ZUS IMIR – najważniejsze informacje

Wśród wielu obowiązków, które ciążą na pracodawcach, istotne znaczenie ma informowanie ubezpieczonych o odprowadzanych za nich składkach. Dlatego artykuł ten przygotowaliśmy w celu przybliżenia czytelnikom najważniejszych informacji dotyczących deklaracji ZUS IMIR. W artykule przedstawiono informacje na temat ZUS IMIR, jego zawartości oraz terminów składania deklaracji.

>> Testuj system kadrowo-płacowy 14 dni za darmo

Czym jest ZUS IMIR?

Jest to deklaracja której nazwa zawiera skrót od „Informacja Miesięczna/Roczna dla osoby ubezpieczonej„. Dokument ten jest sporządzany i przekazywany ubezpieczonym przez płatnika składek, zawiera szczegółowe informacje o naliczonych i opłaconych za nich składkach na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne. W 2019 roku ZUS IMIR zastąpił dotychczas obowiązujący formularz ZUS RMUA, wprowadzając uproszczenia w przekazywaniu pracownikom informacji o ich ubezpieczeniach.

Jakie dane zawiera deklaracja ZUS IMIR?

W deklaracji podane są szczegółowe informacje dotyczące składek odprowadzanych za ubezpieczonego. Dane, które płatnik składek powinien wskazać w deklaracji zostały określony przez art. 41 ust. 3-5 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Druk ZUS IMIR powinien zawierać: 

• nazwisko i imię oraz numery identyfikacyjne ubezpieczonego;

• wymiar czasu pracy;

• zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne w podziale na ubezpieczenie: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe;

• podstawę wymiaru składek;

• wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne z uwzględnieniem podziału na podmioty, które finansują składki;

• rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne;

• informacje na temat wypłaconych zasiłków oraz wynagrodzeń z tytułu niezdolności do pracy;

• oświadczenie płatnika składek, że dane zawarte w raporcie są zgodne ze stanem faktycznym, a dla potwierdzenia wiarygodności danych – podpis płatnika składek upoważnionego do wystawienia informacji

Informacje dla osoby ubezpieczonej powinny być przedstawiane z podziałem na poszczególne miesiące. Dzięki temu ubezpieczony będzie mógł dokładnie zapoznać się z historią odprowadzanych za niego składek. Ubezpieczony powinien otrzymać roczną informację, która powinna uwzględniać dane zawarte w imiennych raportach miesięcznych (m.in. ZUS RCA, ZUS RSA oraz ZUS RPA).

Terminy i forma przekazania ZUS IMIR przez płatnika składek

Zgodnie z ustawodawstwem, płatnicy składek mogą przekazywać informację ZUS IMIR w trybie miesięcznym lub rocznym. Jeśli płatnik składek zdecyduje się na formę roczną, będzie on miał obowiązek przekazać ZUS IMIR ubezpieczonemu do 28 lutego roku następującego po roku rozliczeniowym. Oznacza to, że za 2024 rok informacja roczna dla osoby ubezpieczonej powinna być przekazana najpóźniej do 28 lutego 2025 roku.

ZUS IMIR może być przekazany zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Jeżeli mamy zamiar przekazywać dla osoby ubezpieczonej elektroniczny dokument, to najpierw powinniśmy uzyskać zgodę na tą formę przekazywania. 

Kiedy nie trzeba przekazywać zbiorczej informacji rocznej?

W niektórych sytuacjach płatnik składek jest zwolniony z obowiązku przekazywania rocznej informacji o naliczonych i opłaconych składkach na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne. Obowiązek ten nie powstaje w dwóch sytuacjach: 

• Miesięczne przekazywanie informacji: nie ma obowiązku sporządzania informacji rocznej w sytuacji, gdy pracodawca co miesiąc dostarczał ubezpieczonemu informacje o wypłaconych świadczeniach ZUS

• Miesięczne i roczne przekazywanie informacji: Informacji rocznej ani miesięcznej nie musimy wysyłać, gdy nasze paski wynagrodzeń zawierają wszystkie te informacje

• Opłacanie wyłącznie składki na ubezpieczenie zdrowotne: ZUS IMIR nie obowiązuje w przypadku, gdy z wynagrodzenia ubezpieczonego pobiera się jedynie składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Płatnik składek powinien pamiętać, że nawet gdy co miesiąc regularnie przekazuje ubezpieczonemu informacje, to ubezpieczony i tak ma prawo zażądać od pracodawcy rocznej deklaracji ZUS IMIR. W takiej sytuacji, na żądanie ubezpieczonego pracodawca zobowiązany jest do dostarczenia formularza ZUS IMIR w ustawowym terminie.

Generowanie deklaracji rozliczeniowych w systemie HR

Chcesz usprawnić proces generowania deklaracji i wysyłki do Urzędu Skarbowego i pracowników? W HRappce zrobisz to kilkoma kliknięciami myszki i z pewnością, że wszystkie wzory deklaracji są aktualne na dany rok. 

Zapraszamy do bezpłatnego testowania systemu przez 14 dni! 

Czytaj więcej

• Jak rozliczyć PIT-11?
• PIT 4R – najważniejsze informacje
• PIT-11 czy IFT-1R? Jak rozliczyć cudzoziemca?