Jak wybrać system kadrowo-płacowy?

Top 11 funkcjonalności

Wybór odpowiedniego systemu HRM (z ang. Human Resource Management System) pozwala na jeszcze efektywniejsze zarządzanie zasobami ludzkimi w Twojej organizacji. Dobre oprogramowanie kadrowo-płacowe pozwala na usprawnienie i automatyzację najważniejszych procesów w firmie. Na polskim rynku jest wiele programów kadrowo – płacowych (HR), które wspomagają prowadzenie kadr i płac. Przed wyborem oprogramowania usprawniającego kadry i płace warto zrobić audyt potrzeb w swojej firmie i wybrać system kadrowo -płacowy, który w 100% spełnia wszystkie oczekiwania.

Testuj bez opłat program kadrowo-płacowy >>

System kadrowo-płacowy musi być dopasowany do potrzeb Twojej firmy

Dobrze dopasowany do specyfiki firmy program kadrowo-płacowy jest w stanie kompleksowo obsłużyć najważniejsze potrzeby w firmie. Od momentu przyjęcia pracownika, poprzez sprawne zarządzanie dokumentami, wszelkie rozliczenia, aż do momentu rozwiązania umowy o pracę i wyrejestrowania pracownika z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Dodatkowo ważnym aspektem jest łatwość obsługi i intuicyjny interfejs, który ułatwi prowadzenie kadr w Twojej firmie. Na co zatem warto, zwrócić uwagę wybierając oprogramowanie kadrowo płacowe? Sprawdźmy!

Procesy kadrowe obsługiwane przez system HRappka:

10 najważniejszych funkcji systemu kadrowo- płacowego

Gwarancja zgodności oprogramowania z obowiązującymi przepisami prawa pracy

Oprogramowanie kadrowo-płacowe musi być na bieżąco aktualizowane i zgodne z obowiązującymi przepisami prawa. Jest to podstawowe kryterium przy wyborze właściwego narzędzia do zarządzania pracownikami. Dynamiczne zmiany w prawie pracy oraz przepisach muszą znaleźć natychmiastowe odzwierciedlenie w procesach kadrowo-płacowych każdej organizacji. Dobry program kadrowy uwzględnia wszystkie wymogi prawne. Oprogramowanie powinno być dostosowane do potrzeb firmy i zawierać funkcjonalności takie jak Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK), pomoc przy legalizacji cudzoziemców, czy zgodność z RODO. Z pewnością oprogramowanie zgodne z ustawą o e-dokumentacji, umożliwi przeniesie wszystkich akt osobowych do chmury i znaczne wpłynie na ograniczenie dokumentacji papierowej.

Efektywna komunikacja pracownika z organizacją dzięki portalowi pracowniczemu (samoobsługa pracownicza)

Portal pracowniczy to nowoczesne narzędzie, pozwalające na znaczne skrócenie czasu poświęcanego na obsługę spraw administracyjnych w działach HR. Dzięki portalowi pracowniczemu pracownik ma natychmiastowy wgląd w swoje dane, umowy oraz dostęp do grafików. Dodatkowo ma możliwość samodzielnego wprowadzenia urlopów (elektroniczne wnioski urlopowe), a także dostęp do potrzebnych wniosków bezpośrednio w systemie. Portal pracowniczy jest to narzędzie, dzięki któremu osoby zatrudnione w firmie mają możliwość bieżącej kontroli poprawności swoich danych oraz wygodny dostęp do informacji. Dodatkowo portal pracowniczy pozytywnie wpływa na postrzeganie firmy jako nowoczesnej i dynamicznej.

Dowiedz się więcej:

• Ewidencja czasu pracy w systemie HRappka
• Elektroniczne wnioski urlopowe w systemie HRappka

E-dokumentacja pracownicza. Dostępna online, w chmurze zawsze kiedy jej potrzebujesz

Ewidencja pracowników umożliwia tworzenie jasnej i przejrzystej e-dokumentacji pracowniczej oraz prowadzenie indywidualnych akt osobowych. Główne zalety takiego rozwiązania to łatwy dostęp online. Program działa chmurze na każdym urządzeniu bez konieczności instalacji. Również szybki dostęp z dowolnego miejsca do niezbędnych informacji ułatwia obsługę pracowników. Elektroniczna dokumentacja pracownicza eliminuje do minimum dokumentację papierową i usprawnia obsługę pracowników. Dzięki nowoczesnym narzędziom przechowywanie danych nigdy nie było łatwiejsze.

