Samochód prywatny do celów służbowych – jak rozliczyć?

Wielu pracodawców pozwala pracownikom korzystać z prywatnych pojazdów do celów służbowych. Większość pracowników preferuje swoje prywatne samochody ze względu na wygodę, prywatność i elastyczność, jaką to zapewnia.

Jak każda decyzja biznesowa, to rozwiązanie dotyka nie tylko aspektów technicznych, takich jak koszty i logistyka, ale także prawnych. Pracodawca powinien wiedzieć, jak rozliczyć wykorzystanie samochodu prywatnego przez pracowników, jakie dokumenty należy sporządzić, aby móc dokonać rozliczenia i jakie środki przysługują pracownikowi za każdy przejechany kilometr. W artykule dokonamy przeglądu różnych aspektów tego zagadnienia, przedstawimy koszty oraz obowiązki, które spoczywają na pracodawcy i pracowniku używającego samochodu prywatnego do celów służbowych.

>> Przetestuj bezpłatnie system kadrowo – płacowy

Używanie samochodu prywatnego do celów służbowych – obowiązki pracodawcy i pracownika

Jak przedstawiliśmy na wstępie, zgodnie z polskimi przepisami prawa, pracownik ma prawo do używania samochodu prywatnego do celów służbowych. Dzięki temu rozwiązaniu pracodawca unika konieczności utrzymywania własnej floty pojazdów. Jednak zanim polecimy pracownikowi podróż służbową własnym samochodem, istnieją pewne obowiązki, których należy dopełnić. 

Zwrot kosztów eksploatacyjnych używania samochodu prywatnego

Przede wszystkim, pracodawca pokrywa pracownikowi koszty związane z eksploatacją prywatnego samochodu. Wydatki na pokrycie kosztów związanych z użytkowaniem auta prywatnego obejmują nie tylko koszty takie jak zakup paliwa, ale także amortyzację i pozostałe wydatki związane z eksploatacją pojazdu. W przypadku spełnienia określonych warunków, pracodawca może zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodów.

Umowa o używanie samochodu prywatnego w celach służbowych

Wszelkie ustalenia muszą być zawarte w umowie pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, która stanowi podstawę zwrotu kosztów dla pracownika oraz zaliczenia tych wydatków do kosztów firmy. Umowa o używanie pojazdu prywatnego do służbowych celów powinna zawierać dane pracownika i pracodawcy, informacje o pojeździe, w tym jego rodzaj i pojemność skokową. Stawka zwrotu kosztów związanych z przejazdami służbowymi będzie uzależniona od pojemności silnika. Pracodawca musi też wiedzieć, że pracownik może korzystać z pojazdu nie będącego jego własnością, ale posiadając prawo do korzystania z niego (np. posiadając umowę użyczenia).

Kilometrówka na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu

Za podróż służbową należy uważać wyjazd pracownika w służbowym celu z miejsca wykonywania pracy. Nie możemy zaliczyć do wyjazdu służbowego dojazdu pracownika z domu do pracy. Najczęściej stosowanym sposobem rozliczenia wykorzystywania samochodu służbowego jest kilometrówka. Na podstawie tego typu rozliczenia obliczamy rzeczywisty koszt poniesionych wydatków przez pracownika. Obliczyć to można na podstawie przejechanych kilometrów w konkretnym miesiącu. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać następujące dane: 

• dane pracownika i pracodawcy

• dane samochodu (numer rejestracyjny pojazdu oraz pojemność silnika) 

• datę i miejsce wyjazdu

• miejsce docelowe

• cel docelowy oraz liczbę faktycznie przejechanych kilometrów 

• cel przejazdu 

• stawkę za 1 kilometr przebiegu. 

Na podstawie Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej do przejazdów służbowych pracownicy mogą korzystać z samochodów osobowych, motocykli lub motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Wysokość zwrotu kosztów będzie uzależniona od liczby przejechanych kilometrów oraz od rodzaju środku transportu i jego pojemności skokowej silnika. Ilość przejechanych kilometrów należy pomnożyć na stawkę za 1 kilometr przebiegu. Stawki zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury i wyglądają w sposób następujący: 

• 0,89 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika mniejszej lub równej 900 cm3 

• 1,15 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3, 

• 0,69 zł dla motocykla, 0,42 zł dla motoroweru.

Przykład rozliczenia kilometrów: Pracodawca i pracownik podpisali umowę o używaniu samochodu prywatnego do celów służbowych. W kolejnym miesiącu pracownik wyjechał na 5 wyjazdów służbowych i łącznie przejechał 230 kilometrów. Pracownik przedstawił pracodawcy kilometrówkę, w której podał dane samochodu, liczbę przejechanych kilometrów, stawkę 1,15 zł za 1 km przebiegu. Z tego względu, pracownikowi przysługuje zwrot w wysokości 264,50 zł (230 km * 1,15 zł).

Użytkowanie samochodu prywatnego w celach służbowych – ryczałt

Mniej popularnym sposobem rozliczania używania prywatnego samochodu jest ryczałt. Jak już sama nazwa wskazuje, ten sposób rozliczania nie bazuje się na faktycznej ilości przejechanych kilometrów. Wysokość zwrotu na podstawie ryczałtu będzie uzależniona od limitu kilometrów. Limit na jazdy lokalne ustala pracodawca na podstawie liczby mieszkańców w miejscowości, w której pracownik jest zatrudniony. Wysokość ryczałtu wyliczana jest na podstawie stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu oraz miesięcznego limitu przebiegu kilometrów dla danej gminie lub miejscowości.

Limity kilometrów kształtują się w sposób następujący i nie mogą przekroczyć:

– 300 km – w gminie lub mieście do 100 tys. mieszkańców,
– 500 km – w gminie lub mieście od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
– 700 km – w gminie lub mieście od 500 tys. mieszkańców

Aby pracodawca mógł dokonać zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika, pracownik ten musi złożyć pisemne oświadczenie o używaniu auta prywatnego do celów służbowych. Oświadczenie pracownika należy przedkładać za każdy miesiąc i wskazywać w nim dane dotyczące pojazdu, jego nr rejestracyjnego oraz pojemności skokowej. Oświadczenie powinno też zawierać informacje o liczbie dni nieobecności pracownika oraz informacje o liczbie dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem. Informacje te pracownik powinien przedstawiać za każdy miesiąc oddzielnie i od tego będzie zależała wysokość zwrotu wydatków dla niego. Jeżeli z jakiegoś powodu pracownik był nieobecny w pracy lub nie mógł korzystać z prywatnego pojazdu, to kwotę ryczałtu należy pomniejszyć o 1/22 za każdy taki dzień.

Przykład rozliczenia na podstawie ryczałtu: Pracodawca i pracownik podpisali umowę używania prywatnego samochodu do celów służbowych. Zwrotu dokonuje się na podstawie ryczałtu. Miasto, w którym pracownik świadczy pracę ma 480 tys. Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne wynosi 500 km, a pojemność silnika wynosi 1500 cm3. Pracownik przepracował cały miesiąc pracy i przedłożył pracodawcy niezbędne oświadczenie. W związku z powyższym dostanie zwrot w wysokości 575 zł (500 km * 1,15 zł).

Czytaj więcej: 

• Ile wynosi dieta krajowa i zagraniczna w 2024 roku? 
• Jak rozliczyć zakwaterowanie pracownika?
• Jak wybrać system kadrowo-płacowy?

Zarządzanie procesami HR

• Rekrutacja i onboarding
• Legalizacja cudzoziemców
• Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
• Kadry i płace