Ekwiwalent za urlop – kiedy przysługuje i jak go obliczyć w 2026 roku?

Ekwiwalent za urlop to świadczenie pieniężne należne pracownikowi, który w momencie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy ma niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Pracodawca powinien ustalić liczbę godzin niewykorzystanego urlopu, podstawę wymiaru świadczenia oraz zastosować właściwy współczynnik ekwiwalentu.

W 2026 roku zmieniły się również przepisy dotyczące terminu wypłaty ekwiwalentu. Od 27 stycznia 2026 r. nie obowiązuje już zasada, zgodnie z którą należało wypłacić go w ostatnim dniu zatrudnienia. Wyjaśniamy, kiedy przysługuje ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, jak obliczyć jego wysokość i w jakim terminie należy go wypłacić.

Ekwiwalent za urlop – kiedy przysługuje?

Prawo do urlopu wypoczynkowego gwarantuje pracownikowi Kodeks pracy. Zgodnie z art. 152 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego, którego nie może się zrzec.

Co do zasady urlop powinien zostać wykorzystany w naturze. W czasie trwania zatrudnienia pracownik nie może zrezygnować z urlopu w zamian za pieniądze, a pracodawca nie może zamiast udzielenia dni wolnych wypłacić mu świadczenia.

Wyjątek pojawia się wtedy, gdy stosunek pracy ustaje, a pracownik nadal ma niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Zgodnie z art. 171 § 1 Kodeksu pracy, jeżeli pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy, przysługuje mu ekwiwalent pieniężny za urlop.

Dotyczy to zarówno urlopu bieżącego należnego proporcjonalnie do okresu zatrudnienia u danego pracodawcy, jak i niewykorzystanego urlopu z poprzednich lat.

Więcej o zasadach naliczania urlopu przeczytasz w naszym poradniku: urlop wypoczynkowy w 2026 roku.

Czy za zaległy urlop wypoczynkowy również przysługuje ekwiwalent?

Tak. Jeżeli w dniu ustania stosunku pracy pracownik ma zaległy urlop wypoczynkowy, którego nie wykorzystał, należy uwzględnić go przy ustalaniu ekwiwalentu.

W trakcie zatrudnienia sam fakt, że pracownik posiada zaległy urlop, nie daje jednak prawa do zamiany go na pieniądze. Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy urlopu niewykorzystanego zgodnie z planem należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego, z wyjątkiem części urlopu udzielanej na żądanie.

Dopiero rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy powoduje, że niewykorzystany urlop może zostać rozliczony finansowo.

Więcej na ten temat: zaległy urlop wypoczynkowy – najważniejsze zasady.

Kiedy pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu za urlop?

Kodeks pracy przewiduje wyjątek od obowiązku wypłaty świadczenia.

Zgodnie z art. 171 § 3 Kodeksu pracy pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu, jeżeli strony postanowią, że pracownik wykorzysta niewykorzystany urlop w czasie pozostawania w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy.

Muszą więc zostać spełnione łącznie dwa warunki:

• kolejna umowa o pracę jest zawarta z tym samym pracodawcą bezpośrednio po wygaśnięciu poprzedniej umowy lub jej rozwiązaniu,

• strony postanowią, że urlop zostanie wykorzystany podczas zatrudnienia na podstawie kolejnej umowy.

Samo zawarcie kolejnej umowy nie powoduje automatycznego przeniesienia urlopu. Potrzebne jest porozumienie stron.

Ekwiwalent za urlop a okres wypowiedzenia

Warto pamiętać, że wypłata ekwiwalentu nie zawsze jest konieczna, jeżeli przed zakończeniem zatrudnienia pracownik może jeszcze wykorzystać urlop.

Zgodnie z art. 167¹ Kodeksu pracy, w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik ma obowiązek wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli pracodawca mu go w tym okresie udzieli. Dotyczy to również zaległego urlopu wypoczynkowego.

Jeżeli jednak do dnia rozwiązania stosunku pracy pozostanie niewykorzystana część urlopu, za pozostałe godziny pracownikowi przysługuje ekwiwalent.

Współczynnik ekwiwalentu 2026 – ile wynosi?

Do obliczenia ekwiwalentu za urlop potrzebny jest współczynnik ekwiwalentu, określający średniomiesięczną liczbę dni przypadających do przepracowania.

Zasady jego ustalania wynikają z § 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Współczynnik ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym. Od liczby dni w danym roku odejmuje się łączną liczbę niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.

W 2026 roku współczynnik ekwiwalentu dla pracownika zatrudnionego na pełny etat wynosi 20,92.

Przy zatrudnieniu na część etatu współczynnik obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy:

Wymiar czasu pracy	Współczynnik ekwiwalentu 2026
pełny etat	20,92
3/4 etatu	15,69
1/2 etatu	10,46
1/3 etatu	6,97
1/4 etatu	5,23

Oznacza to, że przy obliczaniu ekwiwalentu pracownika zatrudnionego np. na pół etatu nie stosuje się współczynnika 20,92, lecz współczynnik odpowiednio obniżony do wymiaru jego czasu pracy.

Jak ustalić podstawę ekwiwalentu za urlop?

Samo zastosowanie współczynnika ekwiwalentu nie wystarczy. Najpierw trzeba prawidłowo ustalić podstawę, od której zostanie obliczone świadczenie.

Zgodnie z rozporządzeniem urlopowym przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop stosuje się – z określonymi w rozporządzeniu modyfikacjami – zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego.

W praktyce znaczenie ma rodzaj składnika wynagrodzenia.

Stałe składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu.

Zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc przyjmuje się co do zasady w średniej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

Natomiast składniki przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc uwzględnia się w średniej wysokości z okresu 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

W konkretnych sytuacjach konieczne może być również uzupełnienie podstawy zgodnie z zasadami wynikającymi z rozporządzenia, np. gdy pracownik nie przepracował całego okresu przyjmowanego do obliczeń.

Jakich składników nie uwzględnia się przy obliczaniu ekwiwalentu?

Nie wszystkie świadczenia wypłacane pracownikowi zwiększają podstawę ekwiwalentu.

Zgodnie z § 6 rozporządzenia urlopowego nie uwzględnia się m.in.:

• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania albo konkretne osiągnięcie,

• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,

• gratyfikacji i nagród jubileuszowych,

• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego oraz za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

• ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,

• dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,

• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,

• odpraw emerytalnych lub rentowych oraz innych odpraw pieniężnych,

• wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Nie należy więc automatycznie sumować wszystkich wypłat otrzymanych przez pracownika.

Jak obliczyć ekwiwalent za urlop? Instrukcja krok po kroku

Po ustaleniu podstawy można obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop.

Krok 1. Ustal podstawę ekwiwalentu

Należy uwzględnić odpowiednie stałe i zmienne składniki wynagrodzenia zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu urlopowym.

Krok 2. Oblicz ekwiwalent za jeden dzień

Podstawę ekwiwalentu należy podzielić przez współczynnik ekwiwalentu właściwy dla roku, w którym pracownik nabył prawo do świadczenia.

podstawa ekwiwalentu ÷ współczynnik ekwiwalentu = ekwiwalent za jeden dzień

Krok 3. Oblicz ekwiwalent za jedną godzinę

Otrzymany wynik należy podzielić przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika.

Przy standardowej 8-godzinnej dobowej normie:

ekwiwalent za jeden dzień ÷ 8 = ekwiwalent za jedną godzinę

Nie zawsze należy jednak automatycznie przyjmować 8 godzin. Jeżeli pracownika obowiązuje niższa dobowa norma czasu pracy, przy obliczaniu ekwiwalentu należy zastosować właściwą dla niego normę.

Krok 4. Ustal liczbę godzin niewykorzystanego urlopu

Następnie trzeba ustalić, ile godzin urlopu pozostało pracownikowi w dniu ustania zatrudnienia.

Krok 5. Oblicz ostateczną wysokość ekwiwalentu

Stawkę za jedną godzinę należy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu:

ekwiwalent za 1 godzinę × liczba godzin niewykorzystanego urlopu = kwota ekwiwalentu

Przykład – jak obliczyć ekwiwalent za urlop w 2026 roku?

Pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, w podstawowym systemie czasu pracy, a jego dobowa norma wynosi 8 godzin. Jego stałe miesięczne wynagrodzenie wynosi 6000 zł.