Co więcej, dobry program do zarządzania kadrami powinien umożliwiać generowanie umów dostosowanych do indywidualnych potrzeb firmy np. dzięki zastosowaniu własnych szablonów. A ponadto, powinien obsługiwać wszystkie rodzaje umów cywilnoprawnych oraz pozwolić na automatyzację w ich generowaniu. Nowoczesnym i oszczędzającym czas rozwiązaniem jest możliwość podpisania umowy przy pomocy podpisu elektronicznego.

Wybierając program kadrowy, należy zwrócić uwagę na bezpieczeństwo przechowywanych danych. Program kadrowo-płacowy zabezpieczony powinien być na kilku płaszczyznach: fizycznie przed utratą danych oraz logicznie przed niepowołanym dostępem.

Dowiedz się więcej:

• E-dokumentacja w systemie HRappka

Jeszcze prostsze zarządzanie zezwoleniami (Szkolenia BHP, Badania lekarskie, Zezwolenia na pracę dla cudzoziemców)

Przypomnienia o terminach szkoleń BHP, mijających terminach badań lekarskich i ważności dokumentów legalizacyjnych pozwalają na jeszcze łatwiejsze zarządzanie zasobami ludzkimi w firmie. Możliwość ustawienia przypomnień w określonych interwałach pozwala na uniknięcie przeoczenia terminów.

Testuj bez opłat system kadrowo-płacowy >>

Moduł ewidencji czasu pracy i elektroniczne wnioski urlopowe

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. System HR powinien umożliwiać rejestrowanie czasu pracy pracowników, zarówno poprzez wpisywanie przez pracowników kodu, jak i w formie prostego raportowania, czy też zintegrowania systemu z kartami pracowniczymi. Dzięki automatyzacji procesów rozliczania czasu pracy system kadrowy znacznie ułatwia zarządzanie pracownikami w organizacji.

Dodatkowo idealnie jeśli pracownik dzięki wcześniej wspomnianemu portalowi pracowniczego ma dostęp do systemu kadrowego z ewidencją czasu pracy, dzięki czemu będzie mógł raportować swój czas pracy oraz nieobecności. Pracodawca natomiast powinien mieć możliwość automatycznego obliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Dodatkowo ewidencję czasu pracy należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia oraz 10 lat od momentu zakończenia współpracy, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy czas. W związku z tym, najefektywniejszym sposobem gromadzenia danych ewidencji czasu pracy będzie wyspecjalizowane oprogramowanie z serwerami w chmurze.

Dowiedz się więcej:

• Ewidencja czasu pracy w HRappka
• Elektroniczne wnioski urlopowe w HRappka

Intuicyjne rozliczanie – wynagrodzenia pracowników

Automatyzacja rozliczania czasu pracy z nowoczesnym oprogramowaniem znacznie przyspiesza pracę działu HR zarówno w dużych firmach, jak i mniejszych organizacjach. Możliwość rozliczenia nawet kilkuset pracowników na raz czy rozliczenia umów w oparciu o grafik to konieczność w każdej firmie. Tworzenie automatycznych list płac, rozliczanie umów cywilnoprawnych, automatyczne wyliczanie wynagrodzenia to niektóre z funkcjonalności, które ułatwią sporządzanie dokumentów związanych z rozliczeniami. Rozliczanie wynagrodzeń pracowników nigdy nie było prostsze.

Dodatkowym usprawnieniem dla działu kadr i płac jest możliwość generowania przelewów bankowych automatycznie na podstawie list płac oraz rachunków. Ciekawym usprawnieniem jest także, nie tylko automatycznie tworzenie listy płac, ale też rachunków do UZ. Godna uwagi jest możliwość bezpośredniego zaciągania godzin pracy z grafiku do rozliczenia pracownika. Opcja definiowania stawek np. stawek godzinowych, dziennych, czy np. miesięcznych netto. Możliwość dodawania pracownikowi potrąceń, zwrotów, zaliczek oraz różnego rodzaju premii. Dzięki takim opcjom naliczanie wynagrodzenia nigdy nie było prostsze. Dobry program kadry i płace znacząco usprawnia rozliczenia pracowników.

Zarządzanie procesami HR

• Rekrutacja i onboarding
• Legalizacja cudzoziemców
• Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
• Kadry i płace

Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)

Odpowiednie przygotowanie do wprowadzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych to wyzwanie. Przepisy związane z PPK wchodzą stopniowo, dlatego też każda firma ma odpowiednio czasu na wdrożenie odpowiednich procedur.

System kadrowy powinien zapewniać możliwość automatycznego generowania przystąpień pracowników do PPK oraz generowanie raportów przystąpień, rezygnacji, czy wznowień. Program kadrowy powinien posiadać również rejestr przystąpień i rezygnacji oraz raport zbiorczy składek. PPK odpowiednio wprowadzone do organizacji mogą stać się ciekawym benefitem dla pracowników.

Rozliczenia roczne (PIT) i deklaracje ZUS w jednym miejscu

Dobry program kadrowo-płacowy musi pozwalać na sprawne generowanie deklaracji podatkowych firmy oraz pracowników. Masowe generowanie deklaracji (e deklaracje) do Urzędu Skarbowego oraz automatyczna wysyłka do pracowników znacząco skraca czas pracy i ułatwia sporządzanie deklaracji.

Analogicznie powinno wyglądać generowanie deklaracji do ZUS. Nowoczesne systemy dla kadr i płac pozwalają tworzyć deklaracje rejestracji / wyrejestrowania pracowników oraz umożliwiają rejestrację członków rodziny pracownika do ZUS.

Ważna jest również integracja z programami księgowymi czy kadrowymi. Usprawnia to m.in. pracę biur rachunkowych, pozwala na eksportowanie deklaracji ZUS do programu Płatnik, czy importowanie nieobecności chorobowych pracowników z ZUS PUE (e-ZLA).

Elektroniczny obieg faktur i łatwość ich wystawiania

Program pozwalający na stworzenie workflow faktur, które znacznie usprawnia obieg faktur kosztowych i dokumentacji w firmie oraz pozwala skrócić czas pracy. Wbudowany, kompletny system fakturowania (zarówno na podstawie rozliczeń, jak i możliwość wystawienia faktury niezależnie od nich), korekty, duplikaty, rejestry VAT, i wiele innych funkcji jak JPK FA pozwala na zdecydowanie łatwiejsze rozliczanie faktur w każdej firmie.

Legalizacja pracy cudzoziemców

Organizacje zajmujące się zatrudnianiem cudzoziemców potrzebują systemu, który zautomatyzuje kluczowe aspekty związane z legalizacją pracy. Od generowania oświadczeń i zezwoleń na pracę oraz ich automatyczną wysyłkę do urzędu, po przypomnienia o ważności dokumentów legalizacyjnych. Narzędzie pozwalające na gromadzenie informacji w jednym miejscu ułatwia legalizację zatrudnienia cudzoziemców.

Dowiedz się więcej:

• Legalizacja cudzoziemców w HRappka

Integracja z innymi programami

Kompleksowy system kadrowy powinien umożliwiać integrację z aplikacjami zewnętrznymi oraz pozwalać m.in. na bezpośredni eksport dokumentów do programów kadrowych, z których korzysta Twoja firma. HRappka umożliwia export danych m.in do programu Płatnik, SYMFONIA FK, LEFTHAND, DGCS, Comarch ERP Optima Płace, Gratyfikant.

Efektywne zarządzanie infrastrukturą IT w firmie pozwala na pełną synchronizację wszystkich systemów. Warto o tym pomyśleć na etapie wyboru odpowiedniego systemu.

System kadrowo płacowy – podsumowanie

Aby zautomatyzować kadry i płace w firmie, wybierając system kadrowy do swojej firmy należy zwrócić uwagę na następujące aspekty:

• Dogłębna analiza potrzeb kadrowo-płacowych na początkowym etapie wyboru oprogramowania. Pozwoli ona na dostosowanie narzędzia do potrzeb organizacji, a w późniejszym etapie znacząco usprawni jego wdrożenie. Warto zwrócić uwagę np. na metody zbierania danych w firmie – czy odbywa się to przy wykorzystaniu prostego Excela, czy narzędzia do rejestracji czasu pracy (RCP).
• Oprogramowanie dla działu kadr i płac powinno maksymalnie usprawniać działanie działu. Obejmować powinno pomoc we wszystkich czynnościach począwszy od tworzenia listy płac, wypłacania wynagrodzeń, po zarządzenie czasem pracy, czy rozliczanie z US i ZUS.
• Sprawdzenie kompatybilności narzędzia z innymi rozwiązaniami używanymi w firmie (eksport i import danych z/do systemu). Należy sprawdzić do jakich programów i w jakim formacie eksportowane są dane.
• Z pewnością do wyboru odpowiedniego narzędzia np. na spotkania demonstracyjne warto zaangażować osoby z różnych działów firmy. Obok osób zajmującymi się kadrami warto zaprosić osoby odpowiedzialne za księgowość. Oraz przygotować obszerną listę pytań, które ułatwią nam wybór.
• O co warto zapytać? O wersję DEMO produktu, po to by zapoznać się z interfejsem i możliwościami programu. Jak wygląda wdrożenie oraz wsparcie w jego trakcie oraz potem.