Lista płac wzór 2023 / 2024 wraz z omówieniem

Lista płac to dokument, który przedstawia zestawienie osób pracujących w danej organizacji oraz należne im wynagrodzenia. Dotyczy zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, zleceniobiorcy rozliczani są na podstawie rachunków. Nie ma konieczności sporządzania listy płac i nie ma jednego obowiązującego wzoru. Natomiast jest niezwykle pomocna podczas wypełniania rocznych deklaracji podatkowych oraz stanowi potwierdzenie naliczonego i wypłacanego wynagrodzenia.

Na jakiej podstawie tworzona jest lista płac?

Lista płac sporządzana jest na podstawie:

  • aktualnej umowy o pracę
  • ewidencji czasu pracy
  • listy obecności
  • informacji o ewentualnych dodatkach i premiach
  • oświadczenia PIT-2
  • informacji na temat tego, jakie są koszty uzyskania przychodów (KUP)
  • świadectwa pracy od poprzednich pracodawców

Darmowy wzór listy płac do pobrania

Pobierz dwa wzory listy płac – indywidualnej i zbiorczej

Na podany adres email wyślemy Ci wzór list płac obowiązujący od 1 stycznia 2023 r. w edytowalnym formacie .xls (excel / google sheets)

Jakie składniki powinna zawierać lista płac?

Nie ma jednego wzoru listy płac, a pracodawca może dodawać składniki, które według niego powinny znaleźć się na liście płac. Przykładowa indywidualna lista płac może zawierać takie informacje, jak:

  • dane pracodawcy
  • numer listy (ewentualnie nazwę listy płac)
  • okres, za jaki została sporządzona 
  • imię i nazwisko pracownika
  • wynagrodzenie zasadnicze brutto (za dany miesiąc)
  • wynagrodzenie netto w danym miesiącu
  • informacja o składnikach wynagrodzenia:
    • płaca podstawowa
    • zasiłki (chorobowe, opiekuńcze, macierzyńskie, świadczenia rehabilitacyjne)
    • dodatki (np. praca w nadgodzinach, w porze nocnej, za staż pracy)
    • premie, prowizje
    • ekwiwalent za urlop
    • odprawa
    • wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy
  • podstawa wymiaru składki ZUS 
  • odliczenia od dochodu:
    • kwota składek na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika (emerytalne, chorobowe, rentowe)
    • składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
  • składki na ubezpieczenie zdrowotne
  • podatek dochodowy:
    • podstawa naliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych
    • kwota wolna od podatku
    • !!! do 30.06.2022 – informacja o uldze dla klasy średniej (od 1 lipca 2022 r. ulga nie jest już stosowana już przy obliczaniu miesięcznych zaliczek) !!!
    • miesięczna zaliczka na podatek finansowana przez pracownika
    • należna zaliczka na podatek dochodowy do urzędu skarbowego
  • potrącenia i zwroty (np. za badania lekarskie, mieszkania, dodatki motywacyjne, potrącenia komornicze)
  • PPK pracownika
  • numery stron
  • data
  • podpisy osób sporządzających i akceptujących

Lista płac powinna zawierać przede wszystkim nazwę pracodawcy, okres którego dotyczy, datę wypłaty wynagrodzenia, podpisy, wszystkie składniki wynagrodzenia (np. naliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne, dane do podstawy wymiaru składek czy wysokości zaliczki na podatek).

Elektroniczna lista płac 2023

W programie kadrowo-płacowym HRappka w kilka minut rozliczysz pracowników oraz wygenerujesz liste płac (lista płac od 1 lipca została uaktualniona) i paski wynagrodzeń. W kalkulatorze wynagrodzeń zobaczysz wszystkie jego składki: m.in. wynagrodzenie brutto i netto, sprawdzisz jaka jest podstawa obliczenia podatku dochodowego, czy suma składek ubezpieczeń społecznych.

Program kadrowy to ogromna pomoc z zakresu rozliczania wynagrodzeń – w każdym momencie możesz sprawdzić informacje o należnym podatku dochodowym, odprowadzonej kwocie na ubezpieczenie chorobowe oraz fakt, czy danemu pracownikowi przysługiwał zasiłek chorobowy lub ulga podatkowa w wybranym okresie. Szybkie księgowanie listy płac pozwala na sprawne zestawienie kosztów całego przedsiębiorstwa.

W HRappce skorzystasz również z kalkulatora wynagrodzeń, w którym policzysz wysokość wynagrodzenia brutto i netto, dodasz dowolny typ umowy i składki na ubezpieczenia społeczne (np.emerytalna, chorobowa, czy składki na Fundusz Pracy).

Nasz program kadrowy daje również możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej, ewidencji czasu pracy oraz obsługi elektronicznych wniosków urlopowych.

Często zadawane pytania

Czy lista płac jest obowiązkowa?