W dniu ustania stosunku pracy pozostało mu 6 dni, czyli 48 godzin niewykorzystanego urlopu. Dla uproszczenia przyjmujemy, że podstawa ekwiwalentu obejmuje wyłącznie stałe wynagrodzenie miesięczne w wysokości 6000 zł.

Współczynnik ekwiwalentu w 2026 roku wynosi 20,92.

1. Ekwiwalent za jeden dzień:

6000 zł ÷ 20,92 = 286,81 zł

2. Ekwiwalent za jedną godzinę:

286,81 zł ÷ 8 godzin = 35,85 zł

3. Ekwiwalent za 48 godzin niewykorzystanego urlopu:

35,85 zł × 48 = 1720,80 zł

W tym przykładzie wysokość ekwiwalentu wynosi 1720,80 zł brutto.

W praktyce obliczenia mogą być bardziej złożone, jeżeli wynagrodzenie pracownika składa się również ze zmiennych składników, premii lub innych elementów uwzględnianych w podstawie.

Kiedy wypłacić ekwiwalent za urlop? Nowe zasady od 27 stycznia 2026 r.

To jedna z najważniejszych zmian w przepisach dotyczących ekwiwalentu za urlop w 2026 roku.

Od 27 stycznia 2026 r. obowiązują art. 171 § 4 i § 5 Kodeksu pracy, dodane ustawą z 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Zgodnie z nowymi przepisami ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypłaca się co do zasady w terminie wypłaty wynagrodzenia za pracę, ustalonym zgodnie z art. 85 Kodeksu pracy.

Przykładowo: jeżeli wynagrodzenie w firmie jest wypłacane do 10. dnia kolejnego miesiąca, co do zasady w tym terminie należy również dokonać wypłaty ekwiwalentu.

Inna zasada obowiązuje, jeżeli ustalony u pracodawcy termin wypłacania wynagrodzenia przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Wówczas ekwiwalent należy wypłacić w terminie 10 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Jeżeli ostatni dzień tego terminu jest dniem wolnym od pracy, wypłaty należy dokonać w dniu poprzedzającym.

Przykład: wynagrodzenie w firmie jest wypłacane 27. dnia miesiąca, a umowa pracownika rozwiązuje się 31 października. Termin wypłaty wynagrodzenia przypadł przed zakończeniem stosunku pracy, dlatego pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent w ciągu 10 dni od rozwiązania umowy.

To istotna zmiana względem zasad stosowanych przed 27 stycznia 2026 r., kiedy przepisy nie określały wprost terminu wypłaty ekwiwalentu, a w praktyce przyjmowano konieczność rozliczenia go w dniu ustania zatrudnienia.

Czy ekwiwalent za urlop można wypłacić podczas zatrudnienia?

Nie. Pracownik nie może zrezygnować z przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w zamian za ekwiwalent.

Dopóki stosunek pracy trwa, pracodawca powinien udzielić urlopu w naturze. Wypłata ekwiwalentu jest związana z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy i brakiem możliwości wykorzystania przysługującego urlopu.

Nie można więc np. pod koniec roku wypłacić pracownikowi pieniędzy za niewykorzystany zaległy urlop tylko po to, aby wyzerować jego saldo urlopowe.

Czy ekwiwalent za urlop przysługuje przy każdej formie zatrudnienia?

Ekwiwalent pieniężny przewidziany w art. 171 Kodeksu pracy dotyczy pracowników, czyli osób pozostających w stosunku pracy.

Nie stosuje się tych zasad automatycznie do osób wykonujących obowiązki na podstawie umowy zlecenia czy umowy o dzieło. Umowy cywilnoprawne nie dają ustawowego prawa do urlopu wypoczynkowego na zasadach określonych w Kodeksie pracy.

Strony umowy cywilnoprawnej mogą oczywiście określić w niej własne zasady dotyczące przerw w wykonywaniu usług czy odpłatności, ale nie jest to kodeksowy urlop wypoczynkowy ani ekwiwalent z art. 171 Kodeksu pracy.

Ekwiwalent za urlop w HRappka

Przy większej liczbie pracowników ręczne pilnowanie wymiaru urlopu, salda wykorzystanych dni oraz rozliczeń przy zakończeniu zatrudnienia zwiększa ryzyko błędów.

HRappka pozwala prowadzić ewidencję czasu pracy i nieobecności, obsługiwać elektroniczne wnioski urlopowe oraz przechowywać dane potrzebne działowi kadr w jednym systemie. Przy zakończeniu zatrudnienia system może automatycznie naliczyć należny ekwiwalent za niewykorzystany urlop i pokazać sposób jego wyliczenia.

Sprawdź system kadrowo-płacowy HRappka lub przetestuj HRappkę bezpłatnie.

Ekwiwalent za urlop – najważniejsze zasady

Ekwiwalent za urlop przysługuje pracownikowi, który w momencie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy posiada niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Podstawą prawną jest przede wszystkim art. 171 Kodeksu pracy oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r.

Przy obliczaniu ekwiwalentu należy ustalić prawidłową podstawę, zastosować właściwy dla danego roku i wymiaru etatu współczynnik ekwiwalentu, obliczyć stawkę godzinową, a następnie pomnożyć ją przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

W 2026 roku współczynnik dla pełnego etatu wynosi 20,92. Trzeba też pamiętać o nowych zasadach dotyczących terminu wypłaty. Od 27 stycznia 2026 r. ekwiwalent wypłaca się zasadniczo w terminie wypłaty wynagrodzenia, a w określonych przypadkach – w ciągu 10 dni od zakończenia stosunku pracy.

FAQ – ekwiwalent za urlop

Ile wynosi ekwiwalent za 1 dzień urlopu w 2026 roku?

Nie istnieje jedna stała kwota ekwiwalentu za dzień urlopu. Jego wysokość zależy m.in. od podstawy wymiaru ekwiwalentu oraz wymiaru czasu pracy. W 2026 roku współczynnik ekwiwalentu dla pełnego etatu wynosi 20,92.

Jaki jest współczynnik ekwiwalentu w 2026 roku?

Dla pracownika zatrudnionego na pełny etat współczynnik ekwiwalentu w 2026 roku wynosi 20,92. Przy zatrudnieniu na część etatu należy go proporcjonalnie obniżyć.

Czy pracodawca może zamiast urlopu wypłacić ekwiwalent?

Nie w czasie trwania stosunku pracy. Ekwiwalent przysługuje zasadniczo wtedy, gdy urlopu nie można już wykorzystać z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Czy ekwiwalent przysługuje za zaległy urlop?

Tak. Jeżeli w momencie ustania stosunku pracy pracownik ma niewykorzystany zaległy urlop, należy uwzględnić go przy ustalaniu liczby godzin, za które przysługuje ekwiwalent.

Kiedy trzeba wypłacić ekwiwalent za urlop w 2026 roku?

Od 27 stycznia 2026 r. ekwiwalent wypłaca się co do zasady w terminie wypłaty wynagrodzenia za pracę. Jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem ustania stosunku pracy, ekwiwalent należy wypłacić w terminie 10 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Czy pracownik może zrzec się ekwiwalentu za urlop?

Pracownik nie może skutecznie zrzec się prawa do urlopu wypoczynkowego. Jeżeli po ustaniu stosunku pracy spełnione są warunki do wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, pracodawca powinien prawidłowo rozliczyć należne świadczenie.

Czy przy kolejnej umowie trzeba wypłacić ekwiwalent?

Nie zawsze. Jeżeli kolejna umowa o pracę zostanie zawarta z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy, strony mogą postanowić, że niewykorzystany urlop zostanie wykorzystany w czasie zatrudnienia na podstawie kolejnej umowy. Wynika to z art. 171 § 3 Kodeksu pracy.

Podstawa prawna

• art. 152, art. 167¹, art. 168, art. 171, art. 172 i art. 173 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy,

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop,

• ustawa z 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Czytaj więcej:

• System kadrowo-płacowy – jak wybrać?
• Świadczenie urlopowe – ile wynosi i czy pracodawca musi je wypłacać?
• Wypowiedzenie umowy o pracę – wszystko, co musisz wiedzieć
• Świadectwo pracy – wzór i najważniejsze informacje
• 20 czy 26 dni urlopu?