Onboarding pracownika – wszystko, co musisz wiedzieć

Onboarding pracownika to proces wprowadzenia nowego pracownika do firmy. Za wdrożenie nowej osoby odpowiedzialny może być dział HR, współpracownicy oraz wyznaczony opiekun (buddy).

Onboarding potrafi być nie lada wyzwaniem, szczególnie gdy brak jest jasnych wytycznych i procedur. Niestety w wielu organizacjach onboarding spychany jest na dalszy plan lub wręcz ignorowany. Natomiast badania mówią jasno – pracownicy, którzy czują się niekomfortowo w nowym miejscu pracy, szybko z niej rezygnują.

Na co warto zwrócić uwagę, aby pracownik był zadowolony z decyzji o rozpoczęciu pracy w Twojej firmie? Jak powinna przebiegać adaptacja nowo zatrudnionej osoby? Jak zabrać się za planowanie onboardingu? Zapraszamy do lektury.

Czym właściwie jest onboarding pracownika?

Onboarding pracownika to proces – od momentu podpisania umowy o pracę i pierwszego dnia pracy, po kolejne dni, tygodnie, a nawet miesiące. Dobrze zaplanowany i przygotowany onboarding to nie jest jeden dzień. Pełne wdrożenie i możliwość samodzielnego wykonywania obowiązków trwa. Badania pokazują, że proces onboardingu powinien zająć minimum 6 miesięcy, a niekiedy nawet rok.

Celem onboardingu jest zbudowanie zaangażowania pracownika oraz przystosowanie go do wykonywania określonych obowiązków na danym stanowisku.

A jak wygląda to w praktyce?

Instytut Gallupa

- pracownicy potrzebują nawet 12 miesięcy, aby osiągnąć maksymalną wydajność w pracy, podczas gdy w ciągu pierwszego miesiąca wynosi ona około 25%
- 88% pracowników nie jest zadowolona z procesu adaptacyjnego w swojej organizacji
czytaj więcej

Brandon Hall Group

Dobrze przeprowadzony onboarding pracowników wpływa na szansę utrzymania ich o 82%
czytaj więcej

HCI

58% organizacji w procesie onboardingu koncentruje się na formalnościach
czytaj więcej

Digitate

1 na 5 osób nowo zatrudnionych osób raczej nie poleci swojego nowego pracodawcy
czytaj więcej

Preboarding

Preboarding dotyczy momentu oczekiwania na rozpoczęcie nowej pracy, po przyjęciu złożonej oferty. Traktowany może być jako pierwszy etap procesu wdrożenia nowego pracownika. To szansa na podtrzymanie pozytywnego Candidate Experience oraz budowanie Employee Experience. W trakcie preboardingu często budowana jest więź z nowym pracownikiem oraz przygotowywane jest jego miejsce pracy.

Dodatkowo miłym gestem jest:

  • Wysłanie listu powitalnego, który powinien być maksymalnie spersonalizowany. Powiedzenie kilku słów od przełożonego, przedstawienie zespołu i zapewnienie, że wszyscy czekają na współpracę, to niezwykle miły element zaskoczenia dla nowego pracownika. Poinformowanie o miejscu pracy, sposobie dojazdu, zasadach panujących w organizacji również pomoże w przygotowaniu się do pierwszego dnia pracy.
  • Wysłanie ankiety do zatrudnienia, dzięki której w bazie systemu ATS stworzony zostanie profil pracownika, a dane do umowy automatycznie się zaciągną. To oszczędność czasu i danie pracownikowi możliwości, aby zebrał wszystkie najważniejsze dane oraz dokumenty potrzebne do zatrudnienia.
  • Na etapie preboardingu można już również wysłać przyszłemu pracownikowi umowę do podpisania. Program kadrowy pozwoli na wysyłkę umowy drogą mailową, która podpisana może zostać przy pomocy podpisu elektronicznego.

Czytaj więcej: Dokumenty do zatrudnienia pracownika 2022

Etapy onboardingu pracownika

Do pełnego wdrożenia się pracownika oraz wyrobienia w nim poczucia bezpieczeństwa i zaangażowania, niezbędne jest przejście przez 4 obszary (tzw. onboarding 4c):

  1. Organizacyjny – podpisanie umowy, ustalenie kwestii formalnych, nadanie dostępów, haseł itp., skierowanie na badania medycyny pracy lub szkolenie BHP. Jeżeli Twoja firma korzysta z systemu do obsługi procesów HR, należy zapoznać pracownika z dostępem do Portalu Pracownika, w którym:
    • ma dostęp do swoich danych oraz umów
    • widzi swój kalendarz – możliwość dodawania wpisów grafikowych oraz wniosków urlopowych
    • widzi udostępnione procesy onboardingowe
    • może mieć dostęp do modułu szkoleń pracowniczych
  2. Zadań i celów – jasne i klarowne wyznaczenie obowiązków pracownika
  3. Kulturowy – zaprezentowanie zasad, wizji i celu organizacji
  4. Społecznościowy – poznanie członków zespołu, budowanie relacji, opieka buddy’ego

Czytaj więcej: Proces onboardingu – najważniejsze etapy

Jak może wyglądać proces onboardingu krok po kroku?

