Działalność gospodarcza a staż pracy w 2026 roku. Jak doliczyć okres prowadzenia firmy do lat pracy?

W 2026 roku zmieniają się zasady ustalania stażu pracy. Nowe przepisy pozwolą uwzględniać nie tylko okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, lecz także wybrane formy aktywności zawodowej, które dotychczas nie wpływały na uprawnienia pracownicze. Jedną z najważniejszych zmian jest możliwość zaliczenia okresu prowadzenia działalności gospodarczej do stażu pracy.

To istotna informacja zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Nowe regulacje mogą wpłynąć m.in. na wymiar urlopu wypoczynkowego, prawo do dodatków stażowych czy nagród jubileuszowych.

Kiedy nowe przepisy wchodzą w życie?

Ustawodawca przewidział dwa terminy wejścia w życie nowych regulacji:

• od 1 stycznia 2026 r. – dla jednostek sektora finansów publicznych,
• od 1 maja 2026 r. – dla pozostałych pracodawców.

Oznacza to, że od maja 2026 roku nowe zasady będą obowiązywać wszystkich pracodawców zatrudniających pracowników na podstawie umowy o pracę.

Warto pamiętać, że przepisy nie działają wstecz. Oznacza to, że pracownicy nie nabędą automatycznie uprawnień za wcześniejsze lata na podstawie nowych regulacji. Skutki zmian będą uwzględniane od momentu wejścia ustawy w życie.

Czym jest staż pracy?

Choć pojęcie stażu pracy jest powszechnie używane, Kodeks pracy nie zawiera jego jednej, uniwersalnej definicji. W praktyce wyróżnia się kilka rodzajów stażu, które mają znaczenie dla różnych uprawnień pracowniczych.

Staż urlopowy

To okres uwzględniany przy ustalaniu wymiaru urlopu wypoczynkowego. Obejmuje nie tylko okresy zatrudnienia, ale również wybrane okresy nauki.

Staż ogólny

Obejmuje wszystkie okresy aktywności zawodowej uwzględniane przez przepisy przy ustalaniu uprawnień pracowniczych. To właśnie ten rodzaj stażu zostanie rozszerzony o nowe formy aktywności, w tym działalność gospodarczą.

Staż zakładowy

To okres zatrudnienia u konkretnego pracodawcy. Ma znaczenie m.in. przy ustalaniu uprawnień wynikających z regulaminów pracy, układów zbiorowych czy przepisów wewnętrznych obowiązujących w organizacji.

Czy działalność gospodarcza będzie wliczana do stażu pracy?

Tak. Od 2026 roku do stażu pracy będzie można zaliczyć okres prowadzenia działalności gospodarczej zarówno w Polsce, jak i za granicą.

Zakres nowych przepisów jest jednak szerszy niż tylko jednoosobowa działalność gospodarcza. Obejmie również osoby wskazane w art. 8 ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, w tym:

• twórców i artystów,
• osoby wykonujące wolne zawody,
• wspólników jednoosobowych spółek z o.o.,
• wspólników spółek jawnych, partnerskich i komandytowych,
• akcjonariuszy prostych spółek akcyjnych, których wkładem było świadczenie pracy,
• osoby prowadzące publiczne lub niepubliczne placówki oświatowe.

Jakie warunki trzeba spełnić?

Samo zarejestrowanie działalności gospodarczej nie będzie wystarczające do zaliczenia tego okresu do stażu pracy.

Kluczowym warunkiem jest podleganie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Pracownik będzie musiał potwierdzić ten fakt odpowiednim zaświadczeniem wydanym przez ZUS.

Dobrą wiadomością dla przedsiębiorców jest to, że nie ma znaczenia wysokość opłacanych składek. Do stażu pracy będą zaliczane również okresy korzystania z preferencyjnych rozwiązań, takich jak:

• preferencyjny ZUS przez pierwsze 24 miesiące prowadzenia działalności,
• Mały ZUS Plus,
• wakacje składkowe.

W praktyce podstawowym dokumentem potwierdzającym te okresy będzie zaświadczenie wydawane przez ZUS.

Wyjątki od zasady opłacania składek

Nowe przepisy przewidują również sytuacje, w których okres prowadzenia działalności zostanie zaliczony do stażu pracy mimo braku opłacania składek emerytalno-rentowych.

Ulga na Start

Przedsiębiorcy rozpoczynający działalność mogą przez pierwsze 6 miesięcy korzystać z Ulgi na Start i opłacać wyłącznie składkę zdrowotną. Ten okres również będzie uwzględniany przy ustalaniu stażu pracy.

Zawieszenie działalności w celu opieki nad dzieckiem

Do stażu pracy zostanie zaliczony także okres zawieszenia działalności gospodarczej związany z osobistą opieką nad dzieckiem. W tym czasie składki finansowane są ze środków publicznych.

Nie każde zawieszenie działalności będzie jednak uwzględniane. Standardowe zawieszenie firmy lub sytuacja, w której przedsiębiorca opłaca jedynie składkę zdrowotną z uwagi na zbieg tytułów do ubezpieczeń, nie będzie zwiększać stażu pracy.

Osoby współpracujące również skorzystają z nowych przepisów

Zmiany obejmą również osoby współpracujące przy prowadzeniu działalności gospodarczej, np. małżonków pomagających w prowadzeniu firmy i prowadzących wspólne gospodarstwo domowe.

Jeżeli za taki okres były opłacane składki emerytalne i rentowe, będzie on uwzględniany przy ustalaniu stażu pracy na takich samych zasadach jak w przypadku przedsiębiorców.

Jak przygotować dział HR na nowe przepisy?

Zmiany w sposobie liczenia stażu pracy oznaczają nowe obowiązki dla działów kadr i płac. Pracodawcy będą musieli weryfikować dodatkowe dokumenty potwierdzające aktywność zawodową pracowników oraz prawidłowo uwzględniać nowe okresy przy naliczaniu uprawnień pracowniczych.

W praktyce oznacza to konieczność aktualizacji procedur kadrowych oraz systemów wykorzystywanych do ewidencji pracowników.

Dlatego warto już teraz korzystać z narzędzi, które automatyzują procesy kadrowe i ograniczają ryzyko błędów. System HRappka będzie dostosowany do nowych przepisów, dzięki czemu naliczanie stażu pracy i uprawnień pracowniczych będzie przebiegało zgodnie z obowiązującymi regulacjami.

Czytaj więcej:

Szczegółowe opracowanie i interpretacje nowych przepisów można znaleźć w publikacji Karoliny Niedzielskiej „Staż pracy po nowemu”.

Oglądaj webinar:

Zapraszamy również do obejrzenia darmowego webinaru „Zmiany w stażu pracy 2026 – interpretacje, ryzyka i dobre praktyki HR”