Zatrudnianie cudzoziemców 2021

– TOP 10 aspektów

Coraz więcej osób z zagranicy chętnie podejmuje pracę w Polsce. W roku 2021 pobity został rekord – prawie 800 tysięcy cudzoziemców legalnie pracowało w naszym kraju (stan na maj 2021, źródło ZUS). Najliczniejszą grupą są osoby z Ukrainy, które pracować mogą na podstawie uproszczonej procedury, gdzie okres zatrudnienia cudzoziemca nie może być dłuższy niż 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy. Zatrudnianie cudzoziemców wydawać może się skomplikowane – z racji wielu informacji (często sprzecznych) na stronach internetowych oraz ilości dostępnych zezwoleń.

Dziś przedstawiamy zbiór najważniejszych informacji związanych z zatrudnianiem cudzoziemców i uporządkujemy wiedzę na ten temat. Dzięki temu dowiesz się jak legalnie zatrudnić osobę z zagranicy.

Pochodzenie cudzoziemca

Pierwszym i najważniejszym kryterium jest kraj pochodzenia obcokrajowca. Wyróżniamy:

Obywatele UE, EOG oraz Szwajcarii nie potrzebują specjalnych zezwoleń na pracę i pobyt, dlatego poniższy artykuł skupia się na obywatelach krajów trzecich.

Rekrutacja cudzoziemców

Największym utrudnieniem podczas zagranicznych rekrutacji jest oczywiście bariera językowa. Dlatego bardzo ważne jest, aby zadbać o:

  • wielojęzyczny system rekrutacyjny (dostęp do programu, który posługuje się odpowiednim językiem; system, który automatycznie tłumaczy ogłoszenia o pracę i formularze rekrutacyjne)
  • synchronizację z portalami pracy (nie ma jednego najlepszego, wszystko zależy od kraju oraz branży, dlatego ważne jest, aby program do rekrutacji mógł zaproponować najtrafniejsze rozwiązanie)
  • komunikację z kandydatami (niekiedy najlepszą formą komunikacji w przypadku cudzoziemców jest np. Viber, WhatsApp lub Messenger – należy być otwartym na każdą z opcji)
  • transparentność wynagrodzeń (jasny przekaz, podpisanie umowy i wynagrodzenie nie niższe niż średnia krajowa)
  • benefity (pomoc w adaptacji w nowym miejscu, dofinansowanie nauki języka, kursy zawodowe, zakwaterowanie i transport)

Rekrutacja międzynarodowa może być wyzwaniem dla niejednego rekrutera. Niekiedy trzeba się posiłkować zewnętrznymi działami HR. W takim przypadku warto zainwestować w kompleksowy system HR, który posiada opcję dodania partnera rekrutacyjnego do systemu. Wpłynie to korzystnie na ujednolicenie i wgląd w cały proces zatrudnienia. Co więcej, pozwoli na rozliczenie pracy rekrutera.

Należy pamiętać, że rekrutacja cudzoziemca i zatrudnienie takiej osoby to tylko początek. Na utrzymanie pracownika ogromny wpływ mają pierwsze chwile w pracy i sposób przeprowadzania adaptacji i onboardingu pracownika.

    Typy zezwoleń na pracę

    Obywatele państw trzecich zobowiązani są do posiadania zezwolenia na pracę, jeśli chcą legalnie pracować w Polsce. Typ zezwolenia zależny jest od rodzaju wykonywanej pracy i tego, gdzie i w jakim kraju zarejestrowany jest podmiot powierzający wykonywanie pracy. Do wyboru mamy zezwolenia typu A, B, C, D, E, S (dotyczy prac sezonowych), jednolite zezwolenie na pobyt i pracę oraz oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Najpopularniejszym typem jest właśnie oświadczenie oraz zezwolenie typu A – o nich piszemy poniżej. Zezwolenia C, D i E dotyczą pracy u pracodawcy zagranicznego.

