Kreator rekrutacji

Kreator rekrutacji pozwala na sprawne stworzenie rekrutacji i jej publikację w kilku sprawnych krokach:

  • Uzupełnienie danych rekrutacji (opis, wymagania),
  • Wybranie ankiety rekrutacyjnej (zestawu pytań dla kandydata),
  • Wybranie zgód RODO (klauzul na przetwarzanie danych osobowych),
  • Podgląd ankiety rekrutacyjnej,
  • Masowa publikacja ofert pracy na portalach pracy.

Integracja ze stroną www

Widget rekrutacji to najprostszy sposób na integrację ofert pracy ze stroną www.

 

Widget rekrutacji to najprostszy sposób na integrację ofert pracy ze stroną www.

Działanie w systemie:

Pełny dostęp do HRappka.pl

Dla użytkowników, którzy posiadają pełną wersję systemu HRappka.pl, widget rekrutacji dostępny jest w zakładce Rekrutacja > Integracja ze stroną WWW.

 

Dostęp jedynie do modułu rekrutacji

Dla użytkowników, którzy posiadają dostęp jedynie do modułu rekrutacji, widget rekrutacji dostępny jest w zakładce Oferty > Integracja ze stroną WWW.

Następnie, należy wybrać widget lub kliknąć w przycisk “Dodaj integrację" aby stworzyć nowy widget.

W następnym kroku należy skonfigurować widget według własnych potrzeb. Umożliwiamy:

  • wybór języka widgetu (w którym będzie wyświetlany widget),
  • wybór ilości wyświetlanych wyników na jednej stronie,
  • określenie tagów, które mają zawierać rekrutacje, by były wyświetlane na stronie (pozwala to m.in. stworzyć widget pokazujący tylko rekrutacje z tagiem zagranica),
  • wybór informacji widocznych na widgecie,
  • wybór dwóch domyślnych kolorów widgetu,
  • określenie dodatkowych styli CSS dla tego widgetu (pozwalają one uspójnić wygląd widgetu z wyglądem strony internetowej).

Co więcej umożliwiamy również włączenie:

  • możliwości wyszukiwania ofert po nazwie lub lokalizacji
  • możliwości zmiany języka.

Po zdefiniowaniu wyglądu widgetu należy go zapisać. Zapisanie umożliwi podgląd widgetu oraz skopiowanie kodu skryptu, który należy wstawić w kod źródłowy strony, na której chcemy wyświetlać rekrutację.

Jeżeli nie potrafisz samodzielnie wstawić kodu w źródło strony, skontaktuj się z nami lub ze swoim programistą.

Przykłady widgetów:

Integracja przez API jest bardziej zaawansowana, jednak daje możliwość pełnej konfiguracji wyglądu publikowanej listy ofert pracy oraz formularza rekrutacyjnego.

Link do API ofert pracy  jest dostępny w module Integracja z WWW, w zakładce Zaawansowane.

Link należy skopiować i przesłać programiście w celu stworzenia integracji.

Co więcej, system HRappka.pl umożliwia również integrację przez API formularza rekrutacyjnego. Specyfikacja i szczegółowe wyjaśnienia dostępne są tutaj.

Uwaga! Wtyczka aktualizuje oferty pracy raz dziennie.

Jeśli posiadasz witrynę opartą o CMS WordPress to ten sposób integracji będzie dla Ciebie najbardziej korzystny. Instalacja wtyczki jest bardzo prosta. Co więcej, wtyczka automatycznie tworzy na twojej stronie podstrony ofert pracy z ich opisem i linkiem aplikacyjnym. Jest to bardzo korzystne pod kątem SEO i pozycjonowania stron w wyszukiwarkach.

Wtyczka HRappka.pl jest dostępna tutaj. Możesz ją również prosto wyszukać w kokpicie CMS WordPress, w zakładce Wtyczki, klikając w “Dodaj nową" i wyszukując HRappka.pl.

