Elektroniczne wnioski urlopowe umożliwiają zgłaszanie nieobecności przez pracowników za pośrednictwem portalu pracowniczego. Aby pracownik mógł zgłaszać urlop musi:
-
- posiadać dodaną umowę (podstawa wyznaczenia wymiaru urlopu)
-
- dostęp do portalu pracowniczego
-
- uprawnienie do grafiku
Konfiguracja konta pracownika #
1. Dodaj pracownika i utwórz mu konto pracownicze #
-
- Konto pracownicze stworzysz podczas dodawania pracowników, zaznaczając checkbox „Utwórz konto pracownicze", znajdujący się pod e-mailem pracownika:
-
- Jeżeli pracownik już jest dodany do systemu ale nie ma dostępu do portalu pracownika, stworzysz je przechodząc na profil pracownika. W sekcji „Konto pracownika" należy kliknąć w „Utwórz konto":
Wskazówka: Pracownik musi posiadać uprawnienie do grafiku. Konto pracownika utworzy się zgodnie z uprawnieniami skonfigurowanymi w Ustawieniach firmy. Dowiedz się więcej >>
2. Uzupełnij pola „Doświadczenie zawodowe" i „Szczegóły wykształcenia" #
Wprowadzone w tych polach dane mają wpływ na staż pracy, który ma wpływ na wymiar urlopu, zgodnie z obowiązującym kodeksem pracy (np. studia wyższe dodają do stażu pracy 8 lat, a 10 lat stażu pracy daje prawo do 26 dni urlopu w roku). Jeżeli dane nie zostaną uzupełnione, system obliczy dostępny urlop jedynie na podstawie typu i czasu trwania umowy dodanej do systemu.
Wskazówka: W doświadczeniu zawodowym wpisz tylko poprzednie stanowiska pracy. Doświadczenie zawodowe w Twojej firmie dodaj jako umowę (w sekcji Umowy).
Określanie podstawy urlopu – Umowa pracownika #
Aby wyliczyć wymiar urlopu pracownika należy mu dodać umowę. Dowiedz się jak wystawić umowę >>
Na podstawie typu umowy i okresu trwania umowy zostanie wyliczony wymiar urlopu. Urlop możesz skorygować, przechodząc do profilu pracownika, do zakładki Grafik. W sekcji Nieobecności należy wybrać „Szczegóły i korekta":
Wskazówka: Dla każdego typu umowy możesz skonfigurować niestandardowy wymiar urlopu. Można go zdefiniować w Ustawieniach firmy > Moduły > Pracownicy > Urlopy w zależności od typu umowy (o pracę, cywilnoprawnej, B2B). Pozwala to nadpisać kodeksowy wymiar urlopu, danymi w urlopie niestandardowym (np. jeżeli umowa zlecenie nie ma urlopu kodeksowego, możemy dodać dni urlopu w urlopie niestandardowym – wtedy podczas wystawiania takiej umowy pracownikowi automatycznie zostanie przypisany urlop niestandardowy).
Proces wnioskowania i akceptacji #
Po odpowiedniej konfiguracji pracownik może się zalogować do portalu pracowniczego. Z poziomu dashboardu, może kliknąć na wybrany dzień w kalendarzu i wybrać „Nieobecność":
Co więcej, pracownik po zalogowaniu widzi dostępną ilość dni urlopu w sekcji nieobecności i z tego poziomu również może zaplanować urlop:
Następnie, pracownik może podać szczegóły nieobecności – wybrać dodatkowe daty, rodzaj nieobecności. Jeżeli ma więcej niż jedną umowę, może wybrać do której umowy powiązać nieobecność. Ponadto pracownik widzi, kto będzie podejmował decyzję w sprawie jego zgłoszenia:
Wskazówka: Rodzaje nieobecności dostępne dla pracownika skonfigurujesz w Ustawieniach firmy > Moduły > Pracownicy, w sekcji Rodzaje zgłoszeń dostępne dla pracownika. Przejdź do ustawienia >>
Po zapisaniu zgłoszenia przez pracownika:
-
- Informacja o zgłoszeniu nieobecności pojawi się w sekcji Zgłoszenia na dashboardzie pracownika. Pracownik może sprawdzić tam status zgłoszenia:
-
- Osoba odpowiedzialna za akceptację wpisów grafikowych dostanie emaila o zgłoszeniu nieobecności. Z tego poziomu będzie on mógł zaakceptować / odrzucić zgłoszenie lub przejść do szczegółów zgłoszenia w systemie. Ponadto, codziennie rano opiekun otrzyma maila z przypomnieniem o wszystkich otwartych zgłoszeniach, które powinien rozpatrzyć.
Wskazówka: W Ustawieniach > Moduły > Pracownicy, w sekcji Ścieżki akceptacji wpisów grafikowych możesz skonfigurować kto powinien akceptować konkretne rodzaje wpisów grafikowych (inne osoby/grupy mogą akceptować urlop wypoczynkowy, inne urlop macierzyński czy chorobowe) oraz kto powinien być jedynie informowany o zgłoszeniach. Możesz tworzyć wiele wieloetapowych ścieżek akceptacji. Pełna instrukcja konfiguracji znajduje się tutaj.
-
- Na dashboardzie osoby akceptującej zgłoszenie, pojawi się informacja o zgłoszeniu w sekcji „Zgłoszenia pracowników". Z tego poziomu również będzie można zaakceptować / odrzucić wniosek urlopowy. Po rozpatrzeniu zgłoszenia, pracownik otrzyma maila z informacją o statusie zgłoszenia.
Wskazówki:
- Integracja z komunikatorem Slack pozwala wyświetlać na wybranym kanale na Slacku nieobecności i urodziny pracowników. Dowiedz się więcej >>
- Analogicznie jak wpisy nieobecności, pracownik może dodawać godziny pracy, które później przełożony pracownika lub inne osoby w konfiguracji ścieżek akceptacji będą mogły zatwierdzać lub odrzucać.