Oczywiście każda organizacja dostosowuje plan onboardingu do swojej specyfiki oraz konkretnego stanowiska. Dobrze jest jednak wyrobić sobie pewien schemat postępowania, którym można podążać z nowymi pracownikami.

Niezwykle pomocnym narządziem jest checklista onboardingowa, gdzie możemy odznaczać wykonane już zadania.

Pobierz bezpłatną checklistę onboardingową w Google Sheets >>

Pierwszy dzień – induction day

  1. Przywitaj nowego pracownika w biurze, jeśli to możliwe przygotuj mały welcomepack (może być wino, kawa, herbata, firmowe gadżety). To mały gest, ale wbrew pozorom znacznie obniżający stres związany z pierwszym dniem pracy oraz sprawiający, że nowa osoba poczuje się, że jest w przyjaznym miejscu. Pierwszego wrażenia nie da się zrobić dwa razy!
  2. Pokaż nowemu pracownikowi, gdzie będzie pracować (zadbaj o przygotowanie stanowiska pracy), wręcz potrzebne narzędzia, dokumenty, sprzęty.

  3. Zrób wycieczkę po biurze, pokaż kuchnię, ekspres do kawy, zróbcie sobie coś do picia, porozmawiajcie z innymi pracownikami, opowiedz o codziennym życiu organizacji.
  4. Przedstaw buddy’ego, czyli osobę, która będzie czuwać nad wdrożeniem nowej osoby – zarówno w sprawach dotyczących obowiązków, jak i społecznych. Buddy powinien być otwartą i pomocną osobą, do której nowy pracownik może zgłosić się z każdym problem.
  5. Wyślij wiadomość do pracowników o przyjęciu nowej osoby, zorganizuj niezobowiązujące spotkanie/lunch/kawę z szefem organizacji.
  6. Porozmawiajcie o oczekiwaniach i obowiązkach wobec pracownika. Przedstaw plan wdrożenia, szkoleń i warsztatów. Opowiedz o misji firmy i jej wartościach. Bądź otwarty na pytania.

Następne dni i tygodnie

  1. Szkolenia, warsztaty, pytania. Pierwsze tygodnie służą wejściu w organizację i zrozumieniu jej zasad. W większości przypadków proces adaptacji jest tym łatwiejszy, im więcej jest interakcji ze współpracownikami, wspólnych spotkań i otwartości na zadawanie pytań.
  2. Cele i zadania – powinny być jasno wypowiedziane, wraz z określeniem ram czasowych. Duża część organizacji prowadzi proces ewaluacji po 3, 6 i 12 miesiącach. Powiedz swojemu pracownikowi, w jaki sposób będzie oceniany. Staraj się udzielać informacji zwrotnych w trakcie, tak aby nowa osoba wiedziała, w którym kierunku podążać.
  3. Entry interview. To proste badanie przeprowadzane w trakcie bądź po zakończeniu onboardingu. Dzięki niemu ocenisz całość procesu, zadowolenie z buddiego, kontaktu z zespołem, dowiesz się, czy powierzona zadania były zrozumiałe i adekwatne. To przystępne narzędzie, dzięki któremu dowiesz się, co możesz poprawić, a co jest mocną stroną firmy. Świeże spojrzenie często potrafi zaskoczyć i przyczynić się do nowych i kreatywnych rozwiązań. Dogłębne przeanalizowanie wrażeń ze strony pracownika może być pomocne w procesie budowania pozytywnego wizerunku w ramach działań Employer Brandingowych. O co warto zapytać podczas entry interview?
    • ocena procesu rekrutacji
    • ocena pierwszego dnia
    • ocena buddy’ego
    • ocena kontaktów z przełożony, współpracownikami, benefitów, zadowolenie z kultury pracy, zdanie na temat firmy

Przykładowe pytania, jakie można zadać nowym pracownikom:

  • czy Twoje stanowisko pracy zostało dobrze przygotowane?
  • z jakimi elementami struktury firmy zostałeś/aś zapoznany/a?
  • czy poznałeś/łaś wszystkie niezbędne narzędzia pracy?
  • jak spisuje się Twój opiekun/buddy?
  • czy zostałeś/łaś zapoznany/na z kulturą firmy?
  • czy wystarczająco dobrze poznałeś/łaś swój zakres obowiązków?
  • jak przebiega współpraca z nowym zespołem?
  • czy przydzielone zadania wchodzą w zakres Twoich kompetencji?