Instalacja:

  1. Wtyczkę należy zainstalować.
  2. Należy wyszukać w głównym menu zakładkę HRappka.pl i przejść do niej.
  3. Należy skonfigurować wtyczkę. W tym celu należy:
    1. Wpisać końcówkę adresu url, która będzie prowadziła do strony z ofertą pracy  (np. oferta). Jeżeli nie masz takiej strony to należy ją stworzyć (bez niej strony ofert nie będą się tworzyły). W ustawieniach strony  należy wybrać szablon HRappka.
    2. podać hash firmy w systemie HRappka.pl. Jest on dostępny w zakładce “Integracja ze stroną www“.
    3. Wybrać serwer HRappki. Domyślnie jest to https://app.hrappka.pl.
    4. Następnie należy zapisać ustawienia i kliknąć Zaktualizuj ustawienia oferty i widgety.

Po zaktualizowaniu ustawień należy przejść do trzeciej zakładki, w której są widoczne kody widgetów. Należy skopiować wybrany widget.

Skopiowany kod należy wstawić do kodu html wybranej strony (po lewej), lub jeżeli korzystasz z page buildera – wyszukać widget i dodać go do strony, a następnie wybrać z listy widget, który chcemy pokazać na stronie (po prawej).

Multiposting ofert pracy

Z poziomu systemu HRappka istnieje możliwość publikacji ofert pracy na zewnętrznych portalach pracy, takich jak:

Co więcej, posiadamy specjalny widget rekrutacyjny, który wstawiony na stronę, będzie automatycznie pokazywał wszystkie otwarte rekrutacje. Jego instalacja jest bardzo prosta.

Publikacja na portalach OLX oraz szukampracy.pl jest płatna wg. stawki wybranego portalu.

Parser CV

Dzięki paserowi CV, możesz wstawić do systemu plik CV, a parser na podstawie CV stworzy w systemie profil kandydata.

Autotagowanie aplikacji

System HRappka umożliwia konfigurację tagów, które mają zostać przypisane do kandydatów, gdy w ich aplikacji pojawi się wybrana fraza.

Usprawnia to wstępną selekcję kandydatów oraz wyszukiwanie kandydatów. 

Na listach w systemie (np.pracowników, kandydatów) jest dostępne również wyszukiwanie pełnotekstowe, czyli wyszukiwanie encji nawet po tekście w załącznikach.

RODO

Zgody na formularzu aplikacyjnym

HRappka.pl pilnuje aby rekrutacja była zgodna z prawem. W związku z tym:

  • umożliwiamy tworzenie zgód na formularzach rekrutacyjnych np. zgoda na przetwarzanie danych osobowych, zgoda na profilowanie, zgoda marketingowa
  • istnieje możliwość wstawienia informacji o Administratorze Danych Osobowych

Filtrowanie kandydatów po pozyskanych zgodach

W naszym systemie szybko wyfiltrujesz kandydatów, czy pracowników po udzielonych zgodach. Znacznie usprawni to zarządzanie kandydatami, biorąc pod uwagę udzielone zgody. Dla przykładu – pozwoli to wysłać mailing tylko do osób, które wyraziły zgodę na kontakt mailowy.

Lista kończących się zgód

W HRappka.pl znajdziesz listę kończących się lub przeterminowanych zgód. Z poziomu listy, możesz dane osobowe zanonimizować lub wysłać maila, aby pozyskać nową zgodę.

Mailowe pozyskiwanie zgód

Umożliwiamy wysyłanie e-maili do kandydatów z prośbą o wyrażenie zgód. Jest to przydatne, gdy chcemy przedłużyć pozyskaną już zgodę lub uzyskać nową zgodę. Wyrażenie zgody przez kandydata zostanie zapisane w systemie.

Pozyskiwanie zgód jest usprawnione dzięki listy kończących się bądź przeterminowanych zgód.  Z poziomu tej listy możemy masowo pozyskać zgody.

Anonimizowanie danych osobowych

Umożliwiamy anonimizowanie danych osobowych (również masowe). Dane kontaktowe osoby zanonimizowanej są zaciemnione a jego profil usunięty, jednak istnieje on w systemie, m.in. w celach statystycznych.

E-dokumentacja pracownicza

Od  1 stycznia 2019 dozwolone jest przechowywanie akt osobowych jedynie w formie elektronicznej. Jest to znaczne uproszczenie, które ma wiele zalet, m.in. oszczędność miejsca, czasu i pieniędzy. Co więcej, e-dokumentacja znacznie usprawnia i minimalizuje komplikacje podczas kontroli z PIP. Uporządkowane, łatwe do odnalezienia dokumenty, zawsze dostępne dla osób upoważnionych i nie zajmujące miejsca w biurze to bardzo atrakcyjna możliwość, z której warto skorzystać. 

