Jak rozliczyć zakwaterowanie pracownika?
Darmowe mieszkania pracownicze to duże udogodnienie, które może zaoferować pracodawca. Dla pracowników z zamiarem relokacji jest to często kluczowa kwestia, która wpłynie na ich decyzję o wyborze firmy. Wybierając oferty pracy, pracownik raczej zdecyduje się na rozpoczęcie pracy w firmie, która oferuje kwatery pracownicze. Daje mu to poczucie bezpieczeństwa, że po przyjeździe nie będzie musiał martwić się poszukiwaniem lokum.
Pracodawca powinien wiedzieć, jak rozliczyć udostępnienie lokalu pracowniczego, dlatego w poniższym artykule skupimy się na tym zagadnieniu – przeanalizujemy rozliczanie mieszkania dla pracownika na gruncie prawa podatkowego i ZUS.
Zagadnienia poruszane w artykule:
Zakwaterowanie dla pracownika a podatek
Udostępnione mieszkanie jest nieodpłatnym świadczeniem, które stanowi przychód pracownika i podlega opodatkowaniu. Wynika to z art. 12 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Zgodnie z artykułem, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Zgodnie z wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z dnia z 8 lipca 2014 roku, K/7/13 za przychód należy uznać nieodpłatne świadczenia:
- z których pracownik skorzystał dobrowolnie
- które przyczyniły się do powstania korzyści dla pracownika
- które mają charakter wymierny i przypisane do konkretnego pracownika
Ustalenie wartości nieodpłatnych świadczeń reguluje art. 11 pkt. 2a ppkt 3 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Zgodnie z tym artykułem, jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku, wartość pieniężną nieodpłatnych świadczeń ustala się według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku.
Aby udostępnić mieszkanie pracownikowi, pracodawcy często sami wynajmują mieszkania i we własnym imieniu podpisują umowy. Jeżeli kontrahentem pracodawcy jest firma, to najem prawdopodobnie zostanie obciążony podatkiem od towarów i usług.
Pracodawca nie może zaliczyć do przychodu pracownika tylko kwoty netto wynikającej z umowy. Taką interpretację wydał Dyrektor Krajowej Informacji Podatkowej 7 lutego 2018 roku, 0115-KDIT2-2.4011.387.2017.3.RS.
Zdaniem Dyrektora KIP równowartość czynszu należy ustalić nie na podstawie kwoty netto wynikającej z umowy, a na podstawie przeciętnej wysokości czynszów stosowanych w danej miejscowości, przy najmie lub dzierżawie nieruchomości tego samego rodzaju.
Zwolnienie podatkowe z mieszkania pracowniczego
Udostępniając pracownikowi mieszkanie, pracodawca musi pamiętać o zwolnieniu z podatku dochodowego zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym. Zgodnie z art. 21 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są wartości świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł.
Podatek dochodowy powstanie jedynie, gdy wartość czynszu przekroczy 500 zł miesięcznie. W tej sytuacji podatek należy zapłacić od nadwyżki, która będzie różnicą pomiędzy wartością czynszu, a kwotą 500 zł miesięcznie.
W przypadku, gdy pracodawca wynajmuje jedno mieszkanie dla kilku pracowników, to kwotę czynszu należy podzielić na ilość osób i tylko w przypadku przekroczenia 500 zł należy naliczyć i odprowadzić podatek.
Udostępnienie lokalu mieszkalnego pracownikowi a składki ZUS
Jeżeli przedmiotem nieodpłatnego świadczenia jest udostępnienie lokalu mieszkalnego, to podstawę wymiaru składek ustala się zgodnie z § 3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.
Zgodnie z rozporządzeniem, podstawa wymiaru składek zależy od rodzaju własności lokalu i wygląda w sposób następujący:
- dla lokali spółdzielczych typu lokatorskiego i własnościowego – w wysokości czynszu obowiązującego dla tego lokalu w danej spółdzielni mieszkaniowej,
- dla lokali komunalnych – w wysokości czynszu wyznaczonego dla tego lokalu przez gminę, – dla lokali własnościowych, z wyłączeniem lokali spółdzielczych, oraz domów stanowiących własność prywatną – w wysokości czynszu określonego według zasad i stawek dla mieszkań komunalnych na danym terenie, a w miastach – w danej dzielnicy,
- dla lokali w hotelach – w wysokości kosztu udokumentowanego rachunkami wystawionymi przez hotel
Zakwaterowanie pracownika na wyjeździe służbowym
Pracodawca powinien rozróżniać sytuacje, gdy pracownik przeprowadza się do innego miasta na stałe oraz sytuacje, gdy wysyła on pracownika do innego miasta na konkretny czas, do wykonania określonego zadania w ramach podróży służbowej.
Ta druga sytuacja jest znacznie mniej skomplikowana, a rozliczenie jest znacznie prostsze. Udostępnienie lokalu mieszkalnego pracownikowi, który odbywa podróż służbową będzie interesem pracodawcy, a nie pracownika. Z tego względu dla pracownika nie będzie przychodem sytuacja, gdy pracodawca deleguje go do innego miasta i zapewnia mu miejsce noclegowe, za które ponosi koszty. Pracodawca nie musi wliczać tego świadczenia do przychodu pracownika, ani odprowadzać od tego składek.
Opierając się na powyższym, pracodawca zawsze powinien rozróżniać podróż służbową i przeprowadzenie się pracownika na stale. Przychód z tytułu udostępnionego miejsca zamieszkania powstanie, gdy pracownik mieszka w innej miejscowości i aby wykonywać pracę na stałe musi się przeprowadzić. Takie nieodpłatne świadczenie stanowi przychód i podlega też oskładkowaniu. Przychód nie powstanie, jeżeli pracownik zostanie tymczasowo oddelegowany do wykonania określonej pracy i nie zmieni swojego miejsca zamieszkania. W przypadku delegacji, udostępnione mieszkanie nie będzie stanowiło przychodu dla pracownika i z tego względu nie powstanie też obowiązek naliczania dodatkowych składek ZUS.
Rozliczanie zakwaterowania pracownika w systemie
HRappka to system kadrowo-płacowy, który ułatwi Ci zarządzanie zakwaterowaniem pracowników. W jednym miejscu sprawnie zaplanujesz zakwaterowanie wybranym pracownikom, sprawdzisz dostępność w kalendarzu mieszkań, a później łatwo wszystko rozliczysz. Sprawdź te i inne funkcjonalności HRappki, testując system 14 dni za darmo.
Czytaj więcej:
Zarządzanie procesami HR
- Rekrutacja i onboarding
- Legalizacja cudzoziemców
- Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
- Kadry i płace
