Rozliczenie pracownika

Przed rozpoczęciem rozliczenia #

Aby rozpocząć proces rozliczenia pracownika:

• pracownik musi posiadać wystawioną w systemie umowę
• jeżeli chcesz aby godziny pracy automatycznie zaimportowały się do rozliczenia – pracownik powinien mieć uzupełniony w systemie grafik

Wskazówka: Pracownik zostanie rozliczony zgodnie ze schematem rozliczeń na jego umowie. Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się o edycji danych do rozliczeń.

Dashboard rozliczeń #

Pracownika możesz rozliczyć wybierając w menu Rozliczenia > Rozliczenia. Lista rozliczeń posortowana jest po Kliencie / Dziale.

Wskazówka: Jeżeli chcesz szybko wyszukać konkretne rozliczenie, skorzystaj z filtrów nad tabelą. Możesz filtrować rozliczenia po datach / okresie. Po kliknięciu w ikonę filtra, możliwe jest filtrowanie rozliczeń również m.in. po Kliencie, projekcie, typie umowy, pracowniku, opiekunie pracownika, tagach, czy akceptacji Klienta

W kolumnie Rozliczenie pracownika przy informacji o nierozliczonych umowach należy kliknąć przycisk „Rozlicz”.

Proces rozliczenia pracownika #

Po kliknięciu rozlicz, system wyświetli pierwszy krok rozliczenia. Proces rozliczenia w systemie HRappka składa się z pięciu krótkich kroków:

• Wynagrodzenie – ilość i stawki pracownika. Dane mogą zostać wpisane, zostać zaczytane z grafiku pracownika lub zaimportowane z pliku Excel
• Potrącenia i zwroty – potrącenia i zwroty dodane pracownikowi w systemie (np. potrącenia za mieszkanie, przedmioty, asortyment, czy zwroty np. za badania lekarskie, czy pralnie)
• Rachunki / Listy płac / Faktury – dokumenty wygenerowane podczas tworzonego rozliczenia
• Płatności – generowanie paczek przelewów, export paczek przelewów w formatach przyjmowanych przez banki

Krok 1 – Wynagrodzenie #

Górny panel #

Górny panel pokazuje numer i nazwę rozliczenia, które tworzymy.

Wskazówka: Aby edytować nazwę „Rozliczenie podstawowe” należy kliknąć na ikonę ołówka (za rozliczeniem). Pojawi się ona po najechaniu na nazwę rozliczenia.

Ponadto, możemy również zmienić / dodać do rozliczenia jednostkę Klienta / dział, jeżeli chcemy zmienić osoby/okres do rozliczenia. Wprowadzone / zmienione dane poskutkują zmianą pracowników do rozliczenia, którzy widoczni będą poniżej.

Siatka rozliczeń #

Siatka rozliczeń zawiera pracowników, którym generowane jest rozliczenie:

Nad tabelą dostępne są przyciski:

• POBIERZ EXCEL – pozwala pobrać plik Excel z poniższymi danymi pracowników z rubrykami do wstawienia ilości godzin pracy.
• WCZYTAJ EXCEL – pozwala wczytać plik Excel z uzupełnionymi danymi
• Proces importowania danych rozliczenia z plików xls opisany jest w artykule „Importowanie składników rozliczenia pracownika”.
• UZUPEŁNIJ GRAFIK NORMĄ – kliknięcie tej opcji spowoduje, że puste grafiki pracowników z rozliczenia zostaną uzupełnione normą dla danej stawki. U pracowników z uzupełnionymi godzinami pracy zmiany nie zostaną naniesione żadne zmiany.

Wskazówka: Na siatce rozliczeń, domyślnie odznaczeni są pracownicy który posiadają braki w systemie (np. brak rachunku bankowego). Edycja ich godzin pracy jest zablokowana. Informacje o tym, czego brakuje znajdziesz po najechaniu na pomarańczową ikonę z literką i. Jeżeli chcesz rozliczyć pracowników pomimo braków, zaznacz checkbox w wierszu pracownika. Jeżeli chcesz uzupełnić braki, kliknij w „Przejdź do danych pracownika”, który pokazuje się po najechaniu na pomarańczową ikonę z literką i. Pozwoli to uzupełnić dane pracownika.

Dane pracownika i umowy #

W kolumnie Pracownik znajduje się imię i nazwisko pracownika, jego status oraz schemat rozliczeń.

W kolumnie umowa znajdują się szczegóły umowy.

