Grafik tworzymy w celu sporządzenia dla każdego zatrudnionego pracownika harmonogramu czasu pracy na dany okres rozliczeniowy. Uzupełnione wpisy grafikowe zostaną przeniesione na siatkę godzin rozliczenia, w celu wykonania wynagrodzenia pracownikowi za przepracowane godziny pracy.
Przed tworzeniem ewidencji czasu pracy #
Pracownik musi posiadać wystawioną umowę #
Aby prawidłowo sporządzić harmonogram czasu pracy, w pierwszej kolejności należy dodać pracownikowi umowę. Kiedy mamy dodaną umowę w szybki sposób możemy uzupełnić grafik dostosowany do typu umowy, daty i początku rozpoczęcia pracy oraz wymiaru czasu pracy.
Uzupełnianie grafiku #
W celu wypełnienia godzin czasu pracy należy wejść w moduł Pracownicy. Następnie wybieramy pracownika, dla którego chcemy wypełnić grafik oraz wybieramy zakładkę Grafik. Wpisy możemy dodawać na pojedyncze dni lub na wiele dni masowo.
Wskazówka: Chcesz dodawać również nieobecności – Dowiedz się więcej >>
Sposoby dodawania wpisów #
W zależności od tego jak pracują pracownicy (czy w tych samych godzinach i generujemy grafik masowo, czy dodajemy pojedyncze wpisy, czy chcemy dodać różne wpisy na cały miesiąc) należy skorzystać z innych sposobów dodawania wpisów.
Dodawanie na kalendarzu #
Pierwszym sposobem jest najechanie na dzień, na który chcemy dodać wpis grafikowy a następnie na zielony znak plus. Do wyboru pojawią się opcje wpisów jakie możemy dodać pracownikowi: godziny pracy, nieobecność, wynagrodzenie, premię, nocleg, transport, dzień wolny, niedostępność. Aby dodać godziny pracy należy wybrać “Godziny pracy”.
Pojawi się okno, w którym dodamy godziny pracy na pojedynczy dzień lub na kilka dni masowo. Po wybraniu ilości dni, należy zapisać.
Dodatkowo czas pracy można raportować pod Klienta, projekt, zadanie, czy stanowisko. W dodatkowych opcjach możemy zaznaczyć, czy była to praca zdalna, delegacja służbowa, czy godziny do odbioru. Można również dodać opis.
Generowanie wpisów #
Drugim sposobem jest wybranie opcji Generuj. Ta opcja najlepiej sprawdzi się, gdy chcemy wygenerować grafik pracownikowi, który pracuje codziennie w tych samych godzinach. Aby wygenerować wpisy grafikowe, należy kliknąć w przycisk “Generuj” znajdujący po prawej stronie w sekcji umów (lub „Generuj masowo” jeżeli chcemy masowo wygenerować wpisy).
Po kliknięciu, automatycznie pojawia się okno z uzupełnionymi polami, które są dostosowane do typu umowy, stawek oraz wymiaru zatrudnienia. Możemy dostosować wpisy do konkretnej stawki jaka znajduje się w umowie. Jeśli wygenerowane przez system wpisy nam odpowiadają, należy kliknąć przycisk “Zapisz”. Jeśli natomiast chcemy wprowadzić zmiany, możemy modyfikować godziny oraz dni pracy.
Wprowadzanie godzin #
Trzecim sposobem jest przycisk “Wprowadź” znajdujący się obok “Generuj”. Ta opcja sprawdzi się najlepiej gdy pracownicy pracują w różnych godzinach pracy.
Poprzez „Wprowadź” w szybki sposób uzupełnimy godziny pracy na cały miesiąc. Po kliknięciu pojawi się okienko, w którym możemy dodać godziny pracy przypisane do stawek znajdujących się na umowie pracownika. Obok pola stawki wystarczy wpisać ilość przepracowanych godzin oraz kliknąć:
- zielony przycisk, który skopiuje wpisaną ilość do wszystkich dni roboczych
- pomarańczowy, który skopiuje godziny pracy na wszystkie dni, w których zawarta jest umowa
- czerwony, aby usunąć wprowadzone wpisy.
- W celu dodania wpisów na grafik należy kliknąć przycisk “Zapisz”.
Możemy także dodać niestandardowy kalendarz pracy (np. gdy pracownik pracuje w niestandardowych dniach), np. dniach wolnych od pracy.
Wskazówki:
- Aby tworzyć harmonogram pracy na podstawie zdefiniowanego zapotrzebowania i przypisywać różnych pracowników na jednym widoku kalendarza należy skorzystać z funkcjonalności Kalendarzy pracy.
- Pracownicy mogą sami sprawdzić grafik pracy oraz zgłaszać godziny pracy poprzez portal pracowniczy (wersja w przeglądarce / aplikacja mobilna HRappka na telefony z systemem Android). Wymagane jest dodanie pracownikowi konta pracowniczego oraz uprawnienie do grafików.
- Typy wpisów grafikowych dostępne do zgłoszenia przez pracownika skonfigurujesz w Ustawieniach firmy > Moduły > Pracownicy > Rodzaje zgłoszeń dostępne dla pracownika
- Gdy pracownik sam zgłosi godziny pracy, opiekun pracownika zostanie powiadomiony o potrzebie akcepcji wprowadzonych wpisów (analogicznie jak w przypadku elektronicznych wniosków urlopowych)
- Analogicznie możemy dodawać pracownikom nieobecności lub mogą oni skorzystać z portalu pracowniczego aby dodać je sami (elektroniczne wnioski urlopowe).
- Jeżeli wysyłasz pracowników do pracy u Klientów (pracodawców – użytkowników) to Klient może zatwierdzać wpisy grafikowe pracowników, jeżeli otrzyma dostęp do Portalu Klienta.
