Zmiany w stażu pracy 2026: Umowy zlecenia, praca na studiach i nagrody jubileuszowe

W 2026 roku zmieniają się zasady ustalania stażu pracy. Nowe przepisy pozwolą uwzględniać nie tylko okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę czy prowadzenia działalności gospodarczej, ale również wybrane umowy cywilnoprawne.

To istotna zmiana dla pracowników, którzy przez lata zdobywali doświadczenie zawodowe na podstawie umów zlecenia, a także dla pracodawców i działów HR odpowiedzialnych za prawidłowe ustalanie uprawnień pracowniczych.

Czy umowa zlecenia będzie wliczana do stażu pracy?

Należy pamiętać, że nie każda umowa zlecenia automatycznie zwiększy staż pracy.

Kluczowe znaczenie ma podleganie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Jeżeli zleceniobiorca podlegał tym ubezpieczeniom, okres wykonywania umowy będzie mógł zostać uwzględniony przy ustalaniu stażu pracy.

W przeciwieństwie do działalności gospodarczej, ustawodawca nie uzależnia jednak zaliczenia tego okresu od faktycznego opłacenia składek przez płatnika. Istotny jest sam obowiązek podlegania ubezpieczeniom społecznym.

Rozwiązanie to chroni pracowników przed negatywnymi konsekwencjami błędów lub zaniedbań po stronie zleceniodawcy.

Kiedy umowa zlecenia nie będzie wliczana do stażu pracy?

Nie wszystkie umowy cywilnoprawne będą uwzględniane przy ustalaniu stażu pracy.

Przykładem jest sytuacja, w której zleceniobiorca posiadał równocześnie inny tytuł do ubezpieczeń społecznych, np. był zatrudniony na podstawie umowy o pracę z wynagrodzeniem co najmniej minimalnym. W takim przypadku od umowy zlecenia mogła być odprowadzana wyłącznie składka zdrowotna.

Takie okresy nie będą zwiększać stażu pracy.

Należy również pamiętać, że te same okresy aktywności zawodowej nie mogą zostać zaliczone podwójnie. Jeżeli umowa o pracę i umowa zlecenia były wykonywane równocześnie, do stażu pracy zostanie uwzględniony tylko jeden z tych okresów.

Praca na studiach a staż pracy

Szczególne zasady dotyczą studentów oraz uczniów do 26. roku życia wykonujących pracę na podstawie umowy zlecenia.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami osoby te nie podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym. Mogłoby się więc wydawać, że taki okres nie powinien być uwzględniany przy ustalaniu stażu pracy.

Nowe przepisy przewidują jednak wyjątek. Jeżeli brak oskładkowania wynikał bezpośrednio z obowiązujących regulacji, okres wykonywania umowy zlecenia również będzie mógł zostać zaliczony do stażu pracy.

Jak udokumentować pracę wykonywaną podczas studiów?

W przypadku pracy wykonywanej na podstawie umowy zlecenia przez studenta, ZUS nie wyda zaświadczenia potwierdzającego podleganie ubezpieczeniom społecznym, ponieważ taki obowiązek nie występował.

Oznacza to, że ciężar udokumentowania tego okresu spoczywa na pracowniku.

W praktyce pomocne mogą być:

• umowy zlecenia,
• zaświadczenia od zleceniodawców,
• dokumenty podatkowe, np. PIT-11,
• rachunki do umów,
• dokumentacja potwierdzająca wykonywanie zlecenia,
• zaświadczenia potwierdzające status studenta lub ucznia.

Z punktu widzenia pracodawcy warto zadbać o wewnętrzne procedury weryfikacji takich dokumentów, aby ograniczyć ryzyko błędów przy ustalaniu uprawnień pracowniczych.

Nowe przepisy wpłyną również na staż zakładowy

Zmiany dotyczą nie tylko ogólnego stażu pracy wykorzystywanego do ustalania wymiaru urlopu czy dodatków stażowych.

W określonych przypadkach nowe regulacje mogą mieć wpływ także na staż zakładowy, czyli okres zatrudnienia u konkretnego pracodawcy.

Przykładowo, jeżeli osoba współpracowała z firmą przez kilka lat na podstawie umowy zlecenia lub kontraktu B2B, a następnie została zatrudniona na podstawie umowy o pracę, wcześniejsze okresy współpracy mogą mieć znaczenie przy ustalaniu niektórych uprawnień pracowniczych.

Może to wpływać m.in. na długość okresu wypowiedzenia lub wysokość odpraw przewidzianych przepisami prawa pracy.

Nagrody jubileuszowe a nowe zasady ustalania stażu pracy

Szczególne znaczenie zmiany mogą mieć dla pracodawców, którzy wypłacają nagrody jubileuszowe lub dodatki stażowe.

W praktyce może dojść do sytuacji, w której po dostarczeniu nowych dokumentów staż pracownika wzrośnie o kilka lub nawet kilkanaście lat.

Nie oznacza to jednak automatycznego nabycia prawa do świadczeń za okresy sprzed wejścia w życie nowych przepisów. Zastosowanie znajduje tutaj zasada nieretroaktywności prawa (lex retro non agit). Prawo do świadczeń wynikających z nowych regulacji będzie oceniane od dnia wejścia ustawy w życie.

W przypadku nagród jubileuszowych kluczowe znaczenie będą miały również przepisy przejściowe oraz regulacje obowiązujące w danej organizacji.

Dlatego warto przeanalizować regulaminy wynagradzania i polityki kadrowe jeszcze przed wejściem zmian w życie.

Jak przygotować dział HR na zmiany w stażu pracy?

Nowe zasady ustalania stażu pracy oznaczają konieczność weryfikacji dodatkowych dokumentów, aktualizacji procedur kadrowych oraz ponownego przeliczenia części uprawnień pracowniczych.

W praktyce oznacza to większą liczbę danych do analizy i większe ryzyko błędów przy ręcznym prowadzeniu dokumentacji.

Dlatego warto korzystać z rozwiązań, które automatyzują procesy kadrowe i pomagają prawidłowo naliczać uprawnienia pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami.

System HRappka będzie dostosowany do zmian wprowadzanych w 2026 roku, wspierając działy HR w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej, ewidencji okresów zatrudnienia oraz naliczaniu uprawnień wynikających ze stażu pracy.

Czytaj więcej:

Szczegółowe opracowanie i interpretacje nowych przepisów można znaleźć w publikacji Karoliny Niedzielskiej „Staż pracy po nowemu”.

Oglądaj webinar:

Zapraszamy również do obejrzenia darmowego webinaru „Zmiany w stażu pracy 2026 – interpretacje, ryzyka i dobre praktyki HR”