Elektroniczny obieg faktur (workflow)

Proces weryfikacji kosztów w dużej firmie bywa czasochłonny i często problematyczny. Szczególnie, gdy faktury muszą przejść przez kilka osób, by zostać zatwierdzone i opłacone.

System HRappka umożliwia tworzenie dedykowanych procesów workflow, dzięki którym osiągniesz:

  • automatyzację procesów i budowanie przepływu pracy w firmie,
  • zwiększenie efektywności przepływu informacji,
  • monitorowanie procesów na każdym etapie,
  • porządek, przejrzystość i bezpieczeństwo.

Kroki w systemie:

1. Dodawanie faktury do systemu

Po włączeniu modułu workflow przez pracownika systemu HRappka.pl, fakturę (skan lub pdf) można wstawić do systemu przeciągając plik z komputera do HRappki, lub klikając w ikonę , znajdującą w się w górnym menu po prawej stronie i klikając w przycisk „Wybierz z dysku".

2. Wysyłanie pliku na serwer

Po zapisaniu, plik zostanie wysłany na serwer i system rozpocznie OCR faktury. Po zakończeniu procesu, utworzy się nowa faktura, a ty otrzymasz powiadomienie (systemowe i mailowe) informujące o zakończeniu procesu i możliwości weryfikacji poprawności danych faktury.

W ustawieniach istnieje również możliwość scalenia wszystkich pozycji na fakturze do jednej pozycji.

3. Przetwarzanie faktury na liście procesów

Listę procesów i ich statusy możesz sprawdzić w zakładce Start > Lista procesów.

4. Weryfikacja poprawności

Z listy procesów lub z poziomu powiadomienia należy przejść do dodanej przez system faktury aby zweryfikować poprawność sczytanych danych. Jest to bardzo proste ponieważ podczas weryfikacji danych, faktura jest widoczna po prawej stronie.

Jeżeli dane są poprawne należy kliknąć przycisk „Zakończ proces".

5. Edycja kroków

Z poziomu listy procesów istnieje możliwość przepięcia kroku weryfikacji do innego pracownika lub grupy pracowników, zmiany kroku (cofnięcia) oraz zakończenia procesu. W tym celu należy skorzystać z przycisków znajdujących się nad tabelą.

6. Budowanie przepływu faktur

Umożliwiamy zbudowanie spersonalizowanego, automatycznego procesu przepływu faktur dopasowanego do potrzeb Twojej firmy (np. aby faktury były wystawiane przez 1 osobę, a weryfikowane / zatwierdzane /opłacane przez inne osoby (lub grupy).

W celu włączenia modułu OCR faktur lub zbudowania przepływu faktur w systemie HRappka.pl skontaktuj się z nami.

Jesteś zainteresowany?

Zostaw nam swój numer telefonu, a my oddzwonimy!