 

Funkcjonalności systemu:

1. Podział na teczki

Na profilu pracownika, w zakładce załączniki istnieje możliwość włączenia widoku e-dokumentacji. Co więcej, wszystkie generowane wydruki (umowy, oświadczenia itd.) automatycznie trafiają do odpowiednich teczek w profilu pracownika.

2. Historia aktywności

Na profilu pracownika widoczna jest historia edycji wszystkich jego danych, umów, oświadczeń i innych generowanych i edytowanych w systemie dokumentów dotyczących pracownika.

Edycja zawiera informacje o tym co zostało zmienione, przez kogo i kiedy. Kompleksowe filtry usprawniają wyszukiwanie załączników.

3. Generowanie plików XML

Każdy załącznik w profilu pracownika posiada wymagany przez prawo plik XML, który pobiera się razem z załącznikiem. Zawiera on wszystkie wymagane przez prawo dane pracownika.

4. Podpis kwalifikowany

W systemie HRappka.pl istnieje możliwość podpisywania dokumentów i załączników podpisem kwalifikowanym. Służy to do elektronicznego podpisywania dokumentów i umów, które mają moc prawną.

5. Bezpieczeństwo, integralność, kompletność, dostępność

System HRappka spełnia najwyższe standardy OWASP, dzięki czemu jest bezpieczny. Dane są przechowywane na różnych serwerach jednocześnie w różnych częściach Polski. Istnieje również możliwość automatycznego generowanie codziennych back-upów na maila.

HRappka zapewnia integralność i  kompletność dokumentacji dzięki rozbudowanemu profilowi pracownika, a możliwość szybkiego wyszukiwania dokumentów znacznie usprawnia pracę w systemie.

Co więcej, w ustawieniach można ograniczyć dostęp użytkowników systemu do konkretnych modułów w systemie (np. rekruterzy nie muszą mieć dostępu do modułu pracowników, a kadrowe mogą mieć wgląd jedynie w pracowników, których są opiekunem). Ogranicza to dostęp do profili pracowników osobom nieuprawnionym.

Kalendarze pracy (grafiki)

Struktura kalendarza pracy (planer)

Na samej górze kalendarza widoczne jest zapotrzebowanie. Można tam dodać całkowite zgłoszone w projekcie zapotrzebowanie.

Poniżej widoczni są pracownicy, którzy są powiązani z projektem lub Klientem oraz proponowane wpisy grafikowe (system proponuje je na podstawie wprowadzonego zapotrzebowania).

Propozycje wpisów można zatwierdzić, aby dodać je do kalendarza pracownika.

Statusy zapotrzebowania

  • czerwony wpis oznacza, że nie zaakceptowano żadnych pracowników, którzy są potrzebni wg. zaplanowanego zapotrzebowania,
  • pomarańczowy wpis oznacza, że zaakceptowano niewystarczającą liczbę osób,
  • zielony wpis oznacza, że zaakceptowano wystarczającą liczbę osób.

Graficzna reprezentacja statusów wpisów usprawni Państwu zarządzanie planem.

Wpisy z modułu RCP

Gdy pracownik rejestruje czas swojej pracy w naszym module RCP to na kalendarzu pojawi się możliwość rozwinięcia wiersza pracownika, aby sprawdzić zarejestrowane godziny. Najechanie na wpis umożliwi zaakceptowanie wpisu, jego edycję lub usunięcie.

Akceptacja wpisów z RCP

Wpisy wygenerowane przez moduł RCP są widoczne na kalendarzu w postaci zielonego wpisu z przerywanymi liniami. Ich zatwierdzenie sprawi, że zmienią one kolor na zielony. 

Podczas akceptowania wpisu istnieje możliwość edycji wszystkich danych wpisu.

Klikając przycisk “Powiąż pracowników" znajdujący się nad tabelą mamy możliwość dodania nowych pracowników do kalendarza pracy.

