Moduł Szkoleń / Szkolenia pracownicze

Spis treści

Moduł szkoleń w systemie HRappka umożliwia zarządzanie rozwojem pracowników poprzez automatyzację obsługi szkoleń w organizacji. Umożliwia m.in. dodawanie szkoleń do systemu, monitorowanie statusów, dodawanie i zapraszanie uczestników.

Włączenie modułu #

Moduł Szkoleń można włączyć w Ustawieniach firmy > Moduły > Aktywne moduły, zaznaczając checkbox w wierszu „Szkolenia”:

Lista szkoleń #

Po włączeniu modułu, lista szkoleń znajduje się w module Pracownicy > Lista szkoleń.

Z poziomu listy szkoleń mamy wgląd w stworzone szkolenia. Klikając w przycisk „+ Dodaj szkolenie” istnieje możliwość dodania nowego szkolenia.

Dodawanie szkolenia #

Dodając szkolenie należy uzupełnić formularz danymi dot. szkolenia.

Należy uzupełnić:

  • Status (np. planowane, zaplanowane, stałe, zakończone, odwołane – statusy te można zdefiniować w Ustawieniach firmy > Statusy >Szkolenia)
  • Nazwę szkolenia
  • Opis (opcjonalnie)
  • Ilość godzin szkoleniowych
  • Ilość miejsc
  • Rodzaj: Należy zaznaczyć, czy szkolenie jest wewnętrzne, czy zewnętrznie. Jeżeli zaznaczymy, że szkolenie jest zewnętrzne to istnieje możliwość wybrania firmy szkoleniowej. Musi być ona dodana jako Klient w module CRM > Lista Klientów
  • Dla kogo: Należy wybrać dla jakiej grupy / klienta / działu dedykowane jest szkolenie. Jeżeli szkolenie jest dla wszystkich – należy pozostawić pole puste. Grupy użytkowników można zdefiniować w Ustawieniach > Użytkownicy > Grupy. Uzupełnienie tego pola nie uniemożliwi dodawanie do szkolenia uczestników spoza wybranego zakresu
  • Opiekun szkolenia: Jego dane (imię, nazwisko, telefon, email) będą widoczne dla pracownika w mailu zapraszającym na szkolenie oraz w module Szkolenia na portalu pracowniczym
  • [Od 17.02.2022] Zapisy na szkolenie: Włączenie opcji umożliwia pracownikom zapisanie się na szkolenie w portalu pracowniczym. Widoczność szkoleń dla pracowników definiowana jest w polu ’Dla kogo’
    • Kto może wnioskować: Możliwość wyboru, czy kto może wnioskować o uczestnictwo w szkoleniu – do wyboru jest pracownik i/lub przełożony (opiekun pracowników Klienta)
    •  Akceptacja zapisów: Po włączeniu opcji należy zdefiniwać kroki akceptacji zgłoszenia chęci uczestnictwa w szkoleniu. Jeżeli opcja nie jest włączona, zgłoszenie chęci uczestnictwa w szkoleniu zostanie automatycznie zaakceptowane
      • Ścieżki akceptacji zapisów: Możliwość zbudowania kroków akceptacji i informowania osób o zgłoszeniu chęci uczestnictwa w szkoleniu. Aby dodać krok należy kliknąć w „Dodaj krok”, a następnie uzupełnić dane:

        • Typ: Akceptacja lub Informacja – Określa, czy użytkownicy/grupy mają być jedynie poinformowani o złożeniu wniosku, czy powinni zaakceptować etap wnioskowania.
        • Kto: Osoby odpowiedzialne za realizacje kroku
        • Akceptacja przez wszystkich (dotyczy tylko kroku o typie akceptacja). Jeżeli wyłączone, do przejścia etapu wymagana jest jedynie zgoda jednej osoby ze wszystkich akceptujących. Jeżeli włączone, wszyscy akceptujący będą musieli zaakceptować etap wnioskowania.
      • Można definiować dobrowolną ilość kroków akceptacji.
  • Terminy szkoleń: Możliwość zdefiniowania wielu terminów szkoleń. Po zaznaczeniu opcji „Szkolenie online” istnieje możliwość wpisania linku do szkolenia oraz hasła dostępu. Dane zostaną wysłane pracownikowi w mailu zapraszającym na szkolenie

Istnieje możliwość zdefiniowania dodatkowych pól (atrybutów) na profilu szkolenia w Ustawieniach firmy > Formularze > Szkolenia. Instrukcja tworzenia atrybutów znajduje się tutaj.

 

Uczestnicy szkolenia #

Na szkoleniu, w zakładce Uczestnicy istnieje możliwość dodania uczestników do szkolenia oraz podejrzenia listy uczestników.

  • W kolumnie Status uczestnictwa istnieje możliwość wyboru Statusu uczestnictwa (np. Zaproszony, Zaakceptował, Odrzucił, statusy te można zdefiniować w Ustawieniach firmy > Statusy > Uczestnictwo w szkoleniach)
  • W kolumnie obecność istnieje możliwość zdefiniowania obecności pracownika na szkoleniu (Obecny / Nieobecny)

Ankiety – badanie jakości szkolenia #

Umożliwiliśmy automatyczne wysyłanie uczestnikom szkolenia i ich przełożonym ankiet i testów dotyczących szkoleń.  Funkcjonalność ta pozwala m.in na:

  • Badanie wiedzy pracownika przed i po szkoleniu (Typ ankiety: Test wiedzy)
  • Wysyłanie ankiet zadowolenia ze szkolenia do pracowników uczestniczących w szkoleniu i/lub ich przełożonym (Typ ankiety: Ocena)

Ankiety, których automatyczną wysyłkę chcemy skonfigurować na szkoleniu należy stworzyć w module Ankiety. W związku z tym, podczas tworzenia ankiety dodaliśmy możliwość powiązania ankiety o typie ocena do modułu Szkolenia. Jak stworzyć ankietę dowiesz się tutaj.

