ZUS IWA – najważniejsze informacje

Obowiązki każdego pracodawcy w Polsce w dużej mierze obejmują składanie różnorodnych deklaracji i formularzy do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Dzisiejszy artykuł przygotowaliśmy, aby ułatwić Państwu zrozumienie jednego z takich dokumentów – formularza ZUS IWA. 

>> Testuj system kadrowo-płacowy 14 dni za darmo

Czym jest ZUS IWA?

Formularz ZUS IWA jest dokumentem, który zawiera informacje o danych niezbędnych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe. Wysokość tej składki będzie uzależniona od danych, które pracodawca określi w deklaracji ZUS IWA. Biorąc pod uwagę te dane, ZUS podaje wysokość składki wypadkowej, która będzie obowiązywała płatnika przez kolejny rok składkowy, rozpoczynający się 1 kwietnia i trwający do 31 marca następnego roku. Deklaracja ZUS IWA zawiera następujące informacje:

• rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej sklasyfikowany w systemie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD),
• liczbę ubezpieczonych,
• liczbę osób zatrudnionych w warunkach zagrożenia,
• dane dotyczące liczby osób poszkodowanych w wypadkach śmiertelnych oraz w wypadkach ciężkich.

Kto jest zobowiązany do sporządzenia deklaracji ZUS IWA?

Obowiązek złożenia formularza ZUS IWA spoczywa jedynie na płatnikach składek, którzy spełniają określone warunki. Formularz należy złożyć, jeżeli:

1. W ciągu wszystkich miesięcy ubiegłego roku i co najmniej jeden dzień stycznia bieżącego roku płatnik składek zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej jednego ubezpieczonego.
2. W poprzednim roku kalendarzowym płatnik składek miesięcznie zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego średnio co najmniej 10 osób.
3. Na dzień 31 grudnia poprzedniego roku byli wpisani do rejestru REGON.

Warunki te należy spełnić łącznie, a w sytuacji, gdy płatnik nie spełni któregokolwiek z powyższych warunków, nie ma obowiązku składania formularza ZUS IWA.

Kiedy, gdzie i w jakiej formie składamy ZUS IWA?

Deklaracja ZUS IWA powinna być złożona do 31 stycznia następnego roku. Oznacza to, że deklaracja za 2025 rok powinna być złożona do 31 stycznia 2026 roku. Jeżeli 31 stycznia wypada w sobotę lub w dzień ustawowo wolny od pracy, to termin złożenia deklaracji zostaje przesunięty na najbliższy dzień roboczy.

Formularz ZUS IWA powinien być przekazany przez płatnika składek w tej samej formie, w której przekazywane są pozostałe dokumenty ubezpieczeniowe. Jeśli więc przedkłada je w formie elektronicznej, to również ZUS IWA należy wysłać przez internet. Jeśli masz prawo do składania dokumentów ubezpieczeniowych w formie papierowej, możesz dostarczyć informację ZUS IWA do dowolnej placówki ZUS. W przypadku wysyłki pocztowej, kopertę należy oznaczyć napisem „ZUS IWA”.

Wzór wypełnienia ZUS IWA

Dokładne wypełnienie formularza ZUS IWA ma kluczowe znaczenie, ponieważ to na jego podstawie ZUS określa wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe. Aby uniknąć błędów, warto skorzystać z przygotowanego przez nas poradnika. W przypadku wątpliwości dobrze jest skonsultować się z doradcą lub pracownikiem ZUS.

Pamiętaj, że terminowe i poprawne złożenie formularza to obowiązek płatnika składek. Jego niedopełnienie może prowadzić do błędnego naliczenia składki na ubezpieczenie wypadkowe.

Blok I – Podstawowe informacje

W bloku I należy podać następujące dane:

• Identyfikator deklaracji – jeżeli formularz jest składany po raz pierwszy, to należy nadać numer „01”. Dla kolejnych deklaracji należy podać numer z przedziału „02-39”. Konieczne jest również podanie roku, za który składana jest deklaracja.
• Kod terytorialny – należy podać kod odpowiadający siedzibie płatnika składek. Katalog kodów można znaleźć na stronie ZUS.

Blok II – Dane identyfikacyjne

W tej sekcji należy wpisać niezbędne dane do identyfikacji płatnika składek, czyli:

• Nazwę lub imię i nazwisko,
• NIP,
• REGON,
• PESEL (jeśli został nadany).

Blok III – Liczba osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego

W bloku III należy podać dane o liczbie osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego. Należy obliczyć średnią liczbę osób objętych ubezpieczeniem wypadkowym w poprzednim roku.

Podczas obliczania liczby ubezpieczonych nie uwzględnia się osób, które:
– są objęte ubezpieczeniami społecznymi, lecz nie podlegają ubezpieczeniu wypadkowemu;
– przez cały miesiąc przebywały na urlopie bezpłatnym lub wychowawczym, a także pobierały zasiłek macierzyński bądź zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego;
– w danym miesiącu przestały podlegać ubezpieczeniom społecznym (w tym wypadkowemu) cо najmniej przez jeden dzień.

Obliczenia należy dokonywać zgodnie z art. 28 ust. 3 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych. Jeśli wyjdzie wynik w postaci ułamka, należy zaokrąglić go do najbliższej liczby całkowitej.

Przykład:
Spółka ABC była zgłoszona w ZUS jako płatnik składek nieprzerwanie przez cały 2024 r. Od stycznia 2024 do końca lipca spółka zgłaszała do ubezpieczenia co miesiąc 10 osób. W sierpniu i we wrześniu do ubezpieczenia zgłoszono zostało 8 pracowników. Natomiast w październiku było już 11 zgłoszonych, a w listopadzie i grudniu po 10 osób.

Obliczając średnią liczbę osób objętych ubezpieczeniem należy zsumować wszystkich ubezpieczonych w poszczególnych miesiącach, a następnie podzielić na ilość miesięcy przez które płatnik składek był w poprzednim roku kalendarzowym zgłoszony w Zakładzie co najmniej 1 dzień. Suma ubezpieczonych w naszym przykładzie będzie wynosiła 117. W związku z tym średnia liczba ubezpieczonych wynosi 9,75, a po zaokrągleniu 10 osób.

Bloki V i VI – Adres i podpis

W ostatnich częściach formularza należy podać adres korespondencyjny oraz wpisać datę wypełniania deklaracji i złożyć podpis.

Generowanie deklaracji rozliczeniowych w systemie HR

Chcesz usprawnić proces generowania deklaracji i wysyłki do Urzędu Skarbowego i pracowników? W HRappce zrobisz to kilkoma kliknięciami myszki i z pewnością, że wszystkie wzory deklaracji (również ZUS IWA!) są aktualne na dany rok.

Zapraszamy do bezpłatnego testowania systemu przez 14 dni!

Czytaj więcej

• Jak rozliczyć PIT-11?
• ZUS IMIR – najważniejsze informacje
• PIT 4R – najważniejsze informacje
• PIT-11 czy IFT-1R? Jak rozliczyć cudzoziemca?