Ewidencja odzieży roboczej i wyposażenia pracownika

Dostarczenie odzieży roboczej, butów i innego wyposażenia pracownika to obowiązek pracodawcy – w przypadku, gdy warunki pracy tego wymagają. Co to oznacza? Chodzi o sytuacje, w których prywatna odzież pracownika może ulec zniszczeniu lub wymagają tego względy sanitarne. Ponadto pracodawca jest zobowiązany do wyposażenia pracowników w odzież ochronną, jeżeli w środowisku pracy występują czynniki, które mogą być szkodliwe i niebezpieczne dla zdrowia pracownika. Pracodawca musi wtedy zadbać o bezpieczeństwo zatrudnionych osób w tak dużym stopniu, jak jest to możliwe.

Całe wyposażenie pracownika powinno zostać udostępnione mu bezpłatnie, a jedyne koszty, na jakie pracownik jest narażony, to te związane ze zniszczeniem przedmiotów. Nie chodzi tu oczywiście o zniszczenie związane z eksploatacją, ale takie, które wynika z zaniedbania lub niewłaściwego użytkowania.

Aby zachować porządek w wydawanym i zwracanym wyposażeniu należy właściwie ewidencjonować je. Z pomocą przychodzi system, w którym ewidencja odzieży roboczej i wyposażenia pracownika jest czytelna i przejrzysta.

>> Przetestuj bezpłatnie system ERP

Środki ochrony indywidualnej

Stosowane powinny być wtedy, kiedy nie jest możliwe uniknięcia zagrożeń za pomocą środków ochrony zbiorowej, takich jak np. bariery czy wentylacja. Do środków ochrony indywidualnej zalicza się: odzież ochronna, wszelakie ochraniacze (stóp, rąk, głowy – kaski), nauszniki, rękawice, okulary ochronne, kombinezony, uprzęże chroniące przed upadkiem. Środki ochrony indywidualnej powinny być potwierdzone znakiem CE, który informuje o spełnieniu wymagań oceny zgodności.

Pracodawca dostarcza środki bezpłatnie i zobowiązany jest do poinstruowania pracowników, jak należy ich używać. Może w międzyczasie przeprowadzać kontrolę wśród zatrudnionych i sprawdzać, czy stosują się oni do zaleceń.

Stosowanie środków ochrony indywidualnej powinno zostać przemyślane i dobrze dobrane – pod względem stanowiska pracy. Odpowiedzialny jest za to pracodawca. Jeżeli pracownik zostaje dopuszczony do pracy, która stwarza zagrożenie dla jego zdrowia i nie jest wyposażony w odpowiednie środki ochrony, może (i powinien) odmówić pracy. Jest to wykroczenie i Państwowa Inspekcja Pracy ma obowiązek nałożenia grzywny na takiego pracodawcę.

Pracodawca nie może również wypłacić pracownikowi ekwiwalentu za środki ochrony indywidualnej.

Odzież i obuwie robocze

To, w jakich przypadkach pracodawca musi zapewnić odzież roboczą, reguluje Kodeks pracy w artykule 237 (7). Należą do nich sytuacje, w których odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub takie są wymogi sanitarne i higieny pracy, na danym stanowisku.

Dopuszczalna jest również możliwość użycia przez pracownika własnej odzieży i obuwia, pod warunkiem, że:

• zostanie ustalone, na których stanowiskach jest taka alternatywa
• pracownik wyrazi na to zgodę
• odzież i obuwie pracownika spełniają standardy BHP
• pracodawca wypłaci pracownikowi ekwiwalent pieniężny
• nie jest to stanowisko związane z obsługą maszyn, albo powodujące skażenie środkami promieniotwórczymi i chemicznymi

Okres używalności odzieży i obuwia ustalony jest w tabeli norm. Pracodawca zobowiązany jest do prania, naprawy i odkażania – zarówno odzieży i obuwia roboczego. Może to zrobić również pracownik, ale musi dostać za to odpowiednie ekwiwalent finansowy. Sytuacja ta jest jedynie niepuszczana w przypadku skażenia odzieży czynnikami chemicznymi lub promieniotwórczymi.