W Pracownicy > Lista szkoleń > Wybrane szkolenie, można teraz wejść w listę ankiet, wypełnić ankietę lub wysłać ankietę o szkoleniu:

Po wejściu w Ankiety pojawią się zakładki:

  • Lista ankiet – wysłanych do uczestników oraz/i przełożonych uczestników
  • Odpowiedzi – zestawienie odpowiedzi z danych ankiet, wypełnianych na danym szkoleniu
  • Statystyki z ankiet – Raport odpowiedzi, który wyświetla informację na temat danych ankiet
  • Automatyczna wysyłka – ankiety będą automatycznie wysłane przez system zgodnie z konfiguracją. Podczas definiowania wysyłki ankiet należy wprowadzić:
    • Aktywność ankiety – jedynie włączone ankiety będą automatycznie wysyłane
    • Typ ankiety (Ocena, Test wiedzy)
    • Nazwę ankiety (dodanej wcześniej w module Ankiety)
    • Osoby, do których ma zostać wysłana ankieta (uczestnicy szkolenia lub przełożeniu uczestników)
    • Czas wysyłki ankiet – ile dni/tygodni/miesięcy przed/po szkoleniu ankieta powinna zostać wysłana

 

Dodawanie pracownika do szkolenia #

Po kliknięciu „Dodaj uczestnika„, podczas dodawania pracownika do szkolenia istnieje opcja wysłania mu zaproszenia mailowego ze szczegółami szkolenia. Aby to zrobić należy włączyć opcję ” Wyślij zaproszenie”.  Szablon wiadomości email z zaproszeniem można skonfigurować. Więcej informacji znajduje się się w sekcji „Konfiguracja modułu„, na dole artykułu.

Dołączanie pracowników do szkoleń z poziomu listy pracowników #

Pracowników możemy dodać do szkolenia zaznaczając checkboxem wybrane osoby, a następnie wybierając przycisk „Więcej opcji” nad tabelą > „Dołącz do„:

  • Szkolenia (uczestnictwo) – Dołącza pracownika do szkolenia z pominięciem etapów akceptacji uczestnictwa w szkoleniu.
  • Szkolenia (wniosek) – Dołącza pracownika do szkolenia z uwzględnieniem etapów akceptacji uczestnictwa w szkoleniu.

Lista szkoleń na profilu pracownika #

Na profilu pracownika pojawiła się nowa zakładka – Szkolenia. Dostępna jest z poziomu Menu pracownika > Więcej > Szkolenia. Z tego poziomu istnieje możliwość wglądu w historię szkoleń pracownika, w zaplanowane szkolenia oraz pozwala zaplanować nowe szkolenia pracownika (przycisk „+ Dodaj szkolenie„).

Lista szkoleń pracownika na portalu pracowniczym #

Pracownik, który ma dostęp do portalu pracowniczego, ma dostęp do sekcji szkolenia (w menu), w której znajdują się dwie zakładki:

  • Twoje szkolenia: zawiera listę szkoleń na które zapisany jest pracownik. Ma on wgląd we wszystkie szkolenia (również historyczne) oraz w dane opiekunów szkolenia.

  •  Baza szkoleń: zawiera listę szkoleń dostępnych dla pracownika, na które może się zapisać.

Klikając w przycisk „Szczegóły i zapis” pracownik ma wgląd w opis szkolenia oraz informacje dot. kroków akceptacji zgłoszenia chęci uczestnictwa w szkoleniu.

Uprawnienia użytkowników do szkoleń #

W Ustawieniach firmy > Użytkownicy > Użytkownicy, podczas dodawania lub edycji użytkownika istnieje możliwość zdefiniowania uprawnień do szkoleń.

Istnieje możliwość zdefiniowania dostępu do szkoleń. Do wyboru są opcje:

  • Wszystkie (dostęp do wszystkich szkoleń)
  • Zgodnie z podpięciem opiekunów (dostęp jedynie do szkoleń, których użytkownik jest opiekunem)
  • Brak (brak dostępu do modułu szkoleń)

Następnie, istnieje możliwość ograniczenia zakresu uprawnień do szkoleń. Dostępne są opcje:

  • Podgląd (użytkownik będzie miał możliwość podglądu szkoleń)
  • Edycja (użytkownik będzie mógł edytować szkolenia)
  • Tworzenie szkoleń (użytkownik będzie mógł tworzyć nowe szkolenia)
  • Usuwanie szkoleń (użytkownik będzie mógł usuwać szkolenia)
  • Zarządzanie uczestnikami (użytkownik będzie mógł dodawać i usuwać uczestników szkolenia)

Konfiguracja modułu #

Umożliwiamy dopasowanie modułu szkoleń do procesów w firmie poprzez:

  • Szablon wiadomości będzie można wybrać podczas dodawania pracownika do szkolenia. Podczas wysyłki zaproszenia na szkolenie do pracownika, zmienne podmienią się na dane szkolenia.

Powiązane artykuły: #

Czy odpowiedź była pomocna?

Powered by BetterDocs