Plan urlopów – wzór do pobrania wraz ze szczegółowym omówieniem

Pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę wraz z początkiem roku kalendarzowego nabywają prawo do kolejnej puli płatnego urlopu wypoczynkowego. W zależności od stażu pracy, pełnoetatowcy zyskują 20 lub 26 dni urlopu. Kodeks pracy wyraźnie mówi, że urlopy powinny być udzielane zgodnie z ustalonym wcześniej planem urlopów, który określa, w jakich terminach pracownicy wykorzystają swój urlop wypoczynkowy. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Darmowy plan urlopów 2024 do pobrania – excel / google sheets 

Na podany adres e-mail wyślemy Ci arkusz z planem uropów, który możesz otworzyć w arkuszach google lub excelu i dowolnie edytować. 

Plan urlopów a Kodeks pracy

Zasady dotyczące sporządzania planu urlopów reguluje Art. 163 Kodeksu pracy. Zgodnie z Kodeksem każdy pracodawca ma obowiązek tworzenia planu urlopów, z pewnymi wyjątkami.

Czy plan urlopów jest obowiązkowy? 

Zgodnie z Kodeksem pracy plan urlopów nie jest obowiązkowy, jeśli:

  • u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa
  • organizacja związkowa zgodziła się na brak planu urlopów w zakładzie pracy

W tych przypadkach pracodawca ustala w porozumieniu z pracownikiem termin urlopu bez tworzenia planu.

Co powinien zawierać plan urlopowy?

Plan urlopy powinien uwzględniać wszystkie urlopy wypoczynkowe przewidziane w danym roku kalendarzowym oprócz urlopu “na żądanie" w wymiarze 4 dni. Oznacza to, że w przypadku puli 20 dni urlopu planujemy 16 dni, a w przypadku puli 26 dni urlopowych planujemy 22 dni.

Co powinno znaleźć się w planie urlopowym?

  • urlop bieżący, do którego pracownik nabywa prawo z początkiem roku kalendarzowego (art. 152 § 1 KP)
  • pierwszy urlop w karierze zawodowej, do którego pracownik nabywa prawo w trakcie roku (art. 153 KP)
  • urlop uzupełniający (art. 158 KP)
  • urlop zaległy (art. 168 KP)

Wykorzystanie dni urlopu zaległego powinno się zaplanować do 30 września z wyjątkiem niewykorzystanych dni urlopu na żądanie. Jeśli pracownik nie wykorzystał urlopu na żądanie w poprzednim roku kalendarzowym, przechodzą one na następny rok jako zaległy urlop wypoczynkowy, który może być wykorzystany w dłuższym terminie – do 31 grudnia.

Jak ogłosić plan urlopów?

Kodeks pracy nie określa konkretnego sposobu ogłoszenia planu urlopów. Pracodawca może więc wybrać, w jaki sposób poda do wiadomości pracowników tę informację. Może to zrobić np. za pomocą:

  • bezpośredniego spotkania z pracownikami
  • mailingu
  • firmowego intranetu
  • tablicy ogłoszeń, biuletynów

Do kiedy należy stworzyć plan urlopów? 

Plan urlopów należy sporządzić przed końcem roku, ponieważ pracownicy 1 stycznia zyskują prawo do nowego urlopu wypoczynkowego. Dlatego warto, aby pracownicy zgłaszali swoje wnioski urlopowe najlepiej z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem.

Jeśli jednak plan urlopów zostanie ogłoszony w trakcie roku, wcześniej zgłoszone wnioski pracowników o urlop wypoczynkowy i tak mogą być rozpatrywane.

Warto pamiętać, że plan urlopów może być przygotowywany na krótsze okresy, np. plan kwartalny lub półroczny. Możliwe jest również przygotowanie kilku planów urlopów dla poszczególnych działów firmy.

Zmiany w planie urlopów

Na wniosek pracownika możliwe jest przesunięcie terminu urlopu, jednak musi to być uzasadnione ważnymi przyczynami i potrzebna jest do tego zgoda pracodawcy.

Istnieją jednak sytuacje, kiedy pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym planem terminie z przyczyn usprawiedliwionej nieobecności w pracy, takich jak:

  • czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby
  • odosobnienie spowodowane chorobą zakaźną
  • powołanie na ćwiczenia wojskowe lub przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy
  • korzystanie z urlopu macierzyńskiego

W powyższych przypadkach pracodawca nie może odmówić pracownikowi zmiany terminu urlopu.

Zarządzanie urlopami w systemie HRappka

HRappka to między innymi program do zarządzania urlopami w firmie. Daje możliwość szybkiego i intuicyjnego planowania, wyświetlania i raportowania urlopów oraz zgłaszania wniosków urlopów przez portal pracowniczy. Dodatkowo, system automatycznie oblicza wymiar przysługujących pracownikowi urlopów. Planowanie urlopów nigdy nie było prostsze! Zarejestruj się i testuj 14 dni za darmo.

Elektroniczne wnioski urlopowe

  • Kalendarz urlopowy
  • Informacje o dostępnym urlopie
  • Obliczanie wymiaru urlopu
  • Sprawna akceptacja wniosków urlopowych
TESTUJ BEZ OPŁAT

Każda osoba zatrudniająca pracowników jest zobowiązana przed początkiem roku kalendarzowego stworzyć plan urlopu. Plan urlopów podaje termin urlopu wypoczynkowego pracowników na dany rok. Wyjątkami od tej zasady są firmy bez działającej zakładowej organizacji związkowej lub jej zgoda na brak planowania urlopów. Pracodawca powinien ustalić plan urlopów biorąc pod uwagę wnioski pracowników. W planie urlopów powinien znaleźć się między innymi wymiar aktualnego i zaległego urlopu wypoczynkowego.