Onboarding online – 6 praktycznych sposobów

Onboarding online dla większości firm wydawał się czymś odległym i zbędnym. Dlatego organizacje stawiały na tradycyjny schemat procesu onboardingu dla nowego pracownika. Standardowe odwiedzenie pracy przez nową osobę, zapoznanie się z zespołem, przyzwyczajenie się do nowego miejsca pracy w biurze, gdzie czeka na nas sprzęt, wydawało się nieodłącznym elementem onboardingu. Jednak sytuacja związana z wirusem COVID – 19, zmusiła pracodawców do wprowadzenia pracy zdalnej. Część organizacji postanowiła już nie wracać do tradycyjnego systemu pracy. Praca okazała się równie dobrze efektywna i wygodniejsza dla pracownika online.

Dlaczego onboarding online jest ważny dla nowych pracowników?

Wdrożenie nowego pracownika do firmy jest nieodłącznym elementem czynności, które powinna wykonać organizacja. Zdalny onboarding opiera się na wielu płaszczyznach – pracownik od pierwszych dni dowiaduje się z jakimi obowiązkami, przyjdzie mu się zmierzyć i co należy do jego zadań. Wdrożenie pracownika opiera się także na poznaniu kultury organizacyjnej. Nowe osoby muszą się dowiedzieć, jakie są zwyczaje, wartości i cele firmy. Wszystkie wykonane czynności związane z onboardingiem, wpłynie na samopoczucie pracownika i opinie na temat naszej firmy.

Pominięcie procesu onboardingu nie powinno się zdarzyć w żadnej organizacji. Może przynieść to bardzo przykre konsekwencje firmie i nowemu pracownikowi. Jeśli pracownik nie będzie miał  informacji na temat podstawowych zasad obowiązków, czy działania narzędzi, prawdopodobnie spowoduje nagły wzrost stresu i niezadowolenia osoby. Często prowadzi to do odejścia osoby i pokazania firmy w bardzo niekorzystnym świetle.

Onboarding online dla nowego pracownika

Większość procesów firmy zostało wprowadzone w tryb online. Onboarding, ze względu na pracę zdalną, dynamicznie zmienił proces wdrożenia nowego pracownika. Podstawowa baza wiedzy została przeniesiona w świat internetu. Zdalny proces onboardingu początkowo nie był łatwy. Firmy stopniowy uczyły się systemu wdrożenia i systematycznie wprowadzały korekty w swoich działaniach.

Obecnie dalej jest wiele firm, które są na początku drogi i dopiero zaczynają działać zdalnie. W tym przypadku osoby wprowadzające pracę online mają łatwiej, ponieważ mają dostęp do większej bazy wiedzy i miały możliwość poznać osoby, które już od dłuższego czasu nie wracają do biura.

Jak należy po udanym procesie rekrutacji, przeprowadzić zdalny onboarding? Co zrobić, żeby nowy pracownik wraz z rozpoczęciem pracy, dobrze czuł się w naszej firmie? W tym artykule przedstawię 6 praktycznych działań dotyczących onboardingu online.

Onboarding online – plan działania

Każdy wdrożenie jest wyzwaniem. Przy zdalnym onboardingu może początkowo wydawać się to trudne. Istotne jest ustalenie planu działania, według którego nowi pracownicy będą wprowadzani w onboarding. Poniżej przedstawiam kilka ważnych aspektów, na które należy zwrócić uwagę podczas procesu wdrożenia online.

Dodatkowe czynniki zdalnego onboardingu:

  • Dobra komunikacja. W trakcie rozmów z nową osobą często komunikujemy się poprzez maila lub za pomocą innych narzędzi. Warto zadbać o to, żeby nowy pracownik na pewno zrozumiał nasz komunikat – starajmy się jak najwięcej rozmawiać – nie pisać. Łatwiej będzie odczytać, czy przekazane informacje są jasne dla pracownika.
  • Zaplanuj wcześniej wszelkie szkolenia, niezbędne nowemu pracownikowi. Pomoże to szybciej rozwinąć skrzydła nowej osobie.
  • Pomyśl, w jaki sposób wprowadzić nowych pracowników do zespołu.
  • Staraj się dbać o feedback na bieżąco – pomoże to usprawnić proces onboardingu i zwiększyć jego efektywność.
  • Zastanów się nad osobami, które będą odpowiadać za pracownika podczas wdrożenia.
  • Zadbaj o niezbędne narzędzia dla pracownika, jeszcze przed rozpoczęciem pracy – ważna jest wysyłka sprzętu na czas oraz dostęp do narzędzi.
  • Przemyśl, w jaki sposób zintegrować pracownika z zespołem. przypadku pracy zdalnej może okazać się to trudniejsze, a jeśli masz z tym problemy, warto o tym porozmawiać z resztą zespołu. Jest duża szansa, że razem wymyślicie coś ciekawszego i pozwoli to zwiększyć zgranie zespołu.
  • Zaplanuj maila, w którym poinformujesz pracownika o narzędziach, i strukturze firmy i nie zapomnij o załączeniu osób związanych z procesem onboardingu, żeby nowy pracownik miał świadomość do kogo może się zwrócić z określonym problemem.

