E-teczka bez mitów. Czego wymaga prawo, a co daje technologia?
Karolina Niedzielska wyjaśnia, czym postać elektroniczna różni się od formy elektronicznej, jak legalnie przejść z papierowych akt na e-teczkę i czego wymagają przepisy od pracodawcy. Na koniec krótki pokaz e-teczki w HRappce i odpowiedzi na pytania uczestników.
Najważniejsze wnioski
- Postać elektroniczna to nie forma elektronicznaE-teczka nie wymaga, żeby pracownik wszystko podpisywał podpisem kwalifikowanym. Wniosek przysłany mailem i zapisany w systemie to już postać elektroniczna.
- Digitalizujesz całą dokumentację, nie tylko nowych pracownikówZmiana postaci obejmuje obecnych, przyszłych i byłych pracowników. Pracodawca informuje ich o zmianie i daje 30 dni na odbiór poprzedniej, papierowej wersji.
- Skan + kwalifikowany podpis lub pieczęćKażdy zdigitalizowany dokument opatruje się kwalifikowanym podpisem osoby upoważnionej albo kwalifikowaną pieczęcią pracodawcy. To potwierdza zgodność skanu z papierem i chroni integralność akt. Dopisek „za zgodność” nie jest potrzebny.
- Chmura i serwer są dozwolone, ale z zabezpieczeniamiPrzepisy nie mówią, gdzie trzymać e-teczki. Trzeba jednak zapewnić poufność, integralność, kompletność i dostępność. Niezabezpieczone foldery na dysku grożą grzywną od 1000 do 30 000 zł.
- Forma pisemna nie blokuje e-teczkiJeśli przepis wymaga formy pisemnej (np. zgoda na dobrowolne potrącenia z art. 91 KP), pracownik podpisuje papier, a Ty go skanujesz do e-teczki. Papierowy oryginał oddajesz pracownikowi albo niszczysz.
Ekspertka prawa pracy oraz kadr i płac, właścicielka marki „Kwadrans z HR”. Prowadziła już 4 webinary dla HRappki.
30 minut, żeby zobaczyć, jak HRappka uporządkuje Twoje e-teczki
Umów bezpłatną prezentację systemu HRappka. W 30 minut nasz doradca pokaże na żywo, jak prowadzić w nim elektroniczną dokumentację pracowniczą: od dodania skanu po wydanie akt pracownikowi lub kontroli. Wybierz termin w kalendarzu poniżej.
- E-teczka z podziałem na części, własnymi kategoriami i automatyczną numeracją
- Podpis kwalifikowany w systemie i historia każdej zmiany w teczce
- Wydanie akt z plikami XML i dokumenty dla pracownika na portalu pracowniczym
Chcesz najpierw poczytać o module?
Zobacz, jak działa e-teczka w HRappce →Pytania uczestników
Mam akta zeskanowane na dysku sieciowym. Czy każdy skan trzeba podpisać?
Tak. Żeby skany stały się e-teczką, każdy dokument trzeba opatrzyć kwalifikowanym podpisem osoby upoważnionej albo kwalifikowaną pieczęcią pracodawcy. Tak samo z papierowym świadectwem pracy, które przynosi nowy pracownik: skan i podpis kwalifikowany.
Kto może podpisywać skany do e-teczki?
Osoba upoważniona do czynności z zakresu prawa pracy i do przetwarzania danych szczególnych kategorii (art. 9 ust. 1 RODO), bo w aktach są np. informacje o zdrowiu. Nie musi to być pracownik firmy, może to zrobić firma zewnętrzna.
Czy trzeba digitalizować akta byłych pracowników?
Tak, zmiana postaci dotyczy całej dokumentacji. Jeśli akta są już w zewnętrznym archiwum, prowadząca zostawiłaby je tam. Przy wyborze archiwum warto jednak sprawdzić cennik, bo płaci się za przechowywanie przez 10 lub 50 lat.
Co zrobić z papierowymi oryginałami po zeskanowaniu?
Oddać pracownikowi albo zniszczyć. Dokumentację prowadzi się w jednej postaci, więc nie ma podstawy, żeby trzymać drugą, papierową teczkę. Prowadząca radzi jedynie zachować osobno wypowiedzenia składane przez pracodawcę, na wypadek sporu w sądzie.
Czy dokumenty PPK i ZUS wkładamy do e-teczki?
Nie. Zgłoszenia do ubezpieczeń, druki ZUS, dokumenty PPK i podatkowe nie są dokumentacją pracowniczą w rozumieniu Kodeksu pracy. Przechowuje się je w osobnym zbiorze.
Czy e-teczka wymaga 10-letniego okresu przechowywania akt?
Nie, to mit. Zdigitalizować można także dokumentację pracowników zatrudnionych przed 2019 rokiem, przechowywaną przez 50 lat.