Grafik tworzymy w celu sporządzenia dla każdego zatrudnionego pracownika harmonogramu czasu pracy na dany okres rozliczeniowy. Uzupełnione wpisy grafikowe zostaną przeniesione na siatkę godzin rozliczenia, w celu wykonania wynagrodzenia pracownikowi za przepracowane godziny pracy.
Przed tworzeniem ewidencji czasu pracy #
Pracownik musi posiadać wystawioną umowę #
Aby prawidłowo sporządzić harmonogram czasu pracy, w pierwszej kolejności należy dodać pracownikowi umowę. Kiedy mamy dodaną umowę w szybki sposób możemy uzupełnić grafik dostosowany do typu umowy, daty i początku rozpoczęcia pracy oraz wymiaru czasu pracy.
Uzupełnianie grafiku #
W celu wypełnienia godzin czasu pracy należy wejść w moduł Pracownicy. Następnie wybieramy pracownika, dla którego chcemy wypełnić grafik oraz wybieramy zakładkę Grafik. Wpisy możemy dodawać na pojedyncze dni lub na wiele dni masowo.
Sposoby dodawania wpisów #
W zależności od tego jak pracują pracownicy (czy w tych samych godzinach i generujemy grafik masowo, czy dodajemy pojedyncze wpisy, czy chcemy dodać różne wpisy na cały miesiąc) należy skorzystać z innych sposobów dodawania wpisów.
Dodawanie na kalendarzu
Pierwszym sposobem jest najechanie na dzień, na który chcemy dodać wpis grafikowy a następnie na zielony znak plus. Do wyboru pojawią się opcje wpisów jakie możemy dodać pracownikowi: godziny pracy, nieobecność, wynagrodzenie, premię, nocleg, transport, dzień wolny, niedostępność. Aby dodać godziny pracy należy wybrać “Godziny pracy”.
Pojawi się okno, w którym dodamy godziny pracy na pojedynczy dzień lub na kilka dni masowo. Po wybraniu ilości dni, należy zapisać.
Dodatkowo czas pracy można raportować pod Klienta, projekt, zadanie, czy stanowisko. W dodatkowych opcjach możemy zaznaczyć, czy była to praca zdalna, delegacja służbowa, czy godziny do odbioru. Można również dodać opis.
Generowanie wpisów
Drugim sposobem jest wybranie opcji Generuj. Ta opcja najlepiej sprawdzi się, gdy chcemy wygenerować grafik pracownikowi, który pracuje codziennie w tych samych godzinach. Aby wygenerować wpisy grafikowe, należy kliknąć w przycisk “Generuj” znajdujący po prawej stronie w sekcji umów (lub „Generuj masowo” jeżeli chcemy masowo wygenerować wpisy).
Po kliknięciu, automatycznie pojawia się okno z uzupełnionymi polami, które są dostosowane do typu umowy, stawek oraz wymiaru zatrudnienia. Możemy dostosować wpisy do konkretnej stawki jaka znajduje się w umowie. Jeśli wygenerowane przez system wpisy nam odpowiadają, należy kliknąć przycisk “Zapisz”. Jeśli natomiast chcemy wprowadzić zmiany, możemy modyfikować godziny oraz dni pracy.
Wprowadzanie godzin
Trzecim sposobem jest przycisk “Wprowadź” znajdujący się obok “Generuj”. Ta opcja sprawdzi się najlepiej gdy pracownicy pracują w różnych godzinach pracy.
Poprzez „Wprowadź” w szybki sposób uzupełnimy godziny pracy na cały miesiąc. Po kliknięciu pojawi się okienko, w którym możemy dodać godziny pracy przypisane do stawek znajdujących się na umowie pracownika. Obok pola stawki wystarczy wpisać ilość przepracowanych godzin oraz kliknąć:
- zielony przycisk, który skopiuje wpisaną ilość do wszystkich dni roboczych
- pomarańczowy, który skopiuje godziny pracy na wszystkie dni, w których zawarta jest umowa
- czerwony, aby usunąć wprowadzone wpisy.
- W celu dodania wpisów na grafik należy kliknąć przycisk “Zapisz”.
Możemy także dodać niestandardowy kalendarz pracy (np. gdy pracownik pracuje w niestandardowych dniach), np. dniach wolnych od pracy.
Wskazówki:
- Aby tworzyć harmonogram pracy na podstawie zdefiniowanego zapotrzebowania i przypisywać różnych pracowników na jednym widoku kalendarza należy skorzystać z funkcjonalności Kalendarzy pracy.
- Pracownicy mogą sami sprawdzić grafik pracy oraz zgłaszać godziny pracy poprzez portal pracowniczy (wersja w przeglądarce / aplikacja mobilna HRappka na telefony z systemem Android). Wymagane jest dodanie pracownikowi konta pracowniczego oraz uprawnienie do grafików.
- Typy wpisów grafikowych dostępne do zgłoszenia przez pracownika skonfigurujesz w Ustawieniach firmy > Moduły > Pracownicy > Rodzaje zgłoszeń dostępne dla pracownika
- Gdy pracownik sam zgłosi godziny pracy, opiekun pracownika zostanie powiadomiony o potrzebie akcepcji wprowadzonych wpisów (analogicznie jak w przypadku elektronicznych wniosków urlopowych)
- Analogicznie możemy dodawać pracownikom nieobecności lub mogą oni skorzystać z portalu pracowniczego aby dodać je sami (elektroniczne wnioski urlopowe).
- Jeżeli wysyłasz pracowników do pracy u Klientów (pracodawców – użytkowników) to Klient może zatwierdzać wpisy grafikowe pracowników, jeżeli otrzyma dostęp do Portalu Klienta.