• Po najechaniu na ikonę i pojawią się szczegóły schematu rozliczeń z umowy. Jak go zmienić przeczytasz tutaj.
• Jeżeli rozliczamy umowę, która się kończy i nie ma kontynuacji, to w przypadku gdy pracownik posiada nierozliczony urlop pojawi się ikona słońca. Po najechaniu pojawi się informacja o ilości dni, które należy rozliczyć. Kliknięcie na ikonę spowoduje doliczenie ekwiwalentu urlopowego za nierozliczony urlop.
• Poniżej znajduje się nazwa stanowiska. Kliknięcie na nią spowoduje wyświetlenie szczegółów stanowiska z możliwością edycji
• Data przy ikonie z dolarem to termin płatności wynagrodzenia. Kliknięcie na ikonę ołówka umożliwi zmianę daty
• Data przy ikonie kalendarza to data deklaracji dotyczy miesiąca, za który zostały wygenerowane deklaracje ZUS DRA oraz PIT Firmy

Następne kolumny umożliwiają dodanie ilości i stawek pracownika, np. ilości godzin w przypadku stawki godzinowej, czy ilości miesięcy w przypadku stawki miesięcznej. Jeżeli chcemy dodać większą ilość stawek, należy skorzystać z przycisku plusa.

Pole na górze pozwala masowo wstawić/usunąć stawkę wszystkim pracownikom, którzy posiadają puste pola stawek. Należy wstawić liczbę a następnie kliknąć w ikonę kopiowania, aby skopiować wartość stawki do wszystkich pustych pól stawek pracowników lub kliknąć w ikonę x aby wyczyścić całą kolumnę kwot.

Kolumna Premia pozwala wpisać premie. Pierwsze pola pozwalają wpisać premię i skopiować do pustych pól / usunąć ją masowo u pracowników. Jeżeli pracownik posiada już dodaną premię, masowa premia nie zostanie dodana.

Wskazówka: Klikając w ikonę kalkulatora możesz sprawnie obliczyć premię w kontekście stawki Netto / Brutto/ Całkowitego kosztu zatrudnienia / % Wynagrodzenia brutto / % Wynagrodzenia podstawy.

Kolumna razem pokazuje podsumowanie rozliczenia pracownika oraz podsumowanie wszystkich rozliczeń w netto oraz brutto.

Po uzupełnieniu danych możemy je zapisać lub zaakceptować, korzystając z przycisków pod tabelą:

• Zapisz – Zapisuje wartości (z możliwością późniejszej edycji) bez akceptacji kroku. Skorzystaj z tego jeżeli chcesz już wprowadzić i zweryfikować godziny pracy, ale przed pełnym rozliczeniem będziesz chciał jeszcze wprowadzić zmiany.
• Akceptuj – Zapisuje wartości i przechodzi do kolejnego kroku – Potrącenia i zwroty.

Po zapisaniu, pojawią się dodatkowe opcje:

• Odśwież godziny (nad tabelą) pozwala nadpisać zapisane godziny pracy, ilością godzin z grafiku pracownika. Istniejące liczby godzin zostaną nadpisane.
• Pobierz nierozliczone umowy (nad tabelą) – Umożliwia dodanie do rozliczenia nierozliczonych pracowników, pominiętych podczas uzupełniania wynagrodzenia.
• Historia rozliczenia – otwiera okno modalne z historią operacji na rozliczeniu.
• Wyślij do akceptacji – pozwala wysyłać godziny pracy pracowników do akceptacji Klienta. Np. jeżeli agencja pracy wysyła pracowników do pracy u pracodawcy użytkownika to może mu wysłać godziny pracy pracowników do zatwierdzenia.

Krok 2 Rozliczeń: Potrącenia i zwroty #

Krok drugi rozliczeń prezentuje rozliczenia i zwroty przypisane do pracownika oraz pozwala dodać nowe potrącenia / obciążenia / zwroty / dodatki.

Kolumna „Przed potrąceniami” (1) prezentuje wynagrodzenie przed potrąceniami. Pierwsze zaprezentowane jest pełne wynagrodzenie (brutto i netto), a poniżej ew. stawka godzinowa netto oraz brutto.

Kolumna Potrącenia i Obciążenia #

W tej kolumnie widoczne są potrącenia i obciążenia dodane na pracowniku oraz można dodać potrącenia masowo lub pojedynczo.

