Kalkulator outsourcingu kadr i płac
Outsourcing kadr i płac zwykle kosztuje mniej niż własna kadrowa. Przy 20 umowach o pracę obsługa w HRappce to 1600 zł miesięcznie, a etat specjalisty ds. kadr i płac to ok. 8000 zł z kosztami pracodawcy. Wpisz swoją liczbę umów i sprawdź różnicę.
Wprowadź dane dotyczące Twojego zatrudnienia
Tyle mniej wydasz na kadry
niż przy własnym dziale kadr i płac
Oszczędność roczna0 złczyli 0 zł miesięcznie
Porównanie kosztów miesięcznie
Wycena indywidualna: Przy ponad 200 umowach jednego rodzaju przygotujemy dla Ciebie dedykowaną ofertę optymalizującą koszty. Skontaktuj się z nami.
30 minut online z doradcą: pokażemy usługę i policzymy dokładną cenę dla Twojej firmy.
Szczegóły kalkulacji
Twoja cena (składniki)
*Próg liczymy osobno dla każdego rodzaju umowy. Twój próg: umowy o pracę …, cywilnoprawne ….
Co jest w cenie
- Pełna miesięczna obsługa kadr i płac: umowy, akta osobowe, zatrudnienia i zwolnienia
- Listy płac i wynagrodzenia
- Deklaracje i składki ZUS, US i PPK na czas
- Dedykowana kadrowa – jedna osoba do kontaktu
- Stała stawka za umowę, bez ukrytych kosztów
Dostęp do systemu HRappka jest opcjonalny i płatny dodatkowo.
Ile oszczędzasz na outsourcingu kadr i płac – przykłady
Wyliczenia z kalkulatora dla czterech typowych firm. Koszt własnego działu kadr to 8000 zł miesięcznie za każdą osobę obsługującą do 100 pracowników.
Przesuń tabelę w bok, żeby zobaczyć wszystkie kolumny →
| Firma | Własna kadrowa | Outsourcing w HRappce | Oszczędność / mies. | Oszczędność / rok |
|---|---|---|---|---|
| 10 umów o pracę | 8000 zł | 800 zł | 7200 zł (90%) | 86 400 zł |
| 30 umów o pracę + 10 zleceń | 8000 zł | 2900 zł | 5100 zł (64%) | 61 200 zł |
| 50 umów o pracę | 8000 zł | 3500 zł | 4500 zł (56%) | 54 000 zł |
| 150 umów o pracę | 16 000 zł | 9750 zł | 6250 zł (39%) | 75 000 zł |
Ceny netto za pełną miesięczną obsługę kadrowo-płacową, bez dostępu do systemu HRappka.
Skąd biorą się liczby w kalkulatorze
Kalkulator porównuje dwa koszty miesięczne: własnego działu kadr i outsourcingu w HRappce.
Czego kalkulator nie liczy
Po stronie własnego działu kadr kalkulator pomija koszty, które zwykle zwiększają różnicę na korzyść outsourcingu:
- program kadrowo-płacowy i jego aktualizacje,
- szkolenia z nowych przepisów (w 2026 r. m.in. staż pracy, jawność wynagrodzeń, ekwiwalent za urlop),
- stanowisko pracy, sprzęt i rekrutację kadrowej,
- zastępstwo na czas urlopu (20–26 dni w roku) i zwolnień lekarskich.
Ile naprawdę kosztuje kadrowa na etacie
Wynagrodzenie brutto to tylko część kosztu. Pracodawca płaci dodatkowo składki i utrzymuje stanowisko pracy.
| Składnik kosztu | Miesięcznie |
|---|---|
| Wynagrodzenie brutto specjalisty ds. kadr i płac | ok. 6600 zł |
| Składki ZUS po stronie pracodawcy (emerytalna, rentowa, wypadkowa, FP, FGŚP – ok. 20,5%) | ok. 1350 zł |
| PPK finansowane przez pracodawcę (1,5%) | ok. 100 zł |
| Razem – koszt przyjęty w kalkulatorze | ok. 8000 zł |
| Program kadrowy, szkolenia, sprzęt, zastępstwa | dodatkowo |
Przy outsourcingu płacisz stałą stawkę za umowę. Nie ponosisz kosztów urlopu i choroby kadrowej ani szkoleń – to po stronie biura.
Kiedy outsourcing kadr się opłaca, a kiedy nie
Opłaca się, gdy
- firma nie ma działu kadr albo kadry prowadzi właściciel lub księgowa,
- pracy jest za mało na pełny etat kadrowej,
- firma szybko rośnie i co miesiąc zatrudnia nowe osoby,
- w zespole są różne umowy: o pracę i cywilnoprawne,
- chcesz ograniczyć ryzyko błędów w ZUS, PIT i PPK.
Może się nie opłacać, gdy
- firma ma kilkuset pracowników, własny zespół kadr i system,
- kadry są mocno związane z innymi zadaniami w firmie, np. rekrutacją na miejscu,
- potrzebujesz kadrowej codziennie na miejscu w biurze.
Najczęstsze pytania o koszt outsourcingu kadr
Czy outsourcing kadr i płac się opłaca?
W większości małych i średnich firm tak. Etat specjalisty ds. kadr i płac to ok. 8000 zł miesięcznie z kosztami pracodawcy, a outsourcing w HRappce kosztuje od 50 do 80 zł za umowę. Przy 10 umowach o pracę to 800 zł zamiast 8000 zł, przy 50 umowach – 3500 zł. Różnica maleje w dużych firmach, które mają własny zespół i system kadrowy.
Ile kosztuje zatrudnienie kadrowej?
Kalkulator przyjmuje ok. 8000 zł miesięcznie. To wynagrodzenie ok. 6600 zł brutto plus składki pracodawcy (ok. 20,5%) i PPK. Do tego dochodzą koszty, których kalkulator nie liczy: program kadrowo-płacowy, szkolenia z przepisów, stanowisko pracy i zastępstwo na czas urlopu lub choroby.
Od ilu pracowników opłaca się outsourcing kadr?
Najwięcej oszczędzają firmy, które mają za mało pracy dla pełnego etatu kadrowej, czyli zwykle do kilkudziesięciu pracowników. Przy 10 umowach o pracę oszczędność to ok. 90% kosztu etatu, przy 50 umowach – ok. 56%, a przy 150 umowach – ok. 39%.
Jak samodzielnie policzyć oszczędność z outsourcingu?
Od miesięcznego kosztu własnego działu kadr (wynagrodzenia z kosztami pracodawcy) odejmij koszt outsourcingu: liczbę umów pomnożoną przez stawkę za umowę. Wynik pomnóż przez 12, żeby otrzymać oszczędność roczną.
Co, jeśli mam więcej niż 200 umów?
Przy ponad 200 umowach jednego rodzaju przygotowujemy indywidualną ofertę. Kalkulator pokazuje wtedy szacunkową oszczędność, a dokładną cenę ustalamy w rozmowie.
Czy oszczędność z kalkulatora uwzględnia urlop i chorobowe kadrowej?
Nie. Kalkulator porównuje tylko koszt etatu (wynagrodzenie ze składkami) z ceną outsourcingu. Nie dolicza zastępstwa na czas urlopu i zwolnień lekarskich kadrowej ani programu kadrowego i szkoleń, więc rzeczywista oszczędność jest zwykle wyższa niż w wyniku.
Aktualizacja: 16 października 2026 r.