Ewidencja czasu pracy TOP 5 praktycznych wskazówek

Prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników to obowiązek każdego pracodawcy. Od 1 stycznia 2019 r. nie jest wymagana karta ewidencji czasu pracy. Ze względu na to, ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona w formie imiennej karty. Przepisy ustawowe, w tym kodeks pracy nie narzucają wzoru karty.

Bezsprzecznie jednak powinniśmy zawrzeć w niej informacje dotyczące:

  • godziny rozpoczęcia oraz zakończenia pracy w poszczególnych dniach, w tym pracy w niedzielę i święta, w godzinach nadliczbowych oraz porze nocnej,
  • należy zawrzeć dni wolne od pracy,
  • dyżury,
  • urlopy,
  • usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy oraz zwolnienia od pracy,
  • godziny pracy pracowników młodocianych w ramach przygotowania zawodowego.

By dowiedzieć się więcej o wymaganiach formalnych dotyczących ewidencji czasu pracy zapraszamy do naszego artykułu.

1. Brak konieczności prowadzenia ewidencji czasu pracy dla niektórych pracowników

Dotyczy to pracowników:

  • zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
  • otrzymujących ryczałt za godzinę w porze nocnej i godziny nadliczbowe
  • pracujących w systemie zadaniowego czasu pracy.

2. Prowadzenie ewidencji czasu pracy może obejmować różny przedział czasu

Karty ewidencji czasu pracy mogą być np. dzienne, miesięczne, kwartalne, roczne. To pracodawca wybiera wygodną dla siebie formę ewidencji czasu pracy pracownika.

Karta ewidencji czasu pracy roczna będzie przydatna jedynie u pracodawcy, który nie przewiduje godzin pracy nadliczbowych i posiada usystematyzowane zwolnienia od pracy.

Rozwiązanie to nie będzie wygodne w sytuacji, kiedy ewidencja czasu pracy dotyczy systemów zmianowych, a godziny pracy są zmienne w różnych miesiącach kalendarzowych.
Sprawdź nasz system i uprość proces ewidencji HRappka.

3. Ewidencji czasu pracy podlegają pełne jak i niepełne godziny pracy

W ewidencji czasu pracy podstawową jednostką, którą należy się posługiwać jest godzina, Część pracodawców wpisuje jedynie pełne przepracowane przez pracownika godziny pracy. Jest to nieuczciwa praktyka.  W ewidencji czasu pracy należy ująć ułamek godziny lub przepracowane minuty. Wynika to z faktu, że w przypadku niepełnych godzin pracy,  pracownik nie otrzymuje adekwatnego do wykonanej pracy wynagrodzenia.

4. Ewidencję czasu pracy możemy prowadzić  zarówno elektronicznie i papierowo

Pracodawca nie ma nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji papierowej. Istnieją jednak dodatkowe przesłanki przy prowadzeniu elektronicznej ewidencji czasu pracy , W związku z nimi Państwowa Inspekcja pracy zaleca raz w miesiącu sporządzanie wydruku z ewidencji czasu pracy pracowników. w celu odebrania jego podpisu.  Zaznaczyć należy, że na pracodawcy ciąży obowiązek wykonania wydruku ewidencji godzin pracownika na jego życzenie.

5. Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy nie obejmuje godzin przyjścia i wyjścia z pracy

Ewidencja czasu pracy obejmuje godziny pracy, pracodawca tworzy ją celem ustalenia wynagrodzenia adekwatnego do wykonanej pracy. Dlatego  zwrócić uwagę powinniśmy na fakt, że ewidencji czasu pracy podlegają jedynie przepracowane godziny,

Zapraszamy do przetestowania funkcji ewidencji czasu pracy systemu HRappka!

Dowiedz się więcej: