Ile wynosi dieta krajowa i zagraniczna w 2024 roku?

Pracownikowi przysługują należności związane z pokryciem kosztów podróży służbowej. Jeżeli odbywa się ona na terenie kraju – przysługuje mu dieta krajowa. Natomiast w przypadku delegacji poza granice Polski pracownik powinien ubiegać się o dietę zagraniczną. Dieta związana jest z koniecznością pokrycia kosztów podróży służbowej, związanych z wyżywieniem, transportem, czy noclegiem.

Ile wynoszą aktualne stawki diet krajowych za podróż służbową? Jaki jest ryczałt za nocleg i transport? Co w przypadku, gdy pracownikowi nie zapewniono bezpłatnego noclegu? Czy dietę krajową i zagraniczną można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu? Poniżej omówimy koszty związane z podróżą służbową.

>> Przetestuj bezpłatnie system kadrowo – płacowy

Zagadnienia poruszane w artykule:

Wysokość diety krajowej 2024

14 listopada 2022 r. w Dzienniku Ustaw opublikowano Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r, które mówi, że od 1 stycznia 2023 r. pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju przysługuje dieta w wysokości 45 zł za dobę podróży. Dieta przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia oraz zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

Wysokość stawki diety krajowej z tytułu podróży służbowej a czas podróży

To, o jaki zwrot kosztów może ubiegać się pracownik przy krajowej podróży służbowej, zależy od długości podróży. Wysokość diety liczona jest od momentu rozpoczęcia podróży służbowej do jej zakończenia i wynosi:

w przypadku podróży jednodniowej, poniżej 8 godzin – brak diety
podróż służbowa pomiędzy 8 a 12 godzin – 50% diety
podróż służbowa powyżej 12 godzin – pracownikowi przysługuje pełna dieta 100%

Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: do 8 godzin – przysługuje połowa diety 22,50; ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości 45,00 zł.

Dieta krajowa a wyżywienie w podróży

W przypadku otrzymania śniadań lub kolacji w podróży służbowej dieta pomniejszana jest o 25% (11,25zł), a w przypadku obiadów o 50% (22,50zł). Jeżeli pracownik w podróży miałby zapewnione dwa posiłki, na przykład śniadanie i obiad, wysokość diety krajowej pomniejszamy o kwotę z zarówno z tytułu śniadania, jak i kolacji. Jeżeli pracownik ma zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie, nie przysługuje mu dieta.

Zmniejszenie diety przez zapewnione posiłki dotyczy również posiłków w hotelu. Przykładowo, jeżeli pracownik podczas podróży służbowej przebywał pełną dobę w hotelu, który zapewnia śniadania, wysokość jego diety należy pomniejszyć o koszt tego posiłku, czyli 45 zł – (25% x 45 zł) = 45 zł – 11,25 zł = 33,75 zł.

Jaka jest wysokość ryczałtu za nocleg?

Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot (w wysokości stwierdzonej rachunkiem), w kwocie nie wyższej niż dwudziestokrotność stawki diety, czyli od 1 stycznia 2023 r. maksymalnie 900 zł.

Pracownik powinien przedstawić pracodawcy rachunek za nocleg, jeśli tego nie zrobi, przysługuje mu ryczałt za nocleg w wysokości 150% wysokości diety krajowej (67,50 zł). Pracodawca ma prawo odmówić wypłacenia ryczałtu za nocleg, jeżeli był on darmowy lub pracownik miał możliwość powrotu do miejscowości pobytu stałego lub czasowego.

Natomiast ryczałt za dojazdy w miejscu delegacji (np. środkami komunikacji) to 20% diety, czyli 9 zł.

Dieta zagraniczna – stawki w 2024 r.

Tak samo, jak w przypadku diety krajowej, wysokość diety zagranicznej uzależniona jest od czasu podróży i wynosi:

1/3 diety w podróży poniżej 8 godzin
50% diety w podróży od 8 do 12 godzin
100% diety, czyli pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości, w podróży ponad 12 godzinnej

Wysokość diety zagranicznej (m.in. kwota limitu na nocleg) uzależniona jest od państwa, do którego odbywa się podróż służbowa i w 2024 roku wynosi np:

Austria – 57 EUR
Belgia – 55 EUR
Czechy – 41 EUR
Francja – 55 EUR
Hiszpania – 50 EUR
Irlandia – 52 EUR
Kanada – 71 CAD
Libia – 52 EUR
Macedonia – 43 EUR
Niemcy – 49 EUR
Portugalia – 49 EUR
Słowenia – 45 EUR
Turcja – 53 USD
Wielka Brytania – 45 GBP

Podobnie jak w przypadku podróży krajowej – pracownik otrzyma zwrot udokumentowanych kosztów noclegu (które mieszczą się w limitach określonych w poszczególnych państwach).

Kilometrówka 2024

Na podstawie Rozporządzenie z 22 grudnia 2022 r. w sprawie zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy od 17 stycznia 2023 r. kilometrówka wynosi:

89 groszy – samochody do 900 cm³
1,15 zł – samochody powyżej 900 cm³
0,69 groszy – motocykle
0,42 grosze – motorowery

Diety krajowe a podatek dochodowy

Diety krajowe i zagraniczne (i inne należności za czas podróży służbowej pracownika) zwolnione są z podatku dochodowego i nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Oznacza to, że nadwyżka diety (czyli wypłata diety krajowej w kwocie powyżej 45zł) podlega opodatkowaniu i stanowi podstawę wymiaru składek ZUS.

Dla pracodawcy natomiast dieta zalicza się do kosztów uzyskania przychodów.

Diety tylko dla osób na umowie o pracę

Należy pamiętać, że dieta z tytułu podróży służbowych na terenie kraju i poza dotyczy pracowników zatrudnionych na umowie o pracę. Wszelkie ustalenia związane z warunkami wypłacania diet powinny być wprowadzane na podstawie regulaminu wynagradzania, na bazie układów zbiorowych pracy lub powinny zostać określone w umowie o pracę.

Rozliczanie diet zagranicznych i służbowych w systemie HRappka

W systemie kadrowo-płacowym HRappka łatwo rozliczysz podróże służbowe krajowe oraz zagraniczne, dodając oraz dowolnie modyfikując odpowiednie stawki. System automatyzuje również wszystkie procesy związane z delegowaniem pracowników, m.in generuje dokumenty delegacyjne oraz pomaga pilnować terminów.

Podsumowanie

Stawka diety za krajową podróż służbową w 2024 zł wynosi 45 zł.
Stawka za jedną dobę hotelową nie może być wyższa niż 900 zł.
Ryczałt za nocleg w podróżach służbowych krajowych wynosi 150% stawki diety (67,50 zł).
Aby obliczyć wysokość diety krajowej, należy uwzględnić czas trwania podróży.
Dieta przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i jest zmniejszana o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia
W przypadku zagranicznej podróży biznesowej wysokość diety przysługującej pracownikowi zależna jest od kraju podróży (np. z tytułu diety w podróży do Francji pracownikowi przysługuje 55 EUR za dzień).
Prywatni przedsiębiorcy ustalają sposób wypłaty diet w umowach o pracę, regulaminie wynagradzania lub w układzie zbiorowym.
Dieta dla osób prowadzących działalność gospodarczą są kosztem uzyskania przychodu.

Podstawa prawna:

Art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465)

§ 1- 2, § 7-10 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2023 r. poz. 2190)