Podziękowanie za udział w rekrutacji – wzór

Spersonalizowane wiadomości do kandydatów, czy to informujące o przebiegu procesu rekrutacji, czy też o zakończeniu go, cieszą się coraz większą popularnością. Nie bez powodu. Poinformowanie kandydata o statusie jego aplikacji to miły gest, który sprawia, że osoba aplikująca nie czuje się zlekceważona. Wie, ile oczekiwać będzie na decyzję i dlaczego akurat taka została podjęta. Przekłada się to na pozytywne Candidate experience, a więc coś, o co pracodawcy powinni zabiegać i podnosić.

Jednak nie wszyscy rekruterzy decydują się na taki gest. Dlaczego? Jakie są korzyści z podziękowania za udział w rekrutacji? Dlaczego brak informacji zwrotnej może zniechęcić konkretnego kandydata do ponownego aplikowania do tej samej firmy? Zapraszamy do lektury oraz pobrania bezpłatnych wzorów informacji zwrotnych dla kandydatów.

>> Przetestuj bezpłatnie system do rekrutacji

Czy i jak podziękować kandydatowi za udział w rekrutacji?

Zdecydowanie warto zainwestować czas w wysłanie kandydatowi informacji zwrotnej (na każdym etapie procesu rekrutacji). Po pierwsze, będzie wiedział on jak planować sobie inne procesy rekrutacyjne, a po drugie dzięki temu z większym prawdopodobieństwem wyrobi sobie pozytywną opinię o firmie. Dlaczego to takie ważne? Otóż kandydaci chętnie dzielą się swoimi spostrzeżeniami z rodziną, przyjaciółmi oraz osobami w Internecie. Duża ilość negatywnych opinii może pracodawcy zaszkodzić, co w efekcie zmniejszy szansę na znalezienie wartościowych pracowników w następnych procesach rekrutacyjnych.

Natomiast zadowoleni kandydaci z dużym prawdopodobieństwem będą polecać tą lub następną rekrutację. A któż nie chciałby mieć szerokiego wyboru podczas poszukiwań nowych pracowników?

Dlaczego rekruterzy często nie wysyłają podziękowań za udział w rekrutacji? Najczęściej powód jest bardzo prosty – z braku czasu. Praca rekrutera i tak wiąże się z przeglądaniem i prowadzeniem dokumentacji, dlatego mało kto ma czas na tworzenie krótkich i spersonalizowanych notek dla wszystkich aplikujących na dane stanowisko.

Z pomocą przychodzą systemy ATS, w których za sprawą jednego kliknięcia można wysłać wiadomość do wielu kandydatów, na każdym etapie rekrutacji. Autorespondery cieszą się dużą popularnością wśród użytkowników systemów do rekrutacji. Przy relatywnie małym wysiłku można wypracować pozytywne i szerokie Candidate Experience.

Pobierz darmową paczkę – informacja zwrotna dla kandydatów

Na podany adres email wyślemy Ci bezpłatną paczkę wzorów informacji zwrotnej wysyłanej kandydatom w procesie rekrutacji.

Jakie wiadomości najczęściej są wysyłane do kandydatów?

Odpowiedź po wysłaniu aplikacji

Kandydat wypełnia formularz aplikacyjny, załącza swoje CV, niekiedy list motywacyjny. Klika wyślij i … nic się nie dzieje. Prawdopodobnie zastanowi się, czy wiadomość została dostarczona. Nie ma pewności, jak będzie wyglądać proces rekrutacji oraz kiedy (i czy) może spodziewać się odpowiedzi.

Naprawdę małym wysiłkiem można zapobiec takiej sytuacji. Wystarczy stworzyć wiadomość z podziękowaniem za odpowiedź na ofertę pracy, a jeszcze lepiej, poinformować o następnych krokach.

Pobierz wzór podziękowania za udział w rekrutacji

Poinformowanie o przejściu do kolejnego etapu rekrutacji

Jaki poinformować kandydata o przejściu do następnego etapu rekrutacji, tak aby otrzymał wszystkie najważniejsze informacje? Jasna i klarowna wiadomość zmniejszy ilość dodatkowych zapytań od osób, które zaprosiliśmy do następnych etapów.

Jakie informacje powinny znaleźć się w takiej wiadomości?

• o przejściu do następnego etapu rekrutacji

• jak wyglądać będzie następny etap (rozmowa kwalifikacyjna, test, ćwiczenie) i cały proces rekrutacji (np. informacja o tym, że kandydat zostanie poinformowany o zakończeniu rekrutacji)

• czy należy przygotować coś istotnego (dokumenty, certyfikaty)

• data, godzina i miejsce spotkania

Dodatkowo warto dać znać kandydatowi, jak długo będzie trwało spotkanie i kto będzie w nim uczestniczyć. Ciekawą praktyką jest zamieszczenie krótkiej informacji o organizacji (np. filmik czy link do Instagrama).