Automatyczne planowanie pracy

W celu usprawnienia funkcji tworzenia grafików, na kalendarzu pracy dodaliśmy możliwość automatycznego planowania na podstawie skonfigurowanych parametrów. W tym celu należy kliknąć w przycisk Planowanie automatyczne, który jest dostępny nad tabelą.

Należy skonfigurować parametry, na podstawie których system zaproponuje grafik pracowników: stanowisko, minimalną dzienną przerwę, minimalną tygodniową przerwę oraz rotację zmian. Nad tabelą istnieje przycisk umożliwiający zatwierdzenie wszystkich wpisów i zakończenie planowania.

Istnieje również możliwość odrzucenia propozycji wpisów pracownika klikając w ikonę x przy pracowniku. System zaproponuje wtedy inne możliwe wpisy (pasujące do wskazanych kryteriów). Po najechaniu na pojedynczy wpis grafikowy, możliwe jest jego zatwierdzenie.

Masowa wysyłka PIT-11

1. Wejdź w moduł Deklaracje > PIT Pracowników.

2. Kliknij w “+ WYSTAW DEKL. MASOWO".

3.  W nowym oknie należy zaznaczyć pracowników, którym chcemy wystawić deklaracje PIT. 

Uwaga! Nie ma możliwości zaznaczenia pracowników, którzy posiadają braki w rubrykach, które są niezbędne do wystawienia deklaracji PIT. Istniejące braki zostaną wyświetlone w tabeli w kolumnie Braki.

Jeżeli cudzoziemiec nie ma ustalonego nr PESEL tylko nr paszportu w PIT-11 w polu PESEL podstawią się domyślnie 99999999999.

Jeżeli chcemy rozliczyć cudzoziemców, którym należy wystawić IFT1-R to w polu typ, zamiast PIT-11 należy wybrać IFT1-R.

4. Po zaznaczeniu pracowników kliknij Zapisz.

5. W oknie zostaną wyświetlone wygenerowane deklaracje. Można je pobrać w formacie XML, PDF lub ZIP. Można je również wysłać pracownikom. 

6. Aby wysłać zbiorczą deklarację do US należy przejść do modułu Deklaracje > PIT Firmy, a następnie wybrać WYSYŁKA DEKLARACJI DO US. W nowej karcie należy pobrać zbiorczy raport (PIT-11 (Z)) klikając w Pobierz

7A. Wybór sposobu autoryzacji: podpis elektroniczny. Jeżeli w sposobie autoryzacji wybierzemy podpis elektroniczny to pobrany plik .xml należy spakować do archiwum .zip, inaczej plik nie zostanie wysłany do Urzędu skarbowego. (Uwaga! Akceptowane rozszerzenie pliku to tylko .zip, nie .7zip!)

Poniżej należy wstawić pobrany wcześniej plik .zip, a następnie wybrać Wyślij. 

Plik .zip należy podpisać podpisem wewnętrznym typu XAdES. Proces podpisu jest zależny od posiadanego przez Państwa oprogramowania autoryzującego.

7B. Wybór sposobu autoryzacji: dane autoryzujące. Pobrany plik .xml należy wstawić w rubrykę poniżej. Przy wyborze tego sposobu autoryzacji nie jest wymagane spakowanie pliku xml do zip.

7. Po kliknięciu Wyślij, wstawiony plik zostanie wysłany do Urzędu Skarbowego. W systemie pojawi się tabela z wysłanymi deklaracjami PIT-11 (Z). W tabeli istnieje możliwość statusu wysyłki plików. Status pobierany jest ze strony Urzędu Skarbowego. Gdy przetwarzanie dokumentów zostanie zakończone poprawnie, istnieje możliwość pobrania UPO, czyli potwierdzenia wysyłki PIT.

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)

Pracownicze Plany Kapitałowe zostały wdrożone w lipcu 2019 dla firm zatrudniających powyżej 250 pracowników. Od stycznia 2020 wdrażany jest 2 etap wdrażania PPK, który dotyczy firm zatrudniających powyżej 50 pracowników, a od lipca zacznie się wdrażanie firm zatrudniających conajmniej 20 osób.

Sprawdź, jak przystosowaliśmy system HRappka to PPK.