Pierwszy wiersz pozwala dodać potrącenia masowo, należy wpisać kwotę, wybrać typ netto/brutto, tytuł oraz kliknąć w ikonę kopiowania. Potrącenie zostanie dodane do wszystkich rozliczanych pracowników.

Drugi wiersz prezentuje potrącenia dodane na pracowniku, które nie zostały jeszcze rozliczone a ich termin rozliczenia jest zgodny z okresem rozliczenia. Potrącenia mogą być pobierane m.in. z modułu mieszkań (gdy dodajemy pracownika do mieszkania i definiujemy czynsz, czy z modułu przedmiotów – gdy w sekcji Przedmioty na pracowniku dodajemy przedmiot z opcją potrącenia i z wyborem miesiąca potrącenia).

Przy każdym zaimportowanym potrąceniu znajduje się ikona informująca skąd zostało pobrane potrącenie. Po najechaniu na ikonę pojawią się szczegóły potracenia. Ikona domu – potrącenie z modułu mieszkań. Ikona pudełko – potrącenie przedmiotu dodanego w profilu pracownika > Przedmioty.

Klikając w ikonę trzech kropek dostępne są zaawansowane opcje do rozliczania potrąceń:

• Wyrównaj wysokość do kwoty wypłaty – jeżeli potrącenie jest większe niż kwota wypłaty netto, system zmniejszy potrącenie do kwoty wypłaty, a pozostała cześć pozostanie nierozliczona. Będzie ją można rozliczyć podczas kolejnego rozliczenia pracownika.
• Wyrównaj do wysokości kwoty wypłaty i oznacz jako rozliczony – jeżeli potrącenie jest większe niż kwota wypłaty netto, system zmniejszy potrącenie do kwoty wypłaty, a pozostałą część oznaczy jako rozliczoną. Potrącenie zostanie oznaczone jako w pełni rozliczone i nie pojawi się na kolejnym rozliczeniu (różnica nie potrącona zostanie zapomniana).
• Usuń i oznacz jako rozliczony – system usunie potrącenie z rozliczenia i oznaczy je jako rozliczone. Nie pojawi się ono w kolejnych rozliczeniach pracownika (różnica nie potrącona zostanie zapomniana).

Wskazówka: Opcje te są widoczne jedynie dla potrąceń pobranych z innych modułów (np. mieszkań, przedmioty).

Aby dodać nowe potrącenie na rozliczeniu należy kliknąć na przycisk z ikoną plusa i uzupełnić kwotę, walutę, typ (netto/brutto) i tytuł potrącenia.

Kolumna Zwroty i dodatki #

W tej kolumnie widoczne są zwroty i dodatki dodane na pracowniku oraz można dodać zwroty/dodatki masowo lub pojedynczo.

Pierwszy wiersz pozwala dodać zwroty i dodatki masowo. Należy wpisać kwotę, wybrać typ netto/brutto, tytuł oraz kliknąć w ikonę kopiowania. Potrącenie zostanie dodane do wszystkich rozliczanych pracowników.

Drugi wiersz pokazuje zwroty dodane na pracowniku. Zwroty pobierane są z modułu przedmiotów – gdy w sekcji Przedmioty na pracowniku dodajemy przedmiot z opcją zwrotu i z wyborem miesiąca zwrotu). Klikając w przycisk plusa poniżej możemy dodać nowe zwroty i dodatki.

Kolejna kolumna pozwala wykonać akcje (masowo/pojedynczo) na wszystkich uwzględnionych w rozliczeniu potrąceniach i zwrotach:

Ikona strzałek pozwala pobrać nowe przedmioty / zajęcia dla wszystkich pracowników

Ikona wagi pozwala na zmniejszenie potrącenia do wysokości kwoty do wypłaty i oznacz przedmioty pomniejszone jako rozliczone. Jeżeli potrącenia przekraczają kwotę netto dla pracownika, zostaną zmniejszone tak, aby kwota wypłaty wyniosła 0. Pozostałą kwotę będzie można rozliczyć podczas kolejnego rozliczenia pracownika.

Ikona wagi z czerwoną ikoną pozwala zmniejszyć potrącenia do wysokości kwoty do wypłaty i oznaczyć przedmioty pomniejszone jako rozliczone. Jeżeli potrącenia przekraczają kwotę netto dla pracownika, zostaną zmniejszone tak, aby kwota wypłaty wyniosła 0. Przedmioty zostaną oznaczone jako rozliczone i nie pojawią się w przyszłości do potrącenia (różnica nie potrącona zostanie zapomniana).

