Elektroniczne wnioski urlopowe

Przewodnik dla testujących

Elektroniczne wnioski urlopowe w systemie HRappka pozwalają na automatyczne obliczanie wymiaru urlopu, zgłaszanie wniosków urlopowych przez pracowników oraz akceptowania wniosków przez wybrane osoby.

1

Przygotuj dane o strukturze firmy i dane pracowników

Dodaj działy

Dodanie działów pomoże Ci odwzorować strukturę firmy i na jej podstawie stworzyć ścieżki akceptacji nieobecności.

W kolejnym kroku, podczas dodawania pracowników będziesz mógł ich przypisać do działów.

Aby dodać dział, w menu, w sekcji Pracownicy, wejdź w „Działy" i kliknij w „+ Dodaj dział".

Dodaj pracownika

W menu, w sekcji Pracownicy, kliknij w „+ Dodaj pracownika".

Podczas dodawania pracownika zwróć uwagę na pola, które mogą mieć wpływ na wnioski urlopowe:

  • Dział / Klient – uzupełnij to pole, aby pracownik został przypisany do działu / Klienta
  • Szczegóły wykształcenia i Doświadczenie zawodowe – jeżeli uzupełnisz te pola, to na ich podstawie system automatycznie będzie obliczał staż pracy i na tej podstawie ustawi wymiar urlopu (np. wymiar 26 dni po 10 latach stażu). Uwaga! Wpisz tylko doświadczenie pracownika poza Twoją firmą, które może mieć wpływ na wymiar urlopu. Doświadczenie w Twojej firmie dodasz w sekcji Urlopy.
  • Konto pracownicze (pod Adres e-mail) – możesz odrazu założyć pracownikowi konto pracownicze aby mógł się zalogować i mieć dostęp do swoich danych.  Na tym etapie nie włączaj konta pracownikowi, włączymy je razem na końcu tej instrukcji.

Dodaj umowę pracownika

Po zapisaniu pracownika, przejdź do sekcji Umowy na profilu pracownika. Dodaj tam umowy obecne i zakończone umowy z pracownikiem. Jest to ważne do obliczenia przysługującego pracownikowi urlopu.

Sprawdź wymiar urlopu i dodaj / odejmij dni urlopu

Aby sprawdzić wymiar urlopu przejdź do sekcji Grafik na profilu pracownika.

Po prawej stronie, w sekcji Nieobecności pojawi się roczny wymiar urlopu i wymiar urlopu proporcjonalny do czasu trwania umowy.

Jeżeli chcesz dodać pracownikowi dni urlopu (np. przenieść je z poprzedniego roku) lub odjąć dni urlopu, które pracownik już wykorzystał skorzystaj z przycisku „Korekta" w sekcji Nieobecności i przejdź do zakładki „Korekta".

Możesz też zdefiniować w ustawieniach niestandardowy wymiar urlopu dla wybranych typów umów (np dla UOP, czy B2B).

Więcej informacji znajduje się w bazie wiedzy.

2

Skonfiguruj zgłaszanie wniosków urlopowych

Wybierz, co może zgłosić pracownik

To od Ciebie zależy, jakie typy nieobecności będą mogli zgłaszać pracownicy.

Dla przykładu, jeżeli planujesz zintegrować HRappkę z ZUS PUE  (aby chorobowe same się importowały, więcej tutaj), możesz skonfigurować system tak, aby pracownicy mogli zgłaszać jedynie urlopy (lub ich wybrane rodzaje).

Rodzaje nieobecności dostępne dla pracownika skonfigurujesz w Ustawieniach firmy > Moduły > Pracownicy, w sekcji Rodzaje zgłoszeń dostępne dla pracownika. 

Skonfiguruj ścieżki akceptacji wniosków

W HRappce istnieje możliwość definiowania ścieżek akceptacji wpisów grafikowych w zależności od rodzaju wpisu grafikowego.

Ścieżki pozwalają odwzorować flow zarządzania nieobecnościami i godzinami pracowników w firmie poprzez zdefiniowanie osób (np. przełożonych działów) lub grup, które powinny akceptować wybrane rodzaje zgłaszanych przez pracowników wniosków urlop.

W naszej bazie wiedzy znajduje się artykuł dedykowany tej funkcjonalności.

O ścieżkach akceptacji wniosków urlopowych, Kuba z HRappki nagrał dedykowany film:

3

Skonfiguruj portal pracowniczy i nadaj dostęp pracownikom

Skonfiguruj domyślne uprawnienia pracowników

Aby pracownicy mogli zgłaszać nieobecności, muszą posiadać konta pracownicze.

