System kadrowo-płacowy – jak wybrać?

Top 10 funkcjonalności

Wybór odpowiedniego systemu HRM (z ang. Human Resource Management System) pozwala na jeszcze efektywniejsze zarządzanie zasobami ludzkimi w Twojej organizacji. Dobry program kadrowo płacowy pozwala na usprawnienie i automatyzację najważniejszych procesów w firmie. Na polskim rynku jest wiele systemów, które wspomagają prowadzenie kadr. Przed wyborem oprogramowania warto zrobić audyt potrzeb w swojej firmie i wybrać ten system, który w 100% spełnia wszystkie oczekiwania.

System kadrowo płacowy musi być dopasowany do potrzeb Twojej firmy

Dobrze dopasowany do specyfiki firmy program kadrowo płacowy jest w stanie kompleksowo obsłużyć proces kadrowo-płacowy. Od momentu przyjęcia pracownika, poprzez sprawne zarządzanie dokumentami, wszelkie rozliczenia, aż do momentu rozwiązania umowy o pracę i wyrejestrowania pracownika z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Dodatkowo ważnym aspektem jest łatwość obsługi i intuicyjny interfejs ułatwi prowadzenie kadr w Twojej firmie. Na co zatem warto, zwrócić uwagę wybierając program kadrowo płacowy? Sprawdźmy!

10 najważniejszych funkcji programu kadrowo płacowego

Gwarancja zgodności z obowiązującymi przepisami prawa

Oprogramowanie kadrowo płacowe musi być na bieżąco aktualizowane i zgodne z obowiązującymi przepisami prawa. Jest to podstawowe kryterium przy wyborze właściwego narzędzia do zarządzania pracownikami. Dynamiczne zmiany w prawie pracy oraz przepisach muszą znaleźć natychmiastowe odzwierciedlenie w procesach każdej organizacji. Dobry program kadrowy uwzględnia wszystkie wymogi prawne. Oprogramowanie powinno być dostosowane do potrzeb firmy i zawierać funkcjonalności takie jak Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK), pomoc przy legalizacji cudzoziemców, czy zgodność z RODO. Z pewnością oprogramowanie zgodne z ustawą o e-dokumentacji, umożliwi przeniesie wszystkich akt osobowych do chmury i znaczne wpłynie na ograniczenie dokumentacji papierowej.

Efektywna komunikacja pracownika z organizacją dzięki portalowi pracowniczemu

Portal pracowniczy to nowoczesne narzędzie, pozwalające na znaczne skrócenie czasu poświęcanego na obsługę spraw administracyjnych w działach HR. Dzięki portalowi pracowniczemu pracownik ma natychmiastowy wgląd w swoje dane, umowy oraz dostęp do grafików. Dodatkowo ma możliwość samodzielnego wprowadzenia urlopów, a także dostęp do potrzebnych wniosków bezpośrednio w systemie. Portal pracowniczy jest to narzędzie, dzięki któremu osoby zatrudnione w firmie mają możliwość bieżącej kontroli poprawności swoich danych oraz wygodny dostęp do informacji. Dodatkowo portal pracowniczy pozytywnie wpływa na postrzeganie firmy jako nowoczesnej i dynamicznej.

Dowiedz się więcej:

E-dokumentacja pracownicza. Dostępna online, w chmurze zawsze kiedy jej potrzebujesz

Baza pracowników umożliwia tworzenie jasnej i przejrzystej e-dokumentacji pracowniczej. Główne zalety takiego rozwiązania to łatwy dostęp online. Program działa chmurze na każdym urządzeniu bez konieczności instalacji. Również szybki dostęp z dowolnego miejsca do niezbędnych informacji ułatwia obsługę pracowników. Nowoczesne oprogramowanie eliminuje do minimum dokumentację papierową i usprawnia obsługę pracowników. Dzięki nowoczesnym narzędziom przechowywanie danych nigdy nie było łatwiejsze.
Co więcej, dobry program do zarządzania kadrami powinien umożliwiać generowanie umów dostosowanych do indywidualnych potrzeb firmy np. dzięki zastosowaniu własnych szablonów. A ponadto, powinien obsługiwać wszystkie rodzaje umów cywilnoprawnych oraz pozwolić na automatyzację w ich generowaniu.
Wybierając program kadrowy należy zwrócić uwagę na bezpieczeństwo przechowywanych danych. Program kadrowo płacowy zabezpieczony powinien być na kilku płaszczyznach: fizycznie przed utratą danych oraz logicznie przed niepowołanym dostępem.

Dowiedz się więcej:

Jeszcze prostsze zarządzanie zezwoleniami

Przypomnienia o terminach szkoleń BHP i badań lekarskich pozwalają na jeszcze łatwiejsze zarządzanie zasobami ludzkimi w firmie. Możliwość ustawienia przypomnień w określonych interwałach pozwala na uniknięcie przeoczenia terminów.

Moduł ewidencji czasu pracy i elektroniczne wnioski urlopowe

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. System powinien umożliwiać rejestrowanie czasu pracy pracowników, zarówno, jak i w formie prostego raportowania, czy też zintegrowania systemu z kartami pracowniczymi. Dzięki automatyzacji procesów rozliczania czasu pracy system kadrowy znacznie ułatwia zarządzanie pracownikami w organizacji.

Dodatkowo, idealnie jeśli pracownik dzięki wcześniej wspomnianemu portalowi pracowniczego ma dostęp do systemu kadrowego z ewidencją czasu pracy.

Dodatkowo, ewidencję czasu pracy należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia oraz 10 lat od momentu zakończenia współpracy, chyba, że odrębne przepisy przewidują dłuższy czas. W związku z tym, najefektywniejszym sposobem gromadzenia danych ewidencji czasu pracy będzie wyspecjalizowane oprogramowanie z serwerami w chmurze.

Dowiedz się więcej:

Intuicyjne rozliczanie – wynagrodzenia pracowników

Automatyzacja rozliczania czasu pracy z nowoczesnym oprogramowaniem znacznie przyspiesza pracę działu HR zarówno w dużych firmach jak i mniejszych organizacjach. Możliwość rozliczenia nawet kilkuset pracowników na raz czy rozliczenia umów w oparciu o grafik to konieczność w każdej firmie. Tworzenie automatycznej listy płac, rozliczanie umów cywilnoprawnych, automatyczne wyliczanie wynagrodzenia to niektóre z funkcjonalności, które ułatwią sporządzanie dokumentów związanych z rozliczeniami. Wypłacanie wynagrodzenia pracowników nigdy nie było prostsze.

Dodatkowym usprawnieniem dla działu kadr i płac jest możliwość generowania przelewów bankowych automatycznie na podstawie list płac oraz rachunków. Ciekawym usprawnieniem jest także, nie tylko automatycznie tworzenie listy płac, ale też rachunków do UZ. Godna uwagi jest możliwość bezpośredniego zaciągania godzin pracy z grafiku do rozliczenia pracownika. Opcja definiowania stawek np. stawek godzinowych, dziennych, czy np. miesięcznych netto. Możliwość dodawania pracownikowi potrąceń, zwrotów, zaliczek oraz różnego rodzaju premii. Dzięki takim opcjom naliczanie wynagrodzenia nigdy nie było prostsze. Dobry program kadry i płace znacząco usprawnia rozliczenia pracowników.

Zautomatyzuj wszystkie procesy kadrowo – płacowe z systemem HRappka!

  • Przejrzyste profile pracowników
  • Generowanie umów i dokumentów
  • Ewidencja czasu pracy
  • Elektroniczne wnioski urlopowe
  • Rozliczanie pracowników
  • i wiele więcej!

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)

Odpowiednie przygotowanie do wprowadzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych to wyzwanie. Przepisy związane z PPK wchodzą stopniowo, dlatego też każda firma ma odpowiednio czasu na wdrożenie odpowiednich procedur.

System kadrowy powinien zapewniać możliwość automatycznego generowania przystąpień pracowników do PPK oraz generowanie raportów przystąpień, rezygnacji, czy wznowień. Program kadrowy powinien posiadać również rejestr przystąpień i rezygnacji oraz raport zbiorczy składek. PPK odpowiednio wprowadzone do organizacji mogą stać się ciekawym benefitem dla pracowników.

Rozliczenia roczne (PIT) i deklaracje ZUS w jednym miejscu

Dobry program kadry i płace musi pozwalać na sprawną kontrolę deklaracji firmowych oraz pracowniczych. Masowe generowanie deklaracji do Urzędu Skarbowego oraz automatyczna wysyłka do pracowników znacząco skraca czas pracy i ułatwia sporządzanie deklaracji. Analogicznie powinno wyglądać generowanie deklaracji do ZUS. Nowoczesne systemy pozwalają tworzyć deklaracje rejestracji / wyrejestrowania pracowników oraz  umożliwiają rejestrację członków rodziny pracownika do ZUS.

Elektroniczny obieg faktur i łatwość ich wystawiania

Program pozwalający na stworzenie workflow faktur, które znacznie usprawnia obieg faktur kosztowych i dokumentacji w firmie oraz pozwala skrócić czas pracy. Wbudowany, kompletny system fakturowania (zarówno na podstawie rozliczeń, jak i możliwość wystawienia faktury niezależnie od nich), korekty, duplikaty, rejestry VAT, i wiele innych funkcji jak JPK FA pozwala na zdecydowanie łatwiejsze rozliczanie faktur w każdej firmie.

Legalizacja pracy cudzoziemców

Organizacje zatrudniające cudzoziemców potrzebują systemu, który zautomatyzuje kluczowe aspekty związane z legalizacją pracy. Od generowania oświadczeń i zezwoleń na pracę oraz ich automatyczną wysyłkę do urzędu, po przypomnienia o ważności dokumentów legalizacyjnych. Narzędzie pozwalające na gromadzenie informacji w jednym miejscu ułatwia obsługę pracowników z zagranicy.

Dowiedz się więcej:

Integracja z innymi programami

Kompleksowy system kadrowy powinien umożliwiać integrację z aplikacjami zewnętrznymi oraz pozwalać m.in. na bezpośredni eksport dokumentów do programów kadrowych, z których korzysta Twoja firma. HRappka umożliwia export danych m.in do SYMFONIA FK, LEFTHAND, DGCS, Optima, Gratyfikant, Płatnik.
Efektywne zarządzanie infrastrukturą IT w firmie pozwala na pełną synchronizację wszystkich systemów. Warto o tym pomyśleć na etapie wyboru odpowiedniego systemu.

Program kadrowo płacowy – podsumowanie

Wybierając system kadrowy do swojej firmy należy zwrócić uwagę na następujące aspekty:

  • Dogłębna analiza potrzeb kadrowo płacowych na początkowym etapie wyboru oprogramowania. Pozwoli ona na dostosowanie narzędzia do potrzeb organizacji, a w późniejszym etapie znacząco usprawni jego wdrożenie. Warto zwrócić uwagę np. na metody zbierania danych w firmie – czy odbywa się to przy wykorzystaniu prostego Excela, czy narzędzia do rejestracji czasu pracy (RCP).
  • Oprogramowanie dla działu kadr i płac powinno maksymalnie usprawniać działanie działu. Obejmować powinno pomoc we wszystkich czynnościach począwszy od tworzenia listy płac, wypłacania wynagrodzeń, po zarządzenie czasem pracy, czy rozliczanie z US i ZUS.
  • Sprawdzenie kompatybilności narzędzia z innymi rozwiązaniami używanymi w firmie. Należy sprawdzić do jakich programów i w jakim formacie eksportowane są dane.
  • Z pewnością do wyboru odpowiedniego narzędzia np. na spotkania demonstracyjne warto zaangażować osoby z różnych działów firmy. Obok osób zajmującymi się kadrami warto zaprosić osoby odpowiedzialne za księgowość. Oraz przygotować obszerną listę pytań, które ułatwią nam wybór.
    O co warto zapytać? O wersję DEMO produktu, po to by zapoznać się z interfejsem i możliwościami programu. Jak wygląda wdrożenie oraz wsparcie w jego trakcie oraz potem.

Zacznij już dziś. 14 dni za darmo!

Zautomatyzuj procesy kadrowo - płacowe i oszczędzaj czas z systemem HR HRappka!