- Przed rozpoczęciem rozliczenia
- Dashboard rozliczeń
- Proces rozliczenia pracownika
- Krok 1 - Wynagrodzenie
- Dane pracownika i umowy
- Krok 2 Rozliczeń: Potrącenia i zwroty
- Kolumna Potrącenia i Obciążenia
- Kolumna Zwroty i dodatki
- Podsumowanie wynagrodzenia po potrąceniach i zwrotach
- Krok 3: Rachunki / Listy płac / Faktury
- Krok 4: Płatności
Aby rozpocząć proces rozliczenia pracownika: Wskazówka: Pracownik zostanie rozliczony zgodnie ze schematem rozliczeń na jego umowie. Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się o edycji danych do rozliczeń. Pracownika możesz rozliczyć wybierając w menu Rozliczenia > Dashboard rozliczeń. Lista rozliczeń posortowana jest po Kliencie / Dziale.
Wskazówka: Jeżeli chcesz szybko wyszukać konkretne rozliczenie, skorzystaj z filtrów nad tabelą. Możesz filtrować rozliczenia po datach / okresie. Po kliknięciu w ikonę filtra, możliwe jest filtrowanie rozliczeń również m.in. po Kliencie, projekcie, typie umowy, pracowniku, opiekunie pracownika, tagach, czy akceptacji Klienta W kolumnie Rozliczenie pracownika przy informacji o nierozliczonych umowach należy kliknąć przycisk „Rozlicz". Po kliknięciu rozlicz, system wyświetli pierwszy krok rozliczenia. Proces rozliczenia w systemie HRappka składa się z pięciu krótkich kroków:
Górny panel pokazuje numer i nazwę rozliczenia, które tworzymy. Wskazówka: Aby edytować nazwę „Rozliczenie podstawowe" należy kliknąć na ikonę ołówka (za rozliczeniem). Pojawi się ona po najechaniu na nazwę rozliczenia. Ponadto, możemy również zmienić / dodać do rozliczenia jednostkę Klienta / dział, jeżeli chcemy zmienić osoby/okres do rozliczenia. Wprowadzone / zmienione dane poskutkują zmianą pracowników do rozliczenia, którzy widoczni będą poniżej. Siatka rozliczeń zawiera pracowników, którym generowane jest rozliczenie:
Nad tabelą dostępne są przyciski: Wskazówka: Na siatce rozliczeń, domyślnie odznaczeni są pracownicy który posiadają braki w systemie (np. brak rachunku bankowego). Edycja ich godzin pracy jest zablokowana. Informacje o tym, czego brakuje znajdziesz po najechaniu na pomarańczową ikonę z literką i. Jeżeli chcesz rozliczyć pracowników pomimo braków, zaznacz checkbox w wierszu pracownika. Jeżeli chcesz uzupełnić braki, kliknij w „Przejdź do danych pracownika", który pokazuje się po najechaniu na pomarańczową ikonę z literką i. Pozwoli to uzupełnić dane pracownika.
W kolumnie Umowa znajdują się szczegóły umowy. Następne kolumny umożliwiają dodanie ilości i stawek pracownika, np. ilości godzin w przypadku stawki godzinowej, czy ilości miesięcy w przypadku stawki miesięcznej. Jeżeli chcemy dodać większą ilość stawek, należy skorzystać z przycisku plusa. Pole na górze pozwala masowo wstawić/usunąć stawkę wszystkim pracownikom, którzy posiadają puste pola stawek. Należy wstawić liczbę a następnie kliknąć w ikonę kopiowania, aby skopiować wartość stawki do wszystkich pustych pól stawek pracowników lub kliknąć w ikonę x aby wyczyścić całą kolumnę kwot.
Wskazówka: Klikając w ikonę kalkulatora możesz sprawnie obliczyć premię w kontekście stawki Netto / Brutto/ Całkowitego kosztu zatrudnienia / % Wynagrodzenia brutto / % Wynagrodzenia podstawy. Po uzupełnieniu danych możemy je zapisać lub zaakceptować, korzystając z przycisków pod tabelą: Po zapisaniu, pojawią się dodatkowe opcje:
Krok drugi rozliczeń prezentuje rozliczenia i zwroty przypisane do pracownika oraz pozwala dodać nowe potrącenia / obciążenia / zwroty / dodatki.
Kolumna „Przed potrąceniami” (1) prezentuje wynagrodzenie przed potrąceniami. Pierwsze zaprezentowane jest pełne wynagrodzenie (brutto i netto), a poniżej ew. stawka godzinowa netto oraz brutto. W tej kolumnie widoczne są potrącenia i obciążenia dodane na pracowniku oraz można dodać potrącenia masowo lub pojedynczo.
Drugi wiersz prezentuje potrącenia dodane na pracowniku, które nie zostały jeszcze rozliczone a ich termin rozliczenia jest zgodny z okresem rozliczenia. Potrącenia mogą być pobierane m.in. z modułu mieszkań (gdy dodajemy pracownika do mieszkania i definiujemy czynsz, czy z modułu przedmiotów – gdy w sekcji Przedmioty na pracowniku dodajemy przedmiot z opcją potrącenia i z wyborem miesiąca potrącenia).
Klikając w ikonę wagi dostępne są zaawansowane opcje do rozliczania potrąceń:
Wskazówka: Opcje te są widoczne jedynie dla potrąceń pobranych z innych modułów (np. mieszkań, przedmioty).
W tej kolumnie widoczne są zwroty i dodatki dodane na pracowniku oraz można dodać zwroty/dodatki masowo lub pojedynczo.
Kolejna kolumna pozwala wykonać akcje (masowo/pojedynczo) na wszystkich uwzględnionych w rozliczeniu potrąceniach i zwrotach: Ikona strzałek pozwala pobrać nowe przedmioty / zajęcia dla wszystkich pracowników Ikona wagi pozwala na zmniejszenie potrącenia do wysokości kwoty do wypłaty i oznacz przedmioty pomniejszone jako rozliczone. Jeżeli potrącenia przekraczają kwotę netto dla pracownika, zostaną zmniejszone tak, aby kwota wypłaty wyniosła 0. Pozostałą kwotę będzie można rozliczyć podczas kolejnego rozliczenia pracownika. Ikona wagi z czerwoną ikoną pozwala zmniejszyć potrącenia do wysokości kwoty do wypłaty i oznaczyć przedmioty pomniejszone jako rozliczone. Jeżeli potrącenia przekraczają kwotę netto dla pracownika, zostaną zmniejszone tak, aby kwota wypłaty wyniosła 0. Przedmioty zostaną oznaczone jako rozliczone i nie pojawią się w przyszłości do potrącenia (różnica nie potrącona zostanie zapomniana).
Podsumowanie pokazuje kwoty wynagrodzeń po potrąceniach. Czerwony przycisk z ikoną kosza pozwala wycofać pracownika z rozliczenia. Będzie on ponownie widoczny jako nierozliczony. Niebieski Przycisk z ikoną i pozwala sprawdzić szczegóły i kalkulację wynagrodzenia (składniki, dodatki, zwroty) oraz parametry.
Po uzupełnieniu potrąceń i zwrotów, kliknij: Kliknięcie akceptuj spowoduje wyświetlenie trzech opcji:
Aby przejść do kolejnego kroku rozliczeń należy wybrać „Zaakceptuj i wygeneruj listę płac”. Spowoduje to przejście do 4 kroku rozliczenia – Rachunki / Listy płac / Faktury
Z tego poziomu możemy podejrzeć listy płac, rachunki i faktury, które zostały wygenerowane w procesie rozliczenia. Są one podzielone na zakładki nad tabelą. Z poziomu przycisków nad tabelą możemy:
Aby przejść do kolejnego kroku należy skorzystać z przycisku „Następny krok – Płatności”, który znajduje się pod listą. W kroku Płatności widoczna jest lista zobowiązań powstałych w procesie rozliczenia pracownika.
Z tego poziomu możemy: Po zakończeniu możemy kliknąć zakończ. System przeniesie nas do dashboardu rozliczeń. Pojawi się tam informacja o zakończonym rozliczeniu.
Wskazówka: Aby ponownie rozliczyć tego samego pracownika, należy kliknąć w przycisk z ikoną plusa, a aby całkowicie usunąć rozliczenie należy kliknąć w ikonę kosza przy nazwie rozliczenia. Usunięcie rozliczenia spowoduje, że umowy pracowników uwzględnione w usuniętym rozliczeniu będą widniały jako nierozliczone. Aby je rozliczyć ponownie należy kliknąć w przycisk rozlicz.
Przed rozpoczęciem rozliczenia #
Dashboard rozliczeń #
Proces rozliczenia pracownika #
Krok 1 – Wynagrodzenie #
Górny panel #
Siatka rozliczeń #
Dane pracownika i umowy #
Krok 2 Rozliczeń: Potrącenia i zwroty #
Kolumna Potrącenia i Obciążenia #
Kolumna Zwroty i dodatki #
Podsumowanie wynagrodzenia po potrąceniach i zwrotach #
Krok 3: Rachunki / Listy płac / Faktury #
Krok 4: Płatności #