W Ustawieniach > Moduły > Pracownicy > Domyślne uprawnienia pracownika skonfigurujesz domyślne uprawnienia do portalu pracowniczego. Dzięki temu,  już na etapie dodawania pracownika do systemu możesz utworzyć konto pracownicze i będzie miało domyślnie ustawione uprawnienia.

Aby pracownik mógł zgłaszać nieobecności wymagany jest dostęp do opcji „Grafik (podgląd, zgłaszanie wpisów grafikowych)." Jest on domyślnie włączony, razem z innymi opcjami, jak dostęp do danych osobowych, czy załączników.

Zweryfikuj swoje potrzeby i określ domyślne uprawnienia użytkowników.

Wskazówka: Domyślnie określone uprawnienia możesz zmieniać i każdy pracownik może mieć inne uprawnienia. W Ustawieniach > Pracownicy > Pracownicy możesz dodawać / edytować dostępy pracowników i użytkowników.

Stwórz konta pracownicze

  • Jeżeli pracownik już jest dodany do systemu ale nie ma dostępu do portalu pracownika, stworzysz konto przechodząc na profil pracownika. W sekcji „Konto pracownika” należy kliknąć w „Utwórz konto”. Będziesz mógł wybrać uprawnienia pracownika. Pamiętaj – aby zgłaszać nieobecności, musi mieć włączone uprawnienie do grafiku. Po zapisaniu dostępu, pracownik otrzyma maila z danymi do zalogowania się.
  • Podczas dodawania pracowników do systemu, konto pracownicze stworzysz zaznaczając checkbox „Utwórz konto pracownicze”, znajdujący się pod e-mailem pracownika. Wtedy konto stworzy się automatycznie zgodnie z domyślnymi uprawnieniami, które ustawiłeś w poprzednim kroku.
  • Na tym etapie warto przemyśleć, czy poza wnioskami urlopowymi chcesz wykorzystać portal pracownicy do innych celów, jak np. wgląd i zgłaszanie zmiany danych osobowych, dostęp do przedmiotów, umów, wynagrodzeń, czy rekrutacji. O wszystkich elementach portalu pracowniczego opowie Ci HRappkowicz Kuba:

I tyle! Pracownik może już zgłaszać nieobecności!

Często zadawane pytania

Jak wygląda proces zgłaszania nieobecności z poziomu pracownika?

Po zalogowaniu do systemu, na dashbordzie pracownika pojawi się kalendarz, który pozwali na zgłaszanie wpisów grafikowych (nieobecności lub godzin pracy).  Pracownik ma wgląd w istniejące już na kalendarzu wpisy.

Po kliknięciu na dany dzień, pracownik może samodzielnie zgłosić nieobecność, klikając na wybrany dzień w kalendarzu i wybierając „Nieobecność”:

Po zgłoszeniu godzin pracy lub nieobecności przez pracownika zostaną one dodane do kalendarza w formie wpisu oznaczonego przerywaną linią wraz z symbolem megafonu – tj. zgłoszenia.

Po zgłoszeniu wniosku przez pracownika, do użytkownika odpowiedzialnego za akceptację zgłoszenia, przydzielone zostanie zadanie akceptacji wniosku. Opiekun dostaje również notyfikację mailową. Z poziomu emaila oraz zadania może on odrzucić lub zaakceptować wpisy:

Dodatkowo, otwarte zgłoszenia pracowników prezentowane są na dashboardzie akceptującego. Z tego poziomu również istnieje możliwość ich zaakceptowania lub odrzucenia.

Na profilu pracownika, w sekcji Grafik, również pojawi się informacja o zgłoszeniach pracownika do akceptacji.

Gdy zgłoszenie pracownika zostanie zaakceptowane, pracownik otrzyma powiadomienie mailowe o akceptacji zgłoszenia. Tło wpisu na kalendarzu pracownika zmieni kolor na zielony.

Czy macie instrukcje, które mogę wysłać pracownikowi?

Oczywiście, instrukcja znajduje się w naszej bazie wiedzy: https://hrappka.pl/pomoc/baza-wiedzy/obsluga-portalu-pracowniczego/

Na profilu pracownika / umowy nie widzę wybranych pól

Pola widoczne na profilach obiektów (działów / pracowników / umów) skonfigurujesz w Ustawieniach > Formularze.

Czy HRappka obsługuje urlopy dla B2B?

