Program do
rozliczania delegacji

Tak! Automatyzacja procesu zaczyna się już od etapu wnioskowania o delegację. Wniosek może złożyć również pracownik z dowolnego miejsca z dostępem do internetu (z poziomu portalu pracownika).

W późniejszym etapie wniosek zostaje wysłany do osoby, która powinna zaakceptować wniosek o delegację (zgodnie z konfiguracją, która może być wieloetapowa).

Zaakceptowany wniosek o delegację wraca do zgłaszającego, który może uzupełnić szczegóły wyjazdu służbowego (np. dodać wydatki, załączyć faktury). W trakcie delegacji możliwe jest załączanie kosztów podróży – faktur i paragonów z poziomu aplikacji mobilnej – wystarczy zrobić zdjęcie telefonem. Gotową delegację można wysłać do rozliczenia. 

Rozliczenie wyjazdów służbowych również przebiega zgodnie z konfigurowalnymi etapami akceptacji. Diety, ryczałty i kilometrówka są naliczane automatycznie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Gotowe rozliczenie delegacji możemy pobrać aby wysłać do działu księgowości oraz utworzyć płatności (m.in. należnych diet), które można wyeksportować do banku.

Dodatkowe informacje:

• Na każdym etapie możemy cofnąć delegację do poprzedniego etapu, dodając odpowiedni komentarz (np. gdy faktura jest nieczytelna).
• W przypadku podróży zagranicznej istnieje możliwość automatycznego przeliczania wydatków na PLN, zgodnie z kursem z wybranego dnia. Kursy walut mogą być własne lub zgodne z NBP.

Tak! Wszystkie elementy procesu możemy dopasować do procesów w Twojej firmie. Konfigurować możemy:

• kto powinien móc zgłaszać delegacje
• ścieżki akceptacji wniosków o delegację (kroki mogą być zarówno akceptacyjne, jak i informacyjne)
• ścieżki akceptacji rozliczeń delegacji (również dostępne są dwa rodzaje kroków)
• uprawnienia użytkowników do informacji o pracownikach
• kursy walut

HRappka to system all-HR, który umożliwia kompleksową automatyzację procesów kadrowych w ramach poniższych zagadnień:

• rekrutacja i onboarding
• legalizacja zatrudnienia cudzoziemców
• kadry i płace
• ewidencja czasu pracy
• elektroniczne wnioski urlopowe
• rozliczanie delegacji służbowych krajowych i zagranicznych
• samoobsługa pracownicza
• zarządzanie szkoleniami
• ERP (moduł mieszkań, samochodów, transportu, pism)

Aby poprawnie przeprowadzić rozliczenie delegacji, system wymaga podstawowych informacji: celu podróży, miejsca docelowego, daty wyjazdu służbowego, a także rachunków, paragonów, faktur i informacji o ewentualnych dietach czy ryczałtach. Dzięki odpowiednim modułom programu, wszystkie dane można dodać w jednym miejscu, a system sam przeliczy koszty podróży zgodnie z aktualnymi kursami walut i przepisami.

Jasne, że tak! Dbamy o to, aby Twoja praca z HRappką była jak najłatwiejsza i najbardziej efektywna.

Dlatego masz do dyspozycji:

• Dedykowany zespół wsparcia: Nasi specjaliści są gotowi pomóc Ci w dni robocze w godzinach 8:00-17:00. Zawsze możesz liczyć na ich fachową pomoc i szybkie odpowiedzi na Twoje pytania, gdy tylko ich potrzebujesz.
• Obszerna baza wiedzy: To Twoje centrum szybkiego znajdowania odpowiedzi, dostępne 24/7. Znajdziesz tam bogactwo szczegółowych artykułów, które wyjaśniają każdą funkcję systemu krok po kroku, umożliwiając Ci samodzielne rozwiązywanie wielu kwestii.
• Praktyczne filmy instruktażowe: Jeśli wolisz uczyć się wizualnie, nasze krótkie filmy dokładnie pokazują, jak wykonać konkretne czynności w systemie. To szybki i intuicyjny sposób na opanowanie nowych funkcji.

Wszystko to stworzone z myślą o Twojej wygodzie i sukcesie w codziennym korzystaniu z HRappki!

Nasz program do rozliczania podróży służbowych oferuje m.in.:

• automatyzację rozliczania delegacji online,

• generowanie dokumentów zgodnych z obowiązującymi przepisami,

• eksport danych do działu księgowości,

• możliwość konfiguracji pod własne potrzeby,

• dodawanie i zarządzanie kosztami delegacji,

• prowadzenie pełnej ewidencji oraz wydruki wniosków, umów czy zestawień.

HRappka umożliwia także szybkie wdrożenie i jest dostępny z dowolnego miejsca – co jest szczególnie ważne dla firm z rozproszonym zespołem.

Nasze oprogramowanie wyróżnia się prostotą obsługi, dużą elastycznością i możliwością dostosowania do własnych potrzeb oraz struktury organizacyjnej twojej firmy. Korzystając z niego, minimalizujesz koszty delegacji, eliminujesz gubienie dokumentów, a cały proces od polecenia wyjazdu po zakończeniu delegacji realizujesz w sposób intuicyjny i w pełni zgodny z przepisami.

Program zapewnia także zarządzanie uprawnieniami użytkowników, a także wygodne rozliczanie delegacji zagranicznych i krajowych — z dowolnego miejsca, w każdej chwili.

Bezpieczeństwo Twoich danych i danych Twoich pracowników to dla nas najwyższy priorytet i fundament, na którym zbudowana jest HRappka. Rozumiemy, jak cenne i wrażliwe są te informacje.

Dlatego wdrażamy zaawansowane, wielowarstwowe zabezpieczenia, aby zapewnić Ci pełen spokój ducha i pewność, że Twoje dane są chronione zgodnie z najwyższymi standardami:

• Pełna zgodność z RODO: System jest w pełni zgodny z wymogami Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych, co pomaga Ci w łatwym spełnieniu obowiązków prawnych i zapewnia bezpieczne przetwarzanie danych osobowych zgodnie z przepisami.
• Nowoczesne środki techniczne: Stosujemy szyfrowanie danych (zarówno podczas przesyłu, jak i przechowywania), bezpieczne protokoły komunikacji (certyfikaty SSL), zaawansowane systemy monitorowania i ochrony przed zagrożeniami zewnętrznymi oraz regularnie przeprowadzamy testy bezpieczeństwa. Twoje dane są chronione przed nieuprawnionym dostępem na wielu poziomach.
• Bezpieczna infrastruktura: Dane przechowywane są w certyfikowanych, fizycznie zabezpieczonych centrach danych, które spełniają rygorystyczne normy bezpieczeństwa. Twoje informacje znajdują się w bezpiecznym i stabilnym środowisku.
• Restrykcyjna kontrola dostępu: Masz pełną kontrolę nad uprawnieniami użytkowników w systemie, decydując, kto ma dostęp do jakich informacji. Zapewnia to wewnętrzną poufność danych.
• Ciągłość działania i kopie zapasowe: Regularnie tworzymy kopie zapasowe Twoich danych i stale monitorujemy system, aby zagwarantować jego niezawodność i możliwość szybkiego przywrócenia w przypadku jakichkolwiek nieprzewidzianych sytuacji.