    O zezwolenie na pracę zawsze wnioskuje pracodawca, w odpowiednim urzędzie (Urząd Wojewódzki/ Starostwo Powiatowe/ Powiatowy Urząd Pracy). Niezależnie od zezwolenia, powinno ono zawierać podstawowe informacje, takie jak:

    • dane pracodawcy
    • informacje o powierzanej pracy, stanowisku
    • dane cudzoziemca wraz z kopią dokumentu podróży
    • wynagrodzenie (nie może być niższe niż średnie wynagrodzenie polskich pracowników na takim samym stanowisku)
    • wymiar czasu pracy
    • okres ważności zezwolenia

    Zezwolenie na pracę typu A

    Zezwolenie to wydawane jest dla cudzoziemca z krajów trzecich, który pracować zamierza na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, gdzie też znajduje się siedziba przedsiębiorstwa. Zezwolenie na pracę typu A wydawane jest zazwyczaj na 3 lata, niekiedy okres ten może być krótszy w niektórych województwach.

    Na wydanie zezwolenia czeka się średnio 30 dni, jednak w szczególnych przypadkach procedura może zająć 6o dni. O zezwolenie typu A wnioskuje pracodawca (we właściwym Urzędzie Wojewódzkim) i pierwszym krokiem przy zatrudnianiu cudzoziemca jest prośba o test rynku pracy.

    Test rynku pracy

    Przeprowadzany jest przez starostę w Powiatowym Urzędzie Pracy. To inaczej weryfikacja lokalnego rynku pracy pod kątem potencjalnych osób bezrobotnych (lub osób poszukujących pracy), które mogłoby wykonywać pracę, jaką pracodawca powierzyć chce cudzoziemcowi. Takie osoby bowiem mają pierwszeństwo w zatrudnieniu.

    Test rynku pracy nie jest wymagany, jeżeli:

    • powierzana praca znajduje się na liście zawodów deficytowych
    • cudzoziemiec mieszka w Polsce legalnie minimum 3 lata
    • osoba ta ukończyła studia wyższe lub jest na studiach doktoranckich
    • cudzoziemiec zatrudniony był na oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy u tego samego pracodawcy

    Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy

    To uproszczona procedura zatrudniania osób z zagranicy i skorzystać z niej mogą obywatele Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Ukrainy i Rosji. Na oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi pracować można maksymalnie 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy. Procedura otrzymania oświadczenia jest znacznie szybsza, niż zezwolenia typu A, ponieważ pomija test rynku pracy.

    Na oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy nie można wykonywać zajęć, które dotyczą prac sezonowych. Na podstawie oświadczenia wpisanego do ewidencji oświadczeń cudzoziemiec aplikować może o wizę w celu wykonywania pracy na terenie Polski (po złożeniu oświadczenia należy przekazać cudzoziemcowi oryginał, aby mógł wnioskować o wizę).

    Oświadczenie składa pracodawca w Powiatowym Urzędzie Pracy.

    Zawiadomienia

    W przypadku zezwolenia na pracę pracodawca ma obowiązek poinformować wojewodę, w terminie 7 dni, jeżeli:

    • cudzoziemiec nie podjął pracy w okresie 3 miesięcy od momentu uzyskania zezwolenia
    • cudzoziemiec przerwał wykonywanie pracy na okres dłuższy niż 3 miesiące
    • cudzoziemiec zakończył pracę wcześniej niż 3 miesiące przed upływem ważności zezwolenia
    • pracodawca chce zatrudnić pracownika na innym stanowisku, na dłużej niż 30 dni w roku
    • siedziba firmy, jej nazwa lub forma prawna została zmieniona
    • nastąpiło przejęcie firmy przez inny zakład pracy

    W przypadku oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy, pracodawca ma obowiązek poinformować Powiatowy Urząd Pracy o:

    • podjęciu pracy przez cudzoziemca (najpóźniej w dniu rozpoczęcia)
    • niepodjęciu pracy (najpóźniej 7 dni od momentu rozpoczęcia pracy wg wpisu do ewidencji oświadczeń)

    Przedłużanie zezwoleń na pracę

    Tak samo, jak w przypadku wydawania zezwoleń – o przedłużenie zezwolenia zawsze wystąpić powinien pracodawca lub podmiot powierzający wykonywanie pracy. Wniosek należy złożyć nie wcześniej niż 90 dni przed datą upływu ważności zezwolenia, ale nie później niż 30 dni przed. Dokumenty wymagane do dołączenia do wniosku wypisane są na stronie internetowej właściwego Urzędu Wojewódzkiego.

