Potrzeby agencji pracy tymczasowej w zakresie automatyzacji procesów HR

Rozmowa z wdrożeniowcem programu dla agencji pracy tymczasowej HRappka.pl – Sylwią Drwal

Branża APT posiada specyficzne potrzeby względem automatyzacji procesów rekrutacji oraz zatrudnienia. Wiąże się to ze specyfiką pracy tymczasowej, czyli m.in. masowymi rekrutacjami, krótkimi projektami rekrutacyjnymi (np. jednodniowe inwentaryzacje), zwiększoną rotacją pracowników fizycznych, czy zatrudnianiem cudzoziemców ze wschodu w celu uzupełnienia luk kadrowych. O potrzebach automatyzacji procesów HRowych w branży APT opowiada nam Sylwia Drwal, która na co dzień wdraża system HRappka w Agencjach i pomaga firmom zautomatyzować ich dotychczas wypracowane procesy HR.

Z jakimi wyzwaniami zgłaszają się do Ciebie Agencje Pracy Tymczasowej?

Najczęściej zgłaszają się do mnie firmy, dla których problematyczna staje się duża ilość danych i plików, które są trudne do skoordynowania i zawarcia w jednym miejscu, na przykład tabelce. Najczęściej każdy rekruter, czy koordynator pracowników ma swoje pliki i w agencji brakuje miejsca, w którym wszystkie dane można zebrać, uspójnić, a następnie tworzyć raporty.

Coraz częściej agencje pracy decydują się również na zatrudnianie cudzoziemców. Proces legalizacji ich pobytu i zatrudnienia również bez odpowiedniego oprogramowania jest dość czasochłonny. Wymaga uzupełniania wniosków, pilnowania dat ważności odpowiednich dokumentów. Ponadto, proces jest jeszcze bardziej skomplikowany, gdy zatrudnionym pracownikom zapewniamy zakwaterowanie. Wtedy dochodzi również kwestia zarządzania mieszkaniami, opłatami na mieszkaniach, czy wolnymi miejscami na wszystkich dostępnych lokalizacjach. 

Na jakim etapie rozwoju Agencje Zatrudnienia najczęściej decydują się na wdrożenie programu dla agencji pracy? 

Tutaj nie ma reguły. Na wdrożenie programu dla agencji decydują się zarówno agencje, które dopiero powstały, jak i takie, które są na rynku już od wielu lat. Nowe agencje chcą od początku postawić na automatyzację procesów, aby móc szybciej się rozwijać. Doświadczone agencje decydują się na automatyzację procesów, ponieważ ilość danych i etap rozwoju firmy wymusił na nich uporządkowanie procesów i skorzystanie z narzędzia HR, które jest w stanie ich w tym kompleksowo wesprzeć.

 

Jaka jest Twoja opinia na temat wdrażania oprogramowania HR na wstępnym etapie prowadzenia agencji?

Myślę, że im wcześniej tym lepiej. Narzędzia HR dają ogromne możliwości, które warto znać na samym początku, aby być konkurencyjnym na rynku pracy. Warto pamiętać, że im później zacznie się wdrażać system HR, tym więcej danych trzeba będzie zintegrować oraz zaimportować do systemu. Co więcej, warto wspomnieć o procesach, które dzięki automatyzacji są bardziej efektywne.

Ponadto, należy również pamiętać o czynniku ludzkim – praca w systemie, który obsługuje wszystkie procesy rekrutacyjno-kadrowe pozwala zmniejszyć ryzyko błędów, luk informacyjnych czy utraty danych.

Jeżeli oprogramowanie wdrażane jest na wczesnym etapie działalności, wypracowywane procesy są bardziej uporządkowywane, gdy wszystkie dane są w jednym narzędziu, obsługującym wszystkie procesy HR. Warto również pamiętać, że pracownicy również będą musieli poznać tryb pracy i system, dlatego warto, aby był on spójny od samego początku.

 

Jak długo trwa wdrożenie systemu HRappka w agencji pracy?

Wdrożenie systemu jest zależne od ilości użytkowników oraz od potrzeb i specyfiki, czy branży, w której agencja działa. W niedużych agencjach najczęściej pełne wdrożenie wszystkich użytkowników z przeniesieniem kluczowych procesów HR do systemu HRappka trwa ok. miesiąc.

Co masz na myśli mówiąc o kluczowych procesach HR, które chcą zautomatyzować Agencje Pracy?

Najczęściej, kluczowymi procesami HR w Agencji Pracy  są:

  • rekrutacja,
  • legalizacja cudzoziemców,
  • obsługa kadrowo-płacowa,
  • zarządzanie mieszkaniami i kwaterowanie lokatorów,
  • delegowanie pracowników za granicę.

 

Jakie największe wyzwania czekają na agencję pracy podczas digitalizacji procesów HR-owych w firmie?

Na pewno dużym wyzwaniem jest odpowiednie przygotowanie procesu zatrudnienia pracowników (od rekrutacji, przez legalizację zatrudnienia, po rozliczenia) oraz przełożenie go na język i czynności technologiczne a także przygotowanie użytkowników do pracy z użyciem nowego narzędzia.

