HR Tech, czyli co możemy zdigitalizować w działach HR?

Rozwiązania HR Tech dostarczają cyfrowe narzędzia do obsługi kluczowych procesów HR. Dzięki nim zautomatyzować możemy procesy rekrutacji, onboardingu, rozwoju pracowników, a także wszystkie czynności związane z kadrowo-płacową obsługą pracowników.

Rozwój technologii w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi to szansa na ograniczenie żmudnych i czasochłonnych czynności w branży HR. Automatyzacja procesów HR pozwala pracownikom oraz pracodawcom na zajęcie się tym, co naprawdę ważne.

Cyfrowy HR to przyszłość wszystkich działów HR, niezależnie od wielkości organizacji. Warunkiem jest wybranie odpowiednich i dopasowanych narzędzi z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi.

Jakie procesy HR możemy zdigitalizować, czym różni się twardy HR i miękki HR i jak wybrać najlepsze narzędzie HR Tech?

Twardy HR

Twardy HR to przede wszystkim procesy związane z obsługą płacową pracowników, czyli tak zwany payroll. To również obsługa dokumentacji pracowniczej, teczek osobowych, przygotowanie i podpisywanie umów oraz innych dokumentów. Osoby działów kadr muszą pamiętać o terminowej wysyłce dokumentów i deklaracji do ZUS-u, czy Urzędu Skarbowego. Są również odpowiedzialne za naliczanie zaliczki na podatek dochodowy oraz obliczenie wysokości składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Jakie procesy HR w organizacji wchodzą w obszar twardego HR?

Dokumentacja pracownicza i umowy

Każdy pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia akt osobowych i dokumentacji pracowniczej. Wiąże się to wydrukiem (a często również podpisem) wielu dokumentów, które następnie trzeba przechowywać przez 10 lat w bezpiecznym miejscu. Łatwo można sobie wyobrazić, ile miejsca może zająć taka dokumentacja w dużej organizacji, która zatrudnia setki osób.

Najlepszą i najbezpieczniejszą alternatywą jest elektroniczna dokumentacja pracownicza, dzięki której dane i dokumenty wszystkich pracowników przechowywane są w jednym miejscu – chmurowym systemie HR. Co więcej, w HRappce dostępna jest opcja podpisu elektronicznego dokumentów, dzięki czemu nie ma potrzeby wydruku i wysyłki np. umowy z pracownikiem.

Legalizacja zatrudnienia cudzoziemców

Dokumentacja pracownicza w przypadku cudzoziemców jest jeszcze obszerniejsza, a co więcej wymagająca pilnowania dat i terminów wniosków. Zezwolenia na pobyt i pracę, konieczność wysyłki dokumentów na praca.gov.pl, to dodatkowe i czasochłonne obowiązki dla działów kadr.

Usprawnić i zdigitalizować ten proces mogą systemy informatyczne, takie jak HRappka, w której przeprowadzisz całe postępowanie związane z legalizacją zatrudnienia cudzoziemców. Wygenerujesz potrzebne dokumenty, wypełnisz wnioski, podpiszesz i automatycznie wyślesz je na praca.gov.pl. HRappka przypomni Ci również o upływających terminach ważności dokumentów legalizacyjnych.

Ewidencja czasu pracy i elektroniczne wnioski urlopowe

Planowanie grafików pracy (przy uwzględnieniu różnych systemów czasu pracy), planowanie zapotrzebowania na pracowników, rejestracja czasu pracy (RCP) przy pomocy różnych narzędzi – wszystkie te obszary obsłużyć może jeden system HR.

Co więcej, wprowadzenie do organizacji modułu elektronicznych wniosków urlopowych całkowicie zlikwiduje przepływ papierowej dokumentacji oraz znacząco usprawni i skróci czas na podjęcie decyzji o udzieleniu dni wolnych.

W jaki sposób? Pracownik w kilka sekund wyśle wniosek, a osoba odpowiedzialna natychmiast dostanie o tym powiadomienie. Akceptacja również zajmie kilka chwil – na podstawie łatwo dostępnego grafiku pracy, zarówno osoby zgłaszającej, jak i całego przedsiębiorstwa.

