Umowa na zastępstwo – wzór i omówienie

---

Umowa o zastępstwo jest stosowana w sytuacji, gdy potrzebujemy tymczasowego zatrudnienia pracownika w celu zastąpienia osoby nieobecnej w pracy. Przyczyny tej nieobecności mogą być różne, np. urlop wypoczynkowy, macierzyński, bezpłatny, czy też choroba. Takie rozwiązanie jest szczególnie korzystne dla firm, które muszą zapewnić ciągłość pracy i nie mogą sobie pozwolić na przestój w okresie oczekiwania na powrót nieobecnego pracownika. W tym artykule przedstawimy szczegóły dotyczące umowy na zastępstwo oraz udostępnimy wzór takiej umowy.

>> Przetestuj bezpłatnie system kadrowo – płacowy

Wzór umowy na zastępstwo do pobrania

Na podany w formularzu e-mail prześlemy szablon umowy na zastępstwo w formacie PDF.

Umowa na zastępstwo – definicja

Jak już wspomnieliśmy we wstępie, umowa o pracę na zastępstwo to szczególny rodzaj umowy zawieranej w celu zastąpienia pracownika, który w związku z usprawiedliwioną nieobecnością czasowo nie może wykonywać swoich obowiązków. Zmiany w Kodeksie pracy, które weszły w życie 22 lutego 2016 r., zniosły wyodrębnienie umowy na zastępstwo jako osobnej kategorii. Obecnie umowa ta jest jednym z rodzajów umów o pracę na czas określony, jednak jej zasady nieco różnią się od standardowych umów.

Umowa na zastępstwo a umowa o pracę – różnice

Jedną z kluczowych różnić umowy na zastępstwo i umowy o pracę jest to, że umowa na zastępstwo nie podlega ograniczeniom wynikającym z § 1 art. 25(1) Kodeksu pracy. Artykuł ten reguluje ograniczenia w zawieraniu umów o pracę na czas określony. Zgodnie z ustawodawstwem, łączny czas zatrudnienia na podstawie umów na czas określony u danego pracodawcy, jak również liczba takich umów zawartych pomiędzy tymi samymi stronami, nie może przekroczyć 33 miesięcy ani trzech umów. Natomiast te limity nie mają zastosowania w przypadku umowy na zastępstwo. Potwierdza to § 4 powyższego artykułu, który mówi, że przepisu § 1 nie stosuje się do umów o pracę zawartych na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Do umowy na zastępstwo nie mają też zastosowania przepisy art. 177 Kodeksu pracy. Regulacje zawarte w § 3 powyższego artykułu mówią nam, że umowa o pracę zawarta na czas określony albo na okres próbny przekraczający jeden miesiąc, która uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, ulega przedłużeniu do dnia porodu. Natomiast zgodnie z § 3(1), obowiązek ten nie dotyczy umowy o pracę na czas określony zawartej w celu zastępstwa nieobecnego pracownika.

Jakie elementy powinna zawierać umowa o pracę na zastępstwo?

Powody podpisania umowy na zastępstwo są już nam znane. Pracodawca musi pamiętać, że zobowiązany jest uwzględnić informacje o przyczynach uzasadniających zawarcie takiej umowy. Wynika to z art. § 1(1) art. 29 k.p., który mówi nam, że w przypadku zawarcia umowy o pracę na czas określony w celu zastępstwa, należy jasno określić ten cel lub wskazać okoliczności, które to uzasadniają.

Informacje te muszą opisywać przyczynę zawarcia umowy, ale nie powinny zawierać danych osobowych zastępowanego pracownika. Ponadto, pracodawca obowiązkowo powinien wskazać okres obowiązywania umowy a także okres wypowiedzenia umowy.

Oprócz określenia przyczyn i okresu trwania takiej umowy, tak jak każda umowa o pracę, powinna ona zawierać określenie stron umowy, jej rodzaj, datę zawarcia, a także rodzaj pracy, warunki pracy, zakres obowiązków pracownika i wynagrodzenie.

Warunki zawarcia umowy na zastępstwo

W przypadku umowy na zastępstwo należy pamiętać, że rodzaj wykonywanej pracy powinien być zgodny z warunkami pracy zastępowanego pracownika. Jeśli pracodawca zleci wykonywanie pracy na zupełnie innym stanowisku, to nie możemy uznać takiej umowy za umowę na zastępstwo, gdyż nie zachowano warunków i celów zawarcia takiej umowy. Jedynym dopuszczalnym wyjątkiem jest możliwość powierzenia pracownikowi mniejszej liczby zadań w porównaniu do tych, które wykonywał zastępowany pracownik.

Pracownik zatrudniony na podstawie umowy na zastępstwo może wykonywać powierzoną mu pracę w mniejszym wymiarze czasu pracy. Oznacza to, że jeśli pracownik zastępowany pracował w pełnym wymiarze czasy pracy, istnieje możliwość powierzenia osobie na zastępstwie pracy na pół etatu lub w innym mniejszym wymiarze czasu. Jednak niedopuszczalne jest, aby pracownik na zastępstwo pracował w większym wymiarze czasu niż osoba, którą zastępuje.

Jeśli pracownik będzie wykonywał mniejszą liczbę zadań, pracował w mniejszym wymiarze czasu pracy lub posiadał niższe kwalifikacje, pracodawca ma prawo powierzyć mu pracę z niższym wynagrodzenie w stosunku do wynagrodzenia, które otrzymywał zastępowany pracownik. Istotne jest jednak, aby wysokość wynagrodzenia była adekwatna do zakresu i charakteru wykonywanej pracy.

Rozwiązanie i wypowiedzenie umowy na zastępstwo

Umowa na zastępstwo jest formą umowy na czas określony, co oznacza, że rozwiązanie takiej umowy następuje w dniu, który strony określą przy jej zawieraniu. Zazwyczaj umowy tego typu zawierane są do końca trwania usprawiedliwionej nieobecności zastępowanego pracownika, choć nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownik był zatrudniony krócej niż czas nieobecności zastępowanego pracownika.

Jeśli strony chcą rozwiązać umowę przed wyznaczonym terminem, mają kilka opcji. Najprostszym sposobem jest rozwiązanie umowy na mocy porozumienia stron, które może nastąpić bez zachowania okresu wypowiedzenia w dowolnym momencie za zgodą obu stron. Umowę można także rozwiązać poprzez wypowiedzenie.

Tak samo jak w przypadku „standardowej" umowy o pracę, rozwiązanie umowy na zastępstwo powinno odbyć się z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Okres wypowiedzenia umowy w przypadku tej konkretnej umowy jest taki sam, jak w umowach na czas nieokreślony i na jego długość wpływa okres zatrudnienia. Okres wypowiedzenia wynosi 2 tygodnie, jeśli zatrudnienie trwa krócej niż 6 miesięcy, 1 miesiąc przy pracy dłuższej niż 6 miesięcy oraz 3 miesiące, gdy pracownik pracuje ponad 3 lata.

Zarządzanie procesami HR

• Rekrutacja i onboarding
• Legalizacja cudzoziemców
• Ewidencja czasu pracy i wnioski urlopowe
• Kadry i płace