Tak, HRappka obsługuje niestandardowy wymiar urlopu w zależności od rodzaju umowy (m.in. UOP, B2B, UZ). Taki urlop skonfigurujesz w Ustawieniach > Moduły > Pracownicy > Niestandardowy wymiar urlopu.

Gdzie pracownik może sprawdzić przysługujące dni urlopu?

Po zalogowaniu do portalu pracownika, na dashboardzie, w sekcji „Nieobecności" pracownik ma wgląd do swojego stanu urlopowego (wykorzystany urlop / ogólny dostępny urlop) i z tego poziomu również może zaplanować urlop:

Co więcej, w zakładce „Zespół" pracownik może również sprawdzić nieobecności swoich współpracowników (powiązanych z tym samym działem / Klientem co pracownik).

Opcję wglądu w nieobecności zespołu można włączyć/wyłączyć w Ustawieniach > Moduły > Pracownicy > Prezentuj nieobecności Zespołu pracownika. Przełożony pracownika, poza datą nieobecności, będzie widział również typ nieobecności (urlop, chorobowe).

Czy użytkownik / administator też może mieć portal pracownika?

Oczywiście, użytkownik / administrator może się przełączyć na portal pracownika klikając w swoje imię i nazwisko w prawym gównym rogu i wybierając opcję „Portal pracowniczy". Z poziomu portalu pracowniczego, analogicznie można wrócić na portal użytkownika.

Jak zobaczyć liczbę dni zaległego urlopu, z wcześniejszych lat?

Należy przejść do profilu pracownika, wejść w zakładkę Grafik, a następnie w „Szczegóły nieobecności” (po prawej stronie).
Kolejno należy przejść do sekcji „Szczegóły i korekta” i tam odczytać liczbę dni w „Urlop przeniesiony”.

Pracownik może zgłaszać godziny pracy. Jak zmienić, aby mógł zgłaszać tylko nieobecnosci?

Rodzaje wpisów grafikowych dostępne dla pracownika skonfigurujesz w Ustawieniach firmy > Moduły > Pracownicy, w sekcji Rodzaje zgłoszeń dostępne dla pracownika.

Czy za konta pracowników naliczana jest opłata?

Nie, w systemie HRappka płacisz jedynie za użytkowników i administatorów systemu.

Za dostęp pracowników do portalu pracowniczego nie jest naliczana dodatkowa opłata, jednak w wybranych pakietach mogą wystąpić limity kont pracowniczych. Na wszystkie pytania odpowie Twój opiekun.

Połącz wnioski urlopowe z innymi modułami w HRappce

Szeroki zakres funkcjonalności HRappki pozwala zautomatyzować kluczowe procesy HR. Sprawdź jakie!
SPRAWDŹ WSZYSTKIE

Portal pracowniczy

  • Zgłaszanie zmian w danych osobowych
  • Dostęp do umów / wynagrodzeń / plików
  • Dostęp do kalendarza pracy
  • Zgłoszenia (np. innowacji / mobbingu)

Ewidencja czasu pracy

  • Ewidencja czasu pracy oraz rejestracja czasu pracy za pośrednicwem karty RFID, portalu pracowniczego, aplikacji mobilna (z geolokalizacją)
  • Planowanie czasu pracy 
  • Rozliczanie czasu pracy

Kadry i płace

  • E-dokumentacja pracownicza
  • Zezwolenia (m.in. BHP, badania lekarskie)
  • Generowanie umów (w tym UOP, B2B)
  • Pełna historia kontaktu z pracownikiem

Miękki HR

  • Modelowanie procesów onboardingu
  • Udostępnianie onboardingu na portalu pracowniczym
  • Zarządzanie szkoleniami 
  • Zapisy na szkolenia na portalu pracowniczym

Jak włączyć dodatkowe moduły? Przejdź do Ustawień > Moduły > Aktywne moduły i włącz wybrane moduły.

Chętnie Ci pomożemy!

Sprawdź, jakie formy wsparcia możemy Ci zaoferować

Prezentacja systemu

Chcesz poznać możliwości systemu i przeanalizować dopasowanie systemu do Twoich potrzeb? Zamów bezpłatną prezentację online!
Zamów prezentację

Wsparcie systemu

HRappka posiada bazę wiedzy z instrukcjami. Pomoc dostępna jest również przez helpdesk.hrappka.pl lub pod numerem +48 500 114 314.
SPRAWDŹ BAZĘ WIEDZY

Wdrożenie

Jeżeli potrzebujesz pomocy z wdrożeniem systemu w Twojej firmie, skontaktuj się ze swoim opiekunem, aby dobrać pakiet wdrożeniowy do Twoich potrzeb.
SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI