Jak dobrze zorganizować obieg wniosków urlopowych?
Wnioski urlopowe to jedne z najczęściej wystawianych dokumentów kadrowych w firmie. Warto zatem, w przemyślany sposób zorganizować obieg dokumentów, tak by w jak największym stopniu zautomatyzować pracę działu HR w Twojej firmie.
Ostatnich kilka lat, to czas dynamicznej cyfryzacji wielu procesów HR. Początkowo trudne do zrealizowania czynności, okazały się nie tak skomplikowane, a co więcej – potrzebne i pożądane. Wiele przedsiębiorstw zdecydowało się na elektroniczny obieg dokumentów kadrowych, szczególnie gdy praca zdalna stała się powszechna.
Przy pomocy odpowiedniego narzędzia można znacząco usprawnić pracę działów kadr, zaoszczędzić czas oraz pieniądze. Dokumentacja papierowa nie zajmuje już niepotrzebnego miejsca w biurze, a proces akceptacji wniosków urlopowych skrócił się do minimum.
Jak powinien wyglądać dobrze zaprojektowany proces obiegu wniosków urlopowych? Czym są elektroniczne wnioski urlopowe?
Zagadnienia poruszane w artykule:
Obieg wniosku urlopowego – jak wyglądało to do tej pory?
Najczęściej wykorzystywany model obiegu wniosku urlopowego w większości przedsiębiorstw to:
-
wypełnienie wniosku przez pracownika
-
przesłanie go do akceptacji przełożonego
-
następnie przekazanie go do działu kadr i płac w celu archiwizacji
W firmach o rozbudowanych strukturach bardzo często oprócz bezpośredniego przełożonego, dochodzi jeszcze jeden krok – akceptacja kierownika działu. Cały proces zajmuje czas – od momentu wypełnienia wniosku (a niekiedy również wydruku), po wysyłkę lub osobiste wizyty w działach kadr i oczekiwanie na decyzję.
Ma to znaczący wpływ na funkcjonowanie całej firmy, spowolnienie innych procesów i mniejszą efektywność w zarządzaniu ewidencją czasu pracy.
Ścieżki akceptacji wniosków urlopowych w systemie HRappka
Dzięki wnioskom urlopowym online proces akceptacji podania o urlop trwa kilka sekund. Jak to możliwe?
Wniosek o urlop – Portal pracowniczy
Zaczynamy! Pracownik zdecydował, że wybiera się na urlop lub potrzebuje wziąć dzień wolny. Gdzie najwygodniej go zgłosić? Oczywiście na portalu pracowniczym. Dzięki portalowi pracowniczemu pracownik ma możliwość utworzenia elektronicznego wniosku urlopowego lub zgłoszenie dowolnej nieobecności z poziomu swojego konta. Ma dostęp do swojego kalendarza pracy, gdzie może sprawdzić wszystkie swoje nieobecności, czas pracy oraz dostępny urlop wypoczynkowy.
Co więcej, pracownik może przejrzeć wszystkie swoje zgłoszenia oraz sprawdzić ich status (oczekuje na decyzję, zaakceptowany lub odrzucony).
Dzięki temu, że cały system HRappka działa w chmurze, pracownik ma dostęp do swoich danych z każdego miejsca w dowolnym momencie. Wystarczy dostęp do Internetu.
Jakie przykładowe nieobecności pracownik może dodać w systemie?
-
Urlop wypoczynkowy płatny
-
Urlop wypoczynkowy na żądanie
-
Urlop bezpłatny
-
Urlop dodatkowy z uwagi na niepełnosprawność
-
Urlop szkoleniowy
-
Opieka nad dzieckiem do lat 14
-
Turnus rehabilitacyjny
To pracodawca lub administrator decyduje, jakie rodzaje urlopów pracownik widzi na swoim koncie.
Szybka akceptacja wniosków urlopowych online
Pracodawca lub administrator decyduje o tym, kto ma otrzymać wniosek urlopowy, a kto będzie osobą decyzyjną. Jak wygląda to w praktyce?
Godziny pracy oraz urlop wypoczynkowy może akceptować przełożony, a dział kadr otrzymuje informację o zgłoszeniu. Natomiast chorobowe oraz urlopy macierzyńskie akceptują działy kadry, ale przełożony otrzymuje informacje o zgłoszeniu. Istnieje również możliwość stworzenia wielu etapów akceptacji oraz informacji. Ilość kroków w ścieżce jest nieograniczona. Jeżeli nie chcemy tworzyć ścieżki akceptacji wniosków urlopowych, wszystkie decyzje podejmować będzie po prostu administrator firmy.
Informacja o wniosku urlopowym
Po zgłoszeniu chęci wzięcia dni wolnych przez pracownika, wyznaczona osoba/dział otrzymuje elektroniczny wniosek urlopowy (e-mail z informacją o nowym elektronicznym wniosku urlopowym). Otrzymuje możliwość jego akceptacji, bezpośrednio z poziomu e-maila lub poprzez system do zarządzania urlopami.
Jak podjąć decyzję?
Bardzo przydatnym narzędziem dla osób zarządzających urlopami jest kalendarz urlopów dla całej firmy. Dzięki niemu możemy sprawdzić wszystkie zaplanowane przez pracowników urlopy oraz wnioski urlopowe. W zależności od potrzeb możemy filtrować dane, np. po Kliencie, dziale, czy pracowniku.
Kalendarz urlopów pokazuje całościowy obraz urlopów w firmie. Dzięki temu możesz przeanalizować sytuacje w firmie i zdecydować czy możesz udzielić pracownikowi urlopu.
Sprawny obieg wniosków urlopowych w HRappce
Wszystkie elektroniczne wnioski są dostępne w programie do zarządzania urlopami i obiegu dokumentów kadrowych. Dzięki temu ewidencja czasu pracy pracowników jest prowadzona w sposób dokładny i ustandaryzowany. Jest to bardzo istotne również w przypadku wszelkich kontroli wniosków przez PIP.
Podsumowując, oprogramowanie pozwalające na automatyzację obiegu wniosków urlopowych usprawni funkcjonowanie firmy. Poprawi komfort pracy działu HR, a także pracowników zgłaszających wniosek. Wybierając program do swojej firmy, zwróć uwagę, czy posiada kluczowe dla Ciebie funkcjonalności. Chcesz dowiedzieć się więcej o programie do zarządzania urlopami? Zapraszamy do darmowego okresu testowego w HRappce!
Wniosek o urlop w systemie HRappka
Elektroniczne wnioski urlopowe
- Kalendarz urlopowy
- Informacje o dostępnym urlopie
- Obliczanie wymiaru urlopu
- Sprawna akceptacja wniosków urlopowych
Elektroniczne wnioski urlopowe to ogromne wsparcie, które otrzymać może dział kadr. Składanie wniosku oraz informowanie pracowników odbywa się w prosty i intuicyjny sposób – przy pomocy programu do zarządzania urlopami. Pracodawca czy dział HR ma podgląd do zestawienia urlopów w firmie oraz do grafiku danego pracownika.