Kluczową kwestią jest również przygotowanie posiadanych danych i sformatowanie ich do pliku, który będzie kompatybilny i możliwy do zaimportowania w nowym systemie.

 

Jakie efekty daje wdrożenie jednego, kompleksowego narzędzia HR, zamiast kilku mniejszych systemów?

Po pierwsze, jeden kompleksowy system umożliwia przechowywanie i zarządzanie danymi w jednym miejscu. Daje to możliwość sprawnej kontroli kierownictwa i pozwala uniknąć braków informacji, czy błędów. Co więcej, jeżeli mamy do czynienia z takim narzędziem jak HRappka, to na podstawie wprowadzonych danych można sprawnie generować raporty i analizy.

Ponadto, użytkownicy pracujący w tym samym systemie,  mają ten sam interfejs, jednak możliwe jest dostosowanie poziomu ich uprawnień do zakresu danych, do których powinni mieć dostęp. Dla przykładu:

  • rekruter może widzieć tylko dane rekrutacji i kandydatów,
  • kadrowa tylko dane kadrowe pracowników i rozliczenia,
  • manager wszystkie dane w systemie.

Nie tylko pozwala to zapewnić bezpieczeństwo danych. Ma również wpływ na oszczędność czasu w zakresie przepływu informacji, plików oraz dokumentów. Co więcej, w systemie można budować komunikację między użytkownikami – pozwalają na to m.in. powiadomienia czy czat. 

 

Co Agencje Pracy najbardziej sobie chwalą w systemie HRappka? 

Kompleksowość

Ze względu na specyfikę pracy tymczasowej oraz procesy rekrutacji i zatrudniania trwające non-stop, agencje pracy doceniają kompleksowość systemu. W HRappce możliwe jest połączenie rekrutacji, kadr i płac, legalizacji cudzoziemców, a także modułu mieszkań. Wszystko w jednym systemie powoduje, że procesy przebiegają szybciej i są znacznie bardziej efektywne. Bez systemu HRappka, automatyzacja procesów w agencji musiałaby opierać się o kilka mniejszych systemów (system do rekrutacji, kadrowo – płacowy, do legalizacji) oraz o dodatkowe arkusze Excel do legalizacji cudzoziemców i zarządzania mieszkaniami.

Obsługa procesów legalizacji zatrudnienia i zarządzania mieszkaniami

Procesy legalizacji cudzoziemców i zarządzania kwaterami, często bywają dla agencji problematyczne i trudne do obsłużenia za pośrednictwem plików Excel. Dzieje się tak dlatego, że specyfika zatrudniania cudzoziemców, czy zarządzania mieszkaniami wymaga skrupulatnego pilnowania terminów. Jest to bardzo utrudnione w arkuszach kalkulacyjnych. System HRappka odciąża użytkownika, pilnując terminów ważności dokumentów (np. legalizujących pracę i pobyt) i wysyła powiadomienia.

Współpraca z Klientami

Co więcej, Agencje Pracy cenią sobie w systemie HRappka usprawnienia w kwestii współpracy z Klientami, nie tylko z tymi, którzy są pracodawcami-użytkownikami, ale także partnerami biznesowymi, usługodawcami w zakresie noclegu czy transportu pracodawcami-użytkownikami. Jest to m.in.:

  • Prosty CRM, z możliwością zarządzania etapami współpracy, czy automatycznym zapisywaniem historii kontaktu (email/sms).
  • możliwość rozliczania Klientów, na podstawie rozliczeń pracowników, co znacznie ułatwia proces fakturowania Klientów,
  • możliwość tworzenia kont dla Klientów, z możliwością zgłaszania zapotrzebowania, raportowania (lub jedynie zatwierdzania) godzin pracy pracowników,
  • sprawne generowanie ofert dla Klientów oraz projektów, na których podstawie można automatycznie otwierać rekrutacje.

Zarządzanie pracownikami

HRappka usprawnia zarządzanie pracownikami, co jest kluczowe szczególnie dla agencji pracy tymczasowej, która zatrudnia wielu pracowników. Dzięki możliwość tworzenia kont pracowniczych z dostępem dla pracowników do:

  • grafiku (sprawdzanie planu pracy, zgłaszanie godzin pracy),
  • danych osobowych, 
  • umów

czas pracy osoby odpowiedzialnej za koordynowanie pracowników jest skrócony.

Intuicyjność interfejsu

System, który posiada wszystkie niezbędne funkcjonalności, ale jednocześnie jest trudny w obsłudze nie wpłynie pozytywnie na automatyzację procesów Agencji Pracy. Dlatego też, tworząc system HRappka, kluczową jest dla nas kwestia intuicyjności rozwiązań oraz ich prostoty. Wdrażane nowości, czy zmian konsultujemy z naszymi Klientami, aby upewnić się, że są one spójne z potrzebami branży.


Nasz ekspert:

Sylwia Drwal

Specjalista ds. sprzedaży i wdrożeń systemu HRappka.pl


Zainteresowany systemem dla Agencji?

Zostaw nam swój numer telefonu – oddzwonimy!