Akta osobowe pracownika 2023 / 2024 – jak prowadzić kartotekę pracowniczą?

Według Kodeksu pracy (art. 94 pkt 9a) pracodawca ma obowiązek sporządzania dokumentacji, która jest związana ze stosunkiem pracy oraz zawiera informacje na temat każdego pracownika. Prowadzona może być w postaci papierowej lub elektronicznej. Jak powinny wyglądać akta osobowe 2023 / 2024?

Dokumentacja pracownicza powinna składać się z dokumentacji osobowej (ewidencje np. czasu pracy, kartoteki, rejestry, wykazy) oraz dokumentacji płacowej (dotyczącej wypłaconych wynagrodzeń: imienna karta wypłacanego wynagrodzenia za pracę oraz np. oświadczenie pracownika o wypłacie wynagrodzenia w gotówce). Innymi słowy, dokumentacja pracownicza składa się z wszelkich informacji kadrowo-płacowych na temat pracownika.

Zapraszamy do artykułu – akta osobowe 2023 / 2024, w którym poruszymy również tematykę zmiany w dokumentacji pracowniczej w 2023 roku.

Pobierz darmowe przekładki do akt osobowych

Na podany adres email wyślemy Ci przekładki w formacie PDF gotowe do druku.

Z czego składają się akta osobowe?

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Sposób jej gromadzenia reguluje rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369).

Powinna być ona ułożona w porządku chronologicznym i uaktualniana na bieżąco. To tzw. teczka personalna, składającą się z czterech (ewentualnie pięciu) oddzielnych dokumentów (części) zawierających informacje o przebiegu zatrudnienia pracownika.  Zawierać ona powinna:

  • Część A: dane związane z ubieganiem się o zatrudnienie (kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy, potwierdzenie kwalifikacji zawodowych, skierowania na badania lekarskie, badania lekarskie i orzeczenia dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich)

  • Część B: informacje o stosunku pracy (dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i związane z przebiegiem zatrudnienia, zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP, potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia, zawiadomienia o ukaraniu, dokumentacja dotycząca pracy zdalnej, wnioski dotyczące nowych uprawnień: zmianę umowy o pracę na umowę na czas nieokreślony lub bardziej przewidywalne warunki pracy, wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem i wnioski o elastyczną organizację pracy)

  • Część C: dane związane z ustaniem zatrudnienia (oświadczenie o wypowiedzeniu, potwierdzenie wydanego pracownikowi świadectwa pracy lub sprostowania/ uzupełnienia świadectwa pracy, ew. umowę o zakazie konkurencji, dokumenty związane z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym)

  • Część D:  informacje o ukaraniu lub inne dokumenty związane z poniesieniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej (jeżeli dotyczy)

  • Część E: dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu, a także potwierdzenie poinformowania pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników w organizacji

Akta osobowe pracowników powinny zawierać również:

  • ewidencja czasu pracy (np. w postaci elektronicznej ewidencji czasu pracy), która powinna zostać rozszerzona o dokumenty związane z korzystaniem z urlopu opiekuńczego, zwolnieniem od pracy z powodu działania siły wyższej oraz ewentualna zgoda pracownika, który opiekuje się dzieckiem do lat 4, na wykonywanie pracy w przedłużonym dobowym wymiarze czasu pracy oraz zgoda pracownika wychowującego dziecko do 8 roku życia na zatrudnienie w godzinach nadliczbowych, porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy oraz delegowania poza miejsce pracy

  • ewidencja pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na FEP,

  • karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej (lub wypłaty ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego oraz ich pranie i konserwację).

Z kolej w zakresie rejestrów pracodawca winien tworzyć rejestr:

  • wypadków przy pracy

  • przypadków stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby

  • czynników szkodliwych dla zdrowia, występujących na stanowiskach pracy

informacje w zakresie dokumentacji pracowniczej

Wykaz prac i pracowników w dokumentacji pracowniczej

Innym ważnym obszarem, który według Kodeksu pracy wymaga włączenia do dokumentacji pracowniczej, jest rejestr prac, w których pracownik ma kontakt z substancjami niebezpiecznymi (chemikalia, substancje rakotwórcze, szkodliwe czynniki biologiczne).

W dokumentacji pracowniczej powinny znaleźć się informacje:

  • o pracach lekkich wykonywanych przez młodocianych
  • wykaz prac szczególnie uciążliwych, szkodliwych dla zdrowia i niebezpiecznych
  • o pracach w szczególnych warunkach
  • wykonywanych przez dwie osoby

Jeżeli na stanowisku pracy wydarzy się wypadek, pracodawca ma obowiązek dołączyć taką informację do akt osobowych pracownika.

Sprawdź nowe wzory dokumentów kadrowych 2023 / 2024.

Wgląd w akta osobowe pracownika

Na wniosek pracownika, pracodawca musi udzielić mu wglądu w jego akta osobowe. Pracodawca ma na to nie więcej niż 30 dni od daty otrzymania wniosku. Dokumenty dotyczące wykonywania pracy, przechowywane mogą być w formie elektronicznej lub papierowej i w takiej formie należy je wydać.

Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej  (dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r) lub 50 lat (dla osób zatrudnionych wcześniej).

Elektroniczna dokumentacja pracownicza

Od stycznia 2019 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o dokumentacji pracowniczej, która według Kodeksu pracy znosi obowiązek prowadzenia papierowej dokumentacji pracowniczej. Jest to zmiana, dzięki która pozwoli zneutralizować koszty generowania i archiwizacji dokumentacji oraz zwiększyć bezpieczeństwo danych. Dzięki temu dostęp do akt osobowych pracownika stał się szybszy i łatwiejszy.

Elektroniczną dokumentację pracowniczą można wprowadzić zarówno dla nowych pracowników, jak i zatrudnionych przed nowelizacją ustawy. O warunkach zmian przechowywania akt osobowych pracownika możesz przeczytać tutaj

Ciekawym i bardzo oszczędzającym czas rozwiązaniem jest możliwość prowadzenia elektronicznej ewidencji czasu pracy. Pracodawca ma obowiązek prowadzić ją dla każdego pracownika, natomiast przeniesienie tego do chmury oszczędza czas, pozwala na natychmiastową kontrolę czasu pracy pracowników oraz odciąża pracę działu kadr.

Akta pracownicze 2023 – zmiany w części B i nowa część E dokumentacji

Nowe zasady prowadzenia akt osobowych obowiązują od 21 marca 2023 r. W związku ze zmianami w Kodeksie pracy i nowymi uprawnieniami pracowniczymi (związanymi z pracą zdalną i kontrolą trzeźwości pracownika) weszła w życie nowelizacja rozporządzenia w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, którą opublikował Minister Rodziny i Polityki Społecznej.

Zakłada ona, że do części B akt osobowych powinny zostać włączone takie dokumenty, jak:

  • wnioski o elastyczną organizację czasu pracy (dla pracownika wychowującego dziecko, które nie ukończyło 8 lat), związane z pracą zdalną, elastycznymi systemami czasu pracy (np. w systemie przerywanego czasu pracy), czy obniżeniem wymiaru czasu pracy
  • wnioski o zmianę rodzaju umowy o pracę na bezterminową lub o przewidywalne i bezpieczne warunki pracy (np. zatrudnienie w pełnym wymiarze czasu pracy)
  • wnioski pracownika dotyczące wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny

Nowa teczka E powinna z kolei archiwizować  dokumenty

  • związane z kontrolą trzeźwości pracownika
  • związane z kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu

Akta osobowe pracownika  – najważniejsze informacje

  • Akta pracownicze to inaczej dokumenty związane z informacjami kadrowo-płacowymi danego pracownika.
  • Akta osobowe składają się z części:
    • A – dokumenty związane z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie
    • B – dokumenty związane z przebiegiem stosunku pracy (umowy, badania lekarskie)
    • C – dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy (powinny zawierać m.in. oświadczenia o rozwiązaniu stosunku pracy praz kopię wydanego świadectwa pracy)
    • D – wszelkie informacje związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej
    • E – informacje o kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę lub uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego oraz informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu
  • Dokumenty znajdujące się w każdej części akt osobowych powinny być przechowywane przez 10 lat – dla zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku i przez 50 lat, dla zatrudnionych przed tą datą. Pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację pracowniczą – do końca miesiąca kalendarzowego, w którym upływa okres przechowywania. Jeżeli pracownik tego nie zrobi, pracodawca może podjąć decyzję o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej
Źródło: PIP

Kompleksowy program kadrowo-płacowy

System HRappka to system do prowadzenia dokumentacji pracowniczej i o wiele więcej! HRappka to również system do rekrutacji oraz system kadrowo-płacowy. Przenieś wszystkie swoje dokumenty do chmury i zarządzaj nimi, gdziekolwiek jesteś. Wypróbuj 14-dniowy okres próbny i zobacz jakie to proste!

 

Czytaj więcej:

Zarządzanie procesami HR

  • Przejrzyste profile pracowników
  • Generowanie umów i dokumentów
  • Ewidencja czasu pracy
  • Elektroniczne wnioski urlopowe
  • Rozliczanie pracowników
  • i wiele więcej!
TESTUJ BEZ OPŁAT
Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej

Wytyczne na temat prowadzenia akt osobowych są zawarte w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Powinny się w nich zawierać dokumenty dotyczące danych osobowych, informacje na temat kontrolnych badań lekarskich (szczególnie tych związanych z wykonywaniem pracy w szkodliwych dla zdrowia warunkach), czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia oraz np. powinny zawierać informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu. Bardzo ważna jest również ewidencja czasu pracy w aktach osobowych. Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat (dla osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r). Dokumenty dotyczące osób zatrudnionych przed tą datą, powinny być przechowywane 50 lat.