Program dla agencji pracy
HRappka prowadzi agencję od zamówienia klienta do faktury: rekrutacja, legalizacja cudzoziemców z integracją z praca.gov.pl, umowy z e-podpisem, limit 18/36, czas pracy, płace i rozliczenie klienta. Do tego mieszkania i magazyn – w jednym systemie, na tych samych danych.
- Powstała jako system dla agencji pracy
- Bez podpinania karty
Z HRappki korzystają setki agencji pracy tymczasowej i agencji zatrudnienia, które obsługują firmy produkcyjne, logistykę i handel. System od początku powstawał razem z nimi – to dedykowane oprogramowanie dla agencji pracy, które obsługuje to, czego nie ma w zwykłym programie kadrowym: klientów, projekty, cudzoziemców i limity pracy tymczasowej.
System dla agencji pracy tymczasowej – od zamówienia do faktury
CRM, rekrutacja, kadry i płace oraz ERP agencji – mieszkania, magazyn i rozliczenie klienta – na tych samych danych, zamiast osobnych narzędzi w działach HR i kadr. Tak zarządzanie zasobami ludzkimi w agencji nie rozbija się na kilkanaście plików. Kandydat z rekrutacji staje się pracownikiem bez przepisywania, a godziny z grafiku trafiają i do wypłaty, i na fakturę. Kliknij etap, żeby zobaczyć, co HRappka w nim robi.
-
CRM dla agencji pracy i zapotrzebowanie klientów
Każde zlecenie zaczyna się od klienta. W HRappce masz w jednym miejscu kontakty, historię współpracy, oferty i projekty.
- Kontakty, notatki i historia rozmów, maili i SMS-ów; klienci podzieleni na etapy (statusy)
- Oferty i umowy dla klientów z gotowych szablonów w kilka chwil
- Masowa wysyłka maili i SMS-ów
- Projekty u klienta: lokalizacje i jednorazowe akcje, np. inwentaryzacja
- Zapotrzebowanie klienta w projekcie, z którego powstaje rekrutacja
-
Rekrutacja masowa (ATS)
Z zapotrzebowania klienta powstaje rekrutacja. Masowe procesy rekrutacyjne prowadzisz w jednym miejscu, a liczba poszukiwanych osób aktualizuje się sama na podstawie tego, ilu pracowników jest już zatrudnionych w projekcie.
- Formularze aplikacyjne w kolorach i z logo agencji
- Multiposting na ponad 20 portalach pracy i aktualne oferty na stronie agencji
- Wtyczka do pobierania profili z LinkedIn
- Zarządzanie bazą kandydatów: tagi, statusy i filtry dają szybki dostęp do dopasowanych osób w wielu projektach rekrutacyjnych naraz
- Autoresponder po aplikacji i automatyczna informacja o kolejnym etapie albo odrzuceniu
- AI tworzy ankiety rekrutacyjne i opisy stanowisk dopasowane do Twojej firmy – na podstawie Twoich wskazówek i danych o firmie
- RODO w rekrutacji: system sam zbiera zgody kandydatów, wysyła klauzule informacyjne i pozwala anonimizować kandydatów
-
Legalizacja zatrudnienia cudzoziemców
Oświadczenia, zezwolenia na pracę, praca sezonowa oraz pobyt i praca – wszystkie ścieżki w jednym module, dla wielu klientów-użytkowników naraz. System pilnuje, żeby cudzoziemiec pracował legalnie, a dokumenty idą do praca.gov.pl prosto z profilu pracownika.
- Zgodność umowy z zezwoleniem – ostrzeżenie już przy wystawianiu umowy, np. gdy rodzaj umowy albo wynagrodzenie nie zgadza się z oświadczeniem lub zezwoleniem, a także przy braku zezwolenia na pobyt czy badań
- Status legalności – czy pracownik może dziś pracować, do kiedy i na jakiej podstawie, także gdy wniosek jest już złożony
- Zgłoszenia w terminie – podjęcie, niepodjęcie i zakończenie pracy: braki widać na dashboardzie, a zgłoszenie wyślesz do praca.gov.pl
- praca.gov.pl w obie strony – profil pracownika → gotowy wniosek → wysyłka → status wniosku w HRappce
- Wnioski pobytowe w MOS – wtyczka do Google Chrome zaczytuje dane z HRappki
- Skala agencji – lista spraw, etapy legalizacji i obsługa wielu klientów-użytkowników
-
Zatrudnienie, e-podpis i limit 18/36
Od „tak” kandydata do podpisanej umowy bez spotkania w biurze. Umowy są powiązane z klientem, więc system pilnuje limitu pracy tymczasowej.
- Ankieta do zatrudnienia – kandydat sam uzupełnia dane
- Umowy, aneksy i dokumenty z szablonów, także masowo
- Podpis elektroniczny – pracownik może też podpisać dokument podpisem kwalifikowanym, np. z mObywatela
- Limit 18 miesięcy w okresie 36 u pracodawcy użytkownika liczony automatycznie
- Ostrzeżenie o przekroczeniu 26 roku życia
- Samoobsługa pracownicza w portalu i aplikacji pracownika (iOS, Android, 9 języków, m.in. ukraiński): pracownik podpisuje umowę, sprawdza grafik i paski, zgłasza dostępność i niedostępność oraz składa wnioski urlopowe
-
Zakwaterowanie i magazyn
Zaplecze agencji, które zwykle żyje w osobnych arkuszach. Przypiszesz pracownika do pokoju, wydasz mu odzież roboczą, a opłaty, potrącenia i zwroty same trafią na jego rozliczenie.
- Mieszkania i pokoje (damskie, męskie, koedukacyjne) z kalendarzem wolnych miejsc i rezerwacjami
- Czynsz, media i potrącenia za szkody automatycznie na rozliczeniu pracownika
- Liczniki i przypomnienia o przeglądach mieszkań
- Magazyn odzieży roboczej i sprzętu: wydanie i zwrot przypisane do pracownika albo klienta
- Potrącenie albo zwrot za przedmiot zawsze trafia na rozliczenie pracownika
-
Czas pracy i grafik u klientów
Grafiki układasz pod klientów, projekty i lokalizacje. Godziny z grafiku, aplikacji albo pliku od klienta trafiają do wypłaty i do rozliczenia klienta.
- Grafiki pod klientów, projekty i lokalizacje
- Import godzin pracy z pliku Excel
- Rejestracja czasu w aplikacji mobilnej (z geolokalizacją), w portalu pracownika albo przy wejściu – w widgecie RCP numerem ID lub kartą RFID
- Ostrzeżenia o przekroczeniu norm; możliwość zablokowania rejestracji czasu pracy osobom z nieaktualnymi badaniami
- Urlopy liczone automatycznie, zwolnienia lekarskie z ZUS PUE
-
Płace dla umów o pracę i zleceń
Masowe rozliczenie setek pracowników na różnych umowach. Godziny, dodatki, potrącenia i zaliczki trafiają do wynagrodzeń same.
- Umowy o pracę i umowy cywilnoprawne w jednym rozliczeniu
- Listy płac, rachunki i korekty
- Deklaracje ZUS (eksport do Płatnika), PIT i IFT-1R, PPK
- Paski w portalu pracownika albo mailem
- Eksport przelewów do banku
-
Rozliczenie klienta i faktury
Z rozliczenia pracowników powstaje rozliczenie klienta. Nie sklejasz zestawień z listy płac – godziny, stawki i koszty dodatkowe są już w systemie, więc zarządzanie rozliczeniami wielu klientów zajmuje minuty, a nie dni.
- Stawka klienta = stawka pracownika + narzut
- Koszty dodatkowe, np. za rekrutację, szkolenie pracownika albo określoną liczbę przepracowanych dni
- Potrącenia i zaliczki pracownika na rozliczeniu automatycznie
- Faktury wysyłane mailem i przypomnienia o niezapłaconych
- Eksport danych do księgowości: Comarch Optima i Symfonia
-
Rentowność bez Excela
W systemie masz gotowe raporty dla agencji – od wynagrodzeń według klientów po godziny pracy u klientów i rotację. Jeśli potrzebujesz czegoś więcej, dodasz własne raporty według swoich kryteriów, np. klienta, projektu albo działu.
- Zestawienie wynagrodzeń według klientów i działów
- Suma godzin pracy u klientów, plan i realizacja
- Raport z rozliczeń oraz wynagrodzeń i potrąceń
- Raporty rotacji, urlopów i ekwiwalentów
- Własne raporty, np. marża netto albo bilans przychodów i kosztów na kliencie i projekcie
Sprawdź cały proces agencji w jednym systemiePełna wersja przez 14 dni bez podpinania karty albo prezentacja z naszym specjalistą.
Przepisy, których pilnuje system za agencję
Na dzisiejszym rynku pracy obowiązki agencji pracy tymczasowej to przede wszystkim limity, dokumenty cudzoziemców i terminy. W arkuszu łatwo coś przeoczyć, a każda pomyłka może kosztować karę albo utratę klienta.
za pracę cudzoziemca na innych warunkach niż w zezwoleniu – to nielegalne zatrudnienie. HRappka ostrzega już przy wystawianiu takiej umowy. Dla agencji ryzyko to nie tylko kara, ale też utrata wpisu do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia (KRAZ).
- Limit 18/36
- Pracownik tymczasowy może pracować u jednego pracodawcy użytkownika najwyżej 18 miesięcy w okresie 36 kolejnych miesięcy. HRappka liczy dni u klienta i ostrzega przed przekroczeniem.
- Zezwolenia i oświadczenia
- Od 1 czerwca 2025 r. wnioski składa się wyłącznie elektronicznie przez praca.gov.pl. Wnioski z HRappki wypełniają się danymi pracownika i firmy, a statusy wniosków pobierzesz z praca.gov.pl do systemu.
- Zgłoszenia do urzędu
- Podjęcie, niepodjęcie i zakończenie pracy cudzoziemca trzeba zgłosić w terminie – to jedna z najczęstszych przyczyn kar. Braki widać na dashboardzie, a zgłoszenie wyślesz do praca.gov.pl.
- Status legalności
- System pokazuje, czy cudzoziemiec może dziś pracować, do kiedy i na jakiej podstawie – także po złożeniu wniosku. Przypomnienia o terminach przychodzą z wyprzedzeniem, a jeśli włączysz taką opcję, pracownik bez aktualnych badań nie zarejestruje czasu pracy.
- Normy czasu pracy
- Ostrzeżenia o przekroczeniu dobowej, tygodniowej i miesięcznej normy oraz rocznego limitu nadgodzin.
- Raporty i RODO
- Raporty wymagane od agencji pracy tymczasowej i deklaracje do ZUS i US. Dostęp do danych według ról – każdy widzi tylko to, czego potrzebuje.
Co mówią agencje pracy
Opinie klientów z branży pracy tymczasowej.
„Wszystkie dane automatycznie zaciągają się do umów, a sprawdzenie ich poprawności nie zajmuje więcej niż 30 sekund. (…) Nie musimy również pilnować 18 miesięcy limitu pracy pracownika tymczasowego.”Bogdan Syczewski, COO · agencja zatrudnia głównie cudzoziemców w produkcji i magazynach, m.in. dla Stokrotki i Eurocash Przeczytaj całą historię
„Program HRappka doskonale sprawdza się w przypadku agencji pracy. Program jest prosty w obsłudze i bardzo intuicyjny, dlatego z łatwością przyswajają go nowi członkowie zespołu.”
WorkProfi„Z wielu żmudnych czynności administracyjnych, kadrowych i legalizacyjnych pozostało nam wprowadzenie kilku danych do systemu i kliknięcie myszką.”
PGO Services„HRappka to narzędzie, które w pełni spełnia oczekiwania w zakresie automatyzacji procesów HR, zachowując przy tym dużą elastyczność. Dzięki niemu rozliczenie pracowników i klientów, gromadzenie danych oraz generowanie raportów staje się szybkie i efektywne.”
Smart Solutions„Nawiązanie współpracy z HRappką pozwoliło na dynamiczny rozwój firmy. Jako wieloletni klient zauważam ogromny rozwój i zaangażowanie w proces doskonalenia systemu.”
HR Partner„HRappka to prawdziwa skarbnica informacji i narzędzie, które znacznie podniosło wydajność i efektywność naszego przedsiębiorstwa. Wsparcie techniczne zespołu zaangażowanego w rozwijanie tej aplikacji jest po prostu fenomenalne!”
Project plus HR„HRappka to świetne narzędzie do zarządzania procesami HR. Intuicyjny interfejs sprawia, że korzystanie z programu jest proste, nawet dla początkujących. System oferuje wiele przydatnych funkcji, takich jak automatyzacja rekrutacji, ewidencja czasu pracy czy zarządzanie dokumentacją kadrową.”
Mash TeamIle kosztuje program dla agencji pracy?
W pakiecie ALL-HR płacisz za osoby z biura, które pracują w systemie, np. rekruterów, koordynatorów i kadrowe. Konta pracowników tymczasowych są w cenie – to ważne, gdy w sezonie zatrudniasz kilka razy więcej osób.
135 zł netto / użytkownik / miesiąc
Przy 5 i więcej użytkownikach stawka spada, nawet do 101 zł.
- Wszystkie moduły: CRM, rekrutacja, legalizacja, kadry, płace, czas pracy, zakwaterowanie, magazyn
- Konta pracowników tymczasowych w portalu i aplikacji w cenie
- Dedykowany opiekun i wsparcie techniczne pon.–pt. 8:00–17:00
- Aktualizacje przepisów w cenie
Cena za kolejnych użytkowników
Przykład: przy 15 użytkownikach płacisz 135 zł za pierwszych 4, 121 zł za kolejnych 6 i 115 zł za pozostałych 5. Razem 1841 zł netto miesięcznie.
Policz cenę dla swojej agencji w kalkulatorze Testuj 14 dni bez opłatUsługi dodatkowe
E-podpis dokumentów
30 dokumentów gratis co miesiąc
Potem od 2,50 zł do 1,00 zł netto za dokument. Im więcej podpisów, tym niższa stawka – przy masowych umowach dla pracowników tymczasowych to duża różnica.
Zobacz stawki
| Dokumenty w miesiącu | Cena za dokument |
|---|---|
| 1–30 | 0,00 zł |
| 31–100 | 2,50 zł |
| 101–500 | 2,20 zł |
| 501–1000 | 1,90 zł |
| 1001–2500 | 1,50 zł |
| od 2501 | 1,00 zł |
Przykład: 120 dokumentów to 30 × 0 zł + 70 × 2,50 zł + 20 × 2,20 zł = 219 zł netto miesięcznie.
Automatyczne planowanie grafików
0,07 zł netto / zaplanowana godzina
System dobiera pracowników do zapotrzebowania klienta z uwzględnieniem norm czasu pracy i wysyła im propozycję grafiku. Przykład: 1000 zaplanowanych godzin to 70 zł netto miesięcznie.
Wdrożenie z opiekunem
od 900 zł netto jednorazowo
Opcjonalne – system wdrożysz też samodzielnie dzięki rozbudowanej bazie wiedzy. Jeśli wolisz wsparcie, kupujesz pakiet godzin pracy naszego zespołu na konfigurację systemu, import danych z Excela, przygotowanie wydruków i szkolenie online.
Zobacz pakiety
| Pakiet | Godziny pracy zespołu HRappki | Cena netto |
|---|---|---|
| Starter | 10 h | 900 zł |
| Standard najczęściej wybierany | 22 h | 1980 zł |
| Premium | 42 h | 3780 zł |
Godziny dzielisz według potrzeb, np. w pakiecie Standard: 8 h szkolenia, 4 h konfiguracji, 5 h wydruków i 5 h importu danych. Każda dodatkowa godzina kosztuje 100 zł netto.
Wszystkie ceny netto. Pełną ofertę znajdziesz na stronie cennik HRappki.
Przenieś agencję z Excela do jednego systemu
Przetestuj HRappkę przez 14 dni albo umów prezentację – pokażemy system na przykładzie agencji podobnej do Twojej.
Bez podpinania karty · liczba pracowników tymczasowych nie zmienia ceny
Materiały dla agencji pracy
Bezpłatne poradniki i narzędzia od zespołu HRappki.
E-bookAutomatyzacja procesów w agencji pracy10 rozdziałów i checklista: co zautomatyzować najpierw – od rekrutacji po rozliczenie klienta.Pobierz za darmo
WebinarJak agencje pracy automatyzują swoje procesyNagranie z pokazem systemu na przykładzie agencji.Obejrzyj nagranie
KalkulatorLimit pracy tymczasowej 18/36Policz, ile miesięcy pracownik może jeszcze pracować u klienta.Policz limit
PoradnikJaki system dla agencji pracy wybrać?14 funkcji, które powinien mieć program dla agencji.Przeczytaj
Program dla agencji pracy – najczęstsze pytania
Jaki program dla agencji pracy tymczasowej wybrać?
Dobry program dla agencji pracy tymczasowej, agencji zatrudnienia i agencji pośrednictwa pracy to rozwiązanie, które obsługuje cały proces w jednym miejscu: klientów i zapotrzebowanie, rekrutację, legalizację cudzoziemców, umowy, czas pracy, płace i rozliczenie klienta. Zwykły program kadrowy nie liczy limitu 18/36 u pracodawcy użytkownika i nie wystawi faktury z godzin pracowników. Sprawdź też integrację z praca.gov.pl, aplikację dla pracowników w ich języku i obsługę kilku spółek – także gdy agencja zatrudnienia prowadzi dodatkowo outsourcing pracowników. Więcej w poradniku jaki system dla agencji pracy wybrać.
Ile kosztuje HRappka dla agencji pracy?
W pakiecie ALL-HR płacisz za użytkowników systemu, czyli osoby z biura: od 135 zł netto miesięcznie za użytkownika przy 1–4 osobach do 101 zł przy 50 i więcej. Liczba pracowników tymczasowych nie zmienia ceny. Podpis elektroniczny to 30 dokumentów miesięcznie gratis, potem od 2,50 do 1,00 zł netto za dokument. Wdrożenie z opiekunem jest opcjonalne, od 900 zł netto jednorazowo. Przez 14 dni testujesz system bez opłat i bez podpinania karty.
Czy HRappka liczy limit pracy tymczasowej 18/36?
Tak. Umowy są powiązane z klientem (pracodawcą użytkownikiem), więc system liczy dni pracy tymczasowej u danego klienta w ostatnich 36 miesiącach i ostrzega przed przekroczeniem 18 miesięcy. Limit dla jednej osoby szybko sprawdzisz też w naszym kalkulatorze limitu pracy tymczasowej.
Jak działa integracja z praca.gov.pl i MOS?
HRappka obsługuje oświadczenia, zezwolenia na pracę, pracę sezonową oraz pobyt i pracę. Integracja z praca.gov.pl jest dwustronna. Wnioski o zezwolenia na pracę i oświadczenia o powierzeniu pracy uzupełniają się automatycznie danymi z profilu pracownika i firmy, a potem możesz je wysłać do praca.gov.pl z systemu. Statusy wniosków pobierzesz z praca.gov.pl do HRappki, a zgłoszenia podjęcia, niepodjęcia i zakończenia pracy też wyślesz z systemu. Do wniosków pobytowych w MOS (Module Obsługi Spraw) dane z systemu HRappka zaczytuje wtyczka do Google Chrome, bez przepisywania.
Czy system obsługuje agencję działającą na kilku spółkach?
Tak. HRappka obsługuje agencje zatrudnienia działające na wielu spółkach: każda spółka ma swoją bazę, a między firmami przełączasz się w systemie. Dostęp do danych ustawiasz według ról, więc rekruter, koordynator i kadry widzą tylko to, czego potrzebują.
Czy można zaimportować godziny pracy od klienta?
Tak. Godziny można wpisać w grafiku, rejestrować w aplikacji mobilnej albo zaimportować z pliku Excel, który przesyła klient. Przy zleceniach wystarczy sama liczba godzin. Z tych samych godzin powstaje wypłata pracownika i rozliczenie klienta.
Czy HRappka to także ERP i CRM dla agencji pracy?
Tak. HRappka działa jako ERP dla agencji pracy i CRM w jednym: poza kadrami i płacami ma CRM do obsługi klientów, projektów i usług agencji oraz moduły ERP do zarządzania zapleczem: rozliczenie klienta i faktury, raporty rentowności, zakwaterowanie pracowników oraz magazyn odzieży i sprzętu. Opłaty za mieszkanie oraz potrącenia i zwroty za wydane przedmioty zawsze trafiają na rozliczenie pracownika.
Jak wygląda wdrożenie?
Z systemu możesz korzystać od razu po rejestracji i wdrożyć go samodzielnie z pomocą rozbudowanej bazy wiedzy. Jeśli wolisz wsparcie, dane z plików Excel przenosimy do HRappki, a pola, statusy i szablony dokumentów konfigurujesz pod swoją agencję. Nie musisz uruchamiać wszystkiego naraz – możesz zacząć np. od kadr, a potem dodać rekrutację i legalizację. Najlepiej zacząć od krótkiej prezentacji albo 14-dniowego testu.
Moduły programu dla agencji pracy
Każdy moduł działa na tych samych danych pracowników i klientów.