kwestionariusza osobowego. Najszybszym sposobem jest wysyłka ankiety do zatrudnienia przy pomocy systemu kadrowo – płacowego. Dzięki temu, przyszły pracownik sam uzupełni swoje dane do umowy. Stworzony zostanie profil pracownika, do którego automatycznie zaciągną się dane z ankiety. Podobnie z umową – nie ma potrzeby ręcznego przepisywania danych.

Dodatkową zaletą zawierania umowy o pracę przy pomocy odpowiedniego systemu jest oszczędność czasu podczas przekazywania dokumentu do podpisu. Korzystając np. z podpisu elektronicznego możemy szybko nawiązać stosunek pracy, tym samym przyspieszając termin rozpoczęcia pracy.

Definicja umowy o pracę

Umowa o pracę to złożone na piśmie oświadczenie pracownika oraz pracodawcy, w którym potwierdzają oni zobowiązanie pracownika do wykonania ustalonego rodzaju pracy na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem, w określonym przez niego miejscu i czasie. Umowa o pracę to inaczej tzw. stosunek pracy

W umowie o pracę powinny znaleźć się między innymi strony umowy o pracę, czyli dane pracodawcy, dane pracownika, informacje o wymiarze czasu pracy (najczęściej 8 godzin dziennie, 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy), wynagrodzenie zasadnicze, informacja o czasie wypłaty wynagrodzenia, miejsce wykonywania pracy, a niekiedy zasady usprawiedliwiania nieobecności. 

Umowa o pracę może zostać zawarta na okres próbny, na czas określony i na czas nieokreślony.

Zasady umowy o pracę reguluje ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. (Kodeks Pracy) oraz ustawa o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (z.U. 2018 poz. 1969).

Czytaj więcej:

Wzór umowy o pracę możesz pobrać poniżej.

Pobierz darmowy wzór umowy o pracę

Na podany adres email wyślemy Ci wzór umowy o pracę w edytowalnym formacie .doc

Umowa o pracę – kwestionariusz osobowy

Kwestię danych osobowych, których pracodawca może wymagać do zawarcia umowy o pracę, reguluje art. 221. § 1. Kodeksu Pracy. W kwestionariuszu osobowym kandydata mogą znaleźć się takie informacje, jak:

  • imię (imiona) i nazwisko

  • data urodzenia

  • dane kontaktowe kandydata (np. numer telefonu, adres email czy adres zamieszkania)

  • wykształcenie

  • kwalifikacje zawodowe

  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia

Po podpisaniu umowy pracodawca uzupełnia powyższe informacje zbierając dodatkowe dane takie jak:

  • miejsce zamieszkania

  • numer ewidencyjny PESEL (numer dowodu tylko do wglądu, zgodnie z przepisami RODO pracownik nie ma obowiązku podania nam go)

  • dane osobowe pracownika, dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny (podaje się, jeśli jest to konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy)

  • wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia (podaje się, jeżeli pracodawca nie wnioskował o nie w trakcie procesu rekrutacji)

  • numer rachunku bankowego (jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych)

  • osoba, którą należy zawiadomić w razie wypadku (jeżeli pracownik wyrazi zgodę na podanie danych osobowych takiej osoby)

  • inne dane osobowe (podaje się, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa)

Ważne! Tworząc kwestionariusz osoby, powinniśmy wymagać jedynie danych osobowych, których rzeczywiście potrzebujemy i jest o nich mowa w kodeksie pracy.

Natomiast zabronione jest wymaganie danych (do umowy o pracę lub innej) uznawanych za dyskryminujące, takich jak:

  • orientacja seksualna

  • wyznanie

  • stan zdrowia

  • stan cywilny

  • przekonania polityczne

  • planowanie rodziny

Umowa o pracę wzór

Umowa o pracę to potwierdzenie nawiązania stosunku pracy, czyli zobowiązania się pracownika do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy (pod jego kierownictwem). Wyróżniamy trzy rodzaje umów o pracę:

  1. umowa o pracę na okres próbny (zawierana na nie więcej niż 3 miesiące, w celu sprawdzenia kwalifikacji pracownika)

  2. umowa o pracę na czas określony (łączny czas zatrudnienia nie może być dłuższy niż 33 miesiące i na podstawie nie więcej niż 3 umów)

  3. umowa o pracę na czas nieokreślony (bez określenia daty zakończenia)

Umowa o pracę powinna zawierać takie informacje, jak:

  • strony umowy: dane pracodawcy (lub nazwisko osoby reprezentującej firmę) i dane pracownika

  • miejscowość i data zawarcia umowy

  • czas, na jaki umowa została zawarta (próbny, określony, nieokreślony)

  • rodzaj pracy (stanowisko, funkcja, zawód itp.)

  • miejsce wykonywania pracy

  • wymiar czasu pracy

  • warunki pracy: wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy (ze wskazaniem składników wynagrodzenia i podstawą prawną)

  • ewentualne inne warunki zatrudnienia

  • termin rozpoczęcia pracy

  • podpis pracownika i pracodawcy

W przeciągu 7 dni od zawarcia umowy, pracodawca musi poinformować pracownika o:

  • dobowej i tygodniowej normie czasu pracy

  • częstotliwości wypłat wynagrodzenia

  • wymiarze urlopu wypoczynkowego

  • długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę

  • układzie zbiorowym, a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, to pracodawca musi poinformować pracownika o porze nocnej oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności

Pracownik przed rozpoczęciem pracy powinien przejść wstępne badania lekarskie (koszt pokrywa pracodawca), mówiące o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku.

