Efektywna rekrutacja 2019. Jak wybrać najlepszy system rekrutacyjny? 10 najważniejszych funkcji.

Dobrze dopasowany program do rekrutacji jest w stanie poprawić efektywność i szybkość rekrutacji na każdym jej etapie. Na rynku istnieje wiele systemów rekrutacyjnych (tzn. systemów ATS). Na co należy zwrócić uwagę by wybrać najlepszy?

System rekrutacyjny musi być dopasowany do Twoich potrzeb

Każda rekrutacja jest inna i zależy od specyfiki danej branży. Dlatego też, przed wyborem odpowiedniego systemu do rekrutacji, sprawdź, czy na pewno jest on dopasowany do Twoich potrzeb. Zbyt prosty system może nie być wystarczający, a zbyt skomplikowany i zaawansowany zamiast usprawnić pracę, może niepotrzebnie wydłużyć czynności związane z rekrutacją.

Dlatego warto przed zakupem przetestować różne systemy i wybrać najlepszy dla Twojej firmy. Jeżeli więc rekrutujesz również obcokrajowców, upewnij się czy system oferuje automatyczne tłumaczenie ogłoszeń oraz wielojęzyczne formularze dla kandydatów. Jeżeli korzystasz z wielu portali rekrutacyjnych – upewnij się, czy system posiada integrację z tymi portalami, aby móc automatycznie publikować ogłoszenia o pracę oraz czy potrafi generować raporty dot. poszczególnych czynników rekrutacji.

Aby system rekrutacyjny pomógł Ci w procesach rekrutacji, zwiększył jej szybkość i efektywność powinien być przede wszystkim intuicyjny i prosty w obsłudze.

10 najważniejszych funkcji systemu rekrutacyjnego

1. Zgodność z RODO

To już must have każdego systemu IT. ATS musi być zgodny z prawem. Dzięki temu, unikniesz nieprzyjemnych konsekwencji, którymi może się skończyć  kontrola.

W związku z tym, system powinien zapisywać historię danych kandydatów – m.in. kto miał do nich dostęp, kto je dodał, edytował. Ponadto system powinien w prosty sposób pozwalać na zdobywanie i zarządzanie zgodami na przetwarzanie danych osobowych oraz pozwalać na dołączenie tego typu klauzul w formularzach rekrutacyjnych.

Co więcej, aby raportowanie rekrutacji było miarodajne, warto posiadać w systemie informację o kandydatach, którzy aplikowali, ale w późniejszym czasie zgłosili chęć usunięcia danych. Pozwala na to funkcja anonimizacji kandydatów, dzięki której w raporcie uwzględnisz kandydatów, których danych nie możesz już przetwarzać (np. kto go rekrutował, źródło kandydatury).

Dzięki temu rekrutacja, którą prowadzisz będzie zgodna z prawem, ale nie będzie Cie ograniczać.

Przydatne linki:

2. Tworzenie i personalizowanie formularzy, ankiet i testów dla kandydatów.

Dobrze stworzony i formularz rekrutacyjny pozwoli Ci przesiać setki kandydatów i wyłonić tych najlepszych. Finalnie znacznie usprawni to proces rekrutacji i zmniejszy ilość kandydatów branych pod uwagę.

Co więcej, ładna i przejrzysta ankieta sprawi, że kandydaci będą postrzegali firmę jako profesjonalną. Wpłynie to na employer branding i poprawi tzn. employee experience.

3. Integracja z zewnętrznymi portalami pracy i mediami społecznościowymi

Synchronizacja z portalami pracy (np. olx.pl, gowork.pl) i Facebookiem potrafi znacznie usprawnić publikowanie ogłoszeń. Jest to tzn. multiposting ofert, który z poziomu systemu rekrutacyjnego pozwala na publikowanie ofert pracy na innych portalach.

Przydatne linki:

4. Intuicyjna i uporządkowana baza kandydatów

Przejrzysta i kompletna baza kandydatów daje Ci możliwość szybkiego wyszukania kandydata oraz dodania w jego profilu notatek, załączników, czy ocen.

Co więcej, niezwykle pomocna jest również funkcja poczty w systemie. Dzięki temu całą komunikację z kandydatami przeprowadzisz w systemie i będziesz miał spójną historię kontaktu w profilu kandydata.

5. Automatyczne tłumaczenie ogłoszeń o pracę oraz formularzy rekrutacyjnych

Jest to niezbędna funkcja, gdy rekrutujesz również pracowników z zagranicy. Nie da się ukryć, że braki kadrowe coraz częściej skutkują poszukiwaniami pracowników zza wschodniej granicy. Dzięki wielojęzycznemu formularzowi o pracę aplikowanie będzie dla cudzoziemców prostsze i bardziej przyjazne. Ponadto, dzięki automatycznemu tłumaczeniu nie będzie to dla Ciebie żaden dodatkowy obowiązek.

Przydatne linki:

6. Widget ogłoszeń rekrutacyjnych na stronę WWW

Zawsze aktualna zakładka kariera na stronie to w dzisiejszych czasach podstawa.

Widget umożliwia automatyczną publikować oferty pracy na stronie www. Dzięki temu nie będziesz musiał się martwić o aktualność ofert pracy na stronie www.

7. Możliwość ujednolicenia CV (standaryzowane CV)

Przydatne, jeżeli rekrutujesz dla swoich Klientów i tworzysz identyczne, standaryzowane CV do weryfikacji kandydatów przez Klienta. Ponadto, możliwość wygenerowania takich plików jednym kliknięciem znacznie skróci czas przygotowania kandydatur.

8. Skanowanie CV i wprowadzanie danych do bazy kandydatów (Parser CV)

Nawet jeżeli większość kandydatur wpływa przez formularz rekrutacyjny, to na pewno nie raz zdarzyło się, że ktoś wysłał Ci CV mailowo.

Przepisywanie danych z CV do bazy kandydatów bywa mozolne. Jednak nie musi – pozwól, by program do rekrutacji zrobił to za Ciebie. W związku z tym ważne, aby system do rekrutacji posiadał funkcję OCR CV (Parser CV). Dzięki temu, system automatycznie stworzy profile kandydatów na podstawie wstawionych do systemu plików CV.

9. Automatyczne tagowanie kandydatur

To funkcja, która pozwoli Ci na wybór tagów, które zostaną automatycznie dodane do kandydata, jeżeli w jego CV pojawią się wybrane przez ciebie słowa.

Dzięki temu wyszukiwanie kandydatów stanie się o wiele sprawniejsze.

Przykład: Szukasz programisty PHP: w systemie wybierasz, aby tag „PHP" dodawał się do profili wszystkich aplikujących kandydatów, którzy w CV posiadają słowo PHP.

10. Wyszukiwanie pełnotekstowe

To funkcja, która pozwoli Ci wyszukiwać kandydatów, biorąc pod uwagę również słowa znajdujące się w załącznikach (np. w CV kandydata), czy notatkach na kandydacie. Dzięki temu, sprawnie wyszukasz kandydatów po kierunku studiów, czy kursie.

Selekcja kandydatów będzie znacznie szybsza, a rekrutacja efektywna.