Baza wiedzy pracownika online

Pierwsze dni pracy stanowią ogromne wyzwanie i warto by było jak najbardziej ułatwić ten okres. Dobrą inicjatywą może okazać się stworzenie bazy wiedzy dla pracownika. W takim miejscu możemy umieścić wszystkie niezbędne informacje, z którymi pracownik może bez problemu się zapoznać. Mogą być to prezentacje wdrożeniowe, informacje na temat produktów w firmie, narzędzia, z których korzysta zespół lub wzory dokumentów, czy umów i wiele innych. Każda firma działa według własnych zasad, więc po prostu postaraj się wrzucić w to miejsce wszystko, co może okazać się pomocne dla nowej osoby.

Cierpliwość kluczem do sukcesu dobrego onboardingu

Nie każdy pracownik miał okazje pracować zdalnie. Dla niektórych osób może być to problematyczne. Z perspektywy pracownika z większym stażem wydaje się wszystko banalne i proste do zapamiętania. Niestety niekoniecznie tak to wygląda z drugiej strony, więc warto założyć, że onboarding pracownika, tym bardziej takiego, który nie miał możliwości zdalnej pracy będzie trwał dłużej. Z tego względu, starajmy się nie naciskać, a być pomocą dla takich osób. Dbajmy o to, aby nowym pracownikom wyjaśniać najprostsze kwestie np. w jaki sposób dołączyć do spotkania online lub w jaki sposób działa dany program. Na pewno obniży to poziom stresu pracownika i poczuje się bezpieczniej.

Komunikacja z zespołem podczas procesu onboardingu

Relacje z zespołem, są istotną częścią kultury każdej firmy. Ważne, żeby nową osobę dobrze wprowadzić w zespół. Dobrą praktyką mogą okazać się wirtualne spotkania z pracownikami. Jest to dobry pomysł na przełamanie pierwszych lodów. Oprócz istotnych informacji, które zostają wdrożeni nowi pracownicy, warto również porozmawiać o mniej formalnych rzeczach. Staraj się poznać nowego pracownika, żeby nie czuł się odizolowany. Ciekawym rozwiązaniem są również spotkania integracyjne. W przypadku pracy zdalnej większość pracowników jest dużo bardziej pozytywnie nastawiona na wyjścia wraz z zespołem. Jest to idealna forma zapoznania nowych pracowników i wprowadzenia do kultury organizacyjnej.

Opieka mentorów – zdalny onboarding

Bez względu na to, ile informacji dostarczymy nowym pracownikom podczas pierwszych dni, zawsze pojawią się pytania. W przypadku pracy zdalnej nowa osoba może mieć problem ze znalezieniem odpowiedzi lub konkretnej osoby, która mogłaby go wesprzeć.

Dobrym rozwiązaniem jest wprowadzenie buddy’ego, czyli osoby, która bierze pod swoje skrzydła pracownika i pomaga mu przejść cały proces wdrożenia. Dobór buddy’ego jest bardzo ważny, dlatego powinien być to ktoś kompetentny, otwarty i komunikatywny. Ze względu na obowiązki, pracownik wspierający powinien dysponować dużą ilością wolnego czasu. Nowa osoba potrafi być bardzo wymagająca.

Ewaluacja w formie zdalnej

 Koniec onboardingu pracownika jest idealnym momentem na opinię na tematu procesu. Feedback nowych osób stanowi klucz do usprawnienia procesu wdrożeń. Warto na koniec onboardingu przeprowadzić z pracownikiem rozmowę lub zaplanować to w formie ankiety. Również ciekawym rozwiązaniem ewaluacji jest wprowadzenie metody:

  • Stop – czego należy nie robić w trakcie onboardingu.
  • Start – Co powinniśmy wprowadzić do procesu.
  • Continue – Jakie aspekty warto kontynuować.

Przedstawiony sposób wydaje się bardzo efektywny i miarodajny. Po przeprowadzeniu takiej ankiety jesteśmy świadomi, jakie są odczucia pracownika po pełnym procesie onboardingu.

Moduł onboardingu pracowników

Jak już wiemy onboarding potrafi być wymagający, a przede wszystkim zdalny. Proces wdrożenia z pewnością ułatwi moduł onboardingu pracowników. Kompleksowy system HRappka pozwoli Ci przenieść tradycyjny onboarding w tryb remote oraz zadba o prawidłowe wprowadzenie pracownika online.

Dowiedz się więcej:

Onboarding pracownika 2021

System HR a praca zdalna

Moduł onboardingu pracowników

List powitalny dla nowego pracownika

Jakub Majcher

Specjalista ds. Marketingu @ HRappka.pl

Miłośnik szeroko pojętego dziennikarstwa. Interesuje się digital marketingiem i analizą treści. Stara się, aby pozycjonowanie słów, nigdy nie wzięło góry nad właściwym przekazem tekstu.