Nowoczesne narzędzia HR

Wiele firm do swoich działów poszukuje narzędzi do zarządzania procesami HR, aby usprawnić działania. Część z nich zaczyna korzystać z nowoczesnych narzędzi, jakie oferuje branża IT.

Nowoczesne narzędzia potrafią znacznie poprawić zarówno efektywność pojedynczych pracowników, jak i całego zespołu. Warto przetestować wybrane narzędzia HR, a następnie wdrożyć je w firmie oraz ustandaryzować. Dzisiaj przedstawiamy Wam kategorie systemu HR, który świetnie sprawdza się w tej branży.

Automatyczny proces rekrutacji i procesy kadrowe. Zestaw narzędzi HR

Automatyzacja procesów pozwala ograniczyć czasochłonność ilość działań rekrutacyjnych, czy kadrowych, co pozwala oszczędzić czas pracowników, oraz zwiększyć efektywność zarówno działu HR, jak i całej firmy. Warto pamiętać, że kluczowe jest odpowiednie wdrożenie oprogramowania oraz jego dopasowanie do obowiązujących procesów w firmie.

System do rekrutacji pracowników (ATS, ang. Applicant Tracking System)

System do przeprowadzania procesu rekrutacji (system ATS) pracowników pozwala na automatyzację w procesie rekrutacji, zaczynając od sprawnego tworzenia formularzy aplikacyjnych, szybkiej możliwości selekcji pracowników przez zarządzanie zgodami RODO i automatyczną wysyłkę wiadomości do kandydatów (potencjalnych pracowników).

Proces rekrutacji potrafi być skomplikowany. Ilość dokumentów, umów, CV i innych plików potrafi wprowadzić sporo chaosu w miejsce naszej pracy. Rekrutacja zazwyczaj wygląda w podobny sposób:

  • aplikacja kandydata
  • selekcja CV
  • weryfikacja CV
  • zaproszenie na spotkanie rekrutacyjne
  • raport
  • II spotkanie rekrutacyjne
  • oferta
  • podpisanie umowy

Wydaje się to proste i takie właśnie jest. Nasz system HRappka zapewnia pełną swobodę w przeprowadzaniu procesów rekrutacji.

Moduł rekrutacyjny HRappki pozwala na:

  • szybkie tworzenie rekrutacji i formularzy rekrutacyjnych
  • łatwe zarządzanie kandydatami
  • podział aplikacji na etapy rekrutacji
  • współdzielenie profili kandydatów z działami lub innymi klientami

Kompleksowy system ATS posiada również opcje multipostingu rekrutacji. Pozwala to na swobodną publikację na wielu portalach pracy, jak i również w mediach społecznościowych. Bez problemu możesz zadbać o to, aby dotrzeć do jak największej ilości kandydatów. Co więcej, system HRappka zasugeruje Ci najbardziej efektywne źródła aplikacji.

Dowiedz się więcej:

Automatyzacja procesów HR-owych. Wspomaganie działu HR

Ogłoszony w marcu 2020 roku stan zagrożenia ze względu na pojawienie się wirusa SARS-CoV-2 miał istotny wpływ na polski rynek pracy. Trendy w Polsce zaczęły ulegać zmianom. Bardzo popularna stała się praca zdalna i próby przenoszenia obowiązków do sieci. W tym także procesy rekrutacji.

Współczesne organizacje pracują w warunkach szybkiego rozwoju i zmian otoczenia. Na znaczeniu przybierają nowoczesne formy procesów rekrutacji np. rozmowy kwalifikacyjne i szkolenia przeprowadzane online, automatyzacja w zakresie komunikacji z kandydatami i wiele innych.

Nowoczesne narzędzia HR wprowadzają pełną automatyzację w firmie. Systemy HR posiadają dość szeroką ofertę funkcjonalności. Jednym z przewodnich systemów HR na polskim rynku jest HRappka.pl. Firmy, które wdrożyły system, potwierdzają wzrost efektywności. Szczególną wagę przypisują automatyzacji procesów, którą zapewnia system HRappka. W systemie można automatyzować:

Dowiedz się więcej:

Ewidencja czasu pracy

Moduł pozwala na tworzenie grafików pracy, określanie zapotrzebowania na pracowników. System doskonale radzi sobie z masowym planowaniem prac – na różnych stanowiskach i oddziałach.

HRappka daje również możliwość rejestracji czasu pracy, przy pomocy karty magnetycznej lub wpisania kodu pracownika. System sam ujednolica godziny pracy do obowiązujących norm, dba także o osoby niepełnosprawne (pomniejszona norma pracy).

Jedną z ciekawszych opcji są elektroniczne wnioski urlopowe. Poprzez system można łatwo zgłosić zapotrzebowanie na każdy rodzaj urlopu, a pracodawca czy dział HR dostają od razu powiadomienie o takiej prośbie. Pozwala to na sprawną komunikację, oszczędność czasu i ograniczenie niepotrzebnych wydruków.

  • Kalendarz urlopowy

To intuicyjny kalendarz, w którym szybko można zgłosić nieobecność lub wniosek o urlop. Wyświetla się on w grafiku i zawsze można go podejrzeć. Co ciekawe, system pilnuje nieobecności i informuje, jeżeli limit urlopów został przekroczony.

  • Obieg dokumentów

System pozwala na podłączenie dowolnych plików i dokumentów związanych z zatrudnieniem i urlopami (np. zwolnienia lekarskie).

  • Obliczanie wymiaru urlopu

Po wprowadzeniu danych (wykształcenie, edukacja, umowa) system sam wylicza ile dni urlopowych, przysługuje pracownikowi.

  • Konfiguracja dostępnych typów nieobecności

System wyświetla wszystkich dostępnych typów nieobecności i urlopów, natomiast pracodawca może sam skonfigurować.

  • Sprawna akceptacja wniosków urlopowych 

Każdemu pracownikowi, można przyporządkować konkretnego opiekuna, który otrzymywać będzie korespondencję związaną z wnioskami urlopowymi. Pozwala to uniknąć chaosu i przesyłania wszystkich wniosków np. do pracodawcy.

  • Kalendarz urlopów i raportowanie

W kalendarzu bez problemu możemy wyświetlić widok wszystkich urlopów w firmie, a także wygenerować raport na tej podstawie. Dzięki temu można podjąć lepszą i szybszą decyzję o akceptacji wniosków urlopowych.

Mobilność pracy a system HR

O przewadze mobilności pracy oraz potrzebie bycia online w dzisiejszych warunkach rynkowych mówi się dużo. Z pewnością dotyczy to też branży HR, gdzie ruchliwość znaczy możliwość realizacji zadań zawsze i wszędzie. Rok 2020 pokazał szczególną wartość mobilności pracy.

Jeśli korzystasz z nowoczesnego systemu HR, to nie musisz iść do biura, aby sporządzić raport o wynagrodzeniu, sprawdzić urlopy, rozliczyć pracowników, wystawić umowy nowym pracownikom, odprawić zwolnionych pracowników itd. Wystarczy, że zalogujesz się do systemu, gdzie masz wszystkie potrzebne dane i np. w parę minut wystawisz fakturę partnerowi rekrutacyjnemu, unikając zbędnej dokumentacji papierowej.

Nadążanie za nowymi trendami na rynku pracy w branży HR

Zjawisko gig-economy podbija polski rynek. Coraz częściej osoby podejmują pracę w firmach na podstawie umów B2B. W związku z tym potrzebny jest system ats, który umożliwia obsługę różnych form zatrudnienia dla pracowników, ponieważ ułatwia to współpracę między osobami, które są zatrudnione w różnych spółkach tego samego holdingu.

Nowości z branży IT, wspomagają najlepsze narzędzia HR. Pozwalają na: planowanie rekrutacji nowego kandydata, szukanie rozwiązań, aby przetwarzać pozyskane informacje, które będą odpowiadać na oferty pracodawcy.

Narzędzia HR (kadry i płace)

Narzędzia HR automatyzują większość procesów działów HR związanych z zatrudnianiem pracowników oraz zarządzaniem pracownikami. Pozwala składać pracownikom wnioski urlopowe oraz rozliczać pracowników – a to tylko niektóre z funkcjonalności, jakie oferują moduły. Takie rozwiązanie pozwala na sprawne zarządzanie pracownikami i ogranicza ilość pracy osób kadrowych.

Dział rekrutacji i kadr powinien działać kompleksowo i dopełniać się na wielu płaszczyznach. System HRappka stara się jak najbardziej integrować ze sobą działanie modułów. Do głównych funkcji naszego programu kadrowo-płacowego zaliczamy:

  • profile z danymi pracowników, przejrzyste i dopasowane do Twoich potrzeb
  • sprawne generowanie umów
  • sprawne zarządzanie zezwoleniami oraz certyfikatami
  • możliwość prowadzenia e-teczek pracowniczych zgodnych z ustawą o e-dokumentacji
  • sporządzanie dokumentów związanych z zatrudnieniem pracownika
  • generowanie oświadczeń, oraz zezwoleń na pracę dla cudzoziemców
  • integracje z praca.gov.pl

System ats gwarantuje szybkie i masowe rozliczenie osób na podstawie umowy lub grafiku. Można także wprowadzać zmiany na etapie rozliczenia i wprowadzać korekty wynagrodzeń pracowników.

Możliwe jest również dodanie premii regulaminowych lub uznaniowych, jak również wprowadzenia automatycznego pobierania potrąceń, czy zwrotów.

Funkcjonalności systemu jest wiele. Główną zaletą jest wprowadzanie automatyzacji w każdym procesie. Pozwala to zaoszczędzić nasz cenny czas. W module kadr mamy opcje automatycznego generowania listy płac i rachunków, czy wysyłki pasków do pracowników. Dla wielu firm istotne jest, aby nasz program był kompatybilny z innymi systemami. W części kadrowej mamy możliwość eksportowania danych do popularnych programów kadrowych i płacowych.

Onboarding – wdrożenie pracownika do firmy

Coraz częściej mówi się o pojęciu onboardingu. Są to przede wszystkim działania, które mają na celu odpowiednio wprowadzić nowego pracownika do firmy. Onboarding pracownika polega na przekazaniu wiedzy i umiejętności, które pozwolą nowej osobie bez problemu zintegrować się i zaaklimatyzować w nowym miejscu pracy.

W proces onboardingu możemy zaliczyć:

  • wysłanie maila spersonalizowanego do wszystkich kandydatów
  • poznanie nowych osób z biurem oraz resztą zespołu
  • przesłanie harmonogramu szkoleń
  • przygotowanie planu na pierwsze dni i tygodnie pracy
  • przeprowadzenie ankiety na temat efektywności onboardingu i całego procesu wdrożenia – pozwoli to na łatwiejsze usprawnienie systemu.

System HRappka umożliwia tworzenie uniwersalnych procesów onboardingu dla większej grupy nowych pracowników oraz wyspecjalizowanych procesów dla konkretnych działów.

Moduł pozwala na dodawanie filmików, instrukcji, ankiet oraz testów w procesie onboardingu. Okazuje się to bardzo pomocne. Zróżnicowanie onboardingu na kilka sposobów może przynieść pozytywne efekty i stać się dużo ciekawszym procesem.

Istotną sprawą jest to, że proces onboardingu tworzymy jednorazowo – ewentualnie dodajemy różne modyfikacje lub drobne zmiany. Uwzględniając przy tym automatyczne przypisywanie wdrożenia do pracowników, śmiało możemy powiedzieć, że automatyzacja procesu onboardingu pozwala nam zaoszczędzić mnóstwo czasu.

Automatyzacja wdrożenia pracownika pozwala nam na szybkie wyciąganie wniosków i usprawnianie systemu. Dzieje się to za sprawą ankiet. Pracownicy po lub w trakcie onboardingu mogą systematycznie raportować nam cały przebieg wdrożenia. Na tej podstawie możemy wyciągać wnioski i ulepszać nasz proces onboardingu.

Dowiedz się więcej:

Onboarding pracownika w HRappka

Onboarding pracownika 2021

Jak przeprowadzić onboarding pracownika?

System HR: Jak wybrać najlepszy?

Sprawna komunikacja zespołu

Komunikacja zespołu jest kluczowa w procesie rekrutacji, szczególnie gdy zespół pracuje zdalnie. Warto wdrożyć narzędzie do komunikacji pracowników, oraz stworzyć grupy dla konkretnych działów, czy projektów. Komunikator jest mniej formalny niż wysyłanie e-maili i pozwala szybciej uzyskać od pracowników potrzebne informacje.

Osoby kadrowe powinny mieć narzędzia i usprawniony kontakt z pracownikami, żeby móc masowo wysyłać im wiadomości z systemu HR. Pozwala to mieć ciągłą i pełną historię kontaktu w jednym systemie.

Candidate Experience dla najlepszych kandydatów

Doświadczenie kandydatów stanowi bardzo istotną część procesu rekrutacyjnego. Nie liczy się tutaj długości stażu pracownika lub zdobytych umiejętności. Dla firmy powinien być najważniejszy stały rozwój i dążenie do doskonałości. Na tym polega badanie Candidate Experience i Employee Experience.

Masowe drukowanie ankiet dla pracowników staje się coraz bardziej przestarzałe. Często ich struktura nie zmienia się od wielu lat, a pracodawcy nie wyciągają z nich żadnych wniosków.

Platforma HRappka pozwala nam sprawdzić poziom satysfakcji pracownika, poprzez tworzenie ankiet, czy testów wiedzy (krótkich, prostych i rozbudowanych). W przeciwieństwie do ręcznego tworzenia badań, moduł HR umożliwia zapisywanie odpowiedzi pracowników, zliczania punktów w przypadku testu wiedzy i tworzenia raportów z informacjami zwrotnymi dla wybranych osób. Jest to znacząca różnica. Dzięki tej funkcji, mamy dostęp do wykonanych badań przez długi czas i wszystko jest łatwe do odnalezienia, ponieważ znajduje się w jednym miejscu.

Poprawa efektywności pracy i zarządzanie czasem

Oprócz administratora, do systemu może mieć również dostęp pracownik. Jest to bardzo wygodne wyjście dla organizacji. Zatrudniona osoba dostaje wgląd do swoich danych, długości umowy i okresu zatrudnienia. Pracownik może również składać wnioski np. urlopowe. Oczywiście muszą one zostać zatwierdzone przez osobę zarządzającą, mimo to cały proces składania wniosku odbywa się w naszym systemie. Moduł zapisuje wszystkie wprowadzone dane, więc jest możliwy wgląd do danych historycznych.

Warto, zaproponować pracownikom odpowiednie narzędzia, które poprawią ich efektywność pracy. Takie narzędzia to m.in.:

  • wtyczka do przeglądarki blokująca portale społecznościowe i powiadomienia,
  • Google Docs (pozwala sprawnie udostępniać pliki),
  • Tablica Kanban.

Sprawdź również:

Jakub Majcher

Specjalista ds. Marketingu @ HRappka.pl

Miłośnik szeroko pojętego dziennikarstwa. Interesuje się digital marketingiem i analizą treści. Stara się, aby pozycjonowanie słów, nigdy nie wzięło góry nad właściwym przekazem tekstu.


Systemy HR stają się codziennością dla firm. Wiele organizacji jest świadoma funkcjonalności modułów i zaczyna wdrażać je w swoją firmę. Automatyzacja procesów pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu i zoptymalizować pracę swoich pracowników.