Offboarding

To nie jest ostatni dzień pracy ani rozmowa, która kończy współpracę. To proces rozstawania się pracownika z organizacją, przez cały jego okres wypowiedzenia. Zawiera w sobie zbiór procedur, które związane są z odejściem pracownika z pracy.

Proces ten powinien być tak samo ważny, jak onboarding, jednak w niewielu przypadkach tak rzeczywiście jest. Dlaczego to takie ważne, aby zadbać o komfort i dobre wrażenie kogoś, kto właśnie odchodzi z naszej organizacji? Powodów jest kilka.

  • zadowolony i lojalny pracownik poleci poprzednie miejsce pracy swoim znajomym lub rodzinie
  • w przypadku zwolnienia ze strony organizacji, dobrze przeprowadzony offboarding zmniejsza ryzyko powtarzania negatywnych opinii, np. w Internecie
  • brak jasno określonego procesu offboardingu może być przyczyną utraty unikalnej wiedzy, wycieku danych z firmy, czy też przywłaszczenia sprzętu

O co należy zadbać w procesie offboardingu?

  • ustalenie warunków zakończenia współpracy (wypowiedzenie umowy, zachowanie okresu wypowiedzenia, ewentualny ekwiwalent za urlop)
  • komunikacja wewnątrz zespołu
  • przekazanie obowiązków i wiedzy, zwrot sprzętu firmowego oraz innych przedmiotów należących do organizacji
  • pożegnanie, ewentualnie wręczenie prezentu, wydanie świadectwa pracy
  • exit interview, czyli szczera rozmowa o firmie, przełożonych – to bardzo wartościowy proces podczas, którego możemy zadbać o Employee Experience i dowiedzieć się, które obszary i procesy wymagają poprawy

Czytaj więcej: Czym jest offboarding pracownika?

Automatyzacja procesu onboardingu

System HRappka pozwala na stworzenie pełnego procesu onboardingu onlineModuł onboardingu sprawnie wdraża nowych pracowników w organizację danej firmy i obowiązki, bez obciążania działu HR.

W HRappce stworzysz:

  • onboardingi podstawowe (np. szkolenie BHP) oraz dedykowane określonym stanowiskom (np. onboarding na stanowisko młodszej księgowej)
  • dodasz instrukcje, filmiki oraz testy wiedzy
  • przypiszesz procesy onboardingu masowo
  • Portal Pracownika, w którym pracownik otrzyma dostęp do swoich danych, umów, kalendarza, elektronicznych wniosków urlopowych, procesów onboardingowych oraz szkoleń
  • stworzysz ankiety zadowolenia np. z informacji udzielanych na etapie rekrutacji oraz z procesu onboardingu
  • wygenerujesz raporty

System HRappka oprócz modułu onboardingu pozwala na swobodne zarządzanie zasobami ludzkimi w jednym miejscu – od rekrutacji, zatrudnienia pracownika, generowania umów i elektronicznych podpisów na dokumentach, przez elektroniczne wnioski urlopowe, po legalizację cudzoziemców i delegowanie pracowników za granicę.

onboarding pracownika w systemie HRappka

Onboarding pracownika w systemie HRappka

Zarządzanie procesami HR

  • Rekrutacja i onboarding
  • Ewidencja czasu pracy
  • Elektroniczne wnioski urlopowe
  • Kadry i płace
TESTUJ BEZ OPŁAT

Autor:

zespół

Aleksandra Kozieł

Specjalista ds. Marketingu @ HRappka.pl

Psycholog i copywriter z zamiłowania. Uwielbia pracę z ludźmi i zabawę słowem. Interesuje się UX writingiem i chciałaby, aby treści w Internecie były bardziej dostępne dla osób z trudnościami.


Onboarding to wprowadzenie pracownika do struktury organizacyjnej.. Proces onboardingu zaczyna się jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Nowy pracownik powinien otrzymać wiadomość powitalną z najważniejszymi informacjami na temat pierwszego dnia pracy oraz informacjami powiązanymi z danym stanowiskiem.. Pracownicy również powinni otrzymać maila z uwzględnieniem podstawowych informacji o nowej osobie.