Pobierz wzór poinformowania o przejściu do następnego etapu rekrutacji

Poinformowanie kandydata o nieprzyjęciu do pracy

Na forach internetowych można spotkać wiele negatywnych opinii związanych z procesami rekrutacyjnymi. Spora część dotyczy braku odpowiedzi i kontaktu po wysłaniu aplikacji, albo co gorsza, po pierwszych i następnych rozmowach.

Kandydaci w takiej sytuacji czują się zlekceważeni. Nie wiedzą “na czym stoją" i niejednokrotnie blokują sobie inne szanse na podjęcie rozmów o pracę. Co więcej, nie są świadomi dlaczego ich kandydatura została odrzucona i w jakich obszarach mogliby podnieść swoje kwalifikacje.

Jak napisać podziękowanie za udział w rekrutacji?

Nie czekaj

Informację zwrotną powinniśmy przekazać jak najszybciej. Jak tylko decyzja o odrzuceniu zostanie podjęta, skontaktuj się z kandydatem telefonicznie, bądź mailowo. Na feedback po rozmowie kwalifikacyjnej kandydat nie powinien czekać dłużej niż dwa tygodnie.

Indywidualizuj

Spraw, żeby kandydat nie poczuł, że dostał wiadomość “do wielu". Dedykowany system ATS pozwoli Ci na automatyczne wstawienie danych kandydatów, co zajmie Ci sekundę, a kandydaci otrzymają spersonalizowane informacje zwrotne.

Podziękuj

Bez względu na wynik rozmowy kwalifikacyjnej i całej rekrutacji, swoją wiadomość zacznij od podziękowań. Kandydaci aplikujący na dane stanowisko poświęcają swój czas i zaangażowanie. Szczególnie w przypadku, gdy kandydat został odrzucony na końcowym etapie. Miłym gestem jest podziękowanie za udział oraz życzenie powodzenia w dalszym poszukiwaniu pracy.

Poinformuj i uzasadnij

Następnie powiedz kandydatowi o tym, że został odrzucony. Konstruktywny feedback jest bardzo ważny. Szczerze i konkretnie powiedz, dlaczego została podjęta taka decyzja. Pamiętaj o tym, żeby oceniać nie człowieka, tylko konkretne umiejętności wymagane na stanowisku.

Zachęć do rozwoju

Otrzymanie informacji zwrotnej to dobry punkt wyjścia do pracy nad sobą i rozwoju. Powiedz kandydatowi o tym, że umiejętności można nabywać i rozwijać. Umiejętne przekazywanie informacji o negatywnej decyzji może stać się motywacją do rozwoju. W informacji zwrotnej zawrzyj mocne strony kandydata oraz obszary, które powinien poprawić. Zdarzają się sytuacje, w których kandydaci wracali ponownie do rekrutacji w tej samej organizacji, po poprawieniu i udoskonaleniu wspomnianych obszarów. Warto zaprosić kandydata do wzięcia udziału w kolejnych rekrutacjach.

Bądź profesjonalny

To, czego obawiają się rekruterzy podczas udzielania informacji zwrotnej to brak zrozumienia ze strony kandydata. W sytuacji, gdy mają miejsce nieuprzejme reakcje, warto zachować pełen profesjonalizm i dystans. Udział w procesie rekrutacyjnym często jest dla kandydatów stresującym doświadczeniem. Pamiętaj, że pomimo odrzucenia kandydatury, dobrze potraktowany kandydat w dłuższej perspektywie będzie pozytywnie oceniać cały proces rekrutacyjny.

Podziękowanie za udział w rekrutacji – wzór

Jakie informacje powinny znaleźć się w takiej wiadomości?

• podziękowanie za udział w procesie rekrutacji w naszej firmie
• poinformowanie o podjęciu decyzji o zatrudnieniu innej osoby (“z przykrością informuję“)
• wyszczególnienie obszarów, które wymagają poprawy (na dane stanowisko), a które są mocnymi stronami kandydata
• zaproszenie do udziału w przyszłych procesach rekrutacyjnych prowadzonych przez naszą firmę “mamy nadzieję, że spotkamy się podczas przyszłych procesów rekrutacyjnych…"
• pożegnanie i zakończenie “życzymy powodzenia…"

Pobierz wzór informacji zwrotnej o negatywnym wyniku rozmowy rekrutacyjnej

Automatyzacja wysyłki wiadomości do kandydatów, po procesie rekrutacyjnym

W systemie ATS HRappka dodasz własne szablony wiadomości do kandydatów i automatycznie wyślesz je do kandydatów, po zmianie statusu w systemie.

Autorespondery oszczędzają czas rekruterów, a przy tym budują pozytywne Candidate experience pracodawcy na rynku pracy. Inwestycja w system do rekrutacji, to nie tylko oszczędność czasu i finansów, ale również usprawnienie przepływu informacji w organizacji i poprawa komunikacji wewnętrznej.

Dowiedz się więcej

• Jak wybrać najlepszy system ATS?

• Metody rekrutacji pracowników

• Metody rekrutacji pracowników

Zarządzanie procesami HR

• Rekrutacja i onboarding
• Legalizacja cudzoziemców
• Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
• Kadry i płace