Jak powinien wyglądać onboarding pracownika w 2021 roku?

4 praktyczne wskazówki

Onboarding pracownika to kluczowy element wprowadzenia nowego pracownika do Twojej firmy. Osoby, które mają przeprowadzić onboarding często zastanawiają się jak zrobić to ciekawie i efektywnie.

Wprowadzenie nowej osoby w życie firmy to często wyzwanie. Na co warto zwrócić uwagę, aby pracownik w nowym miejscu pracy czuł się komfortowo i jeszcze bardziej cieszył się z decyzji o rozpoczęciu pracy w Twojej firmie? Poniżej 4 wskazówki, które ułatwią zaprojektowanie procesu onboardingu pracowników w Twojej firmie.

1. Wyróżnienie najważniejszych etapów w ramach onboardingu pracownika

Po pierwsze należy dopasować najważniejsze etapy procesu onboardingu do Twojej organizacji. Wyróżniamy cztery główne etapy onboardingu pracownika, które usprawnią wdrożenie się nowym pracownikom w organizację:

Pre-boarding pracownika

Pozytywne doświadczenia związane z naszą firmą powinniśmy budować na długo przed pierwszym dniem pracy nowego pracownika firmie. Zaczynając od budowania pozytywnego Candidate Experience i Employer Brandingu już na etapie rekrutacji.

Jak to zrobić? Na przykład, poprzez stworzenie ciekawej zakładki kariera. Obecnie systemy do rekrutacji oferują szeroką możliwość personalizacji ustawień, co znacznie usprawnia kompleksowe procesy rekrutacyjne. Jakie działania w ramach pre-bordingu warto wykonać? Potwierdzić ofertę mailowo. Jeśli okres wypowiedzenia pracownika jest długi np. 3 miesięczny, to dobrym pomysłem jest napisanie listu intencyjnego oraz utrzymywanie bieżącego kontaktu zarówno telefonicznego, jak i mailowego.

Pierwszy dzień (tzw. induction lub orientation day)

Pierwszy dzień w nowej pracy dzięki pre-boardingowi, jest zdecydowanie łatwiejszy. Łatwiej odnaleźć nowej osobie odnaleźć się w nowym środowisku pracy. Dodatkowo, pre-boarding usprawnia wszystkie czynności administracyjne, takie jak skierowanie na badania lekarskie. Stopniowe wprowadzanie nowej osoby w kulturę organizacji buduje pozytywny wizerunek firmy.

Już w pierwszym dniu pracy, dobrą praktyką, jest wyznaczenie dedykowanej osoby tzw. buddiego, która ma pomóc w aklimatyzacji nowego pracownika. Buddy, to ktoś kto na etapie wdrożenia będzie towarzyszył nowej osobie i jest w stanie odpowiedzieć na każde, nawet najbardziej nietypowe pytanie. Z pewnością ułatwi to wdrożenie pracownika do nowych obowiązków.

Aklimatyzacja (zanurzenie się w organizację – immersion)

Zazwyczaj jest to okres od jednego do trzech miesięcy, w ciągu których nowy pracownik usamodzielnia się na nowym stanowisku.

Aklimatyzacja jest bardzo ważna w procesie adaptacji w firmie. Często utożsamiana jest z okresem próbnym. Jest to czas, kiedy pracownik może poznać szczegółowy zakres obowiązków, lepiej poznać swoich współpracowników, strukturę organizacyjną czy zapoznać się z kulturą firmy.

Ewaluacja

Jest to końcowy etap onboardingu pracownika. Jest to moment, kiedy obie strony mogą zweryfikować swoje oczekiwania. Dzięki temu, dowiemy się co nowemu pracownikowi najbardziej podobało się w naszej organizacji, a nad którymi elementami możemy popracować.

2. Wyznaczenie osoby/osób odpowiedzialnych za onboarding

Po drugie należy zastanowić się kto jest odpowiedzialny za proces onboardingu pracownika. Z pewnością zależy to od specyfiki danej firmy. W idealnym scenariuszy za proces wdrożenia odpowiada dział HR. Już na etapie rekrutacji ważne jest kształtowanie pozytywnego wizerunku w ramach działań Employer Brandingowych.

W związku z tym pozytywne Candidate Experience budowane jest już na etapie zamieszczenia ogłoszenia rekrutacyjnego. W zależności od organizacji w procesie onboardingu może uczestniczyć klika osób.

Najlepiej jeśli, osoba z działu HR wdraża nowego pracownika w kwestie formalne np. wartości firmy, sprawy socjalne. Natomiast kwestie stricte związane ze stanowiskiem (np. narzędzia), dobrze jeśli omówione zostają przez osobę z konkretnego działu w danej firmie.

W mniejszych organizacjach często za cały proces onboardingu odpowiedzialny jest bezpośredni menadżer/ przełożony. Warto, by taka osoba wygospodarowała odpowiednią ilość czasu na proces wdrożenia nowego pracownika. Niezależnie od tego, kto przeprowadzi onboarding – odpowiednio przeprowadzony proces wpłynie na dobre przygotowanie nowego pracownika oraz usprawnienie procesu adaptacji w firmie.

