Kalendarz pracy pozwala planować zapotrzebowanie na dziale / Kliencie, a następnie planować pracowników. Sprawnie sprawdzisz ilu pracowników powinno pracować, a ilu jest zaplanowanych.
Gdzie są kalendarze pracy? #
Kalendarz pracy znajdziesz na:
- profilu działu (Pracownicy > Działy > Wybrany dział > Kalendarz pracy)
- profilu Klienta (CRM > Klienci > Wybrany klient > Kalendarz pracy)
- profilu projektu (CRM > Projekty > Wybrany projekt > Kalendarz pracy)
- w Czas pracy > Kalendarz zbiorczy (W tym miejscu znajdują się wszystkie kalendarze, możesz użyć filtrów aby pokazać wybrane)
Co więcej, grafik pracownika znajdziesz na jego profilu w sekcji Grafik. Znajdują się tam wpisy grafikowe pracownika. Grafik kilku pracowników naraz znajdziesz w sekcji Organizacja pracy > Kalendarz własny, korzystając z filtrów. W tych miejscach widoczne są jedynie wpisy grafikowe, nie ma wpisów zapotrzebowania.
Dodawanie zapotrzebowania #
Zapotrzebowanie pozwoli Ci określić ilu pracowników, na jakie stanowiska i w jakich godzinach potrzebujesz każdego dnia.
Aby dodać zapotrzebowanie kliknij w „+ Dodaj" w wierszu zapotrzebowania:
Jeżeli wcześniej na projekcie określiłeś zapotrzebowanie, automatycznie pojawi się ono na kalendarzu.
Podczas dodawania zapotrzebowania należy wybrać daty, godziny, stanowisko oraz ilość pracowników. Dodatkowo możesz dodać opis. Aby dodać w tych samych dniach zapotrzebowania na inne godziny pracy (zmiany), czy inne stanowisko korzystając z przycisku „Dodaj" możesz dodać więcej różnych zapotrzebowań w tych samych datach.
Po zapisaniu, na kalendarzu pojawią się wpisy zapotrzebowania:
Teraz, aby dodać zapotrzebowanie na dodane już stanowisko należy kliknąć na komórkę wybranego dnia i kliknąć w „+ Dodaj zapotrzebowanie":
Na podstawie dodanego zapotrzebowania możemy teraz zaplanować pracowników.
Dodawanie pracowników #
Jeżeli pracownicy są powiązani z działem / Klientem lub projektem, na którego kalendarzu jesteśmy to automatycznie pojawią się oni na kalendarzu.
Pracowników możemy również dodać klikając w „+ Dodaj" w wierszu pracownika:
Po kliknięciu pojawi się lista pracowników, których możemy dodać do kalendarza. Korzystając z filtrów nad listą możemy wyfiltrować pracowników. Możemy zaznaczyć pracowników checkboxem i dodać ich masowo do kalendarza korzystając z przycisku nad listą „+ Dodaj do kalendarza" lub możemy dodać każdego pracownika pojedynczo korzystając z akcji „Dodaj do kalendarza" dostępnej w wierszu pracownika:
Dodani pracownicy (lub powiązani) pojawią się na kalendarzu pracy. Możemy dodać im wpisy grafikowe przeciagając myszką po wybranych komórkach i wybierając typ wpisu:
Gdy wybierzemy „+ Plan" pojawi się do wyboru stanowisko:
Możemy wybrać stanowiska/godziny pracy z zapotrzebowania. Klikając „+ Nowy" możemy dodać plan pracy na inne godziny niż zostało dodane zapotrzebowanie.
Po wybraniu zapotrzebowania należy wybrać stawkę. Dostępne będą stawki z umowy z pracownikiem, stawki ze stanowiska oraz stawki indywidualne pracownika. Więcej o stawkach indywidualnych dowiesz się tutaj. Dzięki temu pracownik może mieć inne stawki w zależności od stanowiska, czy projektu.
Dodawane wpisy pojawią się w komórkach w wierszu wybranego pracownika w kolumnie wybranej daty:
Rejestracja czasu pracy #
Jeżeli chcesz aby pracownicy rejestrowali czas pracy możesz to zrobić na kilka sposobów:
- Widget RCP – czyli możliwość rejestracji czasu pracy przez kartę RFID / numer ID pracownika przy wejściu / wyjściu z pracy. Link do widgetu możesz też udostępnić pracownikom.
- Aplikacja mobilna – umożliwia rejestrację czasu pracy z geolokalizacją
- Portal pracownika – w portalu pracownicy mogą zgłosić godziny od-do, w których pracowali oraz nieobecności.
Zgłoszenia pracowników, pojawią się na kalendarzu pracy. Będziesz mógł je akceptować i odrzucać.
Akceptowanie zgłoszeń pracowników #
Domyślnie to przełożeni pracowników otrzymują powiadomienia (mailowe i w systemie) o zgłoszeniach pracowników (godzinach pracy i nieobecnościach), jednak możesz tworzyć własne ścieżki akceptacji wpisów grafikowych, zarówno domyślnie na firmie (W Ustawieniach < Moduły > Pracownicy > Ogólne > Ścieżki akceptacji wpisów grafikowych) jak i na konkretnym dziale/ Kliencie (Ustawienia pod ikoną zębatki na profilu Klienta/działu > Ścieżki akceptacji wpisów grafikowych). Więcej informacji oraz film instruktażowy znajdują się tutaj.
Gdzie znajdziesz wpisy do akceptacji? #
- jeżeli jesteś osobą przypisaną do akceptacji zgłoszenia to otrzymasz powiadomienie mailowe (z poziomu którego możesz akceptować/odrzucić zgłoszenie), powiadomienie systemowe (ikona dzwoneczka w prawym górnym rogu) oraz lista zgłoszeń oczekujących na akceptację pojawi się na Twoim dashboardzie w systemie HRappka.
- niezależnie od tego czy jesteś akceptującym czy nie, zgłoszenia pracowników znajdziesz również na profilu wybranego pracownika w sekcji Grafik oraz na liście „Zgłoszenia pracowników„.
Wpisy pracowników można akceptować z poziomu kalendarza pracy, po najechaniu na wpis, lub korzystając z akcji masowych.
Rozkład dni wolnych #
Możesz tworzyć własne rozkłady dni wolnych aby pracownicy w kalendarzu pracy mieli określone dni wolne, np. wolne weekendy. Dowiedz się więcej >>
Akcje masowe na kalendarzu pracy #
Akcje masowe dostępne są per dzień oraz per pracownik.
Masowe akcje na dniu #
Dostępne są po najechaniu na ikonę .
- Wyczyść plan – czyści cały plan tego dnia u wszystkich widocznych pracowników
- Zaakceptuj wpisy z tego kalendarza – akceptują cały plan pracy pracowników tego dnia w obecnym kalendarzu
- Zaakceptuj wszystkie wpisy – akceptuje wszystkie widoczne wpisy w tym dniu, nie tylko z tego kalendarza pracy – jeżeli pracownik, który jest na tym kalendarzu ma wpis planu z innego kalendarza, to ten wpis również zostanie zaakceptowany.
Masowe akcje na pracowniku #
Dostępne są pod ikoną przy imieniu pracownika:
- Kopiuj plan z innego pracownika pozwala zduplikować plan z jednego pracownika do drugiego.
- Dodaj plan pozwala dodać plan
- Wyczyść plan czyści cały plan pracownika
- Zaakceptuj wszystkie wpisy – akceptuje wszystkie wpisy (również widoczne z innych kalendarzy pracy)