Obowiązki pracodawcy

Obowiązkiem pracodawcy jest:

• nieodpłatne dostarczenie pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego – spełniających wymagania bezpieczeństwa
• poinstruowanie pracowników, jak mają się posługiwać środkami ochrony indywidualnej
• dostarczenie odzieży i obuwia ochronnego, które spełnia wymagania określone w Polskich Normach
• pranie, konserwowanie, naprawa, odkażanie i odpylanie dostarczonych środków
• wypłacenie ekwiwalentu finansowego pracownikowi, jeżeli ten zdecydował się na używanie własnej odzieży (jeżeli jest to możliwe na danym stanowisku pracy)
• kontrolowanie czy pracownicy używają środków ochrony indywidualnej oraz odzieży, z właściwym dla nich przeznaczeniem

Ewidencja w dokumentacji osobowej pracownika

W aktach osobowych pracownika powinna się znaleźć karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej. Co więcej, pracodawca musi zawrzeć tam informacje o ewentualnych wypłatach ekwiwalentu za używanie odzieży własnej lub samodzielne jej pranie i konserwację.

Zasady wyposażania pracowników powinny zostać jasno określone i spisane w regulaminie.

Dodatkowo pracodawca musi umieścić w dokumentacji pracowniczej rejestr prac, w których pracownik ma kontakt z materiałami biologicznie zakaźnymi, szkodliwymi czy chemicznymi.

Ewidencja wyposażenia pracownika w systemie HRappka

W systemie HRappka dodasz pracownikom przedmioty, które niezbędne są do wykonywania określonej pracy. Na profilu pracownika zaznaczysz, jakiego rodzaju jest to przedmiot (np. odzież, buty czy kask) i czy jest to potrącenie, czy zwrot. Jeżeli podczas pobierania przedmiotu pracownik powinien zapłacić kaucję to może ona zostać odliczona od jego wypłaty, a potem zwrócona. Dane te automatycznie pobierane są do rozliczeń pracowników (i pasków wynagrodzeń) i nie ma potrzeby pamiętania o nich.

W sekcji przedmioty możesz dodać nie tylko te związane z ochroną zdrowia, ale również zaliczkę na mieszkanie, paliwo, zaliczkę na podatek dochodowy, doładowanie telefonu czy wyrządzenie szkody.

W HRappce dostępna jest również opcja magazynów, w których skontrolujesz ilość dodawanych oraz zwracanych przedmiotów. W momencie przypisywania przedmiotu do pracownika automatycznie zmniejsza się liczba tych przedmiotów w magazynie. Przedmioty dodawać można również domyślnie – w zależności od typu umowy oraz klienta.

W programie kadrowo-płacowym HRappka przeprowadzisz proces zatrudnienia pracownika (podpisanie umowy), rozliczysz go (automatyczne generowanie list płac, paski wynagrodzeń, wysyłka wynagrodzeń), wygenerujesz deklaracje do ZUS/US/PPK i zalegalizujesz pracę cudzoziemców. Wprowadzisz również ewidencję czasu pracy (elektroniczne wnioski urlopowe), zarządzisz zakwaterowaniem pracowników (potrącenia za mieszkania przy rozliczeniu) oraz automatycznie zewidencjonujesz wydane pracownikom przedmioty.

Czytaj więcej:

• Jak wybrać system kadrowo-płacowy?
• E-zwolnienie lekarskie – wszystko, co musisz wiedzieć o e-ZLA
• Umowy cywilno prawne – rodzaje i różnice
• Jak liczyć 18 miesięcy pracy tymczasowej?

Zarządzanie procesami HR

• Moduł ERP (magazyny, przedmioty, transport)
• E-dokumentacja pracownicza
• Umowy i podpis elektroniczny
• Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
• Rozliczenia pracowników