Jeśli do Twojej firmy dołącza więcej niż jeden nowy pracownik, warto przygotować wspólne szkolenia*, które znacząco przyspieszą onboarding pracowników.

Obejmować mogą tematy takie jak: struktura organizacyjna firmy, wartości, procedury, czy obsługę narzędzi.

3. Stworzenie struktury onbordingu pracownika

Po trzecie warto aby proces onboardingu w Twojej firmie był odpowiednio ustrukturyzowany. Należy wcześniej przemyśleć formę w jakiej mają odbywać się spotkania onboardingowe.

Przed pierwszym dniem pracy, osoby odpowiedzialne za onboarding powinny mieć przygotowane niezbędne materiały (np. prezentacje) oraz wszystkie niezbędne hasła i/lub dostępy. Na proces onboardingu składa się wiele czynności. Łatwo o czymś zapomnieć. Jak sobie z tym radzić?

  • Przygotować checklisty / przewodniki, które w jednym miejscu zbiorą wszystkie elementy procesu onboardingu. Przygotowanie takich dokumentów ułatwi pracę działu HR. Przydatne będzie to również przy wdrożeniu/uaktualnieniu systemu HR w Twojej organizacji.

Po zakończeniu poszczególnych etapów onboradingu nowego pracownika, warto przygotować dla niego prezentacje, czy inne dokumenty zbierające najważniejsze informacje. Dzięki temu łatwiej będzie mu się odnaleźć w nowej pracy.

Przygotowanie tych elementów znacząco przyspieszy cały proces wdrażania nowego pracownika.

4. Zawsze zbieraj feedback

Po czwarte zbieraj feedback! Jest to bardzo ważne, w kontekście onboardingu. Pozwala nam to sprawdź jak działają procesy w naszej firmie. Musimy dbać o jakość komunikacji wewnętrznej w naszej firmie. Warto dowiedzieć się jak onboarding wygląda od strony pracownika. Czy w procesie onboardingu uwzględniliśmy wszystko co powinniśmy, aby nowy pracownik na danym stanowisku poczuł się odpowiednio wdrożony. Bez jednoznacznej odpowiedzi od pracownika o procesie wdrożenia, nie będziemy w stanie usprawnić procesu onboardingu w przyszłości.

Jak najlepiej zebrać feedback od nowego pracownika? Podczas sesji feedbackowych z bezpośrednim przełożonym lub za pomocą ankiet. Dzięki temu wiemy, co nowi pracownicy sądzą na temat firmy. Takie dane są naprawdę ważne!

Automatyzacja onboardingu nowych pracowników

Coraz więcej firm szuka odpowiedniego oprogramowania, które ma ułatwić pracę w firmie oraz zwiększyć efektywność procesów. Narzędzia wspomagające onboarding pracownika, znacząco usprawniają pracę zespołu HR jak i całej firmy.

W procesie onboardingowym ważne jest, aby nie pominąć żadnego elementu procesu. W trakcie onboardingu zarówno nowy pracownik, jak i osoba odpowiedzialna za szkolenia ma do zrealizowania bardzo dużo kroków. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu proces onboardingu może zostać przeprowadzony dużo sprawniej. Przygotowanie dokumentów, zajmuje chwilę. Nie musisz pamiętać, o tym żeby wysłać nowego pracownika na szkolenia BHP czy badania lekarskie. Dobre narzędzie przypomni Ci o tym w odpowiednim momencie.

Dodatkowo, wykorzystanie nowoczesnego oprogramowania wpływa na postrzeganie firmy przez nowego pracownika jako nowoczesnej i dynamicznej.

Na koniec 8 zalet onboardingu nowego pracownika

  1. Dzięki onboardingowi, pracownik jest świetnie przygotowany do podjęcia pracy.
  2. Poznaje kulturę organizacji i bez problemu wchodzi w życie firmy.
  3. Widzi możliwości rozwoju w firmie, w rezultacie jest zdecydowanie bardziej zaangażowany, a to przekłada się na większą efektywność i poziom zaangażowania.
  4. Dobrze przeprowadzony onboarding znacząco minimalizuje liczbę odejść po zakończeniu okresu próbnego.
  5. Pierwszy dzień pracy jest dla nowego pracownika zdecydowanie mniej stresujący. Łatwiej odnaleźć mu się w nowym środowisku.
  6. Budowanie długookresowych relacji z firmą. Dzięki onboardingowi pracownik identyfikuje się z firmą.
  7. Proces onboardingu pozytywnie wpływa na budowanie atmosfery i relację nowego pracownika z innymi pracownikami.
  8. Skuteczny onboarding pozwala poczuć się pracownikowi w nowej firmie, jak w domu.

Zawsze warto przeprowadzić onboarding nowych pracowników. Pamiętajmy, że proces onboardingu zaczyna się już w momencie rekrutacji. Bardzo pomaga zatrudnionej osobie wdrożyć się w nowe obowiązki i pozwala na dobre przygotowanie do nowej roli.

Sprawny onboarding = dobrze przygotowany pracownik. Jak wygląda proces onboardingu w Twojej firmie? Podziel się w komentarzu!