Moduł szkoleń w systemie HRappka umożliwia zarządzanie rozwojem pracowników poprzez automatyzację obsługi szkoleń w organizacji. Umożliwia m.in. dodawanie szkoleń do systemu, monitorowanie statusów, dodawanie i zapraszanie uczestników.
Włączenie modułu #
Moduł Szkoleń można włączyć w Ustawieniach firmy > Moduły > Aktywne moduły, zaznaczając checkbox w wierszu „Szkolenia”:
Lista szkoleń #
Po włączeniu modułu, lista szkoleń znajduje się w module Pracownicy > Lista szkoleń.
Z poziomu listy szkoleń mamy wgląd w stworzone szkolenia. Klikając w przycisk „+ Dodaj szkolenie” istnieje możliwość dodania nowego szkolenia.
Dodawanie szkolenia #
Dodając szkolenie należy uzupełnić formularz danymi dot. szkolenia.
Należy uzupełnić:
- Status (np. planowane, zaplanowane, stałe, zakończone, odwołane – statusy te można zdefiniować w Ustawieniach firmy > Statusy >Szkolenia)
- Nazwę szkolenia
- Opis (opcjonalnie)
- Ilość godzin szkoleniowych
- Ilość miejsc
- Rodzaj: Należy zaznaczyć, czy szkolenie jest wewnętrzne, czy zewnętrznie. Jeżeli zaznaczymy, że szkolenie jest zewnętrzne to istnieje możliwość wybrania firmy szkoleniowej. Musi być ona dodana jako Klient w module CRM > Lista Klientów
- Dla kogo: Należy wybrać dla jakiej grupy / klienta / działu dedykowane jest szkolenie. Jeżeli szkolenie jest dla wszystkich – należy pozostawić pole puste. Grupy użytkowników można zdefiniować w Ustawieniach > Użytkownicy > Grupy. Uzupełnienie tego pola nie uniemożliwi dodawanie do szkolenia uczestników spoza wybranego zakresu
- Opiekun szkolenia: Jego dane (imię, nazwisko, telefon, email) będą widoczne dla pracownika w mailu zapraszającym na szkolenie oraz w module Szkolenia na portalu pracowniczym
- [Od 17.02.2022] Zapisy na szkolenie: Włączenie opcji umożliwia pracownikom zapisanie się na szkolenie w portalu pracowniczym. Widoczność szkoleń dla pracowników definiowana jest w polu ’Dla kogo’
- Kto może wnioskować: Możliwość wyboru, czy kto może wnioskować o uczestnictwo w szkoleniu – do wyboru jest pracownik i/lub przełożony (opiekun pracowników Klienta)
- Akceptacja zapisów: Po włączeniu opcji należy zdefiniwać kroki akceptacji zgłoszenia chęci uczestnictwa w szkoleniu. Jeżeli opcja nie jest włączona, zgłoszenie chęci uczestnictwa w szkoleniu zostanie automatycznie zaakceptowane
- Ścieżki akceptacji zapisów: Możliwość zbudowania kroków akceptacji i informowania osób o zgłoszeniu chęci uczestnictwa w szkoleniu. Aby dodać krok należy kliknąć w „Dodaj krok”, a następnie uzupełnić dane:
-
-
-
- Typ: Akceptacja lub Informacja – Określa, czy użytkownicy/grupy mają być jedynie poinformowani o złożeniu wniosku, czy powinni zaakceptować etap wnioskowania.
- Kto: Osoby odpowiedzialne za realizacje kroku
- Akceptacja przez wszystkich (dotyczy tylko kroku o typie akceptacja). Jeżeli wyłączone, do przejścia etapu wymagana jest jedynie zgoda jednej osoby ze wszystkich akceptujących. Jeżeli włączone, wszyscy akceptujący będą musieli zaakceptować etap wnioskowania.
- Można definiować dobrowolną ilość kroków akceptacji.
-
-
- Terminy szkoleń: Możliwość zdefiniowania wielu terminów szkoleń. Po zaznaczeniu opcji „Szkolenie online” istnieje możliwość wpisania linku do szkolenia oraz hasła dostępu. Dane zostaną wysłane pracownikowi w mailu zapraszającym na szkolenie
Istnieje możliwość zdefiniowania dodatkowych pól (atrybutów) na profilu szkolenia w Ustawieniach firmy > Formularze > Szkolenia. Instrukcja tworzenia atrybutów znajduje się tutaj.
Uczestnicy szkolenia #
Na szkoleniu, w zakładce Uczestnicy istnieje możliwość dodania uczestników do szkolenia oraz podejrzenia listy uczestników.