    Legalizacja pobytu cudzoziemca

    Legalne zatrudnienie cudzoziemca możliwe jest dopiero po otrzymaniu zezwolenia na pracę oraz legalizacji pobytu. Obywatele państw trzecich przyjechać do Polski mogą na podstawie:

    Cudzoziemiec może podjąć pracę (jeżeli posiada zezwolenie) w oparciu o każdy z tych dokumentów, należy jednak pamiętać, że na wizie Schengen przebywać można maksymalnie 90 dni w ciągu 180-dniowego okresu. Natomiast okres ważności wizy krajowej nie może przekroczyć jednego roku.

    Dlatego najwygodniejszym rozwiązaniem jest zezwolenie na pobyt czasowy, które wydawane jest maksymalnie na 3 lata. Wniosek o pobyt czasowy cudzoziemiec powinien złożyć najpóźniej ostatniego dnia pobytu w Polsce. Po jego pozytywnym rozpatrzeniu otrzymuje on kartę pobytu.

    Ważna informacja: zezwolenia na pobyt czasowy nie można przedłużyć, jeżeli cudzoziemiec chce nadal pozostać w Polsce, powinien złożyć wniosek ponownie.

    Kiedy zezwolenie na pracę nie jest wymagane?

    Niektóre grupy osób zwolnione są z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę i należą do nich osoby:

    • posiadające ważną Kartę Polaka
    • posiadające pozwolenie na pobyt stały
    • posiadające status rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej
    • obywatele Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Szwajcarii
    • posiadające zgodę na pobyt ze względów humanitarnych
    • uchodźcy i przebywający pod ochroną uzupełniającą
    • studenci studiów stacjonarnych oraz doktoranci
    • absolwenci studiów wyższych i szkół ponadgimnazjalnych
    • nauczyciele języków obcych (pracujących w instytucjach Oświaty)

    Aktualna i pełna lista osób zwolnionych z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę dostępna jest tutaj.

    Wzory umów o pracę z cudzoziemcem

    Obowiązkiem każdego pracodawcy jest legalne zatrudnienie pracownika. Umowa z cudzoziemcem nie różni się tak naprawdę od tej podpisanej z Polakiem, oprócz tego, że powinna być sporządzona w zrozumiałym dla cudzoziemca języku. Obcokrajowiec pracować może na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej (najczęstszym wyborem jest umowa zlecenie).

    Należy pamiętać o wartości minimalnego wynagrodzenia, które obowiązuje również w przypadku umowy z cudzoziemcem. Wynosi ono 2800 zł (pełen etat) brutto w przypadku umowy o pracę i 18,30 zł (godzina) przy umowie zlecenie. W roku 2022 zostanie ono podniesione i będzie wynosić kolejno 3100 zł brutto i 19,30 zł brutto. Pracodawca jest zobowiązany również do zgłoszenia każdego pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

    Każda umowa obowiązywać powinna w datach, w których cudzoziemiec ma pozwolenie o pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

    Przeczytaj więcej o dwujęzycznej umowie o pracę polsko-ukraińskiej.

    Przeczytaj więcej o dwujęzycznej umowie zlecenie polsko-ukraińskiej.

    Delegowanie cudzoziemców

    Polska znajduje się w czołówce państw Unii Europejskich, w kwestii delegowania pracowników za granicę. Pierwszym i najważniejszym krokiem w tej procedurze jest legalizacja pracy cudzoziemca w Polsce. Można ją przeprowadzić na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy lub na podstawie zezwolenia na pracę. Następnie należy zadbać o legalność pobytu obcokrajowca w naszym kraju.

    Delegując pracownika z krajów trzecich do innych państw europejskich, należy również pamiętać, że wymagać one mogą jeszcze innych, dodatkowych zezwoleń na pracę czy pobyt (np. Holandia lub Niemcy – wiza Vander Elst).

    Niezależnie od wybranego kraju, pracodawcy muszą zapewnić cudzoziemcom wynagrodzenie nie niższe niż wymagane w przypadku zatrudniania rodaków.