Rozliczenia pracowników

Posiadając w systemie powyższe dane (umowy pracowników, grafiki pracy, wnioski urlopowe), system obsługujący procesy HR z łatwością automatycznie rozliczy pracowników. Wdrożenie rozwiązania HR Tech w obszarze payroll oznacza koniec ręcznego rozliczania pracowników.

Systemy informatyczne z łatwością poradzą sobie z naliczeniem nadgodzin, wydłużonym okresem rozliczeniowym, premiami, potrąceniami i zwrotami. Co więcej może zaoferować system HR? Automatyczne generowanie list płac, elektroniczne paski wynagrodzeń, eksport paczek przelewów do banków oraz integracje z innymi programami księgowymi.

Automatyzacja rozliczania pracowników to nie tylko znaczna oszczędność czasu, ale przede wszystkim zniwelowanie ryzyka popełniania błędów, o które w przypadku rozliczeń nie jest trudno.

Raporty i analizy

Cyfrowy HR to nie tylko oszczędność czasu i finansów związana z możliwością szybkiej obsługi pracowniczej. To również wykorzystanie analityki do podsumowania i planowania pracy przedsiębiorstwa. Dzięki raportom zestawisz np. wynagrodzenia w wybranym okresie, koszty i przychody powiązane z klientami, nieopłacone faktury, czy planowane i zrealizowane przez pracowników godziny pracy.

mapa polskiego HR Tech

Mapa Polskiego HR Tech – Pracuj Ventures

Miękki HR

Czy digitalizowanie miękkiego HR-u nie wpłynie negatywnie na kontakty z kandydatami i pracownikami? Takie wątpliwości najczęściej pojawiają się podczas rozmów o cyfryzacji tego obszaru HR. Natomiast odpowiedź i rozwiązanie problemu jest naprawdę proste. Właściwe użycie odpowiednich narzędzi cyfrowych odciąży działy HR z potrzebnej, aczkolwiek powtarzalnej i uciążliwej pracy. Przepisywanie ogłoszeń, tworzenie nowych rekrutacji, wpisywanie kandydatów do bazy, pojedyncze wdrażanie nowych pracowników, ręczna obsługa szkoleń, czy papierowe oceny pracownicze – to wszystko można zautomatyzować. Zaoszczędzony czas przeznaczyć można na lepszy i bardziej wartościowy kontakt z drugą osobą.

Onboarding

Właściwe wdrożenie nowego pracownika do pracy to must have, jeżeli chcemy znacząco zmniejszyć ryzyko odejścia. Badania pokazują jasno, dobrze przeprowadzony onboarding pracowników zwiększa szansę utrzymania ich o 82% (Brandon Hall Group).

Rzeczywistość pokazuje jednak, że szczególnie w dużych organizacjach działy HR nie mają po prostu czasu na wdrażanie nowych osób. Najlepszym rozwiązaniem jest wtedy automatyzacja onbaordingu. Na dedykowanej platformie HR dodasz wiele procesów onboardingowych, dopasowanych do stanowiska oraz tych ogólnych (np. z informacjami o firmie i jej zwyczajach).

Co więcej, zdecydujesz czy mają być nadawane automatycznie po stworzeniu pracownikowi konta, wysyłane masowo oraz czy powinny kończyć się np. testem wiedzy.

Rekrutacja

Przeniesienie procesów rekrutacji do chmury to z jednej strony odciążenie rekruterów z powtarzalnych i monotonnych czynności, a z drugiej budowanie pozytywnych doświadczeń kandydatów i pracowników.

Jak to możliwe? Nietrudno wyobrazić sobie sytuację, w której rekruter musi wprowadzić do bazy kandydatów setki CV i trudno w takim wypadku wygospodarować czas na wysłanie np. podziękowania za udział w rekrutacji. System do rekrutacji nie tylko sam stworzy profile kandydatów, ale również pozwoli na szybkie wysłanie masowych, ale spersonalizowanych wiadomości do nich. To oszczędność czasu i sposób na budowanie pozytywnego Candidate Experience w jednym momencie.