Pracodawca ma również obowiązek skierować pracownika na szkolenie BHP, które powinno odbyć się w godzinach pracy i na koszt pracodawcy. 

Przykładowa ankieta do zatrudnienia w systemie HRappka.pl

System HRappka pozwala na generowanie spersonalizowanych ankiet i ich wysyłkę do kandydatów oraz pracowników. Ankieta do zatrudnienia (kandydat uzupełnia w niej dane do zatrudnienia) tworzona jest bezpośrednio z poziomu systemu. Na jej podstawie, umowa o pracę i inne dokumentów do zatrudnienia mogą być wygenerowane w zaledwie kilka sekund.

ankieta do umowy o pracę

Po wypełnieniu ankiety odpowiedzi zapisywane są na koncie pracownika. Program kadrowo-płacowy HRappka to system chmurowy, dzięki czemu pracownicy działu kadr i płac mają dostęp do wszystkich niezbędnych dokumentów zawsze wtedy, kiedy tego potrzebują. To rozwiązanie pozwala przy pomocy zaledwie kilku kliknięć myszką sprawdzić np. miejsce wykonywania pracy, adres zamieszkania pracownika lub wygenerować dokumenty potrzebne do umowy o pracę. 

Kwestionariusz osobowy a RODO

Od 27 kwietnia 2016 r. obowiązuje w Polsce rozporządzenie 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, czyli RODO.

To ogólne rozporządzenie dotyczące ochrony danych osobowych, które zobowiązuje firmy do sumiennego dbania o bezpieczeństwo przetwarzanych danych. Na przykład zgodnie z RODO, możemy wymagać podania adresu korespondencyjnego, natomiast nie możemy wymagać adresu zamieszkania. Przy czym podanie pracodawcy informacji o miejscu zamieszkania przez pracownika jest o tyle uzasadnione, że pracodawca musi je znać, aby dopełnić swoje obowiązki wynikające z przepisów prawa. Przykładem czynności prawnej wymagającej znajomości miejsca zamieszkania jest zgłoszenie pracownika do ZUS-u. Dlatego też informacja ta nadal znajduje się na kwestionariuszu osobowym.

Umowa o pracę a aktualizacja i przechowywanie danych pracowników

Pracownik zobligowany jest do aktualizowania swoich danych w trakcie zatrudnienia. Niezaktualizowanie danych może skutkować konsekwencjami zapisanymi w kodeksie pracy:

  • nieuwzględnieniem przy przyznawaniu świadczeń pracowniczych
  • pominięciem przy przyznawaniu uprawnień pracowniczych
  • możliwością nieotrzymania informacji o dochodach

Art. 94§ 9a Kodeksu Pracy zobowiązuje pracodawcę do prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (np. umowa o pracę) oraz akt osobowych pracowników. Natomiast art. 94§ 9b nakłada na pracodawcę obowiązek przechowywania tych akt przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (chyba że odrębne przepisy mówią inaczej).

W celu sprawnego zarządzania dokumentacją pracowniczą warto korzystać z bezpiecznego systemu do prowadzenia kompleksowych akt pracowniczych (w tym umowy o pracę). Znacząco zminimalizuje to koszty generowania i archiwizacji dokumentacji oraz zwiększy bezpieczeństwo danych, co jest bardzo istotne z punktu widzenia RODO.

źródło: Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. 

Czytaj więcej

Zarządzanie procesami HR

  • Przejrzysta baza pracowników
  • Generowanie umów i dokumentów
  • Samoobsługa pracownicza
  • Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
  • Naliczanie wynagrodzeń
TESTUJ BEZ OPŁAT

Na rynku pracy wyróżniamy trzy rodzaje umowy o pracę – umowa o pracę na czas próbny, umowa o pracę na czas określony i umowa o pracę na czas nieokreślony.  W umowie zawsze należy jasno określać strony umowy, rodzaj umowy oraz określić dzień rozpoczęcia pracy. Strony umowy o pracę to pracodawca i pracownik, których dane identyfikacyjne należy podać w umowie. W umowie należy również uwzględnić informacje o warunkach pracy, w tym wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy (ze wskazaniem składników wynagrodzenia i podstawą prawną). Uwaga dla przedsiębiorców: do 30 czerwca 2022 r. można składać wnioski o zgodę na opłacenie składek na dobrowolne ubezpieczenia po terminie. Warto pamiętać, że pracę reguluje ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy oraz akty wykonawcze do Kodeksu pracy. Jednak kodeks pracy to nie wszystko. Stosunek pracy reguluje również ustawa z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących (Dz. U. z 2018 r. poz. 1969) i ustawa z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Dz. U. z 2019 r., poz. 1563). W przypadku, gdy umowa o pracę na czas nieokreślony, w umowie nie podaję się daty zakończenia umowy.