Konfiguracja ustawień firmowych

Ustawieniach > Finansowe > Pracownicze Plany Kapitałowe znajduje się checkbox, który umożliwia włączenie PPK. Po włączeniu należy uzupełnić podstawowe informacje o PPK:

  • W dacie aktywności wybieramy datę przystąpienia firmy do PPK
  • w Generowanie deklaracji przystąpienia do PPK należy wybrać kiedy system powinien generować pracownikom deklaracje przystąpienia. Do wyboru są opcje: przy tworzeniu umowy, po trzech miesiącach zatrudnienia lub brak. W przypadku wyboru brak, system nie będzie sam generował deklaracji PPK, będzie to musiał zrobić użytkownik systemu z poziomu profili pracowników.
  • w danych instytucji finansowej należy wybrać nazwę instytucji PPK.
  • w wartościach stawek pracodawcy można wpisać procent stawki dodatkowej.Procent stawki podstawowej nie jest obecnie konfigurowalna i ustawowo wynosi 1,5%. Klikając w przycisk plusa pod stawką dodatkową istnieje możliwość dodania większej ilości stawek dodatkowych
  • Zaznaczenie checkboxa przy “Wygeneruj jednorazowo deklaracje przystąpienia do PPK dla pracowników" pozwoli na wygenerowanie deklaracji PPK wszystkim obecnym pracownikom zgodnie z wybranymi opcją w “Generowanie deklaracji przystąpienia do PPK" oraz biorąc pod uwagę “Datę aktywności od".

Konfiguracja procentu stawek dodatkowych na pracowniku

Konfiguracja stawek PPK dostępna jest w profilu pracownika, w zakładce Więcej > Pracownicze Plany Kapitałowe > Stawki.

Na profilu pracownika jest możliwość skonfigurowania stawki podstawowej obniżonej oraz stawek dodatkowych:

Manualne dodawanie deklaracji przystąpienia / rezygnacji z PPK

1. Z poziomu profilu pracownika

Należy wejść w profil pracownika, wybrać Więcej > Pracownicze Plany Kapitałowe > PPK Deklaracje, a następnie wybrać “Dodaj deklaracje PPK".

2. Z poziomu raportu przystąpień

Należy przejść do raportu w zakładce Deklaracje > PPK > Raport zbiorczy stawek.Następnie należy wybrać “Dodaj deklaracje PPK".

Raport zbiorczy stawek

Zbiorczy raport dostępny jest w zakładce Deklaracje > PPK > Raport zbiorczy stawek.

Raport przystąpień i rezygnacji

Raport ten dostepny jest w zakładce Deklaracje > PPK > Raport przystąpień i rezygnacji.

Z tego poziomu istnieje możliwość wygenerowania pojedynczych raportów dotyczących przystąpień / rezygnacji / wznowień / zakonczenia zatrudnienia.

Aby to zrobić należy skorzystać z filtrów nad tabelą i wybrać, które wyniki należy wyświelić. Następnie należy kliknąć przycisk “Pobierz Export", aby pobrać plik .csv.

Z poziomu listy przystąpień i rezygnacji można również dodawać pracownikom deklaracje PPK.

Rejestracja czasu pracy (RCP)

1.Widok pracownika

Pracownik może zarejestrować początek swojej pracy wpisując swój numer identyfikacyjny lub zbliżając kartę magnetyczną (RFID) do czytnika.

Pracownik ma możliwość zmiany języka korzystając z przycisku w prawym górnym rogu. Jeżeli posiada on konto pracownika, to po zalogowaniu do RCP system zmieni język na ten, który ustawił sobie pracownik.

Po prawidłowym zeskanowaniu karty pracownik może wybrać projekt, który będzie wykonywał. Czas wyboru to 10 sekund. Upływający czas reprezentuje zielony pasek na górze strony. Po tym czasie system zapyta, czy przedłużyć czas. Jeżeli  nie zostanie on przedłużony to system wyloguje pracownika, umożliwiając logowanie się kolejnym pracownikom.

Uwaga! Jeżeli Klient powiązany z umową jest oznaczony typem “Własna firma", pracownik zobaczy wszystkie projekty podległe temu Klientowi.

Umożliwiamy również zmianę wykonywanego projektu, czy czynności, poprzez ponowne zeskanowanie karty lub wpisanie ID. Każda zmiana projektu oraz jej szczegóły zostaną zarejestrowane w module RCP.