Wykorzystanie systemu ATS (system do rekrutacji) to również większa szansa na skuteczne dotarcie do potencjalnych kandydatów. Multiposting, wtyczka do sourcingu na LinkedIn czy zakładka kariera, to tylko jedne z wielu możliwości HRappki.

Zarządzanie szkoleniami w organizacji

Automatyzacja obsługi szkoleń otwiera drzwi do efektywniejszego zarządzania rozwojem pracowników w organizacji. W jaki sposób?

Cyfrowy katalog szkoleń, w którym stworzysz bazę firm szkoleniowych, katalog i profil szkoleń oraz zaplanujesz różne terminy spotkań (w formule online lub offline) – uporządkuje kwestie związane z podnoszeniem kwalifikacji przez pracowników. Co więcej, możesz dać pracownikom możliwość samo zapisów na szkolenia oraz sprawdzić ich frekwencję.

Okresowe oceny pracownicze

Ocena okresowa pracownika nie powinna być momentem kontroli czy rozliczeń pracowników, a jedynie formą podsumowania postępów pracy i możliwości danego pracownika. Dzięki niej łatwiej podjąć decyzje o ewentualnych premiach lub zmianie obowiązków (odpowiednich do kompetencji danej osoby).

Oceny okresowe często składają się z dłuższych ankiet, wypełnianych przez wiele osób (np. samego pracownika, bezpośredniego przełożonego oraz pracodawcę). Dlatego łatwo wyobrazić sobie, ile papierowych dokumentów można wygenerować podczas jednego procesu.

Automatyzacja procesu ocen pracowniczych daje szerokie możliwości, np. szybkiego dostępu do ocen przeprowadzanych na przestrzeni lat. Dzięki temu dużo łatwiej jest przeprowadzić porównanie i ocenić ewentualny rozwój pracownika. Możliwość szybkiego analizowania i raportowania to kolejna zaleta digitalizacji tego miękkiego obszaru HR.

Jakie są najlepsze rozwiązania HR Tech? HRappka w raporcie HR Tech Changer 2023

W 2023 roku HRappka znalazła się wśród najnowocześniejszych rozwiązań HR w raporcie HR Tech Changer organizowanym przez Polskie Forum HR, reprezentując między innymi kategorie ATS i HR automation. 

Więcej o rozwiązaniu HRappki w raporcie przeczytasz tutaj

HRappka to najlepsze rozwiązanie HR Tech, ponieważ łączy w sobie wszystkie potrzebne obszary. To swojego rodzaju kombajn HR, w którym jednocześnie prowadzone są wszystkie procesy związane z cyklem życia i rozwoju pracownika w organizacji. Co więcej, HRappka to program przyjazny i intuicyjny, a jednocześnie dbający o najwyższe bezpieczeństwo Twoich danych.

Łączymy w sobie wszystkie powyższe procesy, jednak nie musisz korzystać ze wszystkich modułów. Dajemy całkowitą dowolność wykorzystania możliwości HRappki, od pojedynczych obszarów, po pełną obsługę pracowniczą w jednym miejscu.

Czytaj więcej

Zarządzanie procesami HR

  • Rekrutacja i onboarding
  • Legalizacja cudzoziemców
  • Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
  • Kadry i płace
TESTUJ BEZ OPŁAT
HR TECH

Autor:

zespół

Aleksandra Kozieł

Specjalista ds. Marketingu @ HRappka.pl

Psycholog i copywriter z zamiłowania. Uwielbia pracę z ludźmi i zabawę słowem. Interesuje się UX writingiem i chciałaby, aby treści w Internecie były bardziej dostępne dla osób z trudnościami.


Sztuczna inteligencja może efektywnie i wydajnie wspierać najważniejsze procesy HR. Zarządzanie kapitałem ludzkim to obszar, który może być zautomatyzowany, jednak z dużym wyczuciem i przy użyciu najlepszych narzędzi HR. System HR ma wspierać zarówno pracodawców, jak i pracowników oraz ułatwiać i przyspieszać pracę. Dzięki np. systemowi ATS łatwiej jest analizować i oceniać aktualny rynek pracy.