Diety zagraniczne i krajowe 2025 / 2026 – ile wynoszą?

Pracownikowi przysługują należności związane z pokryciem kosztów podróży służbowej. Jeżeli odbywa się ona na terenie kraju – przysługuje mu dieta krajowa. Natomiast w przypadku delegacji poza granice Polski pracownik powinien ubiegać się o dietę zagraniczną. Dieta związana jest z koniecznością pokrycia kosztów podróży służbowej, związanych z wyżywieniem, transportem, czy noclegiem.

Ile wynoszą aktualne stawki diet krajowych za podróż służbową? Jaki jest ryczałt za nocleg i transport? Co w przypadku, gdy pracownikowi nie zapewniono bezpłatnego noclegu? Czy dietę krajową i zagraniczną można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu? Poniżej omówimy koszty związane z podróżą służbową.

>> Testuj system kadrowo-płacowy 14 dni za darmo

Wysokość diety krajowej 2025/2026

14 listopada 2022 r. w Dzienniku Ustaw opublikowano Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r, które mówi, że od 1 stycznia 2023 r. pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju przysługuje dieta w wysokości 45 zł za dobę podróży. Dieta przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia oraz zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

Wysokość stawki diety krajowej z tytułu podróży służbowej a czas podróży

To, o jaki zwrot kosztów może ubiegać się pracownik przy krajowej podróży służbowej, zależy od długości podróży. Wysokość diety liczona jest od momentu rozpoczęcia podróży służbowej do jej zakończenia i wynosi:

• w przypadku podróży jednodniowej, poniżej 8 godzin – brak diety
• podróż służbowa pomiędzy 8 a 12 godzin – 50% diety
• podróż służbowa powyżej 12 godzin – pracownikowi przysługuje pełna dieta 100%

Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: do 8 godzin – przysługuje połowa diety 22,50; ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości 45,00 zł.

Dieta krajowa a wyżywienie w podróży

W przypadku otrzymania śniadań lub kolacji w podróży służbowej dieta pomniejszana jest o 25% (11,25zł), a w przypadku obiadów o 50% (22,50zł). Jeżeli pracownik w podróży miałby zapewnione dwa posiłki, na przykład śniadanie i obiad, wysokość diety krajowej pomniejszamy o kwotę z zarówno z tytułu śniadania, jak i kolacji. Jeżeli pracownik ma zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie, nie przysługuje mu dieta.

Zmniejszenie diety przez zapewnione posiłki dotyczy również posiłków w hotelu. Przykładowo, jeżeli pracownik podczas podróży służbowej przebywał pełną dobę w hotelu, który zapewnia śniadania, wysokość jego diety należy pomniejszyć o koszt tego posiłku, czyli 45 zł – (25% x 45 zł) = 45 zł – 11,25 zł = 33,75 zł.

Jaka jest wysokość ryczałtu za nocleg?

Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot (w wysokości stwierdzonej rachunkiem), w kwocie nie wyższej niż dwudziestokrotność stawki diety, czyli od 1 stycznia 2023 r. maksymalnie 900 zł.

Pracownik powinien przedstawić pracodawcy rachunek za nocleg, jeśli tego nie zrobi, przysługuje mu ryczałt za nocleg w wysokości 150% wysokości diety krajowej (67,50 zł). Pracodawca ma prawo odmówić wypłacenia ryczałtu za nocleg, jeżeli był on darmowy lub pracownik miał możliwość powrotu do miejscowości pobytu stałego lub czasowego.

Natomiast ryczałt za dojazdy w miejscu delegacji (np. środkami komunikacji) to 20% diety, czyli 9 zł.

Delegacja zagraniczna – dieta 2025/2026

Tak samo, jak w przypadku diety krajowej, wysokość diety zagranicznej uzależniona jest od czasu podróży i wynosi:

• 1/3 diety w podróży poniżej 8 godzin
• 50% diety w podróży od 8 do 12 godzin
• 100% diety, czyli pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości, w podróży ponad 12 godzinnej

Wysokość diety zagranicznej (m.in. kwota limitu na nocleg) uzależniona jest od państwa, do którego odbywa się podróż służbowa i w 2026 roku wynosi np:

• Austria – 57 EUR
• Belgia – 55 EUR
• Czechy – 41 EUR
• Francja – 55 EUR
• Hiszpania – 50 EUR
• Irlandia – 52 EUR
• Kanada – 71 CAD
• Libia – 52 EUR
• Macedonia – 43 EUR
• Niemcy – 49 EUR
• Portugalia – 49 EUR
• Słowenia – 45 EUR
• Turcja – 53 USD
• Wielka Brytania – 45 GBP

Podobnie jak w przypadku podróży krajowej – pracownik otrzyma zwrot udokumentowanych kosztów noclegu (które mieszczą się w limitach określonych w poszczególnych państwach).

Wyżywienie podczas podróży zagranicznej

Jeżeli pracownik w trakcie delegacji za granicą ma zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie (np. w cenie karty okrętowej lub promowej), wówczas przysługuje mu jedynie 25% należnej diety.

W przypadku, gdy zapewnione jest jedynie częściowe wyżywienie, dieta jest odpowiednio pomniejszana:

• śniadanie – o 15% diety,
• obiad – o 30% diety,
• kolacja – o 30% diety,
• inne wydatki – o 25% diety.

Jeżeli zamiast posiłków pracownik otrzymuje ekwiwalent pieniężny, dieta nie przysługuje. Jeśli jednak kwota ekwiwalentu jest niższa niż stawka diety, należy się wyrównanie do pełnej wysokości diety.

Choroba w podróży zagranicznej pracownika

Za każdy dzień pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym pracownik otrzymuje 25% diety. W przypadku zachorowania w trakcie podróży pracodawca pokrywa udokumentowane koszty leczenia i leków.

Nie podlegają jednak zwrotowi wydatki, które nie były konieczne – m.in. koszty leków zbędnych, zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych, a także nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych czy zakupu okularów.

Ryczałty za przejazdy w delegacji zagranicznej

Pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości jednej diety na dojazdy do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w miejscowości docelowej oraz w każdej innej miejscowości, w której korzystał z noclegu.

Dodatkowo, za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety na przejazdy środkami komunikacji miejscowej. Ryczałty te nie przysługują w sytuacji, gdy:

• pracownik podróżuje samochodem,
• koszty pokrywa strona zagraniczna,
• nie zachodzi potrzeba dojazdu.

Zaliczki i rozliczenie kosztów podróży

Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu. Za jego zgodą możliwe jest wypłacenie zaliczki w walucie polskiej, w równowartości należnej kwoty w walucie obcej.

Rozliczenia należy dokonać w terminie 14 dni od zakończenia delegacji – w walucie otrzymanej zaliczki, walucie wymienialnej albo w złotówkach. Do rozliczenia pracownik dołącza rachunki i faktury potwierdzające wydatki (z wyjątkiem diet i kosztów objętych ryczałtami). W przypadku braku możliwości uzyskania dokumentu, należy złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynie braku dowodu.

Kurs walut przy rozliczaniu diet zagranicznych

Diety zagraniczne naliczane są w walutach obcych. Jeżeli pracodawca wypłaca je w złotówkach (np. nie prowadzi konta walutowego), stosuje się kurs średni NBP z dnia poprzedzającego odpowiednio:

• wypłatę zaliczki – gdy dieta wypłacana jest przed wyjazdem,
• dzień rozliczenia – gdy dieta rozliczana jest po powrocie.

W sytuacji, gdy rozliczenie przypada na poniedziałek, stosuje się kurs z poprzedzającego piątku, ponieważ w weekendy NBP nie publikuje tabel kursowych.

Kilometrówka 2025/2026

Na podstawie Rozporządzenie z 22 grudnia 2022 r. w sprawie zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy od 17 stycznia 2023 r. kilometrówka wynosi:

• 89 groszy – samochody do 900 cm³
• 1,15 zł – samochody powyżej 900 cm³
• 0,69 groszy – motocykle
• 0,42 grosze – motorowery

Diety krajowe a podatek dochodowy

Diety krajowe i zagraniczne (i inne należności za czas podróży służbowej pracownika) zwolnione są z podatku dochodowego i nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Oznacza to, że nadwyżka diety (czyli wypłata diety krajowej w kwocie powyżej 45zł) podlega opodatkowaniu i stanowi podstawę wymiaru składek ZUS.

Dla pracodawcy natomiast dieta zalicza się do kosztów uzyskania przychodów.

Diety tylko dla osób na umowie o pracę

Należy pamiętać, że dieta z tytułu podróży służbowych na terenie kraju i poza dotyczy pracowników zatrudnionych na umowie o pracę. Wszelkie ustalenia związane z warunkami wypłacania diet powinny być wprowadzane na podstawie regulaminu wynagradzania, na bazie układów zbiorowych pracy lub powinny zostać określone w umowie o pracę.

Rozliczanie diet zagranicznych i służbowych w systemie HRappka

W systemie kadrowo-płacowym HRappka łatwo rozliczysz podróże służbowe krajowe oraz zagraniczne, dodając oraz dowolnie modyfikując odpowiednie stawki. System automatyzuje również wszystkie procesy związane z delegowaniem pracowników, m.in generuje dokumenty delegacyjne oraz pomaga pilnować terminów.

Podsumowanie

• Stawka diety za krajową podróż służbową w 2025/2026 roku wynosi 45 zł.
• Stawka za jedną dobę hotelową nie może być wyższa niż 900 zł.
• Ryczałt za nocleg w podróżach służbowych krajowych wynosi 150% stawki diety (67,50 zł).
• Aby obliczyć wysokość diety krajowej, należy uwzględnić czas trwania podróży.
• Dieta przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i jest zmniejszana o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia
• W przypadku zagranicznej podróży biznesowej wysokość diety przysługującej pracownikowi zależna jest od kraju podróży (np. z tytułu diety w podróży do Francji pracownikowi przysługuje 55 EUR za dzień).
• Prywatni przedsiębiorcy ustalają sposób wypłaty diet w umowach o pracę, regulaminie wynagradzania lub w układzie zbiorowym.
• Dieta dla osób prowadzących działalność gospodarczą są kosztem uzyskania przychodu.

Podstawa prawna:

Art. 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465) § 1- 2, § 7-10 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2023 r. poz. 2190)

Rozliczanie delegacji w systemie HRappka

Tradycyjne rozliczanie delegacji służbowych bywa uciążliwe i łatwo o pomyłki, zwłaszcza przy większej liczbie pracowników. Jeden z modułów systemu HRappka automatyzuje cały proces delegacji – od składania wniosków, przez planowanie wydatków, aż po finalne rozliczenie kosztów. Pracownicy mogą łatwo zgłaszać delegacje przez portal pracowniczy, dodawać wydatki, załączać faktury (również poprzez zdjęcia z telefonu), a system automatycznie nalicza diety, ryczałty i kilometrówki zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dodatkowo, HRappka umożliwia konfigurowalne ścieżki akceptacji , co znacząco usprawnia obieg dokumentów.

Pamiętaj, że HRappka to nie tylko program do rozliczania delegacji – sprawdź jej wszystkie możliwości poprzez bezpłatny, 14-dniowy okres próbny.