Po zakończeniu pracy pracownik musi ponownie zeskanować kartę lub wpisać numer identyfikacyjny i wybrać “Koniec".

Pracownik ma możliwość zweryfikowania poprawności informacji, które zarejestrował system.

2. Widok użytkownika systemu

Użytkownik może zobaczyć listę logowań pracowników w zakładce Pracownicy > Rejestracja czasu pracy.

Tutaj istnieje również możliwość edycji wpisów (np. zmiany projektu lub godzin pracy).

Na kalendarzu pracy, na samej górze oraz gdy rozwiniemy wiersz pracownika, widoczne są wpisy grafikowe wygenerowane przez moduł RCP. Można je zatwierdzić, edytować lub odrzucić.

Statusy wpisów

Wpisy wygenerowane przez moduł RCP są widoczne na kalendarzu w postaci zielonego wpisu z przerywanymi liniami. Ich zatwierdzenie sprawi, że zmienią one kolor na zielony. 

Podczas akceptowania wpisu istnieje możliwość edycji wszystkich danych wpisu.

Wysyłka PIT 4R do urzędu

1. Aby możliwa była obsługa Podpisu i wysłania PIT-4R należy mieć zainstalowany program Adobe Reader. 

2. Następnie ze strony https://www.podatki.gov.pl/e-deklaracje/wtyczka-do-podpisywania-i-przesylania-danych-xml-z-interaktywnych-formularzy-pdf/ 

należy pobrać i zainstalować wtyczkę (plugin)

3. Następnie ze strony https://www.podatki.gov.pl/pit/e-deklaracje-pit/dla-platnikow#PIT-4R należy pobrać PIT- 4R (2019)

4. Wyświetli się poniższa strona, należy pobrać klikając w zaznaczony na czerwono prostokąt :

5. Następnie należy pobrać wystawiony PIT-4R w systemie HRappka.

6. Pobrany PIT-4R z systemu HRappka w formacie zip należy rozpakować.

7. Pobrany PIT- 4R należy otworzyć w programie Adobe Reader. Wyświetli się taki widok :

8. Następnie w pobraną wcześniej deklarację należy wczytać plik PIT-4R pobrany z systemu HRappka. Aby to zrobić należy kliknąć Edycja > Opcje formularza > Importuj dane.

9. Aby wysłać i podpisać Pit należy kliknąć E-Deklaracje.

10. Następnie należy kliknąć “Podpisz i wyślij”.

11. W kolejnych krokach należy klikać Dalej, należy także posiadać certyfikat do podpisu elektronicznego.

12. Po wysłaniu PIT-4R do urzędu możemy sprawdzić Rejestr wysyłek.

13. Po kliknięciu w Rejestr wysyłek pojawi się okno z wysłanym PIT-4R gdzie możemy sprawdzić status wysyłek.

OCR paszportów

Polscy pracodawcy coraz częściej zatrudniają pracowników z zagranicy. Wiąże się z dodatkowymi formalnościami, takimi jak składanie zezwoleń, czy oświadczeń. Ważne jest również posiadanie w kartotece pracowników skanów dokumentów legalizujących pracę (tj. paszportów, czy wiz).

Wychodząc na przeciw Polskim firmom, dla których zatrudnianie cudzoziemców to codzienność stworzyliśmy w systemie HRappka moduł OCR paszportów. Nowy moduł, na podstawie skanu paszportu automatycznie tworzy i uzupełnia profil cudzoziemca w systemie. Co więcej, skan paszportu system dodaje w profilu pracownika jako załącznik.

Usprawnia to zatrudnianie cudzoziemców oraz pozwala na zredukowanie znacznej ilości błędów popełnianych podczas ręcznego wprowadzania danych do systemu kadrowego.

 

Kroki w systemie:

1. Dodawanie skanu do systemu

Po włączeniu modułu OCR przez pracownika systemu HRappka.pl, skan paszportu można wstawić do systemu przeciągając plik z komputera do HRappki, lub klikając w ikonę , znajdującą w się w górnym menu po prawej stronie i klikając w przycisk “Wybierz z dysku".