Podsumowanie wynagrodzenia po potrąceniach i zwrotach #

Podsumowanie pokazuje kwoty wynagrodzeń po potrąceniach.

Czerwony przycisk z ikoną kosza pozwala wycofać pracownika z rozliczenia. Będzie on ponownie widoczny jako nierozliczony.

Niebieski Przycisk z ikoną i pozwala sprawdzić szczegóły i kalkulację wynagrodzenia (składniki, dodatki, zwroty) oraz parametry.

Po uzupełnieniu potrąceń i zwrotów, kliknij:

• Akceptuj, jeżeli chcesz zakończyć krok potrąceń i zwrotów i chcesz wygenerować rachunki i listy płac
• Zapisz, jeżeli chcesz jedynie zapisać wpisane potrącenia i zwroty do kolejnej edycji. Krok zostanie zapisany i będzie możliwość wprowadzania dodatkowych elementów.

Kliknięcie akceptuj spowoduje wyświetlenie trzech opcji:

• Tylko zaakceptuj – nie wygeneruje listy płac.
• Zaakceptuj i wygeneruj listę płac – Wygeneruje listę płac i edycja rozliczenia nie będzie możliwa. Edycja będzie możliwa poprzez korektę lub usunięcie rozliczenia.
• Anuluj – wraca do drugiego kroku bez wykonywania innych akcji.

Aby przejść do kolejnego kroku rozliczeń należy wybrać „Zaakceptuj i wygeneruj listę płac”. Spowoduje to przejście do 4 kroku rozliczenia – Rachunki / Listy płac / Faktury

Krok 3: Rachunki / Listy płac / Faktury #

Z tego poziomu możemy podejrzeć listy płac, rachunki i faktury, które zostały wygenerowane w procesie rozliczenia. Są one podzielone na zakładki nad tabelą.

Z poziomu przycisków nad tabelą możemy:

• Zmienić kolumny wyświetlane w tabeli
• Wyeksportować dane z tabeli
• Usunąć rekordy w tabeli
• Wysłać:
  • Email z paskiem wynagrodzeń (każdy pracownik otrzyma tylko informacje o swoim wynagrodzeniu)
  • SMS z kwotą wynagrodzenia (każdy pracownik otrzyma tylko informacje o swoim wynagrodzeniu).
• Edytować masowo dane rozliczeniowe – opcja otworzy okno, które pozwoli na ręczną edycje danych rozliczeniowych list płac

• Pobrać m.in. jako paski, xls, czy w formatach do eksportu:

• Połączyć listy płac – Łączenie jest możliwe tylko dla list cywilnoprawnych z tego samego okresu, które posiadają rachunki.

Aby przejść do kolejnego kroku należy skorzystać z przycisku „Następny krok – Płatności”, który znajduje się pod listą.

Krok 4: Płatności #

W kroku Płatności widoczna jest lista zobowiązań powstałych w procesie rozliczenia pracownika.

Z tego poziomu możemy:

• Wygenerować paczki przelewów aby zaimportować dane przelewów do banku (więcej informacji tutaj)
• Dodać wykonane płatności aby oznaczyć wynagrodzenia jako opłacone:
  • Pojedynczo z poziomu kolumny Akcje > Płatności
  • Masowo – zaznaczając checkboxy na liście i klikając Więcej opcji > Oznacz jako zapłacone lub wybierając przycisk „Zapłać niezapłacone”
• Zmienić termin płatności (Więcej opcji > Zmień termin płatności)
• Stworzyć wydruk KW (Więcej opcji > Wydruk KW)
• Usunąć płatności (Więcej opcji > Usuń płatności)
• Wysłać pracownikom SMS z kwotą wypłaty (Ikona koperty > SMS z kwotą wynagrodzenia)
• Sprawdzić paczki przelewów wygenerowane dla tego rozliczenia (Paczki przelewów)

Po zakończeniu możemy kliknąć zakończ. System przeniesie nas do dashboardu rozliczeń. Pojawi się tam informacja o zakończonym rozliczeniu.

Wskazówka: Aby ponownie rozliczyć tego samego pracownika, należy kliknąć w przycisk z ikoną plusa, a aby całkowicie usunąć rozliczenie należy kliknąć w ikonę kosza przy nazwie rozliczenia. Usunięcie rozliczenia spowoduje, że umowy pracowników uwzględnione w usuniętym rozliczeniu będą widniały jako nierozliczone. Aby je rozliczyć ponownie należy kliknąć w przycisk rozlicz.