Lista obecności pracownika – darmowy wzór do pobrania

Lista obecności pracownika jest dokumentem, na który nanoszone są godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Dzięki temu dużo łatwiej jest sporządzić zestawienie godzin pracy danego pracownika (szczególnie w przypadku różnych systemów czasu pracy – jak np. równoważnego czy przerywanego). Lista obecności nie może jednak zastąpić ewidencji czasu pracy.

Czy w takim razie jest ona obowiązkiem pracodawcy? Jakie są różnice pomiędzy listą obecności a ewidencją czasu pracy? W jaki sposób prowadzić listę obecności w zakładzie pracy? Zapraszamy do lektury i do pobrania darmowego wzoru listy obecności.

Czy lista obecności pracowników jest obowiązkowa w 2023 roku?

Lista obecności w pracy nie jest obowiązkowa, natomiast w wielu organizacjach stosowana jest jako podstawa do wyliczenia wynagrodzenia. Jest też pomocnym narzędziem do prawidłowego prowadzenia ewidencji czasu pracy i może stanowić jej część.

Jeśli pracodawca zdecyduje się na taki sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w miejscu pracy, powinien zawrzeć na ten temat informację w obowiązującym w firmie regulaminie pracy.

Jak prowadzić listę obecności obecności pracownika?

  • papierowo – pracownicy podpisują się po przybyciu do pracy i po zakończeniu pracy

  • elektronicznie – przy pomocy kart magnetycznych, kodu pracownika, poprzez portal pracownika, aplikację mobilną lub webową

Przedsiębiorstwa odchodzą już od papierowej formy list obecności. Ewidencjonowanie czasu pracy elektronicznie jest znacznie szybsze, efektywniejsze i zmniejsza ryzyko nadużyć. Przeczytaj więcej o nowoczesnych sposobach elektronicznej ewidencji czasu pracy.

Co powinno znaleźć się na liście obecności?

Jako, że listy obecności nie są wymagane przez Kodeks pracy, nie istnieje jeden wzór. Natomiast przyjęło się, że na listę obecności należy wprowadzi takie dane jak:

  • imię i nazwisko pracownika

  • stanowisko

  • dzień, miesiąc, rok

  • godzinę rozpoczęcia pracy

  • godzinę zakończenia pracy

  • liczbę przepracowanych godzin – w danym dniu oraz łącznie

  • dane przełożonego, który zatwierdza listę i potwierdza zadeklarowany przez zatrudnionego czas pracy

  • podpis pracownika oraz przełożonego

  • ewentualne nieobecności pracownika (ale bez podawania przyczyny)

Darmowy wzór listy obecności pracownika do pobrania

Na podany adres email wyślemy Ci wzór listy obecności pracownika w edytowalnym formacie

Przez jaki okres należy przechowywać listę obecności pracownika?

Listy obecności zazwyczaj trafiają poprzez dział kadr do akt pracownika. Kodeks pracy oczywiście nie określa czasu, przez jaki powinna być przechowywana lista obecności. Przyjmuje się jednak, że nie krócej niż 3 lata – po tym czasie pracownik traci roszczenia wynikające ze stosunku pracy.

Co grozi za niepodpisanie listy obecności w pracy?

W przypadku, kiedy pracownik nie przestrzega przyjętego sposobu potwierdzania obecności w pracy, pracodawca może ukarać go jedynie upomnieniem i naganą. W tej sytuacji nie jest dozwolone nałożenie na pracownika kary pieniężnej. 

Warto jednak podkreślić, że jeśli pracodawca umieścił obowiązek podpisywania listy obecności w regulaminie pracy, brak przestrzegania go stanowi uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę. 

(…) odmowa podporządkowania się poleceniom pracodawcy dotyczącym organizacji i sposobu wykonywania umówionego rodzaju pracy stanowi uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę.

Wyrok Sądu Najwyższego z 7 lutego 2007 r. (I PK 221/06, Pr. Pracy 2007/6/22) 

Lista obecności w pracy a RODO

Na liście obecności nie należy umieszczać przyczyn nieobecności pracownika. Są to dane wrażliwe, które podlegają ochronie, w związku z tym przetwarzanie ich jest zakazane.

Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

Należy pamiętać, że lista obecności pracownika nie może zastąpić ewidencji czasu pracy. Jest ona jedynie potwierdzeniem obecności pracownika i nie zawiera wielu danych, które są wymagane w ewidencji czasu pracy. Lista płac więc może stanowić jedynie uzupełnienie ewidencji czasu pracy. 

ewidencja czasu pracy a lista obecności

Obowiązek prowadzenia i kontrola PIP

Podstawową różnicą pomiędzy listą płac a ewidencją czasu pracy jest to, że ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa. Obowiązek jej prowadzenia znajduje się również w Kodeksie pracy. Niezastosowanie się do prowadzenia ewidencji czasu pracy może skutkować karą w wysokości od 1000zł do nawet 30 000zł (art. 281 Kodeksu pracy). Z kolei lista obecności nie jest obowiązkowa, ale jeśli pracodawca zdecyduje się na jej prowadzanie, podlega ona kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. 

Rodzaj i liczba danych

Ewidencja czasu pracy zawiera o wiele więcej informacji niż lista obecności w pracy. Lista obecności służy wyłącznie do ustalenia czasu pracy i obecności pracownika w konkretnym dniu. Z kolei w ewidencji czasu pracy znajdują się szczegółowe dane dotyczące rodzajów urlopów, nadgodzin, zwolnień, a także wszelkie wnioski pracownika. Zgodnie z Kodeksem pracy (Art. 149), pracodawca prowadzić musi ewidencję czasu pracy, w skład której wchodzą, takie informacje jak:

  • liczba przepracowanych godzin oraz godzin nadliczbowych

  • godzin pracy w porze nocnej

  • dyżury

  • dni wolne od pracy (np. wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy)

  • zwolnienia od pracy (np. zwolnienia lekarskie)

  • usprawiedliwione nieobecności w pracy

  • wnioski pracownika

Przeczytaj więcej szczegółowych informacji i pobierz darmowy wzór miesięcznej ewidencji czasu pracy.

Sposób prowadzenia

Zarówno ewidencja czasu pracy jak i lista obecności pracownika mogą być prowadzone w formie papierowej i elektronicznej. Coraz więcej pracodawców decyduje się na e-dokumentację pracowniczą ze względu na oszczędność czasu i pieniędzy a także bezpieczeństwo danych.

Dzięki rejestracji czasu pracy online możemy zrezygnować z papierowych list obecności i ewidencji czasy pracy. Minimalizujemy wtedy ryzyko pomyłek i kontrolujemy wiarygodność osoby raportującej godziny pracy.

System do rejestracji czasu pracy HRappka umożliwia szybkie i intuicyjne generowanie listy obecności i zarządzanie czasem pracy pracowników. 

Ewidencja czasu pracy

  • Planowanie czasu pracy
  • Elektroniczna rejestracja czasu pracy
  • Elektroniczne wnioski urlopowe
  • Rozliczanie czasu pracy
TESTUJ BEZ OPŁAT

Autor:

zespół

Aleksandra Kozieł

Specjalista ds. Marketingu @ HRappka.pl

Psycholog i copywriter z zamiłowania. Uwielbia pracę z ludźmi i zabawę słowem. Interesuje się UX writingiem i chciałaby, aby treści w Internecie były bardziej dostępne dla osób z trudnościami.


Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Normowane jest przez Kodeks pracy oraz rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Prowadzenie listy obecności pracowników natomiast nie jest obowiązkowe. Lista obecności w pracy  jest jedynie potwierdzeniem obecności pracownika. Ułatwia ona jednak kontrolę rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy a przez to rozliczanie czasu pracy pracowników. Lista obecności pracowników w zakładzie pracy może być prowadzona w formie papierowej lub w formie elektronicznej. Niezależnie od formy, lista obecności w pracy może zawierać takie dane jak m.in: dane pracownika, godziny obecności w pracy, podpis pracownika, podpis przełożonego.