2. Wysyłanie pliku na serwer

Po zapisaniu, plik zostanie wysłany na serwer i system rozpocznie OCR paszportu. Po zakończeniu procesu,  utworzy się nowy pracownik, a ty otrzymasz powiadomienie (systemowe i mailowe) informujące o zakończeniu procesu i możliwości weryfikacji poprawności danych pracownika.

3. Przetwarzanie paszportu na liście procesów

Listę procesów i ich statusy możesz sprawdzić w zakładce Start > Lista procesów.

4. Weryfikacja poprawności

Z listy procesów lub z poziomu powiadomienia należy przejść do stworzonego przez system profilu pracownika aby zweryfikować poprawność sczytanych danych.Jest to bardzo proste ponieważ podczas weryfikacji danych, skan paszportu jest widoczny po prawej stronie.

Jeżeli dane są poprawne należy kliknąć przycisk “Zakończ proces".

Przypomnienia

Ważność dokumentów osobistych oraz zezwoleń i oświadczeń na pracę

Umożliwiamy wysyłanie powiadomień (systemowych i mailowych do pracowników kadrowych oraz smsowych do pracowników) o:

Dokumenty osobiste:

  • o dacie rozpoczęcia paszportu biometrycznego,
  • o dacie końca paszportu biometrycznego,
  • o dacie rozpoczęcia karty pobytu,
  • o dacie końca ważności karty pobytu,

 

Dokumenty legalizujące:

  • o dacie rozpoczęcia oświadczenia,
  • o dacie końca ważności oświadczenia,
  • o dacie rozpoczęcia wniosku o wydanie zezwolenia na pracę cudzoziemca (ZC-WWZ),
  • o dacie końca ważności wniosku o wydanie zezwolenia na pracę cudzoziemca (ZC-WWZ),
  • o dacie rozpoczęcia wniosku o wydanie zezwolenia na pracę sezonową cudzoziemca,
  • o dacie końca wniosku o wydanie zezwolenia na pracę sezonową cudzoziemca,
  • o dacie rozpoczęcia zezwolenia typu A, B, C, D, E, S
  • o dacie końca ważności zezwolenia typu A, B, C, D, E, S,
  • o dacie rozpoczęcia innego tytułu pobytowego,
  • o dacie końca innego tytułu pobytowego,

 

Przedłużenie zezwolenia:

  • o dacie rozpoczęcia wniosku o przedłużenie zezwolenia na pracę cudzoziemca (ZC-WPZ),
  • o dacie końca ważności wniosku o przedłużenie zezwolenia na pracę cudzoziemca (ZC-WPZ),
  •  

Pobyt stały i czasowy:

  • o dacie rozpoczęcia wniosku o udzielenie cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt stały,
  • o dacie końca wniosku o udzielenie cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt stały,
  • o dacie rozpoczęcia zezwolenia na pobyt stały
  • o dacie końca ważności zezwolenia na pobyt stały,
  • o dacie rozpoczęcia wniosku o wydanie zezwolenia na pobyt czasowy,
  • o dacie końca ważności wniosku o wydanie zezwolenia na pobyt czasowy,
  • o dacie rozpoczęcia zezwolenia na pobyt czasowy,
  • o dacie końca ważności zezwolenia na pobyt czasowy,
  • o dacie rozpoczęcia zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE,
  • o dacie końca ważności zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE.

 

Sposób powiadamiania

Każde powiadomienie z osobna (lub całą kategorię powiadomień) można przypisać do konkretnych użytkowników lub grup w systemie lub do osób z konkretną rolą (np. administrator, użytkownik).

 

Interwał powiadomień

Interwał powiadomień jest dowolnie konfigurowalny. Można ustawić ile dni przed wybraną datą system ma powiadomić użytkownika. 

Można ustawić np. powiadomienie miesiąc i tydzień przed końcem daty ważności.

HRappka posiada również wiele innych powiadomień dotyczących rekrutacji, zatrudnienia pracowników, delegowania oraz powiadomienia dedykowane agencjom pracy (czas pracy pracownika u Klienta itp.)

Usprawnienie / ostrzeżenia

Intuicyjne podpowiedzi

Jeżeli dodasz do systemu pracownika, który jest cudzoziemcem, to z poziomu profilu pracownika system umożliwi Ci dodanie zezwolenia na pobyt oraz zezwolenia na pracę.

