Ewidencja czasu pracy TOP 5 praktycznych wskazówek

Prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. Każdy pracownik powinien posiadać imienną kartę ewidencji czasu pracy, jednak nie ma odgórnie ustalonego wzoru takiej karty.

Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy:

• godziny rozpoczęcia oraz zakończenia pracy w poszczególnych dniach, w tym pracy w niedzielę i święta, w godzinach nadliczbowych oraz porze nocnej
• należy zawrzeć dni wolne od pracy
• dyżury
• urlopy
• usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy oraz zwolnienia od pracy
• godziny pracy pracowników młodocianych w ramach przygotowania zawodowego

By dowiedzieć się więcej o wymaganiach formalnych dotyczących ewidencji czasu pracy zapraszamy do naszego artykułu.

1. Brak konieczności prowadzenia ewidencji czasu pracy dla niektórych pracowników

Dotyczy to pracowników:

• zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy
• otrzymujących ryczałt za godzinę w porze nocnej i godziny nadliczbowe
• pracujących w systemie zadaniowego czasu pracy

2. Prowadzenie ewidencji czasu pracy może obejmować różny przedział czasu

Karty ewidencji czasu pracy mogą być np. dzienne, miesięczne, kwartalne, roczne. To pracodawca wybiera wygodną dla siebie formę ewidencji czasu pracy pracownika.

Karta ewidencji czasu pracy roczna będzie przydatna jedynie u pracodawcy, który nie przewiduje godzin pracy nadliczbowych i posiada usystematyzowane zwolnienia od pracy.

Rozwiązanie to nie będzie wygodne w sytuacji, kiedy ewidencja czasu pracy dotyczy systemów zmianowych, a godziny pracy są zmienne w różnych miesiącach kalendarzowych.

Sprawdź nasz system i uprość proces ewidencji w  HRappce.

3. Ewidencji podlegają pełne jak i niepełne godziny pracy

W ewidencji czasu pracy podstawową jednostką, którą należy się posługiwać jest godzina. Część pracodawców wpisuje jedynie pełne przepracowane przez pracownika godziny pracy. Jest to nieuczciwa praktyka. W ewidencji czasu pracy należy ująć ułamek godziny lub przepracowane minuty. Wynika to z faktu, że w przypadku niepełnych godzin pracy, pracownik nie otrzymuje adekwatnego do wykonanej pracy wynagrodzenia.

4. Ewidencję czasu pracy możemy prowadzić zarówno elektronicznie i papierowo

Pracodawca nie ma nie ma obowiązku ewidencjonowania czasu pracy papierowo. Istnieją jednak dodatkowe przesłanki przy prowadzeniu elektronicznej ewidencji czasu pracy. W związku z nimi Państwowa Inspekcja pracy zaleca raz w miesiącu sporządzanie wydruku z ewidencji czasu pracy pracowników. Zaznaczyć należy, że na pracodawcy ciąży obowiązek wykonania wydruku ewidencji godzin pracownika na jego życzenie.

5. Ewidencjonowanie nie obejmuje godzin przyjścia i wyjścia z pracy

Ewidencja czasu pracy obejmuje przepracowane godziny pracy. Pracodawca tworzy ją celem ustalenia wynagrodzenia adekwatnego do wykonanej pracy oraz innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy. Dlatego zwrócić uwagę powinniśmy na fakt, że ewidencji czasu pracy podlegają jedynie przepracowane godziny.

Sprawdź za darmo program do ewidencji czasu pracy!

Dowiedz się więcej:

• Ewidencja czasu pracy w HRappka
• Jak wybrać program do ewidencji czasu pracy
• Elektroniczne wnioski urlopowe w HRappka
• Elektroniczne wnioski urlopowe – Top 5 funkcjonalności