Nie, obecnie obowiązujące prawo nie nakazuje sporządzania listy płac. Jednakże, jej sporządzenie jest znacznym uproszczeniem rozliczenia między pracodawcą, pracownikiem a organami publicznymi (ZUS, US). Usprawnia poprawne obliczenie wszelkich składek, podatków i kwoty, którą należy wypłacić pracownikowi.

Kiedy się sporządza listę płac?

Listę płac sporządza się podczas naliczania wynagrodzeń pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, przed wypłaceniem pracownikom wynagrodzenia. Należy ją sporządzić na tyle wcześnie, aby pracownicy otrzymali wynagrodzenie na czas. Lista płac najczęściej sporządza się co miesiąc.

Kto sporządza listę płac?

Sporządzenie listy płac spoczywa na pracodawcy. Najczęściej lista płac sporządzana jest przez pracownika kadrowego po stronie pracodawcy. 

Czy pracownik musi podpisać listę płac?

Nie, według obecnie obowiązującego prawa pracownik nie ma obowiązku podpisywania listy płac. Tworzenie listy płac spoczywa na pracodawcy i jest podstawą naliczenia wynagrodzenia pracownikom oraz wypłaty wynagrodzenia. Dobrze jednak, aby na liście płac widniał podpis osoby, która listę płac sporządziła.

Czy lista płac to dokument księgowy?

Tak, lista płac to nieobowiązkowy dokument księgowy i może stanowić podstawę do księgowania wynagrodzeń pracowniczych.

Jak udostępnić pracownikowi listę płac?

Pracodawca nie musi udostępniać pracownikom szczegółowych informacji o naliczonych mu wynagrodzeniach, jednak pracownicy mają prawo do wglądu do dokumentacji, na podstawie której pracodawca wyliczył kwotę do wypłaty.

Dobrą praktyką jest udostępnianie pracownikom tzn. pasków płacowych z naliczonych wynagrodzeń. W systemie HRappka, pasek płacowy może się pojawić na koncie pracownika automatycznie po wygenerowaniu listy płac (jeżeli wcześniej pracownikowi nadaliśmy odpowiednie uprawnienia).

Kiedy należy sporządzić korektę listy płac?

Korekta listy płac jest wymagana wtedy, gdy:

  • pracownik dostarczy zwolnienie lekarskie po wypłacie wynagrodzenia
  • nieobecność pracownika spowodowana długotrwałą chorobą lub rekonwalescencją trwa dłużej niż 30 dni
  • pracodawca błędnie naliczy wynagrodzenie pracownika 
  • nastąpi orzeczenie wypadku przy pracy już po wypłacie wynagrodzenia
  • zostanie przekroczona roczna podstawa wymiaru składek ZUS

Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Jak zautomatyzować tworzenie listy płac?

Systemy kadrowo płacowe pozwalają zautomatyzować proces naliczania wynagrodzeń i generowania listy płac. W HRappce, lista płac wygeneruje się automatycznie na podstawie rozliczenia pracownika. Taką listę sprawnie przekażesz mailowo do osób odpowiedzialnych za jej akceptację lub wydrukujesz. Przetestuj 14 dni bez opłat >>

Podgląd listy płac wygenerowanej w systemie HRappka

Podgląd listy płac wygenerowanej w systemie HRappka

Automatyzuj kadry i płace z HRappką!

  • Baza pracowników
  • Prowadzenie akt pracowników
  • Generowanie umów i dokumentów
  • Naliczanie wynagrodzeń
  • Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
  • Portal pracownika
TESTUJ BEZ OPŁAT
pobierz darmową listę płac wzór xls 2023 r

Lista płac tworzona jest dla przychodów ze stosunku pracy i potwierdza rozliczenie wynagrodzeń pracowników zatrudnianych w danej firmie. Najczęściej listę płac sporządza się raz w danym miesiącu. Jest podstawą do prawidłowego wypełnienia deklaracji podatkowej. Nie ma jednego obowiązującego wzoru, natomiast pracodawcy zazwyczaj umieszczają na liście płac takie informacje, jak: numer listy płac (ew. nazwę listy płac), wynagrodzenie zasadnicze brutto, wynagrodzenie netto, datę wypłaty wynagrodzenia, koszty uzyskania przychodu, podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne (składka zdrowotna), ubezpieczenia społeczne, informacje o podatku dochodowym, kwocie wolnej od podatku czy zaliczce na podatek dochodowy do urzędu skarbowego. Pobierz u nas przykładową liste płac w pliku Microsoft Excel! Przykładowa lista płac jest dostępna za równo w wersji zbiorowej jak i indywidualnej. Uwzględniona jest tam m.in. kolumna dotycząca wymiaru składek na ubezpieczenie, ubezpiecznie emerytalne, ubezpieczenie rentowe, zaliczki na podatek dochodowy, czy kolumny dotyczące przysługujących pracownikowi premii. Z naszym szablonem możesz sprawnie stworzyć listę płac.