Generowanie oświadczeń/zezwoleń przebiega automatycznie, gdyż system zaciąga dane do oświadczenia z profilu pracownika oraz firmy (w przypadku Agencji – z profilu jej Klienta). Dane finansowe pobierane są z ustawień stanowiska.

Ostrzeżenia przy wystawianiu umowy

Przy wystawianiu umowy pracownikowi masz wgląd z jego dokumenty i zezwolenia.

Ostrzeżenia na umowie

Na umowie, która wystawiona jest na termin dłuższy niż dokument legalizujący pobyt lub pracę, system poinformuje Cię, na jakie dni cudzoziemiec nie ma zezwolenia.

Obliczanie dni pobytu i pracy

Jeżeli zatrudniasz cudzoziemca, system pozwoli Ci obliczyć i pilnować ilości dni legalnego pobytu i pracy cudzoziemców na podstawie:

  • ruchu bezwizowego (paszport biometryczny),
  • wiz,
  • oświadczeń o powierzeniu pracy,
  • zezwoleń na pracę (typ A, B, C, D, E, S),
  • zezwoleń na pobyt czasowy (karta pobytu).

Przejrzysta kartoteka cudzoziemca

W profilu pracownika dostępne są wszystkie dodane zezwolenia/oświadczenia na pracę i dokumenty wjazdowe (wiza, paszport, paszport biometryczny).

Lista wszystkich zezwoleń

W systemie dostępna jest lista wszystkich dodanych i wygenerowanych zezwoleń na pracę i pobyt cudzoziemców w Polsce.

Obieg faktur kosztowych

Proces weryfikacji kosztów w dużej firmie bywa czasochłonny i często problematyczny. Szczególnie, gdy faktury muszą przejść przez kilka osób, by zostać zatwierdzone i opłacone.

System HRappka umożliwia tworzenie dedykowanych procesów workflow, dzięki którym osiągniesz:

  • automatyzację procesów i budowanie przepływu pracy w firmie,
  • zwiększenie efektywności przepływu informacji,
  • monitorowanie procesów na każdym etapie,
  • porządek, przejrzystość i bezpieczeństwo.

 

Kroki w systemie:

1. Dodawanie faktury do systemu

Po włączeniu modułu workflow przez pracownika systemu HRappka.pl, fakturę (skan lub pdf) można wstawić do systemu przeciągając plik z komputera do HRappki, lub klikając w ikonę , znajdującą w się w górnym menu po prawej stronie i klikając w przycisk “Wybierz z dysku".

2. Wysyłanie pliku na serwer

Po zapisaniu, plik zostanie wysłany na serwer i system rozpocznie OCR faktury. Po zakończeniu procesu, utworzy się nowa faktura, a ty otrzymasz powiadomienie (systemowe i mailowe) informujące o zakończeniu procesu i możliwości weryfikacji poprawności danych faktury. 

W ustawieniach istnieje również możliwość scalenia wszystkich pozycji na fakturze do jednej pozycji.

3. Przetwarzanie faktury na liście procesów

Listę procesów i ich statusy możesz sprawdzić w zakładce Start > Lista procesów.

4. Weryfikacja poprawności

Z listy procesów lub z poziomu powiadomienia należy przejść do dodanej przez system faktury aby zweryfikować poprawność sczytanych danych. Jest to bardzo proste ponieważ podczas weryfikacji danych, faktura jest widoczna po prawej stronie.

Jeżeli dane są poprawne należy kliknąć przycisk “Zakończ proces".

5. Edycja kroków 

Z poziomu listy procesów istnieje możliwość przepięcia kroku weryfikacji do innego pracownika lub grupy pracowników, zmiany kroku (cofnięcia) oraz zakończenia procesu. W tym celu należy skorzystać z przycisków znajdujących się nad tabelą.

6. Budowanie przepływu faktur

Umożliwiamy zbudowanie spersonalizowanego, automatycznego procesu przepływu faktur dopasowanego do potrzeb Twojej firmy (np. aby faktury były wystawiane przez 1 osobę, a weryfikowane / zatwierdzane /opłacane przez inne osoby (lub grupy).

W celu włączenia modułu OCR faktur lub zbudowania przepływu faktur w systemie HRappka.pl skontaktuj się z nami.