Proces wdrażania do firmy nowego pracownika – TOP 10

Coraz częściej mówi się o takim pojęciu jak onboarding pracownika. Po zatrudnieniu pracownika należy zadbać o to, aby został odpowiednio wprowadzony do firmy. Są to działania, których celem jest zapoznanie tej osoby z najważniejszymi zagadnieniami dotyczące działalności w firmie już od pierwszego dnia pracy. Odpowiednie wdrażanie nowego pracownika dobrze świadczy o pracodawcy, dlatego warto o niego zadbać również w ramach działań employer brandingowych.

Proces onboardingu polega na przekazaniu wiedzy i umiejętności, które pozwolą nowej osobie zintegrować się i zaaklimatyzować w nowym środowisku. W tym artykule przedstawiamy TOP 10 praktyk wdrożenia nowego pracownika

Wdrożenie nowego pracownika: kontakt przed rozpoczęciem pierwszego dnia pracy

O procesie onboardingu należy powiadomić nową osobę przed rozpoczęciem pracy. Można to zrobić, wysyłając maila do pracownika z informacją o:

  • godzinie i miejscu pracy
  • sposobie dotarcia do biura
  • liście niezbędnych dokumentów
  • szczegółowym planie dnia

Można również dodać informacje, kto będzie odpowiedzialny za proces wdrożenia – np. przełożony, dany pracownik, czy dział HR. W ten sposób zatrudniony będzie bardziej przygotowany i otwarty na przyjście do firmy. Oprócz tego warto poinformować członków zespołu o przyjściu nowej osoby.

Aby zatrudnione osoby mogły lepiej poznać nowych pracowników oraz znaleźć więcej wspólnych tematów do rozmów, warto poprosić nowego pracownika o wysłanie zdjęcia oraz krótkiej notatki o sobie, swoich pasjach, czy doświadczeniu. W pierwszym dniu warto poinformować zespół o dołączeniu nowej osoby oraz załączyć informacje o niej.

Testuj bez opłat moduł onboardingu pracownika >>

Proces onboardingu: podręcznik wdrożeniowy 

Adaptacja nowo zatrudnionej osoby musi być zaplanowana na wielu płaszczyznach. Jest to bardzo ważne, aby nowy pracownik z pierwszym dniem pracy czuł się komfortowo w organizacji i miał dostęp do najważniejszych informacji. Dobrą praktyką jest uwzględnić przygotowanie bazy wiedzy dla nowego pracownika. Może on zawierać kluczowe informacje na temat firmy, norm oraz zasad (np. składania elektronicznych wniosków urlopowych).

Kiedy pracownik otrzyma wszystkie potrzebne informacje, to na pewno pozytywnie wpłynie to na jego employee experience. Co więcej, wdrożenie nowej osoby będzie szybsze i mniej obciążające dla innych pracowników. Zgodnie z trendami na rynku pracy, materiały wdrożeniowe warto przygotować w wersji online. Tutaj pomocne są dedykowane systemy HR posiadające funkcję onboardingu.  Odpowiednie oprogramowanie znacznie usprawni proces wdrożenia nowego pracownika w Twojej firmie.

Oprócz tego, w procesie onboardingu nowy pracownik powinien mieć dostęp do podstawowych informacji związanych z danym stanowiskiem i firmą:

  • strategia organizacji, jej misją, wizję oraz cele, jakie są przed nią postawione
  • strukturą organizacyjną
  • firmowe procedury dotyczące np. komunikacji, obiegu dokumentów, zgłaszania urlopów, rozliczania nadgodzin
  • szczegółowy zakres obowiązków na danym stanowisku, możliwości rozwoju, czy tzw. drabinkę awansów

Onboarding pracownika – czy jest potrzebna prezentacja?

Nowo zatrudniona osoba w pierwszych dniach pracy w firmie, będzie musiała zapamiętać wiele ważnych kwestii. Dlatego warto zadbać o to, żeby onboarding pracownika zawierał wszystkie istotne informacje i przekazywał je w sposób ciekawy i angażujący nową osobę.

Można to zrobić poprzez multimedialne materiały szkoleniowe. Warto przygotować prezentację, w której w ciekawy sposób zostaną przekazane cele organizacji i wszelkie treści o firmie, strukturze, wartościach itd. Następnie, kiedy nowa osoba zapozna się z prezentacją, można zweryfikować jej wiedzę dotyczącą wykonywanych obowiązków, na przykład poprzez test wiedzy. Proces adaptacyjny można zautomatyzować. Jak to zrobić? W systemie HR, który posiada moduł onboardingu. Umożliwia on tworzyć proces onboardingu (ogólne i stanowiskowe) i przypisywać je nowym pracownikom. Pozwala to na znaczną oszczędność czasu pracowników.

Oprowadzenie po firmie nowego pracownika

Pierwszego dnia pracy warto pokazać pracownikowi nowe miejsce pracy. Jeśli biuro jest duże, to do materiałów wdrożeniowych można dołączyć też mapkę, która prezentuje przestrzeń biurową. Oprowadzając pracownika po firmie, przedstaw go pozostałym pracownikom organizacji oraz powiedz kilka słów o tym, czym będzie zajmować się w firmie.

Skuteczny onboarding – przygotowanie stanowiska pracy

Rozpoczęcie pracy jest bardzo stresującym momentem od strony pracownika. Warto przygotować stanowisko pracy dla nowego pracownika jeszcze przed jego przyjściem, aby czuł się jak najbardziej komfortowo. Zadbaj o to, żeby miał dostęp do niezbędnych narzędzi w pracy – komputer, biurko, telefon itd. Warto też nadać dostęp do skrzynki firmowej oraz komunikatorów.

Jeśli chcesz zbudować pozytywne Employee Experience, to należy unikać takich sytuacji, kiedy stanowisko pracy dla pracownika nie będzie przygotowane. Z dużym prawdopodobieństwem, nowy pracownik odbierze to jako brak szacunku oraz odpowiedzialności pracowników całej organizacji i na pewno będzie mniej chętny, żeby zostać w firmie dłużej.

Welcome pack

Czym jest welcome pack i jaka jest jego rola? Welcome pack to drobny prezent i świetny sposób na powitanie nowego członka zespołu. Jest dobrym rozwiązaniem podczas onboardingu. Taki zestaw zazwyczaj składa się z różnych gadżetów firmowych, np. długopis, notes, kubek, plecak. Jest to miły gest, dzięki któremu pracownik poczuje się doceniony, co później przełoży się na pozytywne Employee Experience.

Prezent można wręczyć nowemu pracownikowi bezpośrednio w chwili jego przyjścia do firmy lub jako miłą niespodziankę podczas pokazania mu jego miejsca pracy w nowej firmie.

Integracja w procesie wdrażania

W ramach onboardingu zatrudnionej osoby, pierwszy dzień pracy powinien integrować ze sobą cały zespół. Wyjście na relaksującą kawę lub dobry lunch może okazać się bardzo pomocny. Dlaczego? Bo w luźniej atmosferze może szybko zintegrować się z członkami całej firmy. Niewymuszona atmosfera sprzyja temu, że nowa osoba poczuje się bezpiecznie i będzie otwarta, aby dzielić się własną opinią i zadawać pytania innym członkom zespołu.

Osoba odpowiedzialna za wdrażanie nowego pracownika

Z pewnością pozytywnie na proces wdrożeniowy wpłynie wybranie jednej osoby, która będzie odpowiedzialna za onboarding nowego pracownika. Warto też poinformować pracowników o tym, kto będzie taką osobą, żeby wiedzieli, do kogo kierować pytania. Również należy wspomnieć o tym, kto będzie bezpośrednim przełożonym zatrudnionych pracowników. Jest to pozytywnie postrzegane przez nowe osoby, jeśli informacja o „mentorze" zostanie załączona w mailu jeszcze przed przyjściem pracowników do firmy.

Dana osoba wdrażająca, czyli „buddy" jest odpowiedzialna za pierwsze kroki nowo zatrudnionych oraz monitoruje przebieg wdrożenia. Proces monitoringu postępu nowych pracowników można również zautomatyzować w systemie HR. W ten sposób osoba odpowiedzialna za onboarding nie będzie wyłączona z ogólnych procesów w firmie oraz swoich obowiązków, ponieważ system automatycznie sprawdza postępy nowej osoby i informuję o tym wszystkie osoby.

Informacja zwrotna od strony pracownika

Świeżo zatrudniony pracownik to źródło cennych informacji na temat Candidate Experience w firmie. Zapytaj o feedback od pracowników odnośnie do procesu rekrutacji i procesu onboardingu. Dzięki temu nowa osoba poczuje się doceniona, a Ty będziesz mógł polepszyć działania CX w firmie.

Sprawdź: Candidate experience – jakich błędów unikać?

System onboardingowy (automatyzacja procesu onboardingu)

Onboarding i wszystkie związane z nim procesy, bez problemu możemy usprawnić w dedykowanym systemie onboardingowym. W systemie HRappka.pl można tworzyć ścieżki wdrożeniowe oraz rozpisać poszczególne kroki, które ma wykonać zatrudniony. Platforma ułatwia pracodawcy przebieg i wgląd na onboarding pracownika, a pracownik wie, które działania powinien podjąć.

Ponadto, proces wdrożenia można wesprzeć różnorodnymi materiałami wdrożeniowymi, jako system szkoleń (strony informacyjne, prezentacje, filmiki), które mają na celu przekazać wszystkie potrzebne informacje nowej osobie. Takie materiały można stworzyć w systemie, a następnie udostępniać wdrażanym pracownikom – z pewnością ułatwi to utrwalenie najważniejszych informacji w trakcie onboardingu i wpłynie to na rozwój pracownika. Zweryfikować wiedzę pracownika po obejrzeniu filmiku czy prezentacji można poprzez wysłanie mu specjalnie stworzonych ankiet. Dzięki temu można osiągnąć wiele korzyści. Osoby odpowiedzialne za wdrożenie będą mogły monitorować przebieg procesu onboardingu.

System HRappka.pl można wypróbować za darmo przez 14 dni. Aby to zrobić, wystarczy zarejestrować się lub zamówić bezpłatną prezentację systemu.

Dowiedz się więcej:

Onboarding pracownika

List powitalny nowego pracownika

Onboarding pracownika 2021

Onboarding online

Jak przeprowadzić onboarding pracownika?

Zautomatyzuj proces onboardingu pracownika!

  • Tworzenie procesów onboardingu
  • Odciążenie działu HR
  • Automatyzacja wdrożenia pracownika
  • Udostępnianie procesów pracownikom

Testuj 14 dni bez opłat!