- W kolumnie Status uczestnictwa istnieje możliwość wyboru Statusu uczestnictwa (np. Zaproszony, Zaakceptował, Odrzucił, statusy te można zdefiniować w Ustawieniach firmy > Statusy > Uczestnictwo w szkoleniach)
- W kolumnie obecność istnieje możliwość zdefiniowania obecności pracownika na szkoleniu (Obecny / Nieobecny)
Dodawanie pracownika do szkolenia #
Po kliknięciu „Dodaj uczestnika„, podczas dodawania pracownika do szkolenia istnieje opcja wysłania mu zaproszenia mailowego ze szczegółami szkolenia. Aby to zrobić należy włączyć opcję ” Wyślij zaproszenie”. Szablon wiadomości email z zaproszeniem można skonfigurować. Więcej informacji znajduje się się w sekcji „Konfiguracja modułu„, na dole artykułu.
Dołączanie pracowników do szkoleń z poziomu listy pracowników #
Pracowników możemy dodać do szkolenia zaznaczając checkboxem wybrane osoby, a następnie wybierając przycisk „Więcej opcji” nad tabelą > „Dołącz do„:
- Szkolenia (uczestnictwo) – Dołącza pracownika do szkolenia z pominięciem etapów akceptacji uczestnictwa w szkoleniu.
- Szkolenia (wniosek) – Dołącza pracownika do szkolenia z uwzględnieniem etapów akceptacji uczestnictwa w szkoleniu.
Lista szkoleń na profilu pracownika #
Na profilu pracownika pojawiła się nowa zakładka – Szkolenia. Dostępna jest z poziomu Menu pracownika > Więcej > Szkolenia. Z tego poziomu istnieje możliwość wglądu w historię szkoleń pracownika, w zaplanowane szkolenia oraz pozwala zaplanować nowe szkolenia pracownika (przycisk „+ Dodaj szkolenie„).
Lista szkoleń pracownika na portalu pracowniczym #
Pracownik, który ma dostęp do portalu pracowniczego, ma dostęp do sekcji szkolenia (w menu), w której znajdują się dwie zakładki:
- Twoje szkolenia: zawiera listę szkoleń na które zapisany jest pracownik. Ma on wgląd we wszystkie szkolenia (również historyczne) oraz w dane opiekunów szkolenia.
- [OD 17.02.2022] Baza szkoleń: zawiera listę szkoleń dostępnych dla pracownika, na które może się zapisać.
Klikając w przycisk „Szczegóły i zapis” pracownik ma wgląd w opis szkolenia oraz informacje dot. kroków akceptacji zgłoszenia chęci uczestnictwa w szkoleniu.
Uprawnienia użytkowników do szkoleń #
W Ustawieniach firmy > Użytkownicy > Użytkownicy, podczas dodawania lub edycji użytkownika istnieje możliwość zdefiniowania uprawnień do szkoleń.
Istnieje możliwość zdefiniowania dostępu do szkoleń. Do wyboru są opcje:
- Wszystkie (dostęp do wszystkich szkoleń)
- Zgodnie z podpięciem opiekunów (dostęp jedynie do szkoleń, których użytkownik jest opiekunem)
- Brak (brak dostępu do modułu szkoleń)
Następnie, istnieje możliwość ograniczenia zakresu uprawnień do szkoleń. Dostępne są opcje:
- Podgląd (użytkownik będzie miał możliwość podglądu szkoleń)
- Edycja (użytkownik będzie mógł edytować szkolenia)
- Tworzenie szkoleń (użytkownik będzie mógł tworzyć nowe szkolenia)
- Usuwanie szkoleń (użytkownik będzie mógł usuwać szkolenia)
- Zarządzanie uczestnikami (użytkownik będzie mógł dodawać i usuwać uczestników szkolenia)
Konfiguracja modułu #
Umożliwiamy dopasowanie modułu szkoleń do procesów w firmie poprzez:
- Definiowanie własnych statusów szkoleń w Ustawieniach firmy > Statusy > Szkolenia
- Definiowanie dowolnych pól (atrybutów na szkoleniach) w Ustawieniach firmy > Formularze > Szkolenia
- Definiowanie własnych statusów uczestnictwa pracowników w szkoleniach w Ustawieniach firmy > Statusy > Uczestnictwo w szkoleniach
- Definiowanie szablonu maila z zaproszeniem na szkolenie do pracownika w Ustawienia firmy > Szablony > Wydruki. Dodając wydruk o typie „Szablon wiadomości” można stworzyć maila korzystając z nowych zmiennych:
- Szablon wiadomości będzie można wybrać podczas dodawania pracownika do szkolenia. Podczas wysyłki zaproszenia na szkolenie do pracownika, zmienne podmienią się na dane szkolenia.