    Zmiany w przepisach w związku z pandemią

    Wraz z ogłoszeniem 14 marca 2020 roku stanu epidemicznego, w życie weszły zmiany w prawie, które regulują sprawy związane z legalną pracą i pobytem cudzoziemców w Polsce.

    Do 30-go dnia po odwołaniu stanu pandemii przedłużeniu ulegają:

    • legalne pobyty cudzoziemców
    • okresy ważności kart pobytu, dokumentów tożsamości i zgód na pobyt tolerowany
    • terminy składania wniosków o legalizację pobytu
    • ważność wydanych już zezwoleń na pracę

    Najnowsze informacje na ten temat aktualizowane są na stronie Urzędu do Spraw Cudzoziemców.

    Obsługa cudzoziemca

    Legalizacja zatrudnienia cudzoziemca i jego pobytu to podstawa do rozpoczęcia pracy. Nie można jednak zapominać o dodatkowych benefitach czy ułatwieniach, dzięki którym pracownikowi z zagranicy będzie się łatwiej odnaleźć w nowym miejscu. Duża część pracodawców decyduje się na podnajem mieszkań, z których pracownicy mogą skorzystać (a koszty utrzymania są niższe niż samodzielnego wynajmu). Zarządzanie zakwaterowaniem pracowników znacznie ułatwia organizację pracy i pobytu cudzoziemca.

    Agencje Pracy Tymczasowej bardzo często pomagają również w organizacji transportu dla pracowników z zagranicy. Zarówno tego z kraju pochodzenia do Polski, jak i pomiędzy miejscem zamieszkania i pracy.

    Rozliczanie cudzoziemców

    To, w jaki sposób rozliczymy cudzoziemca, zależy do tego, czy jest on rezydentem podatkowym w Polsce. Aby nim zostać, należy spędzić w kraju minimum 183 dni w roku lub posiadać w Polsce źródło swoich interesów (osobistych lub biznesowych). Cudzoziemca należy wtedy rozliczyć na zasadach ogólnych i wystawić mu na koniec roku PIT 11.

    Jeżeli pracownik nie jest rezydentem podatkowym w Polsce, to jego zarobki podlegają opodatkowaniu zryczałtowanym podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Wynosi on 20%, a na koniec roku pracodawca zobowiązany jest wystawić IFT-1R.

     Do jakiego urzędu należy wysłać PIT 11 cudzoziemca?

    • Jeśli cudzoziemiec nie jest rezydentem, wtedy deklarację wysyłamy do Urzędu Skarbowego ds. cudzoziemców i tam wskazujemy jego adres zagraniczny.
    • Rezydenci podatkowy polscy rozliczani są w Urzędach Skarbowych odpowiednich do miejsca zamieszkania. W przypadku, gdy cudzoziemiec nie mieszka już w Polsce, deklarację należy wysłać na jego adres zagraniczny.

    Legalizacja cudzoziemców w HRappce

    Zatrudnienie cudzoziemców z systemem HRappka jest znacznie prostsze i szybsze niż w tradycyjny sposób. HRappka wspiera na każdym etapie procesu legalizacji zatrudnienia cudzoziemców poprzez:

    • generowanie wniosków i zezwoleń na pracę i pobyt (możliwość wydruków lub automatycznej wysyłki na praca.gov.pl)
    • onboarding cudzoziemca
    • prowadzenie kartoteki pracowników
    • powiadomienia i ostrzeżenia o końcu daty ważności dokumentów legalizacyjnych
    • wielojęzyczne wydruki
    • moduł do zarządzania mieszkaniami i transportu

    Zatrudniaj osoby z zagranicy jeszcze szybciej i łatwiej!

    • Generowanie zezwoleń o pracę
    • Prowadzenie kartoteki pracowników
    • Ostrzeżenia i przypomienia

    Testuj 14 dni bez opłat!

    Autor:

    zespół

    Aleksandra Kozieł

    Specjalista ds. Marketingu @ HRappka.pl

    Psycholog i copywriter z zamiłowania. Uwielbia pracę z ludźmi i zabawę słowem. Interesuje się UX writingiem i chciałaby, aby treści w Internecie były bardziej dostępne dla osób z trudnościami.