Elektroniczne wnioski urlopowe – TOP 5 funkcjonalności

Elektroniczne wnioski urlopowe to funkcjonalność, która pozwala zautomatyzować proces wnioskowania pracowników o urlop. Usprawnia to nie tylko komunikację na linii dział kadr – pracownik, ale również przyspiesza obieg wniosku urlopowego oraz usprawnia zarządzanie nieobecnościami w firmie. Przedstawiamy top 5 funkcjonalności programu obsługującego elektroniczne wnioski urlopowe, które mają największy wpływ na automatyzację procesu ewidencji czasu pracy.

Kalendarz urlopów

Kalendarz urlopów całej firmy pozwala sprawdzić zaplanowane przez pracowników urlopy oraz wnioski urlopowe. Wspólny widok nieobecności pozwala trafniej i szybciej podjąć decyzję o zatwierdzeniu wniosku urlopowego pracownika lub zaplanować zastępstwo, aby firma działała bez zmian pomimo nieobecności pracownika. W zależności od potrzeb dane wyświetlane na kalendarzu można filtrować, np. po Kliencie, dziale, grupie, czy pracowniku. Co więcej, w zależności od uprawnień, każdy użytkownik może mieć dostęp jedynie do potrzebnych danych.

Obliczanie wymiaru urlopu – limity urlopowe

Obliczanie dostępnych dni wolnych (limitów urlopowych) może przebiegać automatycznie na podstawie wprowadzonych danych dotyczących edukacji pracownika oraz jego doświadczenia zawodowego. Ważne jest również wprowadzanie korekty urlopu, jeżeli pracownik wykorzystał urlop w poprzednim miejscu zatrudnienia. Po wprowadzeniu danych, system automatycznie obliczy wymiar urlopu, który będzie widoczny również dla pracownika na jego koncie pracowniczym.

Pracownik nie będzie miał możliwości złożenia wniosku urlopowego o typ urlopu, którego już nie posiada.

Portal pracownika – zgłaszanie wniosków urlopowych

Kluczowa funkcjonalność dla każdej firmy, która nie chce tonąć w dokumentach i mailach. Możliwość zgłaszania elektronicznego wniosku urlopowego lub innej nieobecności z poziomu konta pracownika. Pracownik ma dostęp do swojego kalendarza pracy, gdzie może sprawdzić swoje nieobecności lub czas pracy. Co więcej, pracownik może przejrzeć wszystkie swoje zgłoszenia oraz sprawdzić ich status (np. czy wniosek oczekuje na decyzję, czy został zaakceptowany lub odrzucony).

Co więcej, warto ograniczyć typy zgłaszanych przez pracowników nieobecności do naszych potrzeb. Może to być m.in. jedynie urlop wypoczynkowy lub również nieobecności chorobowe.

Składanie elektronicznego wniosku urlopowego w systemie HRappka

Sprawna akceptacja wniosków urlopowych online

Po zgłoszeniu chęci dni wolnych przez pracownika, przełożony otrzymuje elektroniczny wniosek urlopowy (maila z informacją o zgłoszonym elektronicznym wniosku urlopowym). Przełożony ma możliwość akceptacji wniosku z poziomu e-maila lub może przejść do systemu aby wyświetlić szczegóły nieobecności i porównać daty planowanej nieobecności z zaplanowanymi nieobecnościami pozostałych pracowników firmy.

Akceptacja wniosku urlopowego w HRappka

Obieg dokumentacji

Zarówno dokumentację związaną z nieobecnościami pracownika jak i czasem pracy można usprawnić i prowadzić w pełni w systemie HR. Jest to znaczne usprawnienie i uporządkowanie, które pozwala na oszczędność czasu.

Jednak obieg dokumentacji to nie tylko elektroniczne wnioski urlopowe oraz ewidencja czasu pracy. Warto również wspomnieć o dostępie pracownika do jego danych osobowych, z możliwością zgłoszenia ich zmiany oraz o dostępie do plików dodanych na profilu pracownika (również z możliwością załączania plików przez pracownika).

Raporty dotyczące nieobecności czy czasu pracy pozwalają podsumować nieobecności oraz czas pracy pracowników.

Elektroniczne wnioski urlopowe – czy tu już must have?

Podsumowując, elektroniczne wnioski urlopowe to szansa na usprawnienie procesu obsługi wniosków urlopowych, które spływają do działu kadr. Ma to pozytywne skutki zarówno jeżeli chodzi o odciążenie działu HR, jak i zwiększenie zadowolenia pracowników, którzy na pewną zauważą, że proces jest sprawniejszy, a elektroniczne wniosku urlopowe to duża, obustronna wygoda i oszczędność czasu i usprawnienie obiegu dokumentów w firmie. Podczas wyboru programu HR obsługującego elektroniczne wnioski urlopowe należy wziąć pod uwagę, czy posiada opisane powyżej funkcjonalności oraz czy jest dopasowany do potrzeb firmy.

Dowiedz się więcej:

Zwiększ efektywność działu HR z systemem HRappka!

  • Elektroniczne wnioski urlopowe
  • Ewidencja czasu pracy
  • Kadry i płace

Testuj 14 dni bez opłat!