Onboarding – TOP 9 dobrych praktyk

Coraz częściej mówi się o takim pojęciu jak onboarding nowego pracownika. Onboarding wiąże się z zatrudnieniem nowego członka zespołu. Są to działania, których celem jest wprowadzenie tej osoby w najważniejsze zagadnienia dotyczące działalności firmy. Onboarding polega na przekazaniu wiedzy i umiejętności, które pozwolą nowemu pracownikowi zintegrować się i zaaklimatyzować się z firmą. W tym artykule przedstawiamy top 9 dobrych praktyk onboardingowych.

1. Skontaktuj się z pracownikiem przed pierwszym dniem pracy

Onboarding pracownika zaczyna się jeszcze przed przyjściem pracownika do firmy. Ważne jest, aby skontaktować się z pracownikiem jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Można to zrobić wysyłając maila do pracownika, gdzie zamieścisz informację o tym, gdzie i o której odbędzie się spotkanie oraz podstawowe informacje o pierwszym dniu. Można tam dodać informacje, kto będzie odpowiedzialny za wdrożenie tego pracownika. W ten sposób pracownik będzie bardziej przygotowany i otwarty na przyjście do firmy. Oprócz tego, warto poinformować członków zespołu o przyjściu nowej osoby. 

2. Podręcznik wdrożeniowy

Podczas planowania wdrożenia nowego pracownika warto uwzględnić przygotowanie podręcznika dla nowego pracownika. Może on zawierać kluczowe informacje na temat firmy, norm oraz zasad. Kiedy wręczysz pracownikowi taki podręcznik, to na pewno pozytywnie wpłynie to na jego employee experience. Zgodnie z trendami na rynku pracy, materiały wdrożeniowe warto przygotować w wersji online. Tutaj pomocne są dedykowane systemy HR posiadające funkcję onboardingu. Przeczytaj do końca, aby poznać, jak system usprawni proces wdrożenia nowego pracownika w Twojej firmie.

3. Onboarding – czy jest potrzebna prezentacja?

Nowo zatrudniona osoba będzie musiała w krótkim czasie poznać wiele informacji. Dlatego warto zadbać o to, żeby informacje te były przekazane w sposób ciekawy i angażujący. Można to zrobić poprzez multimedialne materiały szkoleniowe. Warto przygotować prezentację, w której w ciekawy sposób zostaną przekazane informację o firmie, strukturze, wartościach itd. Następnie, kiedy pracownik zapozna się z prezentacją, można zweryfikować jego wiedzę, na przykład poprzez wysłanie mu testu wiedzy. Proces ten można zautomatyzować. Jak to zrobić? W systemie HR, który posiada funkcję onboardingu. 

4. Oprowadzenie po firmie

Pierwszego dnia warto pokazać pracownikowi biuro, pokazać ważne pomieszczenia. Jeśli biuro jest duże, to do materiałów wdrożeniowych można dołączyć też mapkę, która prezentuje przestrzeń biurową. Oprowadzając pracownika po firmie, przedstaw go pozostałym pracownikom organizacji oraz powiedz kilka słów o tym, czym będzie zajmować się w firmie. 

5. Przygotowanie stanowiska pracy

Przygotuj stanowisko pracy dla nowego pracownika jeszcze przed jego przyjściem. Zadbaj o to, żeby miał dostęp do niezbędnych narzędzi w pracy – komputer, biurko, telefon itd. Warto też nadać dostęp do skrzynki firmowej oraz komunikatorów. Jeśli chcesz zbudować pozytywne employee experience, to należy unikać takich sytuacji, kiedy stanowisko pracy dla pracownika nie będzie przygotowane. Z dużym prawdopodobieństwem, nowy pracownik odbierze to jako brak szacunku oraz brak odpowiedzialności pracowników firmy. 

6. Welcome pack

Czym jest welcome pack i jaka jest jego rola? Welcome pack to inaczej zestaw powitalny. Jest dobrą praktyką podczas onboardingu pracownika. Taki zestaw zazwyczaj składa się z różnych gadżetów firmowych, np. długopis, notes, kubek, plecak. Jest to miły gest, dzięki któremu pracownik poczuje się doceniony, co później przełoży się na pozytywne employee experience. Welcome pack możesz wręczyć nowemu pracownikowi bezpośrednio w chwili jego przyjścia do firmy lub jako miłą niespodziankę podczas pokazania mu jego miejsca pracy. 

7. Wspólny lunch

To jest bardzo dobra praktyka wdrożenia nowego pracownika. Dlaczego? Bo w luźniej atmosferze może szybko zintegrować się z pozostałymi członkami zespołu. Niewymuszona atmosfera sprzyja temu, że nowa osoba poczuje się bezpiecznie i będzie otwarta, aby dzielić się informacją i zadawać pytania innym członkom zespołu.

8. Osoba odpowiedzialna za wdrożenie 

Pozytywnie na proces wdrożenia nowego pracownika wpłynie wybranie jednej osoby, która będzie odpowiedzialna za jego wdrożenie. Warto też poinformować pracownika o tym, kto będzie taką osobą, żeby wiedział, do kogo kierować pytania. Wspominaliśmy o tym w punkcie 1. Jest to pozytywnie  postrzegane przez pracownika, jeśli informację o “mentorze" zamieścisz w mailu jeszcze przed przyjściem pracownika do firmy. Osoba wdrażająca (tzn. “Welcome buddy") jest odpowiedzialna za pierwsze kroki nowego pracownika oraz monitoruje przebieg wdrożenia. Proces monitoringu postępu nowego pracownika również można zautomatyzować w systemie HR. W ten sposób, osoba odpowiedzialna za onboarding nie będzie wyłączona z ogólnych procesów w firmie oraz swoich obowiązków, ponieważ system automatycznie sprawdza postępy nowej osoby i informuję o tym osoby odpowiedzialne. 

9. Zapytaj o informację zwrotną

Świeżo zatrudniony pracownik to źródło cennej wiedzy na temat candidate i employee experience w Twojej firmie. Zapytaj o feedback odnośnie procesu rekrutacji i onboardingu. Dzięki temu nowy pracownik poczuje się doceniony, a Ty będziesz mógł polepszyć działania CX w firmie.

Sprawdź: Candidate experience – jakich błędów unikać? 

Jakie praktyki onboardingowe stosujesz w swojej firmie? Podziel się w komentarzu.