Mail powitalny / List powitalny dla nowego pracownika – przykłady

Onboarding pracownika w dalszym ciągu nie jest standardem dla wielu organizacji. Według Instytutu Gallupa 88% pracowników nie jest zadowolona z tego, w jaki sposób przebiegł proces wdrożenia do pracy. Z drugiej strony fakty mówią same za siebie – na utrzymanie pracowników ogromny wpływ ma to, w jaki sposób zostali przywitani podczas pierwszego dnia pracy oraz kolejnych tygodni.

List powitalny lub mail powitalny dla nowego pracownika to jeden z elementów onboardingu. Wpływa na pierwsze wrażenie oraz obniża poziom stresu i niepewności, który związany jest z pierwszym dniem pracy. Nie ma większego znaczenia, czy list powitalny zostanie przesłany pocztą, czy w formie elektronicznej. Istotne jest to, aby zadbać o jakość wiadomości.

>> Przetestuj bezpłatnie system kadrowo – płacowy

Preboarding i onboarding pracownika

Preboarding to czas oczekiwania pomiędzy przyjęciem oferty o pracę a pierwszym dniem w nowej organizacji. Wydawałoby się, że po ustaleniu warunków współpracy nie ma potrzeby wykonywania dodatkowych czynności. Tymczasem już na tym etapie możemy zacząć tworzyć z pracownikiem więź i zaangażowanie. Ułatwi to adaptację w nowym miejscu pracy oraz zmniejszy ryzyko przyjęcia innej oferty pracy przez naszego kandydata.

Jakie elementy wchodzą w skład preboardingu?

• Mail powitalny / List powitalny, który powinien być spersonalizowany, serdeczny i zawierający najważniejsze informacje (przeczytaj niżej). Może również zawierać krótką ankietę do podzielenia się wrażeniami z procesu rekrutacji.
• Ankieta do zatrudnienia, wysłana przez system ATS będzie niezwykle użytecznym narzędziem, z którego dane przeniosą się do systemu (na profil pracownika) oraz do umowy
• Na tym etapie można również wysłać umowę do zatrudnienia, której program kadrowo-płacowy pozwoli na wysyłkę drogą elektroniczną, oraz podpis elektroniczny.

Proces onboardingu

Powitanie nowego pracownika i zatroszczenie się jego komfort w pierwszych dniach i tygodniach pracy, to nie tylko miły gest, ale również zadbanie o organizację. Pracownik, który dobrze czuje się w miejscu pracy i jest zaangażowany, chętniej i szybciej wdraża się w procesy firmowe. Znacząco zmniejsza się również ryzyko zrezygnowania z pracy.

Do procesu onboardingu zaliczamy:

• wydelegowanie osoby, która będzie opiekunem nowego pracownika – tzw. buddy
• dostęp do szkoleń, warsztatów, prezentacji
• dostęp do narzędzi firmowych
• integracja z zespołem
• wprowadzenie w kulturę firmy
• dostęp do zasobów wiedzy na temat firmy

Istotna informacja! Onboarding to proces, który trwa znacznie dłużej niż pierwszy tydzień. Według badań pracownik potrzebuje minimum pół roku, aby w pełni móc wykonywać swoją pracę, a niekiedy czas ten wydłuża się nawet do roku.

Co powinno się znaleźć w wiadomości powitalnej do nowego pracownika?

Z czego powinien składać się mail lub list powitalny? Jak długi powinna być? Kiedy go wysłać? W jaki sposób? Odpowiedź może nie być zadowalająca: to zależy. Kiedy postanowimy napisać list powitalny, powinniśmy odpowiedzieć sobie na pytanie kto pisze i do kogo, oraz jaka jest kultura komunikacji w organizacji. Na pewno wiadomość powitalna nie powinna być sztuczna, sztampowa i bezosobowa. Natomiast to, jaką ostatecznie przybierze formę, zależy już tylko od nas.

Dobrym pomysłem jest zapewnienie nowego pracownika o czekającym już miejscu pracy, poinformowanie go o tym, jak przebiegnie proces onboardingu oraz podanie garści wskazówek praktycznych np. na temat dojazdu do firmy, miejsc parkingowych, obiadów itp.

Mail powitalny – najważniejsze elementy

Wstęp – krótkie powitanie

Najczęściej dobrym pomysłem jest stworzenie jak najbardziej personalnego powitania, w którym adresat poczuje się wyjątkowo. Tutaj również można podziękować za udział w procesie rekrutacji, ewentualnie pogratulować wiedzy, doświadczenia czy zaangażowania.

Informacja o sposobie i godzinie dotarcia do biura

Pracownika należy poinformować o:

• dokładnej godzinie spotkania – upewnij się, że na pewno od tej godziny będziesz miał wolny czas. Jeśli nie, umów się z nową osobą chwilę później
• adresie i informacji o miejscu pracy – oprócz podania adresu warto wspomnieć o dokładnym miejscu spotkania – z której strony jest wejście do budynku, na którym piętrze, kto i gdzie będzie czekać na pracownika

Dobrym sposobem jest przesłanie linku do mapy z lokalizacją biura. Dodatkowymi elementami, o których dobrze wspomnieć to:

• parking – gdzie dokładnie się znajduje (również czy jest płatny, czy darmowy), jeśli firma nie ma własnego parkingu, powiadom nową osobę, gdzie najwygodniej będzie jej zaparkować
• dojazd autobusów – warto wspomnieć, jakie konkretne autobusy dojeżdżają do firmy i jak daleko jest przystanek
• inne elementy jak możliwość „zaparkowania" roweru, hulajnogi

Plan dnia i działania dla nowego pracownika

Daj nowemu pracownikowi czas na przygotowanie się do pracy. Opisz pokrótce, czym będzie zajmować się podczas pierwszych dni, poinformuj jakie formularze czy dokumenty będzie musiał wypełnić. Zakres podstawowych informacji dobierany jest oczywiście indywidualnie. Nie zarzucaj nowego pracownika ogromem wiadomości, ale pokaż ogólny plan na następne tygodnie.

Do kogo nowy pracownik ma się zwracać w razie problemów? To bardzo istotna informacja. W liście wspomnij:

• kto jest buddym/ opiekunem dla nowej osoby
• podaj kontakt do tej osoby (adres e-mail, numer telefonu) lub do działu HR
• opowiedz w skrócie, kim jest buddy nowego pracownika – czym się zajmuje w firmie, na jakiej pozycji i w jakich kwestiach może nam najbardziej pomóc

Lista niezbędnych dokumentów

Przypomnij pracownikowi o dokumentach, które powinien zabrać, takie np. jak:

• dowód osobisty
• badania lekarskie
• dyplomy
• certyfikaty

 Cele i misja firmy

Przedstawienie, jaki jest cel, misja firmy i wartości organizacyjne. Pokaże to nowemu pracownikowi, w jakim kierunku podąża firma. Bardzo ważne jest, aby nowa osoba poznała plany na rozwój organizacji oraz jak jej praca ma się temu przyczynić. To nie tylko zdobycie wiedzy na temat nowego miejsca, ale również początek budowania relacji oraz motywacji.

Odnośniki do kanałów społecznościowych związanych z firmą

Aktywne śledzenie firmowych social mediów, komentowanie oraz udostępnianie postów, to doskonała wizytówka dla pracodawcy, a także sposób na lepsze poznanie firmy. Pracownicy, którzy są zaangażowani i polecają swoją organizację w social mediach, dbają w ten sposób o pozytywny Employer Branding.

Dodaj do maila powitalnego linki do swoich najważniejszych kanałów społecznościowych. Nowy pracownik, jeszcze przed rozpoczęciem pracy będzie mógł poczuć jej atmosferę i przy okazji dowie się najważniejszych rzeczy o firmie.

Mail powitalny nowego pracownika – wzór do pobrania

Pobierz bezpłatnie dwa przykłady maili /  listów powitalnych

Listy powitalny dla nowego pracownika – narzędzia

Proces onboardingu można częściowo lub całkowicie zautomatyzować. Nowoczesny system HR, który posiada moduł onboardingu, znacznie przyspieszy wdrażanie nowych pracowników. W HRappce dodasz onboardingi ogólne oraz dedykowane pod konkretne stanowiska. Załączysz instrukcje, filmy, ankiety oraz testy wiedzy.

Zdecydujesz również, czy pracownicy mają otrzymywać onboarding masowo oraz automatycznie – podczas tworzenia konta pracownika. Onboarding w HRappce to pełna automatyzacja, z zachowaniem przestrzeni na indywidualne podejście.

Przekonaj się, że proces wdrożenia pracownika do nowego zespołu przyniesie same korzyści Twojej firmie.

Dowiedz się więcej

Onboarding pracownika – wszystko, co musisz wiedzieć

Nowoczesne narzędzia HR

Onboarding pracownika: TOP 10 dobrych praktyk

Zarządzanie procesami HR

• Rekrutacja i onboarding
• Legalizacja cudzoziemców
• Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
• Kadry i płace