Nowoczesne narzędzia HR [2023]

Wydarzenia ostatnich dwóch lat sprawiły, że branża HR bardzo się zmieniła i “poszła do przodu" w obszarze automatyzowania procesów. Zdalna stała się nie tylko praca, ale bardzo często również rekrutacja. Osoby pracujące w działach HR poszukiwać zaczęły nowoczesnych narzędzi, które pomogą dostosować się do nowej rzeczywistości. Wiele osób obawiało się o przyszłość i jakość rekrutacji, kiedy ograniczone zostały kontakty “face to face". Stało się natomiast coś odwrotnego – branża HR nie tylko szybko zaadaptowała się do nowych warunków, ale również wykorzystała nowoczesne narzędzia HR, które przyczyniły się do wzrostu efektywności procesów HR. Znacznie wzrosły szanse na pozyskanie najlepszych kandydatów.

Przeczytaj, jak platforma HR może pozytywnie wpłynąć na pracę całej organizacji i w obrębie działu HR.

Testuj bez opłat nowoczesny system HR >>

Przemyślana automatyzacja

Automatyzacja procesów może być cennym elementem oszczędzającym czas i odciążającym z pracy, która polega na powielaniu podobnych czynności. Jednak aby miała sens – zwłaszcza w obszarze, który związany jest z kontaktem z drugim człowiekiem, musi być przemyślana i właściwie zastosowana. Każdy z pewnością doświadczył sytuacji otrzymania wiadomości mailowej lub na LinkedIn, która została wysłana “do wielu". Pomylone końcówki, skopiowane podpisy, wiadomości niedostosowane do profilu kandydata – nikt nie lubi być traktowany przedmiotowo.

Pamiętać należy, że sposób kontaktu z potencjalnym kandydatem to proces kształtowania się Candidate Experience, co ma ogromny wpływ na wizerunek pracodawcy na całym rynku pracy. Personalne traktowanie jest ważne i możliwe –nawet w przypadku automatyzowania procesów.

Dział HR odczuje znaczny wzrost jakości pracy, już w pierwszych chwilach po wdrożeniu systemu automatyzującego pracę.

System ATS

ATS to “Applicant Tracking System" i oznacza system do rekrutacji pracowników, który pozwala na śledzenie całego procesu aplikowania i zatrudnienia kandydata. Każdy rekruter zdaje sobie sprawę, że sama rozmowa rekrutacyjna to tylko mała składowa procesu rekrutacji. Tworzenie rekrutacji, umieszczanie ich na stronach internetowych, tworzenie baz kandydatów, przesyłanie CV, spotkania rekrutacyjne i dyskusje na poziomie wielu działów i osób – to wszystko może (i powinno!) zawrzeć się w jednym sprawnym systemie ATS. Jakie są najważniejsze składowe systemu do rekrutacji?

Czytaj więcej: Jak wybrać system do rekrutacji pracowników?

Sprawne dodawanie rekrutacji

Zwłaszcza duże firmy cenią sobie możliwość przynajmniej częściowej automatyzacji dodawanych ogłoszeń rekrutacyjnych. Korzystanie z gotowych już szablonów stanowisk (wraz ze stawkami), spersonalizowane ankiety rekrutacyjne, dołączanie własnych zgód związanych z przetwarzaniem danych (oprócz RODO) to ogromna oszczędność czasu, którą zaproponować może tylko kompleksowy system HR.

Multiposting

Multiposting pozwala na swobodną publikację na wielu portalach z ofertami pracy, wliczając w to media społecznościowe. Pozwala to na dotarcie do jeszcze większej ilości kandydatów.

Zakładka kariera

Portale pracy to nie jedyne źródło aplikacji. Kandydaci często wiedzą, gdzie chcą pracować, zwłaszcza jeżeli dana firma cieszy się dobrym Employer Brandingiem. W takiej sytuacji nieoceniona jest zakładka kariera – dopasowana do brandingu całej organizacji. Posiadając system ATS, pracodawca bez problemu może umieścić jednocześnie ogłoszenie na wielu portalach pracy oraz na własnej stronie internetowej.

Czytaj więcej: Zakładka kariera

Baza kandydatów

Nowoczesny system ATS stworzy własną bazę kandydatów – na podstawie wszystkich nadesłanych aplikacji we wcześniejszych rekrutacjach. To jest punkt, do którego nikogo nie trzeba przekonywać. Taka baza kandydatów w jednym miejscu, to możliwość pozyskania wartościowego pracownika, czasem bez konieczności publikacji ogłoszenia. W bazie można przejrzeć pracowników oraz porównać ich kompetencje, a następnie dokonać najbardziej dopasowanego wyboru.

Integracja z Google Calendar

W obecnych czasach wiele rekrutacji odbywa się zdalnie – nawet w przypadku aplikowania o pracę stacjonarną. Integracja systemu ATS z Google Calendar i Google Meet to automatyczne przenoszenie spotkań między tymi dwiema platformami. Kandydaci otrzymują wiadomość z linkiem do spotkania – nawet jeśli nie są jeszcze umieszczeni w danych systemowych.

Polecenia pracownicze

Polecenia pracownicze to bardzo popularna i często spotykana forma pozyskiwania wartościowych pracowników. Idealnie, gdy system ATS posiada taką funkcję – także z możliwością otrzymania dodatkowego wynagrodzenia dla osoby polecającej.

Autorespondery do kandydatów

Komunikacja z kandydatami to moment, w którym wielu rekruterów traci mnóstwo cennego czasu. Odpowiadanie na nadesłane ogłoszenia, podziękowania w razie nieudanej rekrutacji. Bardzo często z braku czasu, osoby rekrutujące nie kontaktują się z kandydatami. Z jednej strony jest to całkowicie zrozumiałe, z drugiej jednak potencjalny kandydat pozostaje z niekorzystnym wrażeniem na temat pracodawcy. Podziękowanie za rekrutację to idealny moment na budowanie Candidate Experience. Z pomocą przychodzą automatyczne autorespondery, które można wysyłać masowo do osób z bazy kandydatów. Jedno kliknięcie, a zaprocentuje w budowaniu pozytywnego brandingu całej marki.

Tworzenie ankiet

To moment, w którym pracodawca ma szansę zbadać poziom Candidate Experience. Masowe tworzenie ankiet i wysyłka do kandydatów z bazy to źródło bezcennej wiedzy, która pozwoli na wzrost efektywności procesu rekrutacji.

Sprawna komunikacja między zespołami

Współdzielenie profili to możliwość komunikacji między osobami z różnych zespołów – także tych, które nie mają dostępu do systemu ATS. Pozwala to na płynny proces oceny kandydata, bez niepotrzebnych wydruków i organizowania spotkań. Działy HR bez najmniejszych problemów mogą komunikować się z innymi departamentami w organizacji, nawet w przypadku pracy zdalnej.

Testuj bez opłat system ATS >>

Onboarding

Onboarding to przekazanie odpowiedniej wiedzy i umiejętności nowo przyjętemu pracownikowi. To również pomoc w zaklimatyzowaniu się i zaznajomieniu z kulturą pracy firmy. Nowoczesne narzędzia HR umożliwiają tworzenie uniwersalnych procesów onboardingu dla większej grupy pracowników oraz wyspecjalizowanych procesów dla konkretnych działów.

Oczywiście nic nie zastąpi personalnego kontaktu, przywitania pracownika i oprowadzania go po firmie (w przypadku pracy stacjonarnej). Jednak automatyzacja onboardingu jest niezwykle pomocna w przypadku różnego rodzaju szkoleń, kursów – także tych, które kończą się testem wiedzy. Moduł onboardingu pozwala na dodawanie filmików, instrukcji, ankiet oraz testów. To ciekawa propozycja, która zastąpić może szkolenia stacjonarne w Twojej firmie.

Istotną sprawą jest to, że proces onboardingu tworzymy jednorazowo – z możliwością edycji i poprawek w trakcie następnych procesów.

Kadry i płace

Przypuśćmy, że pracownik pozytywnie zakończył proces rekrutacji i chcemy go zatrudnić. Czeka nas proces podpisania umowy, zebrania istotnych dokumentów, a później rozliczenia, wysyłki wynagrodzenia i rocznego rozliczenia deklaracji PIT. Nowoczesne narzędzia HR to również program kadrowo-płacowy, w którym można obsłużyć wszystkie wyżej wymienione procesy. Mając wszystko w jednym systemie, nie trzeba przepisywać i powielać informacji. Podczas tworzenia umowy program sam zaciągnie informacje z ogłoszenia rekrutacyjnego oraz wyśle umowę do pracownika – podpisaną podpisem elektronicznym.

Rozliczenie pracowników to czasochłonny proces, obarczony możliwością pomyłek – w przypadku wprowadzania danych ręcznie. System kadrowo-płacowy zaciąga większość danych z umów oraz z modułu ewidencji czasu pracy – liczbę przepracowanych godzin, wykorzystanych urlopów, zwolnień itp. Dzięki temu program szybko stworzy listę płac, wyeksportuje paczki przelewów do banku oraz wyśle paski wynagrodzeń do pracowników.

Automatyzacja procesów HR jest szczególnie istotna w trakcie rozliczania się z Urzędem Skarbowym. Okres wysyłki PIT-ów to zawsze “gorący" czas dla działów kadr i płac. Możliwość masowych i automatycznych podpisów oraz wysyłki PIT-ów do Urzędu Skarbowego to nie tylko ogromna oszczędność czasu, ale również zmniejszenie ryzyka pomyłek.

W perspektywie ostatnich zmian Polskiego Ładu warto mieć system, na którym można polegać. Wyliczanie wynagrodzenia stało się jeszcze bardziej skomplikowanym procesem, z którego odciążyć może system, który pokaże wszystkie składniki dowolnego wynagrodzenia oraz automatycznie rozliczy pracownika na podstawie najnowszych zmian.

Ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy to z jednej strony sprawne zarządzanie grafikami pracowników i planowanie pracy całego przedsiębiorstwa. Z drugiej strony, to podstawa do szybkiego i łatwego rozliczenia pracowników. To również rejestracja czasu pracy, czyli kontrolowanie czasu pracy pracownika przy pomocy karty magnetycznej lub wpisania kodu pracownika.

Co więcej, system sam ujednolica godziny pracy do obowiązujących norm, dba także o osoby niepełnosprawne (pomniejszona norma pracy).

Elektroniczne wnioski urlopowe

Program do zarządzania urlopami to rozwiązanie problemu umawiania się z działem kadr, drukiem wniosków i ręcznym porównywaniem grafików pracy całej firmy. Przy pomocy elektronicznych wniosków urlopowych pracownik szybko może zgłosić zapotrzebowanie na dowolny rodzaj urlopu, a pracodawca na podstawie raportu urlopów całej firmy łatwo może podjąć decyzję. System sam wylicza, ile urlopu przysługuje każdemu pracownikowi (na podstawie odpowiednich dokumentów i umów) oraz informuje o przekroczeniu norm.

Bezpieczeństwo danych

System HR w procesie rekrutacji i zatrudnienia pracowników zbiera wiele wrażliwych danych. Pracuje z ogromną bazą kandydatów oraz klientów, których bezpieczeństwo danych powinno być priorytetem. Wybierając system HR, należy zwrócić uwagę, czy posiada on:

• możliwość skonfigurowania podwójnego uwierzytelnienia
• logowanie użytkownika przez HASH
• codzienny, automatyczny back-up danych na maila
• możliwość ograniczania uprawnień użytkownikom systemu
• mailowe powiadomienia do administratorów, gdy użytkownik wyeksportuje dane z systemu
• systemy zabezpieczające dane oraz dbające o bezpieczeństwo fizyczne i prawne

Kombajn HR

Jeśli szukasz nowych rozwiązań w obszarze procesów HR, to system HRappka jest najlepszym wyborem. Przyszłość rekrutacji, branży HR i wszystkich procesów związanych z cyklem życia pracownika w organizacji oparta jest na wykorzystaniu zaawansowanych systemów informatycznych oraz sztucznej inteligencji.

HRappka, jako kombajn HR towarzyszy pracodawcy, czy też działowi kadr na każdym etapie – od rekrutacji, po legalizację pracy cudzoziemców, zatrudnienie, onboarding, rozliczenie,  ewidencję czasu pracy i szkolenia (szkolenia stacjonarne i online – ewidencja, lista obecności, zaproszenia).

Wykorzystanie platformy HR w Twojej organizacji to gwarancja poprawy komunikacji wewnętrznej, oszczędność czasu i lepsze zarządzanie czasem pracy. HRappka spełnia wszystkie funkcje przenośnego biura, które możesz zabrać ze sobą w każde miejsce na świecie.

Naszą aplikację HR możesz bezpłatnie przetestować tutaj.

Czytaj więcej:

• System do rekrutacji – jak wybrać najlepszy?
• Onboarding pracownika 2022
• Zatrudnianie cudzoziemców 2022
• Jako wybrać program kadrowo-płacowy?
• Program do zarządzania urlopami
• Jak wybrać program do ewidencji czasu pracy?