Kontrola z Państwowej Inspekcji Pracy – jak się przygotować?

Ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy z 13 kwietnia 2017 roku jasno określa zasady przeprowadzania kontroli. Kontrolowanym oraz kontrolującym przysługują prawa, jak i obowiązki. Kontrola ma na celu sprawdzenie poziomu bezpieczeństwa i higieny pracy, przestrzegania prawa pracy oraz legalności zatrudnienia pracowników. Kontrolerzy zobowiązani są do sporządzenia dokumentacji, w której opisany powinien być cały proces inspekcji. Kontrola z Państwowej Inspekcji Pracy odbywa się w siedzibie przedsiębiorcy oraz w miejscach, gdzie przechowywana jest dokumentacja kadrowo-płacowa. W wyjątkowych sytuacjach kontroler może zaprosić pracodawcę do centrali PIP.

Kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy podlegają:

• wszyscy pracodawcy – zatrudniający pracowników na podstawie umowy o pracę, ale również w oparciu o umowy cywilnoprawne
• przedsiębiorcy, na których rzecz wykonywana jest praca przez osoby fizyczne
• osoby, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą

Co kontroluje PIP?

Państwowa Inspekcja Pracy kontroluje całą dokumentację pracowniczą, którą pracodawca zobowiązany jest prowadzić i określa stan faktyczny w zakresie przestrzegania prawa pracy. Bardzo często szczególnej uwadze traktowane są pisma związane z legalnością zatrudnienia, a szczególnie legalizacją zatrudnienia cudzoziemców. Inspektor ma prawo przejrzeć wszystkie teczki, dokumenty i zeszyty, o jakie poprosi. Wobec kontrolera z PIP nie ma ograniczeń związanych z RODO. Może również zajrzeć w każde miejsce w przedsiębiorstwie i nie można odmówić mu dostępu do żadnego pomieszczenia.

Inne kontrolowane obszary:

• akta osobowe pracowników
• ewidencja czasu pracy (a szczególnie nadgodziny, urlopy, praca w święta i niedziele)
• wynagrodzenia za pracę, premie i dodatki
• sposób zatrudnienia, szczególnie w przypadku obcokrajowców i osób młodocianych
• bezpieczeństwo pracy, sposób obchodzenia się z produktami niebezpiecznymi (czyli szeroko pojęte BHP pracy)
• sprawdzenie, czy wprowadzone zostały poprawki po ostatniej kontroli z PIP

Kontrolerowi należy zapewnić miejsce, w którym spokojnie może zapoznać się z dokumentacją i aktami osobowymi pracowników. Oprócz sprawdzenia dokumentacji papierowej lub elektronicznej, inspektor prawdopodobnie porozmawia z właścicielem firmy, ale również z pracownikami. Może prosić o potwierdzenie tożsamości osób pracujących oraz wydania oświadczenia w sprawie legalności zatrudnienia. Zapewnia wtedy o poufności rozmowy, ponieważ w raporcie nie wskazuje nigdy nazwisk pracowników oraz nie przytacza ich wypowiedzi.

>> Przetestuj bezpłatnie system kadrowo – płacowy

Na które sektory PIP zwraca szczególną uwagę?

Jednym z takich sektorów jest budownictwo, z uwagi na wysoki wskaźnik rejestrowanych wypadków przy pracy. Kontrole z PIP mają na celu ograniczenie zagrożeń poprzez przegląd dostępnych środków ochrony zbiorowej, ochrony indywidualnej (w tym odzieży i obuwia roboczego) oraz sprawdzenie kwalifikacji poszczególnych pracowników.

Innym obszarem szczególnie kontrolowanym przez PIP są zakłady, w których występuje wysoka skala zagrożeń czynnikami niebezpiecznymi, rakotwórczymi, mutagennymi i biologicznymi. Wszystkie te miejsca, w których pracownicy mogą narażać swoje zdrowie, szczególnie muszą przestrzegać zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

Inspektorzy sprawdzą również z większą dokładnością miejsca, w których w przeszłości wystąpiły wypadki przy pracy.

Zatrudnianie cudzoziemców

Szczególnej kontroli legalności zatrudnienia cudzoziemców podlegają te przedsiębiorstwa, które zatrudniają cudzoziemców:

• pracujących na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi
• pracujących na podstawie zezwolenia na pracę sezonową
• z krajów azjatyckich (np. Filipiny, Indie, Bangladesz i Nepal)

Inspektorzy sprawdzają, czy cudzoziemcy posiadają ważne dokumenty legalizujące pracę (zezwolenia na pracę, zezwolenia na pobyt, oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi) oraz w jaki sposób są traktowani przez pracodawców. Ponadto weryfikacji poddawane są okresy wykonywania pracy tymczasowej oraz na oświadczeniu. Sprawdzane są również zarobki osób z zagranicy, ponieważ nie mogą być one niższe niż osób z Polski, zatrudnionych na podobnym stanowisku (np. wysokość minimalnej stawki godzinowej).

Jak przygotować się do kontroli PIP?

Do sprawnego przeprowadzenia kontroli można się przygotować. Zawsze warto posiadać porządek w dokumentacji pracowniczej, na bieżąco uaktualniać ją i dbać o legalność zatrudnienia wszystkich pracowników. Należy pamiętać, że inspektorzy z PIP na pewno sprawdzą stopień przestrzegania przepisów dotyczących stosunku pracy. Jeżeli kontrola z PIP zapowie się wcześniej, to warto przygotować:

• akta osobowe wszystkich pracowników
• wszystkie zestawienia i obliczenia
• dokumentację technologiczną

Należy pamiętać, że inspektor z PIP ma prawo swobodnie poruszać się po całym przedsiębiorstwie, bez potrzeby okazywania przepustek (jeśli takie są wymagane). Może również prosić o wgląd we wszystkie dostępne dokumenty, takie jak: plany budowy, rysunki techniczne, dokumentacje techniczne, wyniki ekspertyz czy opinie wydane przez inne kontrolujące organy.

Należy również umożliwić mu dostęp do wszystkich maszyn, obiektów i urządzeń na obszarze firmy.

Kontrola zatrudnionych obcokrajowców

W przypadku cudzoziemców inspektorzy skupiają się głównie na kontroli legalności zatrudnienia. Pracodawca ma obowiązek posiadać i udzielić inspektorowi do wglądu: kopię dokumentu pobytowego obcokrajowca, kopię dokumentu legalizującego pracę oraz potwierdzenie zgłoszenia obcokrajowca do ZUS-u.

Czy Państwowa Inspekcja Pracy musi się zapowiadać?

Inspektorzy z PIP mają prawo przeprowadzić kontrolę w dowolny dzień, o każdej porze dnia. Nie mają obowiązku zapowiadania się (ale mogą), powinni jednak posiadać legitymację służbową oraz upoważnienie (wydane przez Głównego Inspektora Pracy lub Okręgowego Inspektora Pracy). Zawierać powinno ono informacje o przybliżonym czasie trwania inspekcji oraz jej zakresie. Przedsiębiorca nie może odmówić kontroli, ma jednak prawo wpuścić inspektora na teren przedsiębiorstwa dopiero po okazaniu legitymacji służbowej i upoważnienia.

Zakończenie kontroli PIP

Wizyta inspektora zakończyć się może w dwojaki sposób: notatką lub protokołem. Notatka sporządzana jest w przypadku, gdy inspektor nie stwierdzi problemów i uchybień. Pisze on wtedy informację o tym, jak wygląda praca w przedsiębiorstwie i podpisuje się.

W protokole natomiast kontroler szczegółowo opisuje, w których obszarach wystąpiły nieprawidłowości i w jakim wymiarze. Przedsiębiorca ma 7 dni, aby sprawdzić protokół, nanieść ewentualne uwagi i podpisać się pod nim.

W przypadku wystąpienia nieprawidłowości przedsiębiorca ma obowiązek zawiadomić PIP o sposobie realizacji wniosków pokontrolnych. Musi to zrobić w terminie określonym w protokole, ale nie dłuższym niż 30 dni po kontroli.

Kary, jakie nałożyć może PIP

Pracodawca, który zatrudnia pracowników bez umowy, naraża się na grzywny od 1 tysiąca do 30 tysięcy złotych. Jeżeli sytuacja się powtarza, to kary finansowe mogą być nawet pięciokrotnie wyższe.

W przypadku stwierdzenia naruszenia przepisów o legalności zatrudnienia, inspektor może powiadomić:

• ZUS (naruszenie przepisów o ubezpieczeniach społecznych)
• urząd kontroli skarbowej (naruszenie przepisów prawa podatkowego)
• policję lub straż graniczą (naruszenie przepisów związanych z zatrudnieniem cudzoziemców)

Kontrola z Państwowej Inspekcji Pracy w czasie pandemii

Państwowa Inspekcja Pracy zapowiedziała w 2021 r. przeprowadzenie 52 tysięcy kontroli. Oprócz standardowych do tej pory obszarów, które były kontrolowane, PIP koncentruje się na stopniu przestrzegania przepisów Tarcz Antykryzysowych. Pod lupą znajdą się te sytuacje, w których wymiar czasu pracy został obniżony, zmieniony został system czasu pracy na równoważny, czy też nastąpiła modyfikacja zasad udzielania urlopów. Czyli wszystkie te obszary, w których występuje podwyższone ryzyko nadużyć są wnikliwie badane przez inspektorów.

Większy nacisk kładziony jest na bezpieczeństwo i higienę pracy, które związane są z COVID-19. Inspektorzy sprawdzający, czy w zakładach pracy przestrzegany jest reżim sanitarny oraz czy pracownicy mają bezpłatny dostęp do środków chroniących przed rozprzestrzenianiem się wirusa.

Zmienił się również sposób przeprowadzania kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Do standardowych możliwości – inspekcji w miejscu pracy lub w siedzibie PIP dodano możliwość kontroli zdalnej i hybrydowej, przeprowadzanej przy pomocy środków komunikacji elektronicznej. Przedsiębiorca musi jednak wyrazić zgodę na taki rodzaj wizytacji.

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy w 2023 roku

W ramach trzyletniego planu działania (na lata 2022-2024), w 2023 roku PIP planuje zwiększyć kontrole do 60 tysięcy.

Kontrola PIP skupi się na:

• inspekcji sektora budowlanego
• opracowaniu strategii nadzoru zagrożeń czynnikami chemicznymi w miejscu pracy
• miejscach pracy, w których występuje wysokie ryzyko wypadkowości i stwierdzony wcześniej niedostateczny poziom bezpieczeństwa pracy
• sprawdzaniu legalności zatrudnienia, szczególnie obywateli krajów trzecich (mi.in obywateli Ukrainy)
• weryfikowaniu przestrzegania zakazu handlu w niedzielę
• weryfikacji czasu pracy pracowników, wypłaty wynagrodzeń i innych świadczeń
• inspektorzy PIP sprawdzą również czy w przedsiębiorstwach przestrzegany jest zakaz zawierania umów cywilnoprawnych, w przypadku gdy wykonywana praca wskazuje na istnienie stosunku pracy

E-dokumentacja w systemie HRappka a kontrola PIP

Program kadrowo-płacowy w chmurze to nie tylko oszczędność czasu i usprawnienie komunikacji w całej organizacji. W przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy pracodawca oraz dział kadr mają natychmiastowy wgląda w całą dokumentację pracowniczą, ewidencję czasu pracy, wnioski urlopowe oraz wszystkie dokumenty legalizacyjne.

System HRappka przypomina o upływie ważności dokumentów związanych z legalizacją zatrudnienia oraz innych ważnych dokumentów (jak badania lekarskie lub szkolenia BHP), co minimalizuje ryzyko uchybień i kar finansowych.

System kadrowo-płacowym HRappka umożliwia również automatyczne generowanie zestawień i raportów dla księgowości czy związanych z czasem pracy pracowników. To duża zaleta, nie tylko, gdy przeprowadzana jest kontrola z Państwowej Inspekcji Pracy.

Czytaj więcej:

• Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?
• Świadectwo pracy – wzór i najważniejsze informacje
• Jak wybrać system kadrowo-płacowy?
• Umowy cywilnoprawne – rodzaje i różnice

źródło: www.pip.gov.pl

Zarządzanie procesami HR

• Przejrzyste profile pracowników
• Generowanie umów i dokumentów
• Ewidencja czasu pracy
• Elektroniczne wnioski